คุณสมบัติ ข้อใด ใช้ ควบคุม รูป แบบ การป้อนข้อมูลของผู้ใช้

ฟอร์ม คือ ออบเจ็คหนึ่งของ Access ใช้ในการกรอกข้อมูล และแสดงข้อมูล การกรอกข้อมูลในตารางหรือใน Query ถึงแม้จะทำได้ แต่ก็ไม่สะดวกและสวยงามนัก การใช้ฟอร์มสามารถทำให้การกรอกข้อมูลเป็นไปได้ด้วยความรวดเร็วมากขึ้น และผิดพลาดน้อยลง ที่สำคัญ ยังคงดูเป็นมิตรกับผู้ใช้มากกว่า เราสามารถออกแบบฟอร์มให้เหมาะสมกับลักษณะงานได้ดังที่ต้องการ

Form ก็เป็นอีกวิธีการหนึ่งในการป้อนและแก้ไขข้อมูลที่อยู่ใน Table แทนที่จะป้อนระเบียนใน Table ได้เฉพาะตามแนวแถวและคอลัมน์ขณะอยู่ในมุมมอง Datasheet เท่านั้น ซึ่งเราอาจใช้ Form นี้เป็น Form เดียวกันกับในกระดาษก็ได้ โดยจะช่วยลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้ เนื่องจากมีความคล้ายกับ Form แบบที่ใช้บนกระดาษซึ่งมีข้อมูลที่เตรียมไว้ที่จะป้อนลงใน Table อีกหนึ่ง และถ้าหากใน Table นั้นมีเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยรูปภาพ, เอกสาร หรือออบเจ็คจากโปรแกรมอื่น เราก็สามารถดูออบเจ็คเหล่านี้ได้ในมุมมอง Form อีกเช่นกัน (ในมุมมอง Datasheet ออบเจ็คจะเป็นแค่ข้อความหรือไอคอน) นอกจากนี้เรายังสามารถใส่คำแนะนำหรือคำอธิบายของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลลงบน Form เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ป้อนและแก้ไขข้อมูลได้ง่ายขึ้น รวมทั้งสามารถตีกรอบและใส่รูปภาพเพื่อทำให้ Form สวยงามได้อีกด้วย

การเข้าสู่มุมมอง Form Design ให้คลิกปุ่ม Form Design (ออกแบบฟอร์ม) ที่แท็บ CREATE (สร้าง) ในกลุ่มคำสั่ง Form

ก่อนที่เราจะทำกับมุมมอง Form Design ได้นั้น เราต้องเข้าใจส่วนประกอบต่างๆ ของหน้าต่างนี้กันก่อน

พื้นที่ฟอร์ม สำหรับใช้ออกแบบฟอร์ม ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญได้แก่ ส่วน Detail ที่ส่วนใหญ่จะใช้แสดงผลข้อมูลฟิลด์ต่างๆ และส่วน Form Header / Footer และ Page Header/Footer ที่จะแสดงข้อมูลซ้ำๆ กัน ที่ขึ้นต้นหรือลงท้ายฟอร์มหรือหน้ากระดาษ เช่น ชื่อบริษัท โลโก้ของบริษัท วันปัจจุบัน เป็นต้น
แถบเครื่องมือ Form Design เป็นแท็บคำสั่งที่ใช้ออกแบบฟอร์ม ที่ประกอบด้วยกลุ่มเครื่องมือได้แก่ กลุ่มเครื่องมือ ธีม เป็นกลุ่มคำสั่งที่กำหนดสีสัน รูปแบบ และคุณสมบัติต่างๆ ของคอนโทรล ซึ่งช่วยเพิ่มความสวยงามให้กับฟอร์มมากขึ้น และกลุ่มเครื่องมือ ตัวควบคุม เป็นที่เก็บคอนโทรลต่างๆ ที่ใช้ในกรออกแบบฟอร์ม โดยเราจะต้องใช้เมาส์ลากคอนโทรลที่จะใช้มาวางบนฟอร์มกำหนดตำแหน่ง ขนาด และคุณสมบัติของคอนโทรลให้เหมาะสม
รายการเขตข้อมูล เป็นหน้าต่างแสดงรายการฟิลด์ ที่เราจะดึงมาแสดงบนฟอร์ม โดยใช้เมาส์ลากฟิลด์ที่ต้องการให้แสดงในฟอร์มได้ทันที
แผ่นคุณสมบัติ เป็นหน้าต่างที่ใช้แสดงคุณสมบัติต่างๆ ของฟอร์ม และคอนโทรล
ไม้บรรทัด เป็นเครื่องมือช่วยในการกำหนดตำแหน่ง และขนาดของคอนโทรลบนฟอร์ม

ในมุมมองออกแบบฟอร์ม นั้นมีแท็บเครื่องมือออกแบบฟอร์ม ที่ประกอบด้วยแท็บออกแบบ แท็บจัดเรียง แท็บรูปแบบ ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

เป็นแท็บที่ใช้กำหนดรูปแบบข้อมูลที่ปรากฏในคอนโทรล เช่น ฟอนต์ที่ใช้ในคอนโทรลขนาดตัวหนังสือ รูปแบบ ของตัวเลข สีของข้อมูล ภาพพื้นหลัง หรือสีของคอนโทรล

ในหัวข้อนี้ เราจะกล่าวถึงจุดประสงค์ของคอนโทรลแต่ละตัว เพื่อให้สามารถเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงานของเรา ซึ่งมีดังต่อไปนี้

การออกแบบฟอร์มในมุมมอง Form Design เราจะเลือกคอนโทรลจากกลุ่มคำสั่ง Controls ในแท็บ DESIGN มาวางบนฟอร์ม จากนั้นเราอาจจะต้องปรับเปลี่ยนรายละเอียดในส่วนนี้ เพราะมีความสำคัญในการออกแบบฟอร์ม

ให้เราเลือกคอนโทรลแล้ววางบนฟอร์มในตำแหน่งที่ต้องการได้เลย

การเลือกและย้ายคอนโทรล ทำได้ดังนี้

การเลือกและย้ายคอนโทรลเป็นกลุ่ม ทำได้โดยให้เราลากเมาส์ตีกรอบสี่เหลี่ยมล้อมรอบคอนโทรลที่ต้องการ จากนั้นใช้เมาส์ลากกรอบเพื่อย้ายคอนโทรลทั้งกลุ่มไปยังตำแหน่งใหม่บนฟอร์ม

ให้เราเลือกคอนโทรลที่ต้องการเปลี่ยนขนาด แล้วเลื่อนตัวชี้เมาส์มาที่จุดสี่เหลี่ยมบริเวณขอบหรือมุมของคอนโทรล เมื่อตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศร 2 ทิศ ก็ให้ลากเมาส์เปลี่ยนขนาดคอนโทรลได้

ให้เราเลือกคอนโทรลที่จะลบ เสร็จแล้วกดคีย์ <Delete>

เมื่อเราสร้างฟอร์มในมุมมอง Form Design แล้ว เราสามารถดูผลลัพธ์ของฟอร์มที่สร้าง โดยคลิกปุ่ม View (มุมมอง) --> Form View (มุมมองฟอร์ม ) ซึ่งอยู่ในแท็บ DESIGN (ออกแบบ) จะปรากฏผลลัพธ์ของฟอร์มที่สร้างในมุมมอง Form เมื่อต้องการกลับไปที่มุมมอง Form Design อีกครั้งให้คลิกปุ่ม View (มุมมอง) --> Design View (มุมมองออกแบบ)

ฟอร์มจะมีมุมมองของฟอร์มอยู่ 6 แบบด้วยกันคือ

หลังจากสร้าง Form แล้วเราอาจจะต้องการแก้ไขคอนโทรลบางอย่างใน Form เพื่อให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น เช่น ใส่แถบชื่อหรือ Label ให้กับแต่ละเขตข้อมูลที่เกี่ยวเนื่องกัน ในการแก้ไข Form นั้น จะต้องเปิด Form ในมุมมอง Design เสียก่อน โดยเรียกจากแท็บ Forms ในวินโดวส์ Database หรือจากมุมมอง Form โดยใช้ปุ่ม View ที่ช่วยให้สลับไปมาระหว่างมุมมอง Design ซึ่งทำให้สามารถแก้ไข Form แล้วดูผลจากการแก้ไขนั้นได้เลย

แสดง Form ในมุมมอง Design

1. คลิกเมาส์ที่ Ribbon สร้าง เลือก ฟอร์ม

2. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ออกแบบฟอร์ม

คลิกเมาส์ที่ Ribbon หน้าแรก เลือก มุมมอง

ปุ่ม Toolbox หรือกล่องเครื่องมือควบคุมปุ่มคำสั่งที่ใช้ในการสร้าง Form

วิธีการสร้างฟอร์มใน Access มีอยู่ด้วยกันหลายวิธีดังนี้

ในที่นี้เราจะอธิบายการใช้ฟอร์มเฉพาะการสร้างฟอร์มแบบ Design View และ การสร้างฟอร์มแบบ Form Wizard

การใช้ Form Wizards และการสร้างด้วยมือ การสร้างฟอร์มลงใน Access โดยการใช้ Form Wizards เป็นสิ่งที่ทำได้ง่ายดายกว่าการสร้างด้วยมือซึ่งมีขั้นตอนที่ยุ่งยากและซับซ้อนกว่า แต่การสร้างฟอร์มด้วยมือสามารถทำได้หลากหลายมากกว่าโดยไม่มีข้อจำกัดเหมือนการใช้ Form Wizards ที่มีรูปแบบของฟอร์มที่ค่อนข้างแน่นอน ดังนั้นวิธีการที่ดี คือ การสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizards ต่อจากนั้นจึงดัดแปลงแก้ไขฟอร์มด้วยมือ

แบบฟอร์มที่ Form Wizards เสนอให้มีอยู่ด้วยกัน 4 ชนิด คือ

- แบบคอลัมน์   ฟอร์มชนิดนี้จะมีการเรียงเขตข้อมูลแบบเรียงต่อกันจากบนลงล่างจนครบทุกเขตข้อมูล จากนั้นจึงขึ้นไปยังระเบียนต่อไป ฟอร์มชนิดนี้ใช้ได้กับตารางหรือ Query เพียงอันเดียวเท่านั้น

- แบบตาราง       ฟอร์มชนิดนี้   จะมีการเรียงกันของเขตข้อมูลจากซ้ายไปขวา ระเบียนจะเรียงกันจากบนลงล่าง

- แผ่นข้อมูล      ฟอร์มชนิดนี้จะมีลักษณะรูปแบบเหมือนฐานข้อมูล

- เต็มแนว          ฟอร์มชนิดนี้จะมีลักษณะรูปแบบชิดขอบด้านบนของแผ่นฟอร์ม

การสร้าง Form Wizards เป็นการสร้างแบบฟอร์มที่ง่ายกว่าการสร้างด้วยมือ และมีรูปแบบของฟอร์มที่ค่อนข้างแน่นอน ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดคือการสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizards ซึ่งเราสามารถนำ Form Wizards มาแก้ไขโดยใช้ฟอร์มโดยการสร้างฟอร์มจากมือได้

1. นำเมาส์คลิกที่ ตัวช่วยสร้างฟอร์ม

2. คลิกเลือกตารางหรือแบบสอบถาม จากนั้นเลือกเขตข้อมูลที่จะใช้งานในฟอร์ม การเลือกเขตข้อมูลสามารถทำได้โดยคลิกในช่อง เขตข้อมูลที่มีอยู่ จากนั้นคลิกที่ปุ่มเครื่องหมาย > เพื่อเลือกเขตข้อมูลนั้น เขตข้อมูลที่ถูกเลือกจะไปปรากฏอยู่ในช่อง เขตข้อมูลที่เลือก ถ้าต้องการเลือกเขตข้อมูลทั้งหมดให้คลิกที่ปุ่มเครื่องหมาย >> ส่วนปุ่ม < ใช้ยกเลิกเขตข้อมูลที่เลือก ปุ่ม << ใช้ยกเลิกเขตข้อมูลที่เลือกทั้งหมด เมื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเสร็จแล้วจะปรากฏ ดังรูป

3. เลือกรูปแบบเค้าโครงแบบใดที่จะใช้กับฟอร์มที่สร้าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป

4. กำหนดชื่อให้กับฟอร์ม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เสร็จสิ้น

5. เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม Ms-Access จะปรากฏส่วนของฟอร์มที่สร้างดังรูป

ขั้นตอนการสร้างฟอร์มด้วยตนเอง

1. นำเมาส์คลิกที่ Ribbon สร้าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ออกแบบฟอร์ม

2. หลังจากคลิกที่ปุ่มออกแบบฟอร์ม

จะปรากฏเป็นฟอร์มเปล่าขึ้นมาให้ผู้ใช้เลือกเครื่องมือและเขตข้อมูลในการสร้างฟอร์ม

3. คลิกที่ Ribbon ออกแบบ เลือกในส่วนของเครื่องมือ

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

4. ให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจะเพิ่มลงไปใน Form โดยการคลิกที่เขตข้อมูลที่ต้องการจะเพิ่มแล้วลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการให้ปรากฏบนฟอร์ม ดังรูป

5. เมื่อเพิ่มเขตข้อมูลที่ต้องการจะเพิ่มครบแล้ว จะได้ผลดังรูป

6. ในการสร้างฟอร์มโดยใช้ปุ่มออกแบบฟอร์ม

หลังจากที่เพิ่มเขตข้อมูลทุกรายการเรียบร้อยแล้วหากเราปิดฟอร์มดังกล่าวลง โปรแกรมจะให้เราบันทึกฟอร์มข้างต้นทันที จะไม่เหมือนกับการสร้างฟอร์มโดยใช้ ตัวช่วยสร้าง ซึ้งจะบันทึกฟอร์มให้อัตโนมัติ

การสร้างแบบฟอร์มด้วยมือนั้น จะกระทำในหน้าต่างออกแบบ และมีองค์ประกอบต่างๆ ในหน้าต่างออกแบบ ดังต่อไปนี้

ในหน้าต่างออกแบบจะมีส่วนที่เป็นพื้นที่สำหรับการออกแบบดังนี้

การกำหนดขนาดของพื้นที่ออกแบบฟอร์ม เราสามารถกำหนดขนาดของพื้นที่ออกแบบแต่ละส่วนให้มีขนาดดังที่ต้องการ โดยการคลิกที่ขอบของพื้นออกแบบแล้วลากเพื่อขยายหรือลดขนาดของพื้นที่ออกแบบฟอร์ม
การใส่ข้อความ , ตัวควบคุมหรืออื่น ๆ ลงในพื้นที่ออกแบบจะปรากฏอยู่ในมุมมองของฟอร์ม พื้นที่ออกแบบ คือพื้นที่สีขาวมีกริดและสเกลวัดระยะอยู่ด้านซ้ายและด้านบน

ในพื้นที่การออกแบบของฟอร์ม เราสามารถใส่ Form Header , Form Footer , Page Header และ Page Footer ได้ ดังนี้

- Form Header คือ ส่วนที่เป็นหัวของแบบฟอร์ม ส่วนนี้จะปรากฏที่ตอนเริ่มต้นของ แบบฟอร์มเพียงครั้งแรก

- Form Footer คือ ส่วนที่เป็นหางของแบบฟอร์ม ส่วนนี้จะปรากฏอยู่ท้ายสุดของแบบ
ฟอร์มในตอนสิ้นสุดแบบฟอร์มเท่านั้น

การกำหนดให้แสดงส่วนของ Form Header และ Form Footer

1. นำเมาส์คลิก Ribbon ออกแบบ เลือกในส่วนของ ตัวควบคุม จากนั้นคลิกที่คลิกที่ปุ่มป้ายชื่อ

2. หลังจากที่คลิกที่ปุ่มชื่อเรื่อง

โปรแกรม Access จะแสดงฟอร์มในส่วนของ Header Footer ดังรูป

หน้าต่างเขตข้อมูลลิสต์นี้ จะแสดงรายการของเขตข้อมูลในตารางหรือ Query ที่คุณเลือกในระหว่างการสร้างฟอร์มอันใหม่การใช้เขตข้อมูลลิสต์ทำได้โดยการคลิกแล้วลากเขตข้อมูลที่ต้องการจากหน้าต่างเขตข้อมูลลิสต์ไปยังพื้นที่ออกแบบ จะปรากฏตัวควบคุมสำหรับเขตข้อมูลนั้นในแบบเท็กซ์บอกซ์โดยอัตโนมัติ

หน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) จะแสดงคุณสมบัติขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่อยู่บนแบบฟอร์ม เราสามารถเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์ม , ตัวควบคุม หรือรูปแบบทุกอย่างได้จากหน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) การเปิดปิดหน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) ทำได้โดยคลิกที่ปุ่มคุณสมบัติ (Properties) บนทูลบาร์

การเปลี่ยนแปลง Label ของตัวควบคุมสามารถทำได้ดังนี้

1. คลิกเลือกส่วนของ Label ที่ต้องการแก้ไข

2. จากนั้นทำการคลิกที่ Label อีกครั้งเพื่อกลับไปแก้ไขข้อความ โดยสามารถทำการแก้ไขข้อความได้ทันที

3. เมื่อกรอกข้อความใหม่ลงไปแล้ว ให้คลิกด้านนอก Label นั้น 1 ครั้ง ข้อความจะเปลี่ยนแปลงให้โดยอัตโนมัติ

นอกจากการเลือกเขตข้อมูลให้แก่ตัวควบคุมจากหน้าต่าง Properties ยังสามารถกำหนดคุณสมบัติอื่น ๆ เช่นค่าปกติ รูปแบบของข้อมูลหรือกฎเกณฑ์ในการยอมรับข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนี้ได้เหมือนกับที่ทำในส่วนของตาราง โดยกำหนดจากหน้าต่าง Properties ในส่วนของ Data Properties

1. ในการพิมพ์ฟอร์มที่สร้างขึ้นจากโปรแกรม Access 2013 เราจะใช้คำสั่งพิมพ์ โดยคลิกที่แท็บ ไฟล์ (File) ในมุมมอง Microsoft Office Backstage มุมมอง Backstage ซึ่งเข้ามาแทนที่เมนูแฟ้มแบบเดิมในโปรแกรมประยุกต์ Office 2010

2. เลื่อนเมนูลงมาที่เมนู พิมพ์ จากนั้นเลือกรูปแบบการพิมพ์ว่าจะเลือกการพิมพ์แบบไหนโดยมีให้เลือก 3 แบบ

3. หากเลือกรูปแบบการพิมพ์แบบปกติ จะสามารถเลือกเครื่องพิมพ์ จำนวนสำเนาและตัวเลือกการพิมพ์อื่นๆ ก่อนที่จะพิมพ์ได้

โดยสามารถกำหนดคุณสมบัติของการพิมพ์ได้ดังนี้