รายงานการประชุมคือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมที่พบบ่อยคือ ไม่รู้วิธีการดําเนินการประชุมที่ถูกต้อง ไม่รู้จะจดอย่างไร ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่อง ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลําดับความคิด รู้ Show โครงสร้างความคิด รู้องค์ประกอบเนื้อหา จะทําให้เขียนได้เข้าใจง่าย ไม่สับสนวกวน รูปแบบ ให้จัดรูปแบบดังต่อไปนี้ แบบรายงานการประชุม รายงานการประชุม............................................................ ครั้งที่....................... เมื่อ.................................. ณ........................................................................................... ----- ผู้มาประชุม............................................................................................................... ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) .............................................................................................. เริ่มประชุมเวลา.......................................................................................................... (ข้อความ) ................................................................................................................ ................................................................................................................................ ................................................................................................................................ ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................. เลิกประชุมเวลา......................................................................................................... ผู้จดรายงานการประชุม รายงานการประชุม :ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น เช่น "รายงานการประชุมคณะกรรมการ................." ครั้งที่ :การลงครั้งที่ที่ประชุม มี 2 วิธี ที่สามารถเลือกปฏิบัติได้ คือ 1. ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ประชุมเมื่อขึ้นปีปฏิทินใหม่ให้ เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรียงไปตามลำดับ เช่น ครั้งที่ 1/2544 2. ลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี เช่น ครั้งที่ 36-1/2544 เมื่อ :ให้ลงวัน เดือน ปี ที่ประชุม โดยลงวันที่ พร้อมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช เช่น เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2544 ณ :ให้ลงชื่อสถานที่ ที่ใช้เป็นที่ประชุม ผู้มาประชุม :ให้ลงชื่อและ/หรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีที่เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะที่ประชุม ในกรณีที่เป็นผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตำแหน่งใด หรือแทนผู้แทนหน่วยงานใด ผู้ไม่มาประชุม :ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้ ผู้เข้าร่วมประชุม :ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี) เริ่มประชุม :ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม ข้อความ :ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติดให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้ วาระที่ 1เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ 2เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก) วาระที่ 3เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ วาระที่ 4เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา วาระที่ 5เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี) เลิกประชุมเวลา :ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม ผู้จดรายงานการประชุม :ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย ส่วนประกอบของข้อความในแต่ละเรื่อง ควรประกอบด้วยเนื้อหา 3 ส่วน คือ ส่วนที่ 1ความเป็นมา หรือสาเหตุที่ทำให้ต้องมีการประชุมพิจารณาเรื่องนั้น ๆ ส่วนที่ 2ความคิดเห็นหรือข้ออภิปรายต่าง ๆ ซึ่งคณะที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นหรือได้อภิปรายในเรื่องดังกล่าว ส่วนที่ 3มติที่ประชุม ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญ ที่จำเป็นต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้ใช้เป็นหลักฐาน หรือใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติต่อเรื่องต่าง ๆ ที่ได้ประชุม การจดรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1จดรายละเอียดทุกคำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ วิธีที่ 2จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติ วิธีที่ 3จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเองเป็นผู้กำหนด หรือให้ประธานและเลขานุการของที่ประชุม ปรึกษาหารือกันและกำหนด การรับรองรายงานการประชุม อาจทำได้ 3 วิธี คือ วิธีที่ 1รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเรื่องเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติที่ประชุมพิจารณารับรอง วิธีที่ 2รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ให้ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน การประชุมครั้งที่แล้วมาให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง วิธีที่ 3รับรองโดยการแจ้งเวียนรายงานการประชุม ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่ยังกำหนดเวลาประชุมครั้งต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนั้นมาก ให้เลขานุการส่งรายงานการประชุมไปให้บุคคล ในคณะที่ประชุมพิจารณารับรองภายในระยะเวลาที่กำหนด นอกจากวิธีการเขียนรายงานการประชุมแล้ว คุณสามารถหางานได้ง่ายผ่าน 3 ขั้นตอน (คลิกดูทีละขั้นตอนได้ทันที)
FutureLearn x JobsDB
คอร์สเรียนออนไลน์ ที่เกิดจากการจับมือกันระหว่าง JobsDB และ FutureLearn ภายใต้ชื่อแคมเปญ "ยกระดับความรู้ ก้าวสู่งานที่ใช่" ให้คุณปลดล็อกศักยภาพ กับคอร์สฟรี!ที่จะอัพตัวคุณให้ก้าวล้ำนำใครในทุกเกมการแข่งขันกับเรา พันธมิตรด้านการหางานที่ดีที่สุดของคุณ และ FutureLearn ผู้ให้บริการคอร์สออนไลน์จากประเทศอังกฤษที่ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้ไร้พรมแดนที่ดำเนินการมานานกว่า 9 ปี ด้วยการเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ ๆ ทั้งด้าน Emerging Skills และ Transferrable Skills ที่สามารถนำไป reskill หรือ upskill ใช้ในชีวิตการทำงานปัจจุบันได้ วิธีการจดบันทึกการประชุมมีกี่วิธีอะไรบ้าง2. การจดรายงานการประชุม อาจทาได้3 วิธี 2.1 จดละเอียดทุกคาพูดของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วยมติ 2.2 จดย่อค าพูดที่เป็นประเด็นส าคัญของกรรมการหรือผู้เข้ารวมประชุม อันเป็น เหตุผลนาไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติ 2.3 จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชุม สรุปการประชุมยังไงข้อสรุป มติที่ประชุม หรือแนวทางแก้ไขปัญหาต่าง ๆ โดยควรตรวจสอบความเรียบร้อยของสาระสำคัญ และความถูกต้องของข้อมูลว่าครบถ้วนดีหรือไม่เพื่อเป็นการตรวจทาน แนวทางปฏิบัติ และผู้รับผิดชอบ กำหนดการประชุมครั้งต่อไป เรื่องนี้จะสรุปเมื่อไหร่ อย่างน้อยควรระบุรายละเอียดในการติดตามความคืบหน้า และระบุผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน ข้อบกพร่องในการเขียนรายงานการประชุมมีอะไรบ้างในการเขียนรายงานการประชุมมักมีข้อบกพร่อง ดังนี้ (1) ชื่อรายงานและผู้จด มีการใช้คำต่าง ๆ ไม่ตรงกัน ควรใช้ให้เป็นมาตรฐาน คือ รายงานการประชุม และ ผู้จดรายงานการประชุม (2) ชื่อการประชุม บางแห่งตั้งชื่อการประชุมไม่เหมาะสม เช่น การประชุมโอกาสทุจริตในกรม ควรแก้ไขว่า การประชุมคณะทำงานป้องกันการทุจริตในกรม..... องค์ประกอบของการประชุมมีอะไรบ้างการประชุมอย่างเป็นทางการนั้น จะมีองค์ประกอบ 8 ประการ อันได้แก่ 1. ประธาน 2. องค์ประชุม 3. เลขานุการ 4. ญัตติ 5. หนังสือเชิญประชุม 6. ระเบียบวาระการประชุม 7. มติที่ประชุม และ 8. รายงานการ ประชุม |
ตัวอย่าง การ เขียน บันทึก การ ประชุม
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketajaman Inc.
