Microsoft Access Show
Microsoft Access เป็นทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจสำหรับผู้ที่ต้องการจัดเก็บและบริหารจัดการข้อมูลระดับเล็ก เป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้ง่ายและรวดเร็ว อีกทั้งยังพัฒนางานที่เป็น Application ที่ทำงานแบบ Stand-One หรือแบบ Network ได้ หรือเป็น Web Application ที่ทำงานร่วมกับ Microsoft SharePoint สำหรับท่านจะเริ่มต้นใช้งาน จำเป็นต้องเข้าใจหลักการทำงานและออกแบบฐานข้อมูล เพื่อจัดการโครงสร้างของฐานข้อมูล ซึ่งมีส่วนประกอบที่สำคัญ ได้แก่ Table และ Relationships โดยสามารถต่อยอดไปเพื่อสืบค้นข้อมูล หรือพัฒนาแบบฟอร์ม (Form) เพื่อให้ผู้ใช้กรอกข้อมูล ค้นหา ดูรายงาน (Report) สามารถพัฒนาเป็นระบบงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ระบบจัดเเก็บข้อมูลสินค้าและคลังสินค้า (Inventory System), ตารางเข้างาน (Time Attendant), ระบบวางแผนการผลิต (Production Planning), ระบบจัดการงาน (Task List), ระบบการสั่งซื้อสินค้า (Order System) เป็นต้น Microsoft Access นับเป็นโปรแกรมที่จัดการฐานข้อมูลที่ดีมากๆ สำหรับข้อมูลใช้งานในระดับแผนก หรือ องค์กร SME ได้ดีทีเดียว หลายคนอาจจะเริ่มมีข้อมูลที่เก็บใน Microsoft Excel มากขึ้นและต้องการจะขยับขยาย Microsoft Access ถือเป็นทางเลือกที่น่าสนใจอีกโปรแกรมหนึ่ง โดยใน Specification ของ Microsoft Access ที่สำคัญ ใน Version 2013, 2010
คงจะได้เห็นประโยชน์ของโปรแกรม Microsoft Access กันแล้วนะครับ สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างง่าย Access for Microsoft 365 Access 2021 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007 เพิ่มเติม...น้อยลง เมื่อคุณต้องการเลือกข้อมูลเฉพาะจากหนึ่งแหล่งข้อมูลขึ้นไป คุณสามารถใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลได้ คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะช่วยคุณเรียกใช้เฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น และยังช่วยให้คุณรวมข้อมูลจากหลายแหล่งข้อมูลได้ คุณสามารถใช้ตารางและคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล หัวข้อนี้ให้ภาพรวมของคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล และให้ขั้นตอนในการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล โดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีหรือใน มุมมองออกแบบ ถ้าคุณต้องการใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างของ Northwind เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมว่าคิวรีทำงานอย่างไร ให้ดูบทความ บทนำสู่คิวรี ในบทความนี้
ภาพรวมเมื่อคุณต้องการใช้ข้อมูล คุณแทบจะไม่ต้องการใช้ข้อมูลทั้งหมดจากตารางเดียว ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการใช้ข้อมูลจากตารางรายชื่อผู้ติดต่อ คุณมักจะต้องการดูที่ระเบียนเฉพาะหนึ่งระเบียน หรืออาจจะแค่หมายเลขโทรศัพท์ บางครั้ง คุณต้องการรวมข้อมูลจากมากกว่าหนึ่งตาราง เช่น การรวมข้อมูลลูกค้ากับข้อมูลการสั่งซื้อ เมื่อต้องการเลือกข้อมูลที่คุณต้องการใช้ ให้คุณใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลคือวัตถุฐานข้อมูลที่แสดงข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล คิวรีไม่ได้จัดเก็บข้อมูล แต่แสดงข้อมูลที่จัดเก็บในตาราง คิวรีสามารถแสดงข้อมูลจากอย่างน้อยหนึ่งตาราง จากคิวรีอื่น หรือจากทั้งสองอย่างรวมกัน ประโยชน์ของการใช้คิวรีคิวรีจะช่วยให้คุณ:
ขั้นตอนพื้นฐานในการสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลคุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลโดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี หรือโดยทำงานในมุมมองออกแบบ บางองค์ประกอบการออกแบบไม่พร้อมใช้งานเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี แต่คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบดังกล่าวในภายหลังได้โดยใช้มุมมองออกแบบ แม้ว่าวิธีการทั้งสองจะแตกต่างกันในบางส่วน แต่ขั้นตอนพื้นฐานเหมือนกันโดยพื้นฐาน:
หลังจากคุณสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลแล้ว ให้คุณเรียกใช้เพื่อดูผลลัพธ์ เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล ให้คุณเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณบันทึกคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล คุณสามารถนำมาใช้ซ้ำได้เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับแบบฟอร์ม รายงาน หรือคิวรีอื่น ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลคุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างคิวรเพื่อสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้าง คุณจะควบคุมรายละเอียดของการออกแบบคิวรีได้น้อยลง แต่คิวรีจะสร้างได้เร็วขึ้นกว่าถ้าคุณไม่ใช้ตัวช่วยสร้าง นอกจากนั้น ตัวช่วยสร้างสามารถตรวจจับข้อผิดพลาดการออกแบบง่ายๆ บางอย่างและพร้อมท์ให้คุณดำเนินการกระทำอื่น ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นถ้าคุณใช้เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกัน ตัวช่วยสร้างคิวรีจะถามคุณว่าคุณต้องการสร้างความสัมพันธ์หรือไม่ ตัวช่วยสร้างคิวรีจะเปิด หน้าต่างความสัมพันธ์ ให้คุณ แต่คุณต้องรีสตาร์ตตัวช่วยสร้างถ้าคุณแก้ไขความสัมพันธ์ใดๆ ดังนั้น ก่อนคุณเรียกใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี ให้พิจารณาการสร้างความสัมพันธ์ใดๆ ที่คิวของคุณต้องการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง ให้ดูบทความ คำแนะนำเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของตาราง ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี
ด้านบนของหน้า สร้างคิวรีโดยทำงานในมุมมองออกแบบคุณสามารถใช้มุมมองออกแบบเพื่อสร้างคิวรีที่ใช้เลือกข้อมูลได้ด้วยตนเอง เมื่อคุณใช้มุมมองออกแบบ คุณจะควบคุมรายละเอียดของการออกแบบคิวรีได้มากขึ้น แต่จะเกิดข้อผิดพลาดด้านการออกแบบได้ง่ายขึ้นและใช้เวลานานกว่าใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี สร้างคิวรี
ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มแหล่งข้อมูลเมื่อคุณใช้มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการเพิ่มแหล่งข้อมูล ให้คุณเพิ่มแหล่งข้อมูลและเขตข้อมูลในขั้นตอนที่แยกต่างหาก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเพิ่มแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมในภายหลังได้เสมอถ้าคุณต้องการ
การรวมโดยอัตโนมัติเม่อคุณเพิ่มแหล่งข้อมูล ถ้าแหล่งข้อมูลนั้นมีความสัมพันธ์ที่กำหนดระหว่างแหล่งข้อมูลอยู่แล้ว ความสัมพันธ์ดังกล่าวจะถูกเพิ่มไปยังคิวรีโดยอัตโนมัติในฐานะการวม การรวมจะระบุว่าควรรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างไร Access ยังสร้างการรวมระหว่างสองตารางโดยอัตโนมัติถ้าตารางมีเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้และหนึ่งเขตข้อมูลเป็น คีย์หลัก คุณอาจต้องการปรับเปลี่ยนการรวมที่ Access สร้างขึ้น Access กำหนดว่าจะสร้างการรวมชนิดใดโดยยึดตามความสัมพันธ์ที่การรวมนำเสนอ ถ้า Access สร้างการรวมแต่ไม่มีความสัมพันธ์ที่กำหนด Accessจะสร้าง การรวมภายใน ถ้า Access สร้างการรวมที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มแหล่งข้อมูล คุณสามารถข้ามไปยัง ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มเขตข้อมูลผลลัพธ์ ใช้แหล่งข้อมูลเดียวกันหลายครั้งในบางกรณี คุณต้เองการรวมตารางหรือคิวรีเดียวกันที่มีสองสำเนา ที่เรียกว่า การรวมกับตัวเอง ที่รวมระเบียนจากตารางเดียวเมื่อมีการจับคูาค่าในเขตข้อมูลที่รวม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณมีตารางพนักงานที่เขตข้อมูลรายงานไปยังสำหรับแต่ละระเบียนของพนักงานแสดง ID ของผู้จัดการแทนชื่อ คุณสามารถใช้การรวมด้วยตนเองเพื่อแสดงชื่อของผู้จัดการในแต่ละระเบียนของพนักงานแทน เมื่อคุณเพิ่มแหล่งข้อมูลเป็นครั้งที่สอง Access จะผนวก _1ให้ชื่ออินสแตนซ์ที่สอง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเพิ่มตารางพนักงานของครั้ง อินสแตนซ์ที่สองจะมีชื่อว่า พนักงาน_1 ขั้นตอนที่ 2: รวมแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องถ้าแหล่งข้อมูลที่คุณเพิ่มไปยังคิวรีมีความัสมพันธ์อยู่แล้ว Access จะสร้างการรวมภายในสำหรับแต่ละความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ ถ้าบังคับใช้ Referential Integrity Access ยังแสดง "1" เหนือบรรทัดการรวมเพื่อแสดงว่าตารางใดอยู่ฝั่ง "หนึ่ง" ของ ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม และสัญลักษณ์อนันต์ (∞) เพื่อแสดงว่าตารางใดอยู่ฝั่ง "กลุ่ม" ถ้าคุณเพิ่มหลายคิวรีไปยังคิวรีของคุณ และไม่ได้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างคิวรีนั้น Accessจะไม่สร้างการรวมระหว่างคิวรีนั้น หรือระหว่างคิวรีและตารางที่ไม่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ถ้า Accessไม่ได้สร้างการรวมเมื่อคุณเพิ่มแหล่งข้อมูล โดยปกติแล้วคุณควรเพิ่มด้วยตัวคุณเอง แหล่งข้อมูลที่ไม่ได้รวมกับแหล่งข้อมูลอื่นอาจก่อให้เกิดปัญหากับผลลัพธ์คิวรีได้ คุณอาจยังต้องการเปลี่ยนชนิดการรวมจากการรวมภายในเป็น การรวมภายนอก เพื่อให้คิวรีของคุณมีระเบียนมากขึ้น เพิ่มการรวม
เปลี่ยนการรวม
หลังจากการรวมพร้อมแล้ว ให้คุณเพิ่มเขตข้อมูลผลลัพธ์ — เขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่คุณต้องการในผลลัพธ์คิวรี ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มเขตข้อมูลผลลัพธ์คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลใดก็ได้ที่คุณได้เพิ่มในขั้นตอนที่ 1 ได้อย่างง่ายๆ
ใช้นิพจน์เป็นเขตข้อมูลผลลัพธ์ถ้าคุณต้องการคำนวณหรือใช้ฟังก์ชันเพื่อผลลัพธ์คิวรี คุณสามารถใช้ นิพจน์ เป็นเขตข้อมูลผลลัพธ์ นิพิจน์สามารถใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลคิวรีใดก็ได้ รวมถึงฟังก์ชัน เช่น รูปแบบหรือ InStr และยังสามารถมีค่าคงที่และตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์
ขั้นตอนที่ 4: ระบุเกณฑ์ขั้นตอนนี้จะทำหรือไม่ก็ได้ คุณใช้เกณฑ์เพื่อจำกัดระเบียนที่คิวรีของคุณส่งคืน โดยยึดตามว่าค่าของเขตข้อมูลตรงกับเกณฑ์ที่คุณระบุหรือไม่ ระบุเกณฑ์สำหรับเขตข้อมูลผลลัพธ์
เกณฑ์แบบหลายเขตข้อมูลคุณสามารถใช้เกณฑ์ที่มีหลายเขตข้อมูล เมื่อคุณทำเช่นนั้น เกณฑ์ทั้งหมดในแถว เกณฑ์ หรือ แถวหรือ ที่มีให้ต้องเป็นจริงเพื่อให้ระเบียนถูกรวมไว้ด้วย ระบุเกณฑ์โดยใช้เขตข้อมูลที่คุณไม่ต้องการผลลัพธ์คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลไปยังการออกแบบคิวรีและไม่รวมข้อมูลของเขตข้อมูลในผลลัพธ์คิวรี ให้คุณทำเช่นนี้ถ้าคุณต้องการใช้ค่าของเขตข้อมูลเพื่อจำกัดผลลัพธ์คิวรี แต่ไม่ต้องการเห็นค่าของเขตข้อมูล
ขั้นตอนที่ 5: สรุปข้อมูลขั้นตอนนี้จะทำหรือไม่ก็ได้ คุณอาจต้องการสรุปข้อมูล โดยเฉพาะถ้าข้อมูลของคุณเป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเห็นราคาโดยเฉลี่ย หรือยอดขายรวม เมื่อต้องการสรุปข้อมูลในคิวรี ให้คุณใช้แถว ผลรวม ตามค่าเริ่มต้น แถว ผลรวม ไม่ได้แสดงอยู่ในมุมมองออกแบบ
ขั้นตอนที่ 6: ดูผลลัพธ์เมื่อต้องการดูผลลัพธ์คิวรี บนแท็บการออกแบบ ให้คลิก เรียกใช้ Access จะแสดงผลลัพธ์คิวรีของคุณในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการทำการเปลี่ยนแปลงในอนาคตต่อคิวรีนั้น ให้คลิก หน้าแรก > มุมมอง > มุมมองออกแบบ เพื่อสลับกลับเป็นมุมมองออกแบบ เปลี่ยนเขตข้อมูล นิพจน์ หรือเกณฑ์ของคุณ แล้วเรียกใช้คิวรีซ้ำจนกระทั่งส่งคืนข้อมูลที่คุณต้องการ ด้านบนของหน้า ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่ |
การ สืบค้น ใน โปรแกรม จัดการฐานข้อมูล Microsoft Access 2022 สามารถ ทํา ได้ อย่างไร
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketajaman Inc.
