สมุดบัญชี เงินสด ย่อย petty cash book

เงินสดย่อย

เงินสดย่อย คือ ?

เงินสดย่อย คือ ( Petty cash ) รายการเงินสดชนิดหนึ่งของกิจการ ที่กำหนดวงเงินจำนวนหนึ่งขึ้นมาถือไว้เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ภายในกิจการ เช่น รายจ่ายค่าพาหนะ การเดินทาง ค่าไปรษณียกร เป็นต้น

ขั้นตอนทำเงินสดย่อย ?

ขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดการกับระบบเงินสดย่อยมีดังนี้ คือ
1 ก่อนอื่นเราต้องมีการตั้งวงเงินของเงินสดย่อยกันก่อน
2 หลังจากตั้งวงเงินแล้ว ก็จะมีใช้จ่ายเงินสดย่อย
3 การเบิกเงินชดเชยเงินสดย่อย

เงินสดย่อย มีประโยชน์อย่างไรสำหรับกิจการ ?

– แบ่งแยกหน้าที่ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบเกี่ยวกับการใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ
– รายการที่ปรากฏอยู่ในสมุดเงินสดมีจำนวนน้อยลง ความผิดพลาดต่าง ๆ ที่ตามมาก็ลดลงไปด้วย
– พิสูจน์ยอดเงินสดย่อยได้สะดวกกว่า เพราะจำนวนเงินที่ไม่มากนัก

วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย ?

วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย บันทึกได้ 2 แบบ คือ
1.การบันทึกระบบเงินสดย่อย โดยไม่ได้กำหนดวงเงินไว้แน่นอน หรือเรียกว่า Fluctuating System
2.การบันทึกเงินสดย่อย โดยกำหนดวงเงินที่แน่นอนไว้ หรือเรียกว่า Imprest System
แต่โดยทั่วไปแล้วระบบ การกำหนดวงเงินที่แน่นอน มักได้รับความนิยมมากกว่า เพราะดูแลค่อนข้างง่ายระบบเงินสดย่อยที่มีการกำหนดวงเงินไว้แน่นอน ที่เรียกว่า “Imprest System”หรือ “Imprest Fund” เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ
ต้องกำหนดวงเงินที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป วงเงินที่กำหนดนี้จะเป็นตัวเลขควบคุมยอดที่สำคัญที่สุด และจะเบิกชดเชยเมื่อเงินสดคงเหลือลดน้อยลง วงเงินดังกล่าวมักเรียกว่า “Float” หรือ “Petty Cash Float”
ต้องมอบหมายให้มีผู้รักษาเงินสดย่อยที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี เช่น อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ หรือเลขานุการ เป็นต้น เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรวบรวมเอกสาร และใบสำคัญเงินสดย่อยที่มีผู้รับเงินลงชื่อและวันที่ไว้ เพื่อให้สามารถติดตามยอดที่จ่ายและเงินสดคงเหลือได้ตลอดเวลา
ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด (แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร)
ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด
ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
เราสามารถทบทวนเพิ่มหรือลดวงเงินตามสถานการณ์ และวุฒิภาวะของบุคคลากรผู้ได้รับมอบหมายเป็นครั้งคราวได้ตามความเหมาะสม
อาจกำหนดวงเงินสดย่อยซ้อนกัน และ/หรือ แยกกัน คราวละหลายวงได้ตามความจำเป็น และตามระดับของค่าใช้จ่ายของผู้รักษาเงินสด เช่น มีวงเงินสดย่อย 2 วงเงิน วงเงินแรกจำนวนเงิน 20,000 บาท วงเงินที่สองจำนวนเงิน 5,000 บาท แยกต่างหากจากกัน หรือ วงเงินที่สองอาจเป็นวงเงินย่อยของวงเงินแรก และเบิกชดเชยจากวงเงินใหญ่ ก็สามารถทำได้ เป็นต้น

ซึ่ง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เป็นค่าใช้จ่ายเล็กน้อยซึ่งไม่คุ้มค่ากับ การเขียนเช็คสั่งจ่าย หรือผู้รับจำเป็นต้องได้รับในรูปแบบเงินสด เท่านั้น

เงินสดย่อย คืออะไร

ระบบเงินสดย่อย คืออะไร

เงินสดย่อย เป็นวิธีการบริหารเงินสดสำหรับกิจการวิธีหนึ่ง วัตถุประสงค์คือต้องการให้เกิดความสะดวกในการการเบิกเงินสดไปใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆ โดยอาจจะไม่ต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติตามปกติ ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับกฏระเบียบการในเบิกใช้เงิสดย่อยสำหรับแต่ละกิจการ การใช้ระบบเงินสดย่อย จะต้องกำหนดผู้ที่จะดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อย เราเรียกง่าย ๆ ว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian)

เพิ่มหรือลด วงเงินสดย่อย และ การเบิกชดเชย เงินสดย่อย

การเพิ่ม หรือ ลดวงเงินสดย่อย
หลังจากมีการจ่ายเงินให้ผู้มาขอเบิกสักระยะหนึ่ง ถ้าจำนวนเงินที่ตั้งไว้มากเกินไปหรือน้อยเกินไป ก็สามารถลดหรือเพิ่มวงเงินสดย่อยได้
การเพิ่มวงเงินสดย่อย กิจการต้องจ่ายเงินจึง เดบิต เงินสดย่อย เครดิต เงินฝากธนาคาร
การลดวงเงินสดย่อย กิจการจะเรียกเงินคืนจากพนักงานเงินสดย่อย และนำฝากธนาคาร รายการนี้จึง เดบิต เงินฝากธนาคาร เครดิต เงินสดย่อย
การเบิกชดเชยเงินสดย่อย กิจการอาจกำหนดวันให้พนักงานเงินสดย่อยมาขอเบิกชดเชยได้ทุก 7 วัน 15 วัน หรือ 1 เดือน บางกิจการอาจไม่มีกำหนดระยะเวลา เมื่อเงินสดย่อยที่ถืออยู่ใกล้จะหมดก็มาขอเบิกชดเชยได้ทันที
พนักงานเงินสดย่อยะรวบรวมใบสำคัญเงินสดย่อย พร้อมใบเสร็จรับเงินทั้งหมด มาขอเบิกเงินชดเชย
ฝ่ายการเงินจะตรวจใบสำคัญทั้งหมดและจ่ายเป็นเช็คให้เท่ากับจำนวนที่ขอเบิกชดเชย พร้อมประทับตรา “ จ่ายแล้ว “ ในเอกสารทั้งหมด
จากนั้นใบสำคัญทั้งหมดจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี เป็นหลักฐานในการ บันทึกบัญชี

แก้ไขครั้งสุดท้าย พฤศจิกายน 8, 2022

ระบบเงินสดย่อย หมายถึง

ระบบเงินสดย่อย  (Petty Cash) เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ (หรือผู้รักษาเงินสดย่อย) เพื่อให้กิจการจ่ายชำระในรายจ่ายที่ไม่สะดวกจ่ายด้วยเช็ค ที่เป็นรายจ่ายเร่งด่วน เล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น ค่ารับรอง ค่าไปรษณีย์ ค่าพาหนะ

หน้าที่ของผู้รักษาเงินสดย่อย

ผู้รักษาเงินสดย่อยมีหน้าที่ดังนี้

1. เก็บรักษาเงินสดย่อยไว้ เมื่อมีผู้มาขอเบิกก็จะจ่ายเงินตามหลักฐานนั้น
2. จ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เมื่อมีผู้มาขอเบิกเงินตามเอกสารที่ได้รับอนุมัติการจ่ายแล้ว พร้อม กับเก็บรักษาและรวบรวมใบสําคัญจ่ายเงินสดย่อย (Petty Cash Voucher)
3. บันทึกรายการจ่ายเงินสดย่อย ลงในสมุดเงินสดย่อย (Petty Cash Book)
4. จัดทำรายการจ่ายเงินสดย่อย และรวบรวมใบสําคัญจ่ายเงินสดย่อย เพื่อเตรียมขอเบิก ชดเชยเงินสดย่อยที่จ่ายไป
5. ขออนุมัติเบิกชดเชยเงินสดย่อย

ประโยชน์ของเงินสดย่อย

1. แบ่งเบาหน้าที่ความรับผิดชอบเกี่ยวกับการจ่ายเงินภายในบริษัท
2. ช่วยในการควบคุมเงินสดเป็นไปได้ง่ายขึ้น ที่เป้นรายจ่าย เล็ก ๆ น้อย ๆ
3. ลดการบันทึกบัญชีที่ไม่จำเป็นในบางกิจกรรม
4. สะดวกต‑อการตรวจสอบความถูกต้อง การจ่ายเงินสดสำหรับรายการจ่าย

การควบคุมวงเงินสดยอย

1. กําหนดวงเงินสดย่อย ให้เข้ากับรูปแบบกิจการ ในการเบิก ถอน จ่าย ให้เป็นระยะเวลา
2. กําหนดผู้รักษาเงินสดย่อย  และหน้าที่ให้ชัดเจน
3. กําหนดวงเงินสดย่อย ว่าจะใช้แบบ จำกัด หรือไม่จำกัด
4. กําหนดประเภทของรายจ่ายที่จะจ่ายจากเงินสดย่อย
5. ทุกครั้งที่มีการจ่ายจากเงินสดย่อย ให้ทําใบสําคัญเงินสดย่อยขึ้นพร้อมทั้งแนบเอกสาร หลักฐานประกอบ
6. เมื่อเงินสดย่อยเหลือน้อย หรือใกล้สิ้นระยะเวลาที่กําหนด ให้รวบรวมใบสําคัญเงินสดย่อยเพื่อขอเบิกชดเชย
7. ตรวจสอบและยืนยันยอดการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดจากเงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอ

ระบบควบคุมภายในที่ดี  กิจการไม่ค่อยนำเงินสดมาใช้จ่าย  แต่การจ่ายเงินผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารโดยการเขียนเช็คสั่งจ่ายในนามผู้รับ  และขีดคร่อมเช็คฉบับนั้น  และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถือเงินสดย่อยไว้ในมือจำนวนมาก ๆ

ตัวอย่าง การบันทึกบัญชี ตั้งวงเงินสดย่อย

ดาวน์โหลดใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย

อัพเดทครั้งสุดท้าย เมื่อ 30 ตุลาคม 2022