แบบฟอร์มการโอนย้ายพนักงาน hr

หน้าแรก
Articles All
Human Resource
Change Management
ยกพนักงานทั้งยวงไปอยู่บริษัทใหม่

สารบัญ Show

หน้าแรก
Articles All
Human Resource
Change Management
ยกพนักงานทั้งยวงไปอยู่บริษัทใหม่

คำถาม
คุณดิลกคะ ดิฉันได้อ่านเรื่องเกี่ยวกับการโอนย้ายที่คุณดิลกให้ข้อแนะนำไปในคอลัมน์ HR Solution เมื่อสัปดาห์ก่อนหน้านี้ ดิฉันมีเรื่องเร่งด่วนที่อยากจะขอข้อแนะนำคุณดิลกสำหรับที่ทำงานของดิฉันเอง รายละเอียดก็คืออย่างนี้นะคะ คือบริษัทที่ดิฉันทำงานอยู่ได้ตั้งบริษัทใหม่ แต่ที่ตั้งบริษัทยังอยู่ที่เดิม การดำเนินงานและการผลิตและทุกอย่างยังเหมือนเดิม จะให้โอนย้ายพนักงานทั้งหมดไปบริษัทใหม่โดยสิทธิและทุกอย่าง เช่นอายุงานเป็นต้นก็ให้นับต่อเนื่อง แล้วบริษัทเดิมก็จะเปลี่ยนชื่อเป็นอีกบริษัท โดยจะเป็นบริษัทแม่ของบริษัทใหม่ ขอสอบถามเกี่ยวกับเอกสารในการโอนย้ายคะ ว่าจะต้องใช้เอกสารอะไร เพื่อให้พนักงานได้ลงชื่อยินยอม หรือจะใช้สัญญาจ้างแบบไหน อันนี้ยังสับสนอยู่คะ พอจะแนะนำและมีตัวอย่างให้ดูพอเป็นแนวทางไหมคะ ขอบคุณค่ะ ยลดา

คำตอบ

กรณีของคุณยลดาเป็นกรณีที่น่าสนใจตรงที่ว่า อะไรที่เป็นสาเหตุของการตัดสินใจที่ทำให้จะต้องมีการดำเนินการที่ยุ่งยากมากขนาดนั้น เพราะในเมื่อคำตอบสุดท้ายก็คือ การทำงานยังอยู่ที่เดิม ทุกอย่างเหมือนเดิม ที่เปลี่ยนไปก็คือมีอีกบริษัทมาครอบเป็นบริษัทแม่ ถ้าอย่างนั้นทำไมผู้บริหารไม่ใช้วิธีการคงบริษัทเดิมไว้ แล้วตั้งบริษัทใหม่ขึ้นมาเป็นบริษัทแม่แล้วเข้ามาครอบซึ่งจะเป็นประเด็นในทางธุรกิจไม่ต้องมายุ่งยากเรื่องของกระบวนการจัดการโยกย้ายคนซึ่งจะมีความยุ่งยากและความเสี่ยงตามมามากกว่า แต่เรื่องนี้เป็นเรื่องนอกเหนือคำถามที่คุณยลดาถามผมมา ผมขอตั้งเป็นข้อสังเกตเอาไว้เท่านั้น เกี่ยวกับคำถามคุณยลดาที่ถามผมเฉพาะเรื่องเกี่ยวกับเอกสาร แต่โดยการนำไปปฏิบัติแล้ว ยังมีเรื่องที่ต้องระมัดระวังและวางแผนให้มากกว่าที่ถามมา ดังนั้นผมจึงขอให้ข้อแนะนำเพิ่มเติมไปมากกว่าที่ถามมานะครับ ก่อนจะไปสู่การให้ข้อแนะนำ เรื่องนี้จะต้องกลับไปตั้งต้นที่หลักกฎหมายที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนตัวนายจ้าง ซึ่งการเปลี่ยนตัวนายจ้างมีหลักคิดที่ยังเห็นต่างกันอยู่สองแนวทางคือ แนวทางที่ถือหลักว่า การเปลี่ยนตัวนายจ้างถือเป็นการเลิกจ้างในรูปแบบหนึ่ง ดังนั้น นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยให้กับลูกจ้างก่อนจะไปเริ่มงานที่ใหม่ กับอีกแนวทางหนึ่งก็ถือหลักว่า หากลูกจ้างให้ความยินยอมเป็นหนังสือลงลายมือชื่อแล้วก็ถือว่าเป็นอันใช้ได้ ไม่จำเป็นต้องมีการจ่ายค่าชดเชยแต่อย่างใด แล้วถามว่าแนวคิดนี้มันจะส่งผลอย่างไรต่อคุณยลดา คำตอบก็คือว่า ก็เพราะแนวคิดที่ยังแตกเป็นสองแนวทางนี่ละครับที่ทำให้คุณยลดาจะต้องเตรียมการอย่างอื่นนอกจากมุ่งไปที่เรื่องเอกสารอย่างเดียว ไม่อย่างนั้นอาจจะเกิดจุดประเด็นให้มีการคิดถึงการต้องการได้ค่าชดเชย หรือผลตอบแทนอื่นๆตามมา ดังนั้น การป้องกันที่สำคัญที่สุดคือจะต้องมีการทำการสื่อสารล่วงหน้าให้พนักงานได้ทราบอย่างชัดเจนว่า บริษัทกำลังจะทำอะไร เพื่ออะไร และประโยชน์ที่พนักงานจะได้จากการย้ายบริษัทคืออะไร ผมขอย้ำตรงนี้นะครับว่า“พนักงานจะได้อะไร” ไม่ใช่ “บริษัทจะได้อะไร” ต่อจากนั้น เพื่อให้พนักงานคลายกังวลก็ต้องสื่อสารว่า สวัสดิการ อายุงาน ผลตอบแทนทุกอย่างของพนักงานจะยังเหมือนเดิมทุกประการ โดยใช้การสื่อสารทุกทางโดยเฉพาะการใช้วิธีการพูดคุยต่อพนักงานทั้งหมดโดยผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะต้องเตรียมการอย่างดีทั้งในแง่เนื้อหา การนำเสนอ คำถามคำตอบที่เราเรียกว่า FAQs หรือ Frequency Asked Questions สำหรับเอกสารที่จะใช้ในการให้พนักงานกรอกนั้น หากคุณยลดามั่นใจว่าผู้บริหารไม่เปลี่ยนแปลงสวัสดิการและผลตอบแทน การเตรียมเอกสารก็ง่ายขึ้นนะครับ โดยอย่างน้อยต้องมีเอกสาร ดังนี้ 1.หนังสือยินยอมให้มีการโอนย้าย โดยระบุชื่อพนักงาน รายละเอียดบอกว่า ข้าพเจ้ายินยอมที่จะโอนย้ายจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง โดยทั้งนี้คุณยลดาจะต้องระบุลงไปเลยว่า ผลตอบแทน ตำแหน่งงาน สวัสดิการและผลประโยชน์ต่างๆยังเหมือนเดิม โดยอาจจะระบุรายละเอียดเงินเดือน ตำแหน่งงานปัจจุบันเขาเอาไว้ด้วยก็จะยิ่งดี และจะต้องระบุการนับอายุงานต่อเนื่องให้ด้วยเพื่อให้พนักงานเกิดความมั่นใจ นอกจากนี้ มีข้อความหนึ่งที่มักจะลงไว้เพื่อกันปัญหาในอนาคต คือข้อความในลักษณะที่ว่า “พนักงานจะไม่เรียกร้องผลประโยชน์ตอบแทนอื่นใดนอกเหนือจากที่ได้รับในการปฏิบัติงานในปัจจุบัน รวมถึงจากที่ระบุไว้ในสัญญาจ้างและข้อบังคับการทำงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน” 2.สัญญาจ้างงานผมแนะนำว่าให้เตรียมไว้พร้อมกับหนังสือยินยอมให้มีการโอนย้าย เนื่องจากคุณยลดาบอกมาว่าทุกอย่างของพนักงานยังคงเหมือนเดิม ผมจึงให้ข้อแนะนำเป็นสองแนวทางคือ แนวทางแรกทำหนังสือเป็นใบปะหน้าที่มีการลงชื่อโดยผู้มีอำนาจลงนามกับพนักงานบอกว่า บริษัทใหม่ยินยอมที่จะรับโอนสัญญาจ้างงานและสภาพการจ้างที่พนักงานได้ทำไว้กับบริษัทเดิมมายังบริษัทใหม่ทุกประการ กับ แนวทางที่สอง คือใช้สัญญาจ้างงานเดิมมาเปลี่ยนชื่อบริษัทเป็นชื่อบริษัทใหม่ แล้วให้พนักงานเซ็นชื่อใหม่ โดยจะต้องลงชื่อตำหน่งและเงินเดือนปัจจุบันไม่ใช่เป็นการลงชื่อตำแหน่งและเงินเดือนในตำแหน่งเดิมเมื่อวันแรกที่เข้ามา โดยแนวทางที่สองนั้นจะต้องระบุเพิ่มไปด้วยว่า จะนับอายุงานต่อเนื่องตั้งแต่วันที่พนักงานเริ่มงานจากบริษัทเดิมซึ่งจะต้องระบุวันเดือนปีลงไปอย่างชัดเจน และต้องระวังอย่าเพิ่มข้อความอะไรลงไปมากกว่านี้ในสัญญาจ้างงานในตอนนี้ เพราะจะสร้างความหวาดระแวงจากพนักงานได้ เมื่อทำขั้นตอนเอกสาร และการสื่อสารได้อย่างราบรื่นแล้ว ผมมีข้อแนะนำเพิ่มเติมที่หากคุณยลดาทำเพิ่มเข้าไป ก็จะช่วยสร้างบรรยากาศได้อย่างมากก็คือ การเตรียมบัตรพนักงาน คู่มือพนักงาน ยูนิฟอร์ม สมุดพกหรืออุปกรณ์การทำงานที่เขาต้องใช้ โดยเตรียมสิ่งของทั้งหมดที่ผมกล่าวมานั้นเป็นชื่อและรูปแบบของบริษัทใหม่ในวันแรกของการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นทางการ จัดไว้เป็นชุดแล้วแจกในวันแรกของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะช่วยให้พนักงานเกิดความรู้สึกตื่นเต้น และประทับใจแม้ว่าจะยังคงทำงานในสถานที่เดิมก็ตาม

หมายเหตุ: ผู้อ่านสามารถอ่านบทความย้อนหลังได้ที่

www.hrm-excellence.com.