เสียกอ น แมว า จะเปน รายการจา ยคาใชจา ยเปน เงินสดทันทกี ต็ าม เชน จา ยคา เครอ่ื งเขยี น ตอ ง บันทึกคา เคร่อื งเขยี นเปน หนส้ี นิ ของกิจการ แลวตามหลงั ดว ยรายการการชาํ ระหนส้ี นิ น้ัน 2. เม่ือมีการจายเช็คชําระคาสนิ คา วตั ถุดบิ สินทรพั ยอน่ื คาใชจ ายตา ง ๆ ตวั๋ แลกเงนิ เงินกู ตามท่ปี รากฏในทะเบียนสําคัญ ใหบนั ทึกในทะเบียนจายเช็คโดย เดบิต ใบสาํ คญั จา ย xx เครดิต ธนาคาร และสวนลดรับ (ถามี) xx รายการเกย่ี วกับเงินสดยอ ย กิจการท่ีใชระบบใบสําคัญ จะใชวิธีบัญชีเก่ียวกับเงินสดยอยแบบจํากัดวงเงิน เพราะ ระบบใบสําคัญใชสําหรับกิจการท่ีวางระเบียบใหจายเงินเปนเช็ค จึงจําเปนตองมีเงินสดยอยไว จายคาใชจายจํานวนเล็ก ๆ นอย ๆ ซ่ึงเมื่อผูรักษาเงินสดยอยไดจายเงินไปจํานวนหน่ึงแลว จะ รวบรวมหลักฐานการจายเงินมาขอเบิกชดเชยเงินที่จายไป วิธีการบัญชีเกี่ยวกับเงินสดยอยของ กิจการทใี่ ชร ะบบใบสําคญั มดี ังนี้ 1. เม่อื ต้ังวงเงินสดยอย ใหทําใบสําคัญขึ้นตามจํานวนท่ีกําหนดในวงเงิน และบันทึก ในทะเบียนใบสําคัญ โดยเดบิตเงินสดยอย และเครดิตใบสําคัญจาย และเม่ือจายเช็คใหผูรักษา เงนิ สดยอ ยกจ็ ะบันทึกรายการในทะเบยี นจายเชค็ โดยเดบติ ใบสําคัญจา ยและเครดติ ธนาคารผรู กั ษา เงินสดยอ ยจะนําเช็คไปขนึ้ เงนิ สดจากธนาคารมาไวสาํ หรับใชจ า ย 2. การเบิกชดเชยเงินสดยอย ผูรักษาเงินสดยอยไดจายเงินเปนคาใชจายไปแลวก็จะ รวบรวมหลักฐานการจายเงินไว เม่ือครบกําหนดเวลาตามความเหมาะสม เชน 15 วัน หรือ 1 เดือน ผูรักษาเงินสดยอยจะนําหลักฐานการจายเงินตาง ๆ ไปขอเบิกชดเชยทางแผนกบัญชีจะ จัดทําใบสําคัญขึ้น เปนจํานวนเทากับเงินสดยอยท่ีมาขอเบิกชดเชย จําแนกบัญชีตาง ๆ ของ คาใชจายที่จายไปในทะเบียนสําคัญและเม่ือไดจายเช็คชดเชยใหแลว ก็จะบันทึกรายการใน ทะเบยี นจายเชค็ ตอไป ขอ สังเกตเกยี่ วกบั คา ใชจ า ยของเงินสดยอ ย กค็ ือ จะมีการลงรายการไวใ นบญั ชีแยก ประเภทเมื่อมีการเบิกชยเชยเทานั้น ไมไดลงเมื่อมีการจายเงินสดยอย และบัญชีเงินสดยอยซ่ึง ไดบันทกึ ไวเ มอ่ื เรม่ิ ตั้งวงเงินจะมยี อดที่เทา จาํ นวนในวงเงนิ เสมอ ไมเพิม่ หรอื ลดเพราะรายการ จา ยจากเงินสดยอยเวน แตจะมกี ารเพิ่มหรือลดวงเงินสดยอ ยที่ต้งั ไวเ ดมิ เทา นน้ั 269 รายการชําระหนเี้ งินกู เงินกูเปนหนี้สินของกิจการ ซึ่งเกิดตามนโยบายทางการเงินของกิจการ ในบางครั้ง กิจการอาจกูเงินจากธนาคารหรือบุคคลภายนอกมาใชหมุนเวียนในกิจการ ซ่ึงหน้ีสินซ่ึงเกิดการ กูเงินน้ี เมื่อกิจการจะชําระหนี้เงินกู กิจการตองเปลี่ยนจากหน้ีเงินกูมาเปนใบสําคัญจายเสียกอน เม่ือมีการจายเช็คชําระเงินกู ใหบันทึกการจายเช็คชําระหน้ีในทะเบียนจายเช็ค สวนดอกเบ้ียให ปฏบิ ตั ิเชน เดยี วกบั การจายคา ใชจ า ย ตวั อยางท่ี 8.1 วันที่10 มนี าคม 25x7 บรษิ ัท สขุ ใจ จํากัด ชาํ ระหนี้เงินกู 150,000 บาท ดอกเบ้ีย เงินกู 1,500 บาท จะตองทําใบสําคัญจาย เทากับ เงินตนบวกดอกเบ้ียรวมเปน 151,500 บาท และบันทึกรายการในทะเบยี นใบสาํ คญั ดงั นี้ สมดุ รายวนั ท่วั ไป หนา 1 เดบติ เครดิต วนั เดือนป รายการ เลขท่ี บัญชี 25x7 เงนิ กู 150,000 - 1,500 - ม.ี ค. 10 ดอกเบ้ยี จาย ใบสําคัญจาย 3-5 151,500 - จา ยเงินกแู ละดอกเบ้ียจาย สมมติจายเชค็ ชาํ ระหนี้ วันที่ 10 เมษายน 25x7 จะบนั ทกึ รายการในทะเบียนจา ยเช็ค ดงั นี้ สมุดรายวนั ทั่วไป หนา 1 เดบิต เครดติ วันเดือนป รายการ เลขท่ี 151,500 - บัญชี 151,500 - 25x7 ใบสาํ คญั จาย 3-5 เม.ย.10 ธนาคาร จายชาํ ระหนี้ 270 รายการเก่ียวกับเงนิ เดอื นและคา แรงงาน รายการบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและคาแรงงานตามระบบใบสําคัญ มีวิธีปฏิบัติดังน้ี ทําใบสาํ คัญสําหรับเงินเดือนและคา แรงงานเทา จํานวนเงินทตี่ องจา ยใหพ นักงานและคนงาน ฉบับหน่ึง และทําใบสําคัญสาํ หรับภาษีเงินไดท่ีหักไว ณ ที่จายเทากับจาํ นวนเงินที่ตองนําสง กรมสรรพากรอกี ฉบับหน่งึ แลว บนั ทกึ ใบสาํ คญั ท้ังสองฉบบั ไวในทะเบยี นใบสาํ คัญ เม่ือมีการ จายเช็คตามใบสาํ คัญฉบับใด ก็ใหลงรายการในทะเบยี นจา ยเช็ค ตัวอยา งที่ 8.2 วนั ท่ี 31 สิงหาคม 25x7 บรษิ ทั สุขใจ จํากัด มีคา ใชจ า ยเงินเดอื น 90,000 บาท และคาแรงงาน 10,000 สวนภาษเี งนิ ไดซ ่งึ ตองหกั ณ ทีจ่ ายเปนภาษขี องเงนิ เดือน 9,000 บาท และภาษขี องคา แรงงาน 1,000 บาท ใบสําคัญฉบับแรก – พนักงานและคนงาน สมดุ รายวันทัว่ ไป หนา 1 เดบติ เครดิต วนั เดือนป รายการ เลขที่ บัญชี 25x7 เงนิ เดอื น 81,000 - 9,000 - ส.ค.31 คาแรงงาน ใบสาํ คญั จา ย 8-15 90,000 - จา ยเงินเดือนและคา แรง ใบสาํ คญั จา ยฉบับที่ 2 – กรมสรรพากร 271 สมุดรายวนั ทว่ั ไป หนา 1 เดบิต เครดิต วนั เดือนป รายการ เลขที่ บัญชี 25x7 เงนิ เดือน 9,000 - 1,000 - ส.ค.31 คาแรงงาน ใบสาํ คญั จาย 8-16 10,000 - หกั ภาษเี งนิ ได รายการสงคืนและไดสวนลด เมอ่ื กิจการไดซ อ้ื สินคามาและไดจดั ทาํ ใบสาํ คัญและบันทกึ ไวตามจาํ นวนเงนิ ที่ซ้ือ แลว ตอมามีการสง คนื สนิ คาหรอื ขอลดราคา จาํ เปน ตอ งลดยอดใบสาํ คญั คา งจายลงเปน จํานวน เทา กับคา สง่ิ ของทีส่ ง คืนไป รายการสงคืนนี้บันทกึ รายการในสมุดรายวันทว่ั ไป เพอ่ื ลดยอด หน้ีสินตามบญั ชีใบสาํ คัญจา ย และเครดติ บญั ชที ่ีเกี่ยวของ ในกรณสี งคืนวตั ถดุ ิบหรือสนิ คาทีซ่ อ้ื มา เดบิต ใบสาํ คัญจา ย xxx เครดิต สง คนื /สนิ คา xxx ภาษีซอื้ xxx ในกรณีสง คนื สนิ ทรพั ย เดบิต ใบสาํ คัญจา ย xxx เครดิต สินทรพั ย xxx ภาษซี ือ้ xxx ใบลดหน้ีท่ีไดรับจากเจาหน้ีใหแนบกับใบสําคัญจาย พรอมท้ังหมายเหตุไวดวยวา สง คนื เปนจาํ นวนเทาใด เพื่อปอ งกันการหลงลมื เก่ยี วกบั การจายเชค็ และใหห มายเหตไุ วใ นชอ ง การจา ยเงนิ เม่ือมีการจา ยชาํ ระหนใ้ี หลงเลขท่เี ชค็ ไวด ว ย การเกบ็ ยอดคงเหลอื ของใบสําคัญคา ง จา ยในแตล ะเดอื นจะตองแสดงยอดตามจํานวนเงนิ สุทธิของใบสาํ คญั เทาน้นั 272 ขอ สังเกต การลงรายการสง คืนเปนการลดยอดตามใบสําคญั ฉบับเดมิ และการจาย เช็คชําระหนีเ้ ปน การจา ยตามใบสาํ คญั ฉบับเดมิ ซง่ึ ไดลดยอดหนส้ี ินไวแ ลว แตกิจการอาจจะใช วิธียกเลิกใบสาํ คัญ โดยบันทึกการยกเลิกผานสมุดรายวันท่ัวไป แลวจัดทาํ ใบสําคัญใหมตาม ยอดคงเหลือใหม ซ่ึงกิจการจะตองหมายเหตุไวใ นใบสําคญั วาไดย กเลิกตามใบสาํ คญั จายฉบบั ที่ เทา ใด และไดอ อกใบสาํ คญั จา ยเลขท่ีเทา ใดแทน ในการบนั ทกึ การยกเลิกใบสาํ คัญฉบับเดมิ ถา มี ภาษมี ลู คา เพ่มิ ขงิ สินคา หรือสินทรพั ยใหเครดิตไวใ น บัญชีภาษซี ้อื และภาษมี ูลคาเพม่ิ ของสนิ คา หรือสินทรัพยที่รับไวใหเครดิตไวในภาษีซื้อ เพ่ือหักกับภาษีซื้อท่ีตองออกใบสาํ คัญฉบับใหม หลังจากน้ันใหนําใบสาํ คัญท่ียกเลิกแลวไปเก็บในแฟมใบสําคัญท่ีจายเงินแลว และในทะเบียน ใบสําคัญจายชองการจายเงินสาํ หรับใบสาํ คัญท่ียกเลิกใหลงเลขที่ใบสาํ คัญ (Journal Voucher) ไวในชอ งเลขที่เช็คและวนั ทยี่ กเลิกในชอ งวนั ทีจ่ ายเงิน และจดั ทําใบสําคญั ฉบบั ใหมดวยจาํ นวน เงนิ สุทธแิ ลวบนั ทกึ ในทะเบยี นใบสําคญั เชนเดยี วกบั ใบสาํ คญั อนื่ ซ่งึ การจะเลอื กใชวิธใี ดก็ แลวแตความเหมาะสมของกจิ การนน้ั ๆ ตวั อยางที่ 8.3 วนั ที่ 5 เมษายน 25x7 บรษิ ทั แสนสุขใจ จาํ กดั ซอื้ อปุ กรณสาํ นกั งานราคา 10,000 บาท ภาษีมลู คาเพ่มิ 7% กจิ การไดท ําใบสําคัญเลขท่ี 4-5 บนั ทกึ ในทะเบยี นใบสาํ คญั เรียบรอ ยแลว ตอ มาวนั ท่ี 15 เมษายน 25x7 ไดสงอุปกรณส าํ นักงาน ราคา 2,000 บาท คืน ใหผ ขู าย และไดใ บลดหน้ี (credit note) เลขที่111 จากผูขายแลว การบันทกึ รายการในสมุด รายวนั ทวั่ ไปทง้ั 2 วิธีทําไดด งั นี้ 1. ลดยอดใบสาํ คญั ฉบบั เดมิ สมดุ รายวันท่วั ไป หนา 1 เดบติ เครดิต วันเดือนป รายการ เลขที่ บญั ชี 25x7 ใบสาํ คัญจาย 4-5 2,140 - เม.ย. 15 อปุ กรณส าํ นกั งาน 2,000 - 140 - ภาษซี ้อื สงคืนอปุ กรณส ํานกั งานตามใบ ลดหนี้ ที่111 273 2. ยกเลกิ ใบสําคัญฉบบั เดมิ และออกใบสาํ คญั ฉบบั ใหมแทน สมดุ รายวันทั่วไป หนา 1 เดบิต เครดิต วันเดอื นป รายการ เลขท่ี บัญชี 25x7 ใบสําคัญจา ย 4-5 10,700 - เม.ย. 15 อปุ กรณสาํ นกั งาน 10,000 - 700 - ภาษซี อื้ ยกเลกิ ใบสําคัญเลขที่ 4-5 อุปกรณสาํ นักงาน 8,000 - 560 - ภาษซี ื้อ ใบสําคญั จาย 4-11 8,560 - ออกใบสาํ คัญฉบบั ท่ี 4-11 รายการชําระหนต้ี ามใบสาํ คญั เพียงบางสวน ตามวิธีการบัญชเี กยี่ วกับระบบใบสําคญั การจายเช็คชําระหนจ้ี ะตองชําระครง้ั เดียว หมดตามใบสําคัญ ซ่ึงฉบับเดยี วอาจจะจายเช็คหลายฉบบั ก็ไดแ ลว แตจะตกลงกนั ระหวา งผรู ับเงิน แตถากจิ การตองการชําระหน้ตี ามใบสาํ คัญเพยี งบางสว น อาจทําใหเ กดิ ความยุง ยากในการบันทึก หรอื หมายเหตใุ นทะเบยี นใบสําคัญวิธที ี่ดีและสะดวกในการบนั ทกึ บญั ชี ก็คอื ถา กจิ การตองการ ชาํ ระหน้ีเพยี งบางสวนใหยกเลิกใบสําคัญฉบบั เดิม เสยี กอนในสมดุ รายวันทว่ั ไป แลว ทําใบสําคัญ ขึ้นใหมต ามจาํ นวนเงนิ ท่ตี อ งการชาํ ระอาจจะเปน 2 ฉบับ หรือ 3 ฉบบั ก็ได ตัวอยา งที่ 8.4 วนั ที่ 1 ตลุ าคม 25x7 บรษิ ัท สขุ ใจ จาํ กดั ซอ้ื เครอ่ื งจักรราคา 30,000 บาท และ ไดท าํ ใบสาํ คัญเลขที่ 10 – 8 ไวแ ลว ตอมาวนั ที่ 15 ตลุ าคม 25x7 กจิ การตอ งการชําระหน้ีเพยี ง ครง่ึ หนึ่งกอน อกี คร่ึงหนึง่ ขอชาํ ระในเดอื นพฤศจิกายน การยกเลิกใบสาํ คัญ บนั ทึกในสมุด รายวนั ทว่ั ไปดงั นี้ 274 สมดุ รายวันทวั่ ไป หนา 1 เดบติ เครดติ วันเดอื นป รายการ เลขท่ี บญั ชี 25x7 ใบสําคญั จา ย 10 – 8 30,000 - ต.ค.15 เครื่องจักร 30,000 - ยกเลกิ ใบสําคญั เลขที่ 10-8 เครือ่ งจักร 30,000 - ใบสําคญั จา ย 10-35 ใบสาํ คัญจาย 10-36 15,000 - 15,000 - ยกเลกิ ใบสาํ คญั เลขท่ี 10– 8 และ ออกใบสาํ คญั ใหมเลขที่ 10 – 35 และ 10 –36 แทนเปนจาํ นวนเงนิ เทากนั ใบสําคญั จา ย 10-35 15,000 - ธนาคาร 15,000 - ชําระเงินตามใบสําคัญฉบบั ท่ี 10- 35 (ฉบับแรก) ใบสาํ คัญเลขท่ี 10 –35 และ 10 – 36 ซึง่ แสดงจาํ นวนเงนิ ฉบับละ 15,000 บาท จะนําไปบันทกึ ในทะเบยี นใบสําคญั โดยเดบติ เคร่อื งจกั ร 30,000 บาท และเครดติ ใบสาํ คัญจา ย ทัง้ สองฉบับ สวนฉบับแรกจายเงนิ ใหผานทะเบยี นจา ยเชค็ แลว เก็บเขาแฟม ใบสาํ คัญจา ยเงินแลว สวนใบสาํ คญั เลขที่ 10 – 36 ใหเก็บเขาแฟม ใบสาํ คัญคางจายไว ใบสําคัญฉบับเกาท่ียกเลิกใหเขียนวายกเลิกตามเลขท่ีเดิมในสมุดรายวันท่ัวไปและ ออกใบสาํ คญั ฉบบั ใหมเ ลขท่ีเทาใดแทนแลว บนั ทกึ การยกเลกิ ในชองการจา ยเงนิ ทะเบยี นใบสําคัญ และนําในสําคัญฉบับเกาไปเก็บไวใ นแฟม การจายเงินแลว สวนหลกั ฐานประกอบใบสาํ คัญน้ัน ควรตดิ ไวกับใบสําคญั ใหมฉ บบั แรก 275 รายการชาํ ระหน้ดี ว ยต๋วั เงิน เมอื่ กจิ การไดซ ้อื สง่ิ ของ คาใชจ าย ไดทาํ ใบสาํ คัญบนั ทกึ ไวแ ลวในบนั ทึกใบสาํ คญั อาจจะมกี ารชาํ ระหนีด้ ว ยตว๋ั เงิน ซึ่งทําใหห น้สี นิ ประเภทใบสาํ คัญจา ยลดลง และมหี นส้ี นิ ประเภท ตัว๋ เงนิ เกิดขน้ึ แทนใหบ ันทกึ รายการชําระเงนิ ดว ยตวั๋ เงนิ ไวในสมุดรายวนั ทวั่ ไปโดย เดบิต ใบสาํ คัญจา ย เลขท่ี 2 – 11 xx เครดิต ตัว๋ เงนิ จา ย xx แลวใหห มายเลขใบสาํ คัญเลขที่ 2 – 11 วาไดชาํ ระดว ยตัว๋ เงนิ แลว เกบ็ ใบสําคัญทีจ่ า ย ดว ยตว๋ั เงินนเ้ี ขา แฟม ใบสําคญั จายเงนิ แลว สวนในทะเบยี นใบสาํ คัญชอ งการจา ยเงนิ ตรงกบั รายการ |