การบ นท กบ ญช ตามระบบใบสำค ญ ม ก ข นตอน

เสียกอ น แมว า จะเปน รายการจา ยคาใชจา ยเปน เงินสดทันทกี ต็ าม เชน จา ยคา เครอ่ื งเขยี น ตอ ง

บันทึกคา เคร่อื งเขยี นเปน หนส้ี นิ ของกิจการ แลวตามหลงั ดว ยรายการการชาํ ระหนส้ี นิ น้ัน

2. เม่ือมีการจายเช็คชําระคาสนิ คา วตั ถุดบิ สินทรพั ยอน่ื คาใชจ ายตา ง ๆ ตวั๋ แลกเงนิ

เงินกู ตามท่ปี รากฏในทะเบียนสําคัญ ใหบนั ทึกในทะเบียนจายเช็คโดย

เดบิต ใบสาํ คญั จา ย xx

เครดิต ธนาคาร และสวนลดรับ (ถามี) xx

รายการเกย่ี วกับเงินสดยอ ย

กิจการท่ีใชระบบใบสําคัญ จะใชวิธีบัญชีเก่ียวกับเงินสดยอยแบบจํากัดวงเงิน เพราะ ระบบใบสําคัญใชสําหรับกิจการท่ีวางระเบียบใหจายเงินเปนเช็ค จึงจําเปนตองมีเงินสดยอยไว จายคาใชจายจํานวนเล็ก ๆ นอย ๆ ซ่ึงเมื่อผูรักษาเงินสดยอยไดจายเงินไปจํานวนหน่ึงแลว จะ รวบรวมหลักฐานการจายเงินมาขอเบิกชดเชยเงินที่จายไป วิธีการบัญชีเกี่ยวกับเงินสดยอยของ กิจการทใี่ ชร ะบบใบสําคญั มดี ังนี้

1. เม่อื ต้ังวงเงินสดยอย ใหทําใบสําคัญขึ้นตามจํานวนท่ีกําหนดในวงเงิน และบันทึก ในทะเบียนใบสําคัญ โดยเดบิตเงินสดยอย และเครดิตใบสําคัญจาย และเม่ือจายเช็คใหผูรักษา เงนิ สดยอ ยกจ็ ะบันทึกรายการในทะเบยี นจายเชค็ โดยเดบติ ใบสําคัญจา ยและเครดติ ธนาคารผรู กั ษา เงินสดยอ ยจะนําเช็คไปขนึ้ เงนิ สดจากธนาคารมาไวสาํ หรับใชจ า ย

2. การเบิกชดเชยเงินสดยอย ผูรักษาเงินสดยอยไดจายเงินเปนคาใชจายไปแลวก็จะ รวบรวมหลักฐานการจายเงินไว เม่ือครบกําหนดเวลาตามความเหมาะสม เชน 15 วัน หรือ 1 เดือน ผูรักษาเงินสดยอยจะนําหลักฐานการจายเงินตาง ๆ ไปขอเบิกชดเชยทางแผนกบัญชีจะ จัดทําใบสําคัญขึ้น เปนจํานวนเทากับเงินสดยอยท่ีมาขอเบิกชดเชย จําแนกบัญชีตาง ๆ ของ คาใชจายที่จายไปในทะเบียนสําคัญและเม่ือไดจายเช็คชดเชยใหแลว ก็จะบันทึกรายการใน ทะเบยี นจายเชค็ ตอไป

ขอ สังเกตเกยี่ วกบั คา ใชจ า ยของเงินสดยอ ย กค็ ือ จะมีการลงรายการไวใ นบญั ชีแยก ประเภทเมื่อมีการเบิกชยเชยเทานั้น ไมไดลงเมื่อมีการจายเงินสดยอย และบัญชีเงินสดยอยซ่ึง ไดบันทกึ ไวเ มอ่ื เรม่ิ ตั้งวงเงินจะมยี อดที่เทา จาํ นวนในวงเงนิ เสมอ ไมเพิม่ หรอื ลดเพราะรายการ จา ยจากเงินสดยอยเวน แตจะมกี ารเพิ่มหรือลดวงเงินสดยอ ยที่ต้งั ไวเ ดมิ เทา นน้ั

269

รายการชําระหนเี้ งินกู

เงินกูเปนหนี้สินของกิจการ ซึ่งเกิดตามนโยบายทางการเงินของกิจการ ในบางครั้ง กิจการอาจกูเงินจากธนาคารหรือบุคคลภายนอกมาใชหมุนเวียนในกิจการ ซ่ึงหน้ีสินซ่ึงเกิดการ กูเงินน้ี เมื่อกิจการจะชําระหนี้เงินกู กิจการตองเปลี่ยนจากหน้ีเงินกูมาเปนใบสําคัญจายเสียกอน เม่ือมีการจายเช็คชําระเงินกู ใหบันทึกการจายเช็คชําระหน้ีในทะเบียนจายเช็ค สวนดอกเบ้ียให ปฏบิ ตั ิเชน เดยี วกบั การจายคา ใชจ า ย

ตวั อยางท่ี 8.1 วันที่10 มนี าคม 25x7 บรษิ ัท สขุ ใจ จํากัด ชาํ ระหนี้เงินกู 150,000 บาท ดอกเบ้ีย เงินกู 1,500 บาท จะตองทําใบสําคัญจาย เทากับ เงินตนบวกดอกเบ้ียรวมเปน 151,500 บาท และบันทึกรายการในทะเบยี นใบสาํ คญั ดงั นี้

สมดุ รายวนั ท่วั ไป หนา 1 เดบติ เครดิต วนั เดือนป รายการ เลขท่ี

บัญชี

25x7 เงนิ กู 150,000 - 1,500 - ม.ี ค. 10 ดอกเบ้ยี จาย

ใบสําคัญจาย 3-5 151,500 -

จา ยเงินกแู ละดอกเบ้ียจาย

สมมติจายเชค็ ชาํ ระหนี้ วันที่ 10 เมษายน 25x7 จะบนั ทกึ รายการในทะเบียนจา ยเช็ค ดงั นี้

สมุดรายวนั ทั่วไป หนา 1 เดบิต เครดติ วันเดือนป รายการ เลขท่ี 151,500 - บัญชี 151,500 -

25x7 ใบสาํ คญั จาย 3-5

เม.ย.10 ธนาคาร

จายชาํ ระหนี้

270

รายการเก่ียวกับเงนิ เดอื นและคา แรงงาน

รายการบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและคาแรงงานตามระบบใบสําคัญ มีวิธีปฏิบัติดังน้ี ทําใบสาํ คัญสําหรับเงินเดือนและคา แรงงานเทา จํานวนเงินทตี่ องจา ยใหพ นักงานและคนงาน ฉบับหน่ึง และทําใบสําคัญสาํ หรับภาษีเงินไดท่ีหักไว ณ ที่จายเทากับจาํ นวนเงินที่ตองนําสง กรมสรรพากรอกี ฉบับหน่งึ แลว บนั ทกึ ใบสาํ คญั ท้ังสองฉบบั ไวในทะเบยี นใบสาํ คัญ เม่ือมีการ จายเช็คตามใบสาํ คัญฉบับใด ก็ใหลงรายการในทะเบยี นจา ยเช็ค

ตัวอยา งที่ 8.2 วนั ท่ี 31 สิงหาคม 25x7 บรษิ ทั สุขใจ จํากัด มีคา ใชจ า ยเงินเดอื น 90,000 บาท และคาแรงงาน 10,000 สวนภาษเี งนิ ไดซ ่งึ ตองหกั ณ ทีจ่ ายเปนภาษขี องเงนิ เดือน 9,000 บาท และภาษขี องคา แรงงาน 1,000 บาท

ใบสําคัญฉบับแรก – พนักงานและคนงาน

สมดุ รายวันทัว่ ไป หนา 1 เดบติ เครดิต วนั เดือนป รายการ เลขที่

บัญชี

25x7 เงนิ เดอื น 81,000 - 9,000 - ส.ค.31 คาแรงงาน

ใบสาํ คญั จา ย 8-15 90,000 -

จา ยเงินเดือนและคา แรง

ใบสาํ คญั จา ยฉบับที่ 2 – กรมสรรพากร

271

สมุดรายวนั ทว่ั ไป หนา 1 เดบิต เครดิต วนั เดือนป รายการ เลขที่

บัญชี

25x7 เงนิ เดือน 9,000 - 1,000 - ส.ค.31 คาแรงงาน

ใบสาํ คญั จาย 8-16 10,000 -

หกั ภาษเี งนิ ได

รายการสงคืนและไดสวนลด

เมอ่ื กิจการไดซ อ้ื สินคามาและไดจดั ทาํ ใบสาํ คัญและบันทกึ ไวตามจาํ นวนเงนิ ที่ซ้ือ

แลว ตอมามีการสง คนื สนิ คาหรอื ขอลดราคา จาํ เปน ตอ งลดยอดใบสาํ คญั คา งจายลงเปน จํานวน

เทา กับคา สง่ิ ของทีส่ ง คืนไป รายการสงคืนนี้บันทกึ รายการในสมุดรายวันทว่ั ไป เพอ่ื ลดยอด

หน้ีสินตามบญั ชีใบสาํ คัญจา ย และเครดติ บญั ชที ่ีเกี่ยวของ

ในกรณสี งคืนวตั ถดุ ิบหรือสนิ คาทีซ่ อ้ื มา

เดบิต ใบสาํ คัญจา ย xxx

เครดิต สง คนื /สนิ คา xxx

ภาษีซอื้ xxx

ในกรณีสง คนื สนิ ทรพั ย

เดบิต ใบสาํ คัญจา ย xxx

เครดิต สินทรพั ย xxx

ภาษซี ือ้ xxx

ใบลดหน้ีท่ีไดรับจากเจาหน้ีใหแนบกับใบสําคัญจาย พรอมท้ังหมายเหตุไวดวยวา สง คนื เปนจาํ นวนเทาใด เพื่อปอ งกันการหลงลมื เก่ยี วกบั การจายเชค็ และใหห มายเหตไุ วใ นชอ ง การจา ยเงนิ เม่ือมีการจา ยชาํ ระหนใ้ี หลงเลขท่เี ชค็ ไวด ว ย การเกบ็ ยอดคงเหลอื ของใบสําคัญคา ง จา ยในแตล ะเดอื นจะตองแสดงยอดตามจํานวนเงนิ สุทธิของใบสาํ คญั เทาน้นั

272

ขอ สังเกต การลงรายการสง คืนเปนการลดยอดตามใบสําคญั ฉบับเดมิ และการจาย เช็คชําระหนีเ้ ปน การจา ยตามใบสาํ คญั ฉบับเดมิ ซง่ึ ไดลดยอดหนส้ี ินไวแ ลว แตกิจการอาจจะใช วิธียกเลิกใบสาํ คัญ โดยบันทึกการยกเลิกผานสมุดรายวันท่ัวไป แลวจัดทาํ ใบสําคัญใหมตาม ยอดคงเหลือใหม ซ่ึงกิจการจะตองหมายเหตุไวใ นใบสําคญั วาไดย กเลิกตามใบสาํ คญั จายฉบบั ที่ เทา ใด และไดอ อกใบสาํ คญั จา ยเลขท่ีเทา ใดแทน ในการบนั ทกึ การยกเลิกใบสาํ คัญฉบับเดมิ ถา มี ภาษมี ลู คา เพ่มิ ขงิ สินคา หรือสินทรพั ยใหเครดิตไวใ น บัญชีภาษซี ้อื และภาษมี ูลคาเพม่ิ ของสนิ คา หรือสินทรัพยที่รับไวใหเครดิตไวในภาษีซื้อ เพ่ือหักกับภาษีซื้อท่ีตองออกใบสาํ คัญฉบับใหม หลังจากน้ันใหนําใบสาํ คัญท่ียกเลิกแลวไปเก็บในแฟมใบสําคัญท่ีจายเงินแลว และในทะเบียน ใบสําคัญจายชองการจายเงินสาํ หรับใบสาํ คัญท่ียกเลิกใหลงเลขที่ใบสาํ คัญ (Journal Voucher) ไวในชอ งเลขที่เช็คและวนั ทยี่ กเลิกในชอ งวนั ทีจ่ ายเงิน และจดั ทําใบสําคญั ฉบบั ใหมดวยจาํ นวน เงนิ สุทธแิ ลวบนั ทกึ ในทะเบยี นใบสําคญั เชนเดยี วกบั ใบสาํ คญั อนื่ ซ่งึ การจะเลอื กใชวิธใี ดก็ แลวแตความเหมาะสมของกจิ การนน้ั ๆ

ตวั อยางที่ 8.3 วนั ที่ 5 เมษายน 25x7 บรษิ ทั แสนสุขใจ จาํ กดั ซอื้ อปุ กรณสาํ นกั งานราคา 10,000 บาท ภาษีมลู คาเพ่มิ 7% กจิ การไดท ําใบสําคัญเลขท่ี 4-5 บนั ทกึ ในทะเบยี นใบสาํ คญั เรียบรอ ยแลว ตอ มาวนั ท่ี 15 เมษายน 25x7 ไดสงอุปกรณส าํ นักงาน ราคา 2,000 บาท คืน ใหผ ขู าย และไดใ บลดหน้ี (credit note) เลขที่111 จากผูขายแลว การบันทกึ รายการในสมุด รายวนั ทวั่ ไปทง้ั 2 วิธีทําไดด งั นี้

1. ลดยอดใบสาํ คญั ฉบบั เดมิ

สมดุ รายวันท่วั ไป หนา 1 เดบติ เครดิต วันเดือนป รายการ เลขที่

บญั ชี

25x7 ใบสาํ คัญจาย 4-5 2,140 -

เม.ย. 15 อปุ กรณส าํ นกั งาน 2,000 - 140 - ภาษซี ้อื

สงคืนอปุ กรณส ํานกั งานตามใบ

ลดหนี้ ที่111

273

2. ยกเลกิ ใบสําคัญฉบบั เดมิ และออกใบสาํ คญั ฉบบั ใหมแทน

สมดุ รายวันทั่วไป หนา 1 เดบิต เครดิต วันเดอื นป รายการ เลขท่ี

บัญชี

25x7 ใบสําคัญจา ย 4-5 10,700 -

เม.ย. 15 อปุ กรณสาํ นกั งาน 10,000 - 700 - ภาษซี อื้

ยกเลกิ ใบสําคัญเลขที่ 4-5

อุปกรณสาํ นักงาน 8,000 - 560 - ภาษซี ื้อ

ใบสําคญั จาย 4-11 8,560 -

ออกใบสาํ คัญฉบบั ท่ี 4-11

รายการชําระหนต้ี ามใบสาํ คญั เพียงบางสวน

ตามวิธีการบัญชเี กยี่ วกับระบบใบสําคญั การจายเช็คชําระหนจ้ี ะตองชําระครง้ั เดียว หมดตามใบสําคัญ ซ่ึงฉบับเดยี วอาจจะจายเช็คหลายฉบบั ก็ไดแ ลว แตจะตกลงกนั ระหวา งผรู ับเงิน แตถากจิ การตองการชําระหน้ตี ามใบสาํ คัญเพยี งบางสว น อาจทําใหเ กดิ ความยุง ยากในการบันทึก หรอื หมายเหตใุ นทะเบยี นใบสําคัญวิธที ี่ดีและสะดวกในการบนั ทกึ บญั ชี ก็คอื ถา กจิ การตองการ ชาํ ระหน้ีเพยี งบางสวนใหยกเลิกใบสําคัญฉบบั เดิม เสยี กอนในสมดุ รายวันทว่ั ไป แลว ทําใบสําคัญ ขึ้นใหมต ามจาํ นวนเงนิ ท่ตี อ งการชาํ ระอาจจะเปน 2 ฉบับ หรือ 3 ฉบบั ก็ได

ตัวอยา งที่ 8.4 วนั ที่ 1 ตลุ าคม 25x7 บรษิ ัท สขุ ใจ จาํ กดั ซอ้ื เครอ่ื งจักรราคา 30,000 บาท และ ไดท าํ ใบสาํ คัญเลขที่ 10 – 8 ไวแ ลว ตอมาวนั ที่ 15 ตลุ าคม 25x7 กจิ การตอ งการชําระหน้ีเพยี ง ครง่ึ หนึ่งกอน อกี คร่ึงหนึง่ ขอชาํ ระในเดอื นพฤศจิกายน การยกเลิกใบสาํ คัญ บนั ทึกในสมุด รายวนั ทว่ั ไปดงั นี้

274

สมดุ รายวันทวั่ ไป หนา 1 เดบติ เครดติ วันเดอื นป รายการ เลขท่ี บญั ชี

25x7 ใบสําคญั จา ย 10 – 8 30,000 - ต.ค.15 เครื่องจักร 30,000 - ยกเลกิ ใบสําคญั เลขที่ 10-8

เครือ่ งจักร 30,000 - ใบสําคญั จา ย 10-35 ใบสาํ คัญจาย 10-36 15,000 - 15,000 - ยกเลกิ ใบสาํ คญั เลขท่ี 10– 8 และ ออกใบสาํ คญั ใหมเลขที่ 10 – 35 และ 10 –36 แทนเปนจาํ นวนเงนิ เทากนั

ใบสําคญั จา ย 10-35 15,000 - ธนาคาร 15,000 - ชําระเงินตามใบสําคัญฉบบั ท่ี 10- 35 (ฉบับแรก)

ใบสาํ คัญเลขท่ี 10 –35 และ 10 – 36 ซึง่ แสดงจาํ นวนเงนิ ฉบับละ 15,000 บาท จะนําไปบันทกึ ในทะเบยี นใบสําคญั โดยเดบติ เคร่อื งจกั ร 30,000 บาท และเครดติ ใบสาํ คัญจา ย ทัง้ สองฉบับ สวนฉบับแรกจายเงนิ ใหผานทะเบยี นจา ยเชค็ แลว เก็บเขาแฟม ใบสาํ คัญจา ยเงินแลว สวนใบสาํ คญั เลขที่ 10 – 36 ใหเก็บเขาแฟม ใบสาํ คัญคางจายไว

ใบสําคัญฉบับเกาท่ียกเลิกใหเขียนวายกเลิกตามเลขท่ีเดิมในสมุดรายวันท่ัวไปและ ออกใบสาํ คญั ฉบบั ใหมเ ลขท่ีเทาใดแทนแลว บนั ทกึ การยกเลกิ ในชองการจา ยเงนิ ทะเบยี นใบสําคัญ และนําในสําคัญฉบับเกาไปเก็บไวใ นแฟม การจายเงินแลว สวนหลกั ฐานประกอบใบสาํ คัญน้ัน ควรตดิ ไวกับใบสําคญั ใหมฉ บบั แรก

275

รายการชาํ ระหน้ดี ว ยต๋วั เงิน

เมอื่ กจิ การไดซ ้อื สง่ิ ของ คาใชจ าย ไดทาํ ใบสาํ คัญบนั ทกึ ไวแ ลวในบนั ทึกใบสาํ คญั

อาจจะมกี ารชาํ ระหนีด้ ว ยตว๋ั เงิน ซึ่งทําใหห น้สี นิ ประเภทใบสาํ คัญจา ยลดลง และมหี นส้ี นิ ประเภท

ตัว๋ เงนิ เกิดขน้ึ แทนใหบ ันทกึ รายการชําระเงนิ ดว ยตวั๋ เงนิ ไวในสมุดรายวนั ทวั่ ไปโดย

เดบิต ใบสาํ คัญจา ย เลขท่ี 2 – 11 xx

เครดิต ตัว๋ เงนิ จา ย xx

แลวใหห มายเลขใบสาํ คัญเลขที่ 2 – 11 วาไดชาํ ระดว ยตัว๋ เงนิ แลว เกบ็ ใบสําคัญทีจ่ า ย

ดว ยตว๋ั เงินนเ้ี ขา แฟม ใบสําคญั จายเงนิ แลว สวนในทะเบยี นใบสาํ คัญชอ งการจา ยเงนิ ตรงกบั รายการ