ใบเสร็จรับเงินกับใบสําคัญรับเงินต่างกันอย่างไร

เมื่อทำงานกับเอกสารคุณจะต้องเจอเอกสารมากมายหลายชนิด ซึ่งในบางครั้งมันก็อาจจะสร้างความสับสนให้กับคุณได้ง่ายโดยเฉพาะเรื่องของใบรับเงินชนิดต่างๆ ที่ดูว่าจะมีมากมายหลายแบบบางอันก็สามารถใช้แทนกันได้ บางอันก็ไม่สามารถใช้แทนกันได้ นั่นแหละปัญหาที่จะเกิดขึ้นในการทำงานหากคุณไม่เข้าใจเกี่ยวกับเอกสารบางตัวโดยเฉพาะเรื่องของใบเสร็จรับ และบิลเงินสดที่คนมักจะเข้าใจผิดว่าเป็นเอกสารตัวเดียวกัน

ใบเสร็จรับ (Receipt) คืออะไร

ใบเสร็จรับ หรือใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เป็นเอกสารหลักฐานในการรับเงิน ที่ผู้ขาย ผู้ให้เช่าออกให้กับผู้ซื้อเพื่อยืนยันว่าตัวเองได้รับเงินแล้ว (ผู้ซื้อ ได้รับเอกสารจากผู้ขาย) การออกใบเสร็จรับเงินเป็นสิ่งที่ต้องทำเพราะเป็นหน้าที่ตามกฎหมายที่ได้กำหนดไว้ว่าผู้รับเงิน ต้องออกใบเสร็จรับเงินให้อีกฝ่ายทันทีทุกครั้ง ที่มีการรับเงินมาไม่ว่าผู้ซื้อจะร้องขอหรือไม่ก็ตาม แต่หากว่าคุณประกอบเพียงธุรกิจขนาดเล็กทางกรมสรรพากรก็ได้กำหนดจำนวนเงินไว้แล้วว่าต้องออกใบเสร็จเมื่อขายสินค้าหรือบริการแต่ละครั้งที่มีจำนวนเงินเกิน 100 บาท

ความแตกต่างของใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด

สำหรับใบเสร็จรับ กับบิลเงินสดก็ไม่ได้มีความแตกต่างกันมากมายอะไร ถ้ามองในมุมของคนทำบัญชีเอกสารทั้งสองอย่างนั้นก็ถือว่าเป็นเอกสารรับเงินจริงๆ แต่เอกสารทั้งสองตัวนี้จะมีความน่าเชื่อถือ และรูปแบบการใช้งานต่างกันนิดหน่อยคือบิลเงินสด, ใบเสร็จรับเงินจะใช้ในกรณีที่ลูกค้าซื้อสินค้า บริการแล้วจ่ายชำระเงินทันที ในการออกใบเสร็จรับเงินจะใช้ในกรณีที่ลูกค้ามาจ่ายชำระหนี้จากการซื้อสินค้า หรือบริการในอดีต

ข้อผิดพลาดที่มักจะเกิดขึ้นเมื่อมีการใช้งานบิลเงินสด

บิลเงินสดส่วนใหญ่ที่เราได้เห็นมักเกิดจากการเขียน ซึ่งมันทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และส่งผลให้เอกสารบิลเงินสดไม่เป็นที่ยอมรับจากกรมสรรพากร ข้อผิดพลาดที่มักจะเกิดขึ้นคือไม่มีชื่อผู้ขาย (ทำให้เอกสารมีข้อมูลไม่ครบตามที่สรรพากรกำหนด) ไม่มีชื่อผู้ซื้อ รายการสินค้าระบุไม่ชัดเจน

ในกรณีที่จำเป็นจะต้องใช้บิลเงินสดที่มีข้อมูลไม่ครบถ้วนตามที่สรรพากรกำหนด คุณสามารถทำการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับบิลเงินสดของคุณได้ด้วยการจัดทำเอกสารใบแทนการรับเงินอย่างเอกสารสำคัญใบรับเงินพร้อมแนบบัตรประชาชน หรือจะใช้เอกสารใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน และการแนบหลักฐานในการจ่ายเงินอย่างเช็ค, หลักฐานในการโอนเงิน

ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับ หรือบิลเงินสดก็สามารถใช้เป็นหลักฐานยื่นต่อกรมสรรพากรได้ เพียงแต่จะต้องเป็นเอกสารที่มีข้อมูลถูกต้องครบถ้วนตรงกับข้อกำหนดของกรมสรรพากร

ตัวอย่างเอกสารใบเสร็จรับ/ใบรับเงิน

ดังนั้นโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE จึงใส่ใจในการออกแบบเอกสารต่างๆ ให้มีข้อมูลถูกต้องครบถ้วน สามารถบันทึกและใช้เป็นหลักฐานต่อกรมสรรพากรได้เป็นอย่างดี

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP

ติดตามบทความอื่นๆของ SMEMOVE.com ได้ที่

บทความบัญชี: smemove.com/blog

Facebook: Facebook.com/smemove.th

Youtube: SMEMOVE

การทำธุรกรรมเกี่ยวกับการเงิน หรือติดต่อทางการค้าประเภทต่างๆ จำเป็นจะต้องมี "ใบเสร็จรับเงิน" และ "บิลเงินสด" เป็นเอกสารสำคัญในการยื่นทำเรื่องเบิก จ่าย ชำระเงิน และเก็บไว้เป็นหลักฐานเพื่อตรวจสอบในภายหลังได้ แม้เอกสารทั้ง 2 แบบจะที่ความคล้ายกัน แต่ก็มีข้อแตกต่างที่ควรรู้ไว้ เพื่อที่จะได้เลือกนำไปใช้งานได้อย่างถูกต้อง 

"ใบเสร็จรับเงิน" คืออะไร แตกต่างจาก "บิลเงินสด" อย่างไรบ้าง?

ใบเสร็จรับเงิน 

คือ หลักฐานในการรับเงิน โดยทางผู้ขายจะต้องออกให้ผู้ซื้อเมื่อมีการขายและบริการ เพื่อยืนยันว่าได้มีการรับเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งกรมสรรพากรได้กำหนดไว้ว่า การจะออกใบเสร็จรับเงินได้นั้น จะต้องมีจำนวนเกิน 100 บาท

สำหรับใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง หรือใบเสร็จรับเงินบุคคลธรรมดา จะต้องมีส่วนประกอบที่สำคัญ ดังนี้
1. มีคำว่า "ใบเสร็จรับเงิน" กำกับไว้บนเอกสาร
2. มีชื่อ และที่อยู่ ของผู้ขายสินค้า/บริการ
3. มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายสินค้า/บริการ
4. มีการระบุวันที่ออกใบเสร็จรับเงิน
5. มีของรายละเอียดสินค้า/บริการ ที่ได้ออกใบเสร็จรับเงิน เช่น ชนิดสินค้า จำนวน ราคา จำนวนเงินที่ได้รับ เป็นต้น

นอกจากนี้ เมื่อพูดถึงใบเสร็จรับเงิน ก็มักจะมีเรื่องของ "ใบกำกับภาษี" (Tax Invoice) เข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งใบกำกับภาษี ก็คือ เอกสารที่ผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้า/บริการ เพื่อเป็นหลักฐานการซื้อ-ขาย และเป็นการแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มที่เก็บจากราคาของสินค้า/บริการ หากบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้นั่นเอง

บิลเงินสดคือ หลักฐานในการรับเงินเช่นเดียวกับใบเสร็จเงินสด แต่มีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าในเชิงการยื่นแสดงต่อกรมสรรพากร เนื่องจากบิลเงินสดส่วนใหญ่มักเขียนด้วยลายมือ ซึ่งไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นลายมือของใคร เขียนขึ้นมาเองหรือเปล่า และมีการซื้อ-ขายสินค้าหรือบริการจริงหรือไม่ ซึ่งการเขียนด้วยลายมือนั้นก็อาจทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ง่าย ทำให้บิลเงินสดมักไม่เป็นที่ยอมรับจากสรรพากร เนื่องจากมักมีข้อมูล และรายละเอียดปรากฏไม่ครบถ้วน

แต่ทั้งนี้ หากต้องการนำไปแสดงในทางภาษี ก็จำเป็นจะต้องใส่ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ของธุรกิจผู้ขาย มีการเซ็นชื่อรับเงิน ต้องทำเอกสารใบรับเงิน หรือใบแทนการรับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบควบคู่ไปด้วย

สำหรับผู้ที่ต้องการตัวอย่างแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินออนไลน์ ใบกำกับภาษี และบิลเงินสด ในรูปแบบที่ถูกต้องขององค์การคลังสินค้า กระทรวงพาณิชย์ ก็สามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.pwo.co.th