สำหรับใครที่ทำงานด้านการจัดเก็บเอกสารคงจะปวดหัวกันไม่ใช่น้อย เพราะแต่ละวันมีเอกสารมากมายที่คุณต้องจัดการ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางการเงินต่างๆ เอกสารเงินเดือนของพนักงาน สัญญาเช่าซื้อ สัญญาจ้าง และอื่นๆ อีกมากมาย แต่ตอนนี้ด้วยความที่โลกได้ล้ำหน้าไปไหล และมีเทคโนโลยีต่างๆ มากมายที่ช่วยทำให้การทำงานและการใช้ชีวิตของมนุษย์มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น อย่างเช่น ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร ซึ่งเป็นตัวช่วยสำคัญที่คนทำงานด้านนี้ควรใช้และศึกษาไว้ โดยวันนี้เรามีข้อดีเกี่ยวกับการใช้ระบบจัดการเอกสารมาฝากทุกคนกัน Show  ข้อดีของการใช้งานซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร1. ค้นหาเอกสารต่างๆได้สะดวกและแม่นยำแน่นอนว่าการใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารนั้นตอบโจทย์อย่างมากในด้านของการดูแลเอกสารต่างๆ โดยจะช่วยให้คุณค้นหาเอกสารประเภทต่างๆ ได้ง่ายและสะดวกมากขึ้นหลายเท่าตัว หมดปัญหาเสียเวลาเพื่อค้นหาเอกสารท่ามกลางกองกระดาษอันมหึมาเป็นวันๆ ซึ่งบางครั้งหากระบบการจัดเก็บไม่ดี ยังทำให้หาไม่เจออีกด้วย 2. เพิ่มความทันสมัยให้ข้อมูลที่จัดเก็บการใช้ระบบจัดการเอกสารนั้นมีส่วนช่วยสำคัญที่ทำให้ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บนั้นมีความทันสมัยมากยิ่งขึ้น เนื่องจากข้อมูลในระบบซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารจะได้รับการดูแลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องให้ตรงกับสถานการณ์ในปัจจุบัน 3. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลการเก็บและรวบรวมเอกสารประเภทต่างๆ ในระบบจัดการข้อมูลเพียงชุดเดียวนั้นมีส่วนช่วยในการลดความซ้ำซ้อน ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและสะดวก อีกทั้งยังเป็นการประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บด้วย 4. มีความปลอดภัยเป็นอีกหนึ่งเหตุผลสำคัญที่คนทำงานด้านเอกสารควรหันมาใช้ระบบการจัดเก็บข้อมูล เนื่องจากระบบนี้สามารถรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเอาไว้ได้ โดยสามารถกำหนดรหัสผ่านการเข้าใช้งานและกำจัดการเข้าถึงของผู้ใช้แต่ละรายได้ ที่สำคัญคือระบบจะทำการตรวจสอบสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลทุกครั้งด้วย ไม่ว่าจะเป็น การเรียกดูข้อมูล การลบข้อมูล และการปรับปรุงข้อมูล เป็นต้น 5. ประหยัดค่าใช้จ่ายการใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารนั้นสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้อย่างไม่น่าเชื่อ โดยเฉพาะการเปลี่ยนมาใช้ระบบการสแกนกระดาษจะช่วยประหยัดค่าเสื่อมของเครื่องถ่ายเอกสาร ค่าหมึกพิมพ์ และค่ากระดาษ นอกจากนี้ ยังไม่จำเป็นต้องเสียเงินเพื่อซื้อตู้สำหรับเก็บเอกสาร อีกทั้งยังไม่เปลืองพื้นที่ทำงานด้วย และทั้งหมดนี้เป็นข้อดีของการใช้ระบบซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร ซึ่งจะเห็นได้ว่าตอบโจทย์และมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการทำงานในยุคปัจจุบันที่ทุกอย่างปรับตัวเข้าสู้ยุคของดิจิทัลหมดแล้ว รับรองว่าหากนำเทคโนโลยีนี้มาปรับใช้จะช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน ระบบการจัดการเอกสารเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการ จัดเก็บ แจกจ่าย และจัดเก็บเอกสาร ระบบเหล่านี้เป็นเรื่องปกติในธุรกิจและระบบการศึกษา และทำหน้าที่เป็นตู้เก็บเอกสารดิจิทัล ระบบการจัดการเอกสารเรียกอีกอย่างว่า "ระบบจัดการเนื้อหา" เนื่องจากสามารถจัดเก็บไฟล์เสียง วิดีโอ และสื่อประเภทอื่นๆ นอกเหนือจากเอกสาร พื้นที่ทางกายภาพระบบการจัดการเอกสารมักจะจัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์หรือระบบคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพอื่นๆ พื้นที่จัดเก็บอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้มักใช้พื้นที่น้อยกว่าพื้นที่จัดเก็บจริง ระบบการจัดการเอกสารอนุญาตให้จัดเก็บเอกสารด้วยตนเองและสำหรับเวอร์ชันที่ผ่านมา ซึ่งจะช่วยติดตามการแก้ไขเมื่อเวลาผ่านไป และให้ประโยชน์เพิ่มเติมในการเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารที่เก่ากว่า อย่างไรก็ตาม หากข้อมูลนี้ไม่ได้รับการจัดระเบียบและจัดเก็บอย่างถูกต้อง อาจมีเอกสารและเวอร์ชันมากเกินไป ทำให้เกิดปัญหาการโอเวอร์โหลดข้อมูลแก่ผู้ใช้ ที่ตั้งส่วนกลางระบบการจัดการเอกสารเป็นที่จัดเก็บแบบรวมศูนย์ซึ่งผู้ใช้จำนวนมากสามารถเข้าถึงเอกสารที่เป็นปัจจุบันและทันสมัยที่สุดได้จากที่เดียว การเข้าถึงเอกสารอย่างง่ายดายนี้สนับสนุนการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ใช้จำนวนมาก ตำแหน่งศูนย์กลางของเอกสารยังส่งเสริมการกระจายเอกสารไปยังผู้ใช้ได้ง่าย อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์ในที่เดียวอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยเพิ่มเติม เว้นแต่จะมีการเพิ่มความปลอดภัยเป็นพิเศษเพื่อปกป้องระบบอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องมือยูทิลิตี้เพิ่มเติมการจัดเก็บและจัดการเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้เครื่องมือยูทิลิตี้สามารถจัดเตรียมคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ไม่มีในเอกสารฉบับจริงได้ การค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายกว่าการค้นหาแต่ละเอกสารด้วยมือ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือเหล่านี้จำนวนมากอาจไม่จำเป็นและอาจมีราคาสูงกว่ามูลค่าของบริษัท สแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บข้อมูล ระบบการจัดการบันทึกข้อมูล เป็นส่วนสำคัญของการทำงานประจำวัน และ ศูนย์ธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้สูงสุด โดยมั่นใจว่าบันทึกทั้งหมดของพวกเขา สามารถเข้าถึงได้ง่ายยื่นอย่างเหมาะสม ส่งกลับไปยังสถานที่ที่เหมาะสมและได้รับการสนับสนุน เป็นประจำเรียนรู้เพิ่มเติมในวิดีโอนี้เกี่ยวกับ สิ่งที่ทำให้การจัดการระเบียน มีความสำคัญรวมถึงรายละเอียด เช่นผลกระทบทางตรงและทางอ้อมต่างๆของการจัดการบันทึกที่ไม่ดี รวมถึงปัญหาที่พบบ่อยที่สุดด้วยโปรแกรมการจัดการระเบียนและวิธีการแก้ไข สิ่งที่ทำให้การจัดสแกนเอกสารการบันทึกข้อมูลสำคัญ ในขณะที่อาการอาจไม่มีใครสังเกตเห็นในตอนแรกการจัดการเร็กคอร์ดที่ไม่ดีนำไปสู่ช่วงของผลที่ตามมาและหากไม่ได้อยู่ในตา แต่เนิ่น ๆ แต่ก็อาจทำให้เกิดผลกระทบที่ใหญ่พอ ๆ กับการทำให้ บริษัท ปิดประตู ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณรู้ว่าสัญญาณเตือนที่จะมองหา หยดน้ำ ผลที่ตามมาของการจัดการบันทึกที่ไม่ดี ในขณะที่อาจมีเพียงไม่กี่นาทีที่นี่และที่นั่นเวลาและเงิน (เวลา = เงิน) ที่สูญเปล่าจะเพิ่มขึ้น ความเสี่ยงทางการเงิน ประเด็นทางกฎหมาย การสูญเสียข้อมูล นาฬิกาปลุกลงชื่อเข้าใช้ 1: คุณไม่สามารถติดตามบันทึกได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ หากคำตอบคือต้องใช้เวลานานนั่นอาจหมายถึงคุณกำลังเสียเงินในเวลาที่พนักงานใช้เพื่อพยายามตามล่าและบันทึกซ้ำ นอกจากเพียงส่งผลกระทบต่อกำไรของคุณเองหากคุณเคยได้รับการตรวจสอบหรือเผชิญกับการดำเนินการทางกฎหมายที่ไม่สามารถผลิตข้อมูลได้ทันเวลาสามารถทำให้คุณอยู่ในน้ำร้อน สแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บข้อมูล วิธีการสร้างเรคคอร์ดง่ายกว่าการค้นหา ปิดการเก็บบันทึกไซต์ DMS และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ไฟล์ลงชื่อ 2: คุณมีไฟล์เดียวกันหลายสำเนาหรือไม่ เมื่อมีการหมุนเวียนชุดระเบียนเดียวกันหลายชุดมีโอกาสที่ดีที่จะแก้ไขอย่างน้อยหนึ่งรุ่นที่แตกต่างกันซึ่งหมายความว่าเมื่อฤดูภาษีมาถึงและคุณเริ่มตรวจสอบเอกสารทางการเงินเช่นคุณอาจไม่เห็น ข้อมูลที่ถูกต้อง วิธีการรวมหลาย ๆ สำเนาไฟล์ ด้วยไฟล์ดิจิทัลไม่จำเป็นต้องพิมพ์สำเนาใหม่ของเอกสารเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง แต่จะใช้การอัปเดตทั้งหมดกับไฟล์ดิจิทัลต้นฉบับเช่นเดียวกับ. doc, .pdf หรือรูปแบบไฟล์อื่นที่มีอยู่เสมอ ความสามารถในการบันทึกการแก้ไขไปยังไฟล์ที่มีอยู่ในขณะที่คุณไป กระดาษฝอยเข้าสู่ระบบ 3: คุณติดตามการเก็บรักษาและการทำลาย? ข้อกำหนดการเก็บรักษาและการทำลายกำหนดแนวทางเฉพาะสำหรับระยะเวลาในการเก็บบันทึกประเภทต่าง ๆ และเมื่อพวกเขาต้องถูกทำลายและมีความสำคัญไม่เพียง แต่ช่วยในการกำจัดความยุ่งเหยิงจากบันทึกเก่า ๆ เป็นประจำ แต่ยังเพราะความล้มเหลวในการปฏิบัติตาม ในการปรับหนักหรือแม้แต่เวลาคุก วิธีอยู่เหนือการเก็บและทำลายสถิติ การติดตามการเก็บรักษากระดาษ ติดตามการเก็บรักษาบันทึกดิจิตอล เทปสำรองข้อมูลลงชื่อ 4: คุณมีแผนสำรองสำหรับบันทึกหรือไม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีช่วงของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นที่ต้องพิจารณาด้วยการจัดการบันทึกที่ยืดเยื้อจากอันตรายทางกายภาพเช่นไฟไหม้และการโจรกรรมไปจนถึงฮาร์ดไดรฟ์ที่เสียหายและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ ดังนั้นแผนของคุณจึงมีขั้นตอนในการเตรียมพร้อมเมื่อเกิดภัยพิบัติอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยการสำรองข้อมูลเป็นประจำ วิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการคัดลอกในกรณีเสมอ “กฎการสำรองข้อมูล 3” เป็นกลยุทธ์ที่แนะนำซึ่งมีความหมายว่าชื่อข้อมูลได้รับการสำรองข้อมูลถึงสามสถานที่แยกกันเพื่อให้แม้ในเหตุการณ์ที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นอย่างมากจากภัยพิบัติสองเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นพร้อมกัน วิธีการสำรองรวมถึง: สำรองที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ โปรแกรมการจัดการบันทึกของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด? ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้ สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 |
ข้อดี ข้อเสียของการจัดเก็บเอกสาร
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketajaman Inc.
