วิธีการแก้ปัญหาในการทํางาน ประกอบด้วย กี่ขั้นตอน

บางปัญหาแค่ดีดนิ้วก็แก้ได้แล้ว แต่บางปัญหาที่มีประเด็นซับซ้อนจะต้องใช้ทักษะย่อยของ Problem Solving Skills เข้ามาช่วยและต้องมีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจนในการแก้ไขปัญหา เพราะไม่อย่างนั้นการแก้ปัญหาของเราอาจมีลักษณะเหมือนงมเข็มหรือสะเปะสะปะจับต้นชนปลายไม่ถูกก็เป็นได้ Plook Friends จึงอยากแนะนำ 6 ขั้นตอนง่าย ๆ ของการแก้ไขปัญหาให้น้อง ๆ ได้ลองนำไปใช้กันดู

1. ระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหา (Identify and Define) 

ขั้นแรกของการแก้ไขปัญหาคือการระบุให้ได้ก่อนว่าปัญหาคืออะไร โดยพยายามอธิบายรายละเอียดของปัญหาว่าเกิดอะไรขึ้นกันแน่ ยิ่งเราสามารถระบุและเล่าได้ว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้นและมีต้นตอมาจากอะไรจะช่วยให้เราจับประเด็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งถือเป็นจุดเริ่มต้นในการแก้ปัญหาที่ดี และการที่จะทำเช่นนั้นได้ก็จะต้องใช้ทักษะในการค้นคว้าวิจัยที่ดีควบคู่กันไป

2. วิเคราะห์ปัญหา (Analyze) 

จะว่าไปแนวทางการวิเคราะห์ปัญหานั้นมีมากมายหลากหลายแนว หนึ่งในนั้นคือการวิเคราะห์และจำแนกปัญหาออกเป็นขั้น ๆ ตามระดับผลกระทบของปัญหาดังนี้
 

• ผลกระทบเบา คือปัญหาที่เพิ่งเกิดขึ้นและไม่ได้ส่งผลกระทบต่อชีวิตหรือกิจการของเราอย่างทันที ในขั้นนี้เราสามารถบริหารจัดการทรัพยากรและเวลาในการแก้ไขปัญหาได้อย่างยืดหยุ่น เพราะแรงกดดันยังมีไม่มาก แต่ก็ไม่ควรมองข้ามเพราะถ้าชะล่าใจมันอาจขยายใหญ่จนเข้าสู่ขั้นที่ 2 ได้
 

• ผลกระทบปานกลาง เป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบในวงกว้างมากกว่าขั้นแรก อาจเป็นผลมาจากปัญหาที่หมักหมมมาจากขั้นแรก หรือเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นมาก็มีผลกระทบปานกลางแล้ว ในขั้นนี้เราจะต้องลงทุนลงแรงในการแก้ปัญหาให้เร็วก่อนที่ปัญหาจะพัฒนาไปสู่ขั้นวิกฤติที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายในวงกว้างได้
 

• ผลกระทบขั้นวิกฤติ ปัญหาในขั้นนี้จะต้องได้รับการแก้ไขอย่างเร่งด่วน เรียกได้ว่าเป็นปัญหาที่ต้องทุ่มทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อแก้ไขปัญหาในทันที มิฉะนั้นอาจก่อให้เกิดแผลเป็นในระยะยาวต่อตัวเองหรือองค์กรได้ 

การวิเคราะห์และจำแนกดังกล่าวจะช่วยให้เรารู้ว่าควรบริหารจัดการกับปัญหาด้วยวิธีไหน ใช้ทรัพยากรอะไรและเท่าใดบ้าง และควรมีกรอบเวลาในการแก้ไขปัญหานานเท่าไหร่

3. พัฒนาแนวทางในการแก้ไขปัญหา (Develop Alternate Solutions) 

ด้วยการที่ปัญหาหนึ่งมักจะมีทางออกมากกว่าหนึ่งทางเสมอ จึงเป็นการดีที่เราจะพัฒนาแนวทางในการแก้ไขปัญหาออกมาหลายแนวทาง เทคนิคคืออย่าเพิ่งจำกัดความคิดตัวเองมากนักในขั้นตอนนี้ พยายามปลดปล่อยความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ไขปัญหาออกมา เพราะมันอาจทำให้เราได้มาซึ่งวิธีแก้ไขปัญหาที่สดใหม่จนสามารถนำไปใช้เป็นบรรทัดฐานใหม่ในชีวิตหรือกิจการต่าง ๆ ในองค์กรได้

4. ประเมินแนวทางที่ได้มา (Evaluate Alternatives) 

เมื่อเราได้ชุดแนวทางการแก้ไขปัญหามาแล้ว ขั้นต่อไปก็ให้เรากำหนดเกณฑ์ต่าง ๆ ในการคัดเลือกแนวทางที่ได้มา เช่น ความคุ้มค่าทางต้นทุน ประโยชน์ในระยะยาว ทรัพยากรที่ต้องใช้ ฯลฯ จากนั้นให้เราคัดแยกแนวทางที่คาดว่าจะให้ผลลัพธ์ไม่ดีออก ทำการให้คะแนนกับแต่ละแนวทางที่ผ่านการคัดแยกแล้วเรียงลำดับตามคะแนนที่ได้ เสร็จแล้วให้เราลองประเมินการจัดลำดับของแนวทางการแก้ไขปัญหาอีกครั้งด้วยการเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละแนวทาง

5. ลงมือปฏิบัติตามแนวทาง (Implement the Solution) 

ขั้นตอนการลงมือแก้ไขปัญหานี้ถ้าให้ดีควรมีแผนการการลงมือปฏิบัติที่ชัดเจน ยิ่งเป็นปัญหาที่ซับซ้อนก็ควรมีลำดับขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา และควรมีแผนสำรองกรณีที่เกิดปัญหาพ่วงขึ้นมาระหว่างการแก้ไข ซึ่งถ้าเราทำได้ดีในขั้นตอนการระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหา (ขั้นตอนที่ 1) ก็จะสามารถคาดคะเนถึงปัญหาพ่วงที่อาจเกิดขึ้นได้ และในขั้นตอนการลงมือปฏิบัตินี้นี่เองที่จะต้องใช้ทักษะในการสื่อสารที่ดี โดยเฉพาะในกรณีของปัญหาระดับองค์กร

6. ประเมินผลปฏิบัติการ (Mesure the Result) 

หลังจากลงมือแก้ไขปัญหาไปแล้ว ในกรณีที่ปัญหายังอยู่ แน่นอนว่าเราต้องกลับไปหาแนวทางการแก้ปัญหากันใหม่ หรืออาจจะต้องกลับไปทบทวนดูว่าเราระบุต้นตอของปัญหาได้ถูกต้องแล้วหรือไม่ ส่วนในกรณีที่ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว เราก็ควรประเมินดูว่าแนวทางของเรามีประสิทธิภาพหรือไม่ ถ้าไม่ก็ควรพัฒนาแนวทางในการแก้ปัญหาให้ดียิ่งขึ้นด้วยการคิดค้นแนวทางใหม่ตั้งแต่ต้นหรือกลับไปดูแนวทางอื่น ๆ ที่เราได้มาจากขั้นตอนที่ 3 ก็ได้

แม้ขั้นตอนดังกล่าวจะดูเป็นพิธีรีตองไปหน่อย แต่ถ้าฝึกฝนไปเรื่อย ๆ เราจะประยุกต์ใช้วิธีการแก้ไขปัญหาได้อย่างไหลลื่นและเป็นไปตามธรรมชาติ ประหนึ่งเป็นปฏิกิริยาตอบสนองตามสัญชาตญาณของเราโดยปริยาย แต่แน่นอนว่าสำหรับใครที่ยังไม่เคยลองแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบเช่นนี้อาจจะยังไม่คล่องนัก เราจึงมีแนวทางการพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหาดี ๆ ให้ได้ลองนำไปใช้กันดู

• หาสาเหตุของปัญหาและคนที่เกี่ยวข้องกับปัญหาความขัดแย้งนั้น แล้วคิดหาวิธีแก้ไข อย่างเป็นมืออาชีพและเป็นกลาง
• เรียกลูกทีมที่กำลังมีปัญหากันมาคุยทีละคนแบบส่วนตัว โดยเราต้องหาคำตอบให้ได้ว่าแต่ละฝ่ายต้องการอะไร
• ปรึกษาฝ่ายบุคคลถึงกฎระเบียบต่าง ๆ ของบริษัท แล้วใช้ระเบียบเหล่านั้นเป็นหลักในการแก้ไขปัญหา เพื่อให้เกิดความเป็นกลางมากขึ้น
• เลือกใช้วิธีแก้ปัญหาที่จะส่งผลดีต่อทั้งพนักงานและองค์กร ระวังอย่าให้การแก้ปัญหาของเรานั้นทำให้คนอื่น ๆ รู้สึกว่าเราอยู่ฝ่ายใดฝ่าย เพราะคน ๆ นั้นอาจเกิดความรู้สึกแง่ลบต่อเราและองค์กรได้
• เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ก็ควรตั้งกฎระเบียบหรือข้อตกลงขึ้นมา เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเดิมอีกในอนาคต รวมถึงพูดคุยกับลูกทีมให้บ่อยขึ้น เพื่อที่จะได้รู้ปัญหา เตรียมรับมือ และหาทางแก้ไขได้เร็วขึ้น
   

เมื่อมากคน ก็มากความ ยิ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานการมีปากเสียงกันก็เป็นเรื่องที่เกิดได้ทั่วไป เพราะต้องทำงานร่วมกับคนที่หลากหลายทางอายุ ความคิด จนกระทั่งรูปแบบการทำงาน แต่เมื่อเกิดปัญหาขึ้นคนที่เป็นหัวหน้าก็ต้องเป็นตัวกลางในการแก้ไขความขัดแย้ง และผสานรอยร้าวของลูกทีมทั้ง 2 ฝั่ง เพราะบรรยากาศในการทำงานร่วมกันของคนในทีมนั้นสามารถส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก

การจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นมีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ทั้งทัศนคติจนถึงการเปิดใจของตัวลูกทีมเองด้วย JobThai จึงขอเสนอ 5 แนวทางที่จะช่วยให้เราจัดการกับปัญหาเหล่านั้นได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. รับฟังและแก้ไขอย่างใจเย็นและเป็นมืออาชีพ

ก่อนจะตัดสินว่าใครถูกหรือผิด สิ่งที่คนเป็นหัวหน้าควรทำคือ หาที่มาของปัญหา สาเหตุของความขัดแย้ง และใครมีส่วนเกี่ยวข้องกับปัญหานี้บ้าง เมื่อรู้แล้วให้ค่อย ๆ คิดแก้ปัญหาอย่างมืออาชีพด้วยความเป็นกลาง และแสดงออกให้ลูกทีมทั้งสองฝ่ายรับรู้ด้วย ซึ่งการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นอาจทำได้ยากหากทั้งสองฝ่ายทะเลาะกันหนักถึงขั้นมีการตะโกน ขึ้นเสียง หรือพาดพิงถึงเรื่องส่วนตัว แต่ถ้าเราใช้อารมณ์อีกคน นอกจากจะไม่ช่วยให้ปัญหาคลี่คลายลงแล้ว กลับทำให้สถานการณ์เลวร้ายมากขึ้นอีกด้วย

2. เรียกแต่ละฝ่ายมาคุยแบบส่วนตัว

ความขัดแย้งที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่เกิดจากมุมมองที่แตกต่างกันของทั้งสองฝ่าย คนนั้นว่าดี คนนี้บอกแบบนี้ดีกว่า หัวหน้าจึงเป็นคนที่ควรเรียกแต่ละฝ่ายมาคุยแบบส่วนตัว เพื่อทำความเข้าใจกับมุมมอง ความต้องการ และภาพรวมของปัญหาได้มากขึ้น ซึ่งการคุยส่วนตัวจะทำให้พวกเขาเปิดใจพูดอย่างจริงใจ และไม่สร้างกำแพงขึ้นมาเพราะไม่มีอีกฝ่ายฟังอยู่ หน้าที่ของหัวหน้าอย่างเราคือการหาคำตอบว่าอะไรคือแรงผลักดันที่ทำให้เกิดปัญหาและพนักงานแต่ละฝ่ายนั้นต้องการอะไร

3. ปรึกษาฝ่ายบุคคล

เป็นเรื่องปกติของเราทุกคนที่มีทั้งคนที่สนิทและคนที่ไม่สนิทในทีม แต่หากหนึ่งในสองฝ่ายที่กำลังมีปัญหากันนั้นเป็นคนที่เราสนิทล่ะ จะทำยังไงไม่ให้อีกฝ่ายหนึ่งรู้สึกว่าเราเข้าข้างคนที่สนิทกว่า

การไปปรึกษาฝ่ายบุคคลเกี่ยวกับกฎระเบียบต่าง ๆ ของบริษัท เป็นทางออกที่ดี เพราะช่วยทำให้มั่นใจมากขึ้นว่าแนวทางการจัดการปัญหาของเรานั้นเป็นไปตามระเบียบของบริษัท และการแก้ปัญหาโดยใช้ระเบียบข้อตกลงของบริษัทเป็นหลัก จะทำให้อีกฝ่ายไม่สามารถกล่าวหาว่าเราไม่ยุติธรรมในอนาคตได้ เพราะมีกฎระเบียบหลักเป็นตัวตัดสินอยู่แล้ว

4. หาวิธีแก้ปัญหาที่จะส่งผลดีที่สุดต่อบริษัท

อย่าลืมว่าการทำงานทุกครั้งแม้จะเกิดปัญหาหรือความขัดแย้งขึ้น แต่ตัวชิ้นงานหรือธุรกิจก็ต้องดำเนินต่อไป เราจึงจำเป็นที่จะต้องรีบหาวิธีแก้ไขที่จะส่งผลดีต่อทั้งบริษัทและพนักงานให้เร็วที่สุด ซึ่งต้องทำให้พนักงานไม่เกิดความคิดแง่ลบต่อองค์กรด้วย การพิจารณาถึงความต้องการของพนักงานนั้นอาจสำคัญ แต่เราก็ต้องระวังเพราะเมื่อการตัดสินใจของเราทำให้คนอื่น ๆ เห็นว่าเราอยู่ฝ่ายหนึ่งฝ่ายใด ก็อาจทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างทีมแย่ลงโดยไม่เกิดประโยชน์

5. ตั้งกฎหรือข้อตกลงเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำรอยเดิม

เมื่อแก้ไขปัญหาเรียบร้อยแล้วเราควรที่จะตั้งกฎระเบียบหรือข้อตกลงขึ้นมา เพื่อสร้างระบบในการทำงานว่างานแบบนี้ควรทำอย่างไรให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดปัญหาแบบนี้ขึ้นอีก รวมถึงหมั่นพูดคุยกับทีมของตัวเองบ่อย ๆ เพื่อให้พวกเขาได้บอกเล่า หรือพูดถึงปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น จะได้ป้องกัน หาวิธีรับมือ และแก้ไขได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่ปัญหานั้นจะขยายวงกว้างจนยากต่อการแก้ไข

JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน

บทความเดิมได้ถูกเผยแพร่ในวันที่ 16 มิถุนายน 2016 และได้รับการอัปเดตโดยทีมงาน JobThai

ที่มา:

business2community.com

tags : ทำงาน, งาน, หัวหน้า, career & tips, การทำงาน, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, แนวคิดในการทำงาน