เทคนิคง่ายๆ กับการใช้ Excel : การหาค่าที่กันเทคนิคในการใช้งาน Microsoft Excel : การหาค่าที่ซ้ำกัน Show
ใน Microsoft excel มีเครื่องมีที่ง่ายต่อการใช้งาน ซึ่งเราไม่ได้ใช้งานหรือมองข้ามไปในหัวข้อนี้เรามาทดลองใช้เมนูนี้กัน ชื่อภาษาไทยคือ การจัดรูปแบบตามเงือนไข ซึ่งมีตัวอย่าง file งานจริงซึ่งเป็นข้อมูลการโอนเงินของนักศึกษาเขามา ถ้าต้องการหาข้อมูลรหัสนักศึกษาที่โอนเงินเข้ามาซ้ำกันจะหาได้จากเมนูนี้ พื้นที่การทำงานใน Excel ประกอบไปด้วยช่องสี่เหลี่ยมหรือ Cell ให้เลือกมากมาย สมมติว่าเราเปิดไฟล์ Excel ที่คนอื่นทำขึ้นมา ปรากฏว่ามีข้อมูลถูกกรอกเอาไว้เต็มไปหมด ถ้าไม่มีวิธีอ้างอิงที่ดี เราจะเขียนสูตรเพื่ออ้างอิงค่าจากช่องต่างๆ ได้ยากมาก ดังนั้นเราจึงต้องเข้าใจระบบการอ้างอิงข้อมูล (Cell Reference) ใน Excel ให้ดีด้วย สารบัญ
การอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel (Cell Reference)คุณเคยคิดมั๊ยครับว่า… ทำไมต้องมีการกำหนดการอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel ด้วย? เพื่อตอบคำถามนี้ ผมอยากให้ลองจินตนาการตามนี้นะครับ… พอดีผมเป็นคนชอบดูหนัง จึงขอยกตัวอย่างเรื่องของโรงหนังแล้วกัน สมมติว่าคุณกำลังเดินเข้าโรงหนัง แล้วมีสาวสวย (หรือหนุ่มหล่อ) มาถามคุณว่า “ที่นั่ง E7 อยู่ตรงไหนคะ?” คุณจะสามารถพาเธอไปส่งยังที่นั่งได้สบายๆ อย่างไม่มีปัญหาเลย หากว่าในโรงหนังนั้นมีการอ้างอิงตำแหน่งเก้าอี้แต่ละตัวที่ชัดเจน และเป็นระบบที่เข้าใจง่ายดังรูป ลองคิดดูว่าถ้าโรงหนังที่มีที่นั่งเป็นร้อยๆ ที่ไม่มีระบบการอ้างอิงตำแหน่งที่ดีจะเกิดอะไรขึ้น! รับรองว่าคุณพาเธอไปไม่ถูกที่แน่นอน หรือกว่าจะหาที่นั่งเจอ หนังคงฉายจบไปก่อนแล้ว… ใน Excel ก็เหมือนกันครับ แต่ระบบการอ้างอิงช่องใน Excel นั้น ยิ่งจำเป็นกว่าโรงหนังมากนัก เนื่องจาก Excel มี Cell หรือช่องตารางเป็นล้านช่องต่อ 1 Sheet!! (เยอะสุดๆ) แถมเรายังสามารถเขียนสูตรคำนวณผูกความสัมพันธ์แต่ละช่องได้อีกด้วย ดังนั้นการอ้างอิงว่าแต่ละช่องนั้นเรียกว่าอะไรจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก ระบบการอ้างอิงใน ExcelExcel นั้นมีระบบการอ้างอิงไปยัง Cell ต่างๆ อยู่ 2 ระบบ คือ ระบบ A1 และ ระบบ R1C1 แต่ระบบมาตรฐานที่คนส่วนใหญ่ในโลกนี้ใช้กันคือ “ระบบ A1” และเป็นระบบที่ Excel เลือกไว้ให้โดยอัตโนมัติด้วย ดังนั้นในบทความนี้ผมจะขอพูดถึงแค่ระบบ A1 นะครับ ระบบการอ้างอิง Cell แบบ A1 มีวิธีการอ้างอิงดังต่อไปนี้
การอ้างอิงแต่ละช่องเรียกได้ว่า “เมื่อรู้พิกัด เราก็รู้ชื่อ Cell ที่จะเรียกได้” เช่น ถ้าจะเรียก Cell ที่อยู่ตำแหน่งคอลัมน์ที่ 4 ตัดกับ แถวที่ 3 เราก็จะเรียกว่า D3 นั่นเอง ในทางกลับกัน “เมื่อเรารู้ชื่อ Cell Reference เราก็จะรู้ว่ามันอยู่ตำแหน่งไหนเช่นเดียวกัน” เช่น A3 คือ คอลัมน์แรกแถวที่ 3, B3 คือ คอลัมน์ที่ 2 แถวที่ 3, C5 คือคอลัมน์ที่ 3 แถวที่ 5 เป็นต้น ผมเชื่อว่า หากคุณสามารถซื้อตั๋วหนัง แล้วเดินเข้าไปนั่งได้ถูกที่ คุณต้องข้าใจการอ้างอิงใน Excel ได้เช่นกัน! วิธีการดูว่า Cell แต่ละช่องชื่อว่าอะไร / จะอ้างอิงได้ยังไง?
การอ้างอิงพร้อมกันหลายช่องทีนี้ หากต้องการอ้างอิงหลายๆ ช่อง จะทำไงดี?? ไม่ต้องห่วงไป Excel ก็ได้มีการกำหนดสัญลักษณ์ที่เรียกว่า Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง) มาช่วยในการระบุ Cell Referece ครับ โดยจะมี 3 ตัวคือ , (comma) : (colon) และ ช่องว่าง (space) ซึ่งแต่ละตัวเอาไว้ทำอะไรเดี๋ยวมาดูกันอีกทีครับ เดี๋ยวเราจะใช้วิธีที่ 2 ที่ได้แนะนำไปก่อนหน้านี้ในการหัดเรียนรู้เรื่องของ Cell Referenceครับ เพราะวิธีการพิมพ์ = แล้วคลิ๊กที่ Cell ที่ต้องการ Excel จะแสดงให้เราดูเลยว่าถ้าเลือกช่องแต่ละแบบใช้ Reference Operator ตัวไหน เราจะได้ไม่ต้องมาจำไงล่ะ! แต่คราวนี้ แทนที่จะใส่ = แล้วคลิ๊กที่ Cell ต่างๆ เลยอย่างที่ผ่านมา ผมขอแนะนำให้ใช้ร่วมกับฟังก์ชั่น SUM ซึ่งมีหน้าที่หาผลรวม ซึ่งเป็นฟังก์ชั่น (สูตรสำเร็จรูป) ขั้นพื้นฐานที่ใช้บ่อยสุดๆ วิธีการ มี 3 Step ง่ายๆ คือ 1.ให้ พิมพ์ =SUM( 2.คลิ๊กเลือกช่องที่ต้องการ 3.ลองดูสิ่งที่ขึ้นมาครับ การอ้างอิงแบบหลายๆ Cell พร้อมกัน สามารถแบ่งได้เป็น 3 กรณี คือ อ้างอิงเป็นช่วงแบบไม่ต่อเนื่อง (เวลากด = แล้วไล่คลิ๊กแต่ละช่องให้กด Ctrl ค้างไว้ด้วย)ใช้ , (comma) เป็นตัวเชื่อม การอ้างอิงแต่ละ Cell เข้าด้วยกัน โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ติดกัน อ้างอิงเป็นช่วงแบบต่อเนื่องกัน (เวลากด = แล้วคลิ๊กให้กดเม้าส์ค้างแล้วลากได้เลย)ใช้ : (colon) เป็นตัวเชื่อม ซึ่งเราจะใส่การอ้างอิงจากจุดซ้ายบนถึงขวาล่างของช่วง อ้างอิงแบบหาส่วนที่ซ้ำกัน (เวลากด = กดเม้าส์ค้างแล้วลาก กด Space 1 ที แล้วลากเม้าส์อีกช่วง)ใช้ช่องว่าง (space) เป็นตัวเชื่อม โดยจะได้ผลลัพธ์เป็นช่องที่ซ้ำกัน (Intersect) ระหว่าง Reference ที่เราใส่ลงไปทั้งหมด เช่น A1:D2 C1:C4) ผลที่ได้คือช่วง C1:C2 นั่นเองครับ แต่ถ้าไม่มีส่วนซ้ำกันเลย Excel จะแสดง Error ออกมาเป็น #NULL! เมื่อลองใส่สูตรตามนี้แล้ว ลองกด Enter ดูครับ เพื่อดูว่าผลรวมที่ได้จากฟังก์ชั่น SUM คือเท่าไหร่ ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด แบบที่ 1-3 จะได้ผลรวม คือ 13, 40, 11 ตามลำดับครับ การอ้างอิง Cell จาก Sheet อื่น หรือไฟล์อื่นหากย้อนกลับไปเทียบกับเคสการหาที่นั่งในโรงหนังที่ยกตัวอย่างก่อนหน้านี้ หากเปลี่ยนสถานการณ์เป็น เพื่อนคุณโทรมาบอกว่าได้จองที่นั่ง E7 ให้คุณแล้ว โดยที่คุณไม่รู้เลยว่าที่นั่ง E7 ที่กำลังพูดถึงอยู่นั้นคือโรงหนังที่ไหน รอบไหน โรงอะไร คุณจะไปนั่งถูกที่มั๊ยครับ? ดังนั้นข้อมูลที่คุณต้องการ กรณีที่ไม่รู้ว่าเพื่อนของคุณกำลังพูดถึงโรงหนังอันไหน ก็คือ ข้อมูลสำคัญที่เราควรรู้ในการจะไปนั่งได้ถูกตำแหน่ง คือที่ตั้งโรงหนังมันเป็นโรงหนังที่ Paragon Cineplexเป็นโรงหนังที่เท่าไหร่โรงที่ 14รอบอะไร?รอบ 20:40ตำแหน่งที่นั่งในโรงหนังE7ผมกำลังจะบอกว่า ใน Excel ก็เช่นกัน เพราะว่าจริงๆ แล้ว Excel จะมีการอ้างอิงละเอียดถึง 3 ระดับ คือ Workbook / Worksheet / Cell แต่ Excel ใจดีคือ ถ้าเราอ้างอิงอยู่ที่ Sheet เดียวกัน คุณแค่ระบุแค่ Cell มันก็ทำงานได้แล้ว (ข้อมูลอื่นถือว่าถูกละไว้ในฐานที่เข้าใจ) แต่ถ้าเราเริ่มมีการอ้างอิงไปยัง Sheet อื่น หรือไฟล์อื่น เราต้องมีการระบุข้อมูลเพิ่มด้วย ประเภทการอ้างอิงวิธีการเขียนตัวอย่าง และความหมายอ้างอิงจาก Sheet อื่น(ที่อยู่ไฟล์ Excel เดียวกัน)=’ชื่อชีท‘!Range=’ทดสอบ นะ‘!A10 แปลว่าให้เอาค่ามาจาก Sheet ชื่อ “ทดสอบ นะ” ในช่อง A10อ้างอิงจาก Workbook อื่น (อยู่ในไฟล์ Excel อื่น)=’ที่อยู่ไฟล์[ชื่อไฟล์]ชื่อชีท‘!Range=’D:\inwexcel\[testja.xlsx]แมว‘!B2:C6ให้เอาค่ามาจากไฟล์ที่ D:\inwexcel\[testja.xlsx ชื่อ Sheet “แมว” ในช่วง B2:C6Tips : บางครั้งคุณอาจพบว่า ไม่สามารถใช้เทคนิค กด = แล้วเอา Mouse คลิ๊กไปยังไฟล์อื่นได้ นั่นเป็นเพราะไฟล์ที่ถูกอ้างอิงนั้นอาจถูกเปิดขึ้นในฐานะคนละโปรแกรมกับไฟล์ที่ใส่สูตรอยู่วิธีแก้คือให้ปิดไฟล์ที่จะอ้างอิงถึงก่อน แล้วค่อยเปิดใหม่โดยใช้วิธีกด Open จากไฟล์ที่กำลังเขียนสูตรอยู่ แล้วค่อยทำการอ้างอิงไปหาอีกที Tips: การ เลือก Cell ต่างๆ โดยใช้เครื่องมืออื่นๆนอกจากจะใช้ Mouse และ Keyboard ในการเลือก Cell / Range ต่างๆ ตามปกติแล้ว เรายังใช้เครื่องมืออื่นๆ ในการช่วยทำ Selection ได้ด้วยครับ ซึ่งทำให้เราทำงานเร็วขึ้นอีกมาก ใช้ Name box (อยู่ทางซ้ายของ Formula Bar)พิมพ์ Cell Reference ที่ต้องการเลือกลงไปใน Name Box แล้วกด Enter ได้เลย โดยจะใส่เป็น Cell หรือเป็น Range ต่อเนื่อง (B2:D7) หรือ ไม่ต่อเนื่อง (B3,B8,C20) ก็ได้ Excel จะวิ่งไปยังช่องที่เราพิมพ์ ซึ่งสะดวกมากเวลาที่ต้องไปยังช่องที่อยู่ไกลๆ ใช้ เครื่องมือ Go toการใช้เครื่องมือ Go to นี้ จะช่วยให้เราเลือก Cell ที่มีลักษณะจำเพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น เช่น เลือก Cell ที่เป็นสูตรทั้งหมด เลือก Cell ที่ไม่ถูกซ่อน หรือ เลือก Cell ที่มีค่าว่างเปล่าเท่านั้น เป็นต้น
การใช้เครื่องมือ Find เพื่อค้นหาข้อมูล และเลือกข้อมูลเครื่องมือนี้นอกจากจะเอาไว้ค้นสิ่งที่ต้องการแล้ว ยังสามารถใช้เลือก Cell ที่มีข้อความหรือลักษณะที่กำหนดได้ด้วย ซึ่งเดี๋ยวเราจะมาเรียนรู้กันในบทที่สอนการใช้เครื่องมือ Find / Replace ครับ Tips: การอ้างอิงแบบ 3มิติ! ทะลุไปยัง Sheet อื่น ด้วย 3D Referenceแทนที่จะใส่การอ้างอิงไปที่ Sheet เดี่ยวๆ ตามการอ้างอิงปกติ (เช่น =Sheet1!B2 ) เราสามารถใส่ชื่อ Sheet แบบเป็นช่วงได้ โดยใส่ Sheet ที่เป็นจุดเริ่มต้น ตามด้วยเครื่องหมาย colon (:) และ ตามด้วย Sheet ที่เป็นจุดสิ้นสุดลงไปได้เลย (หรือจะกด Shift ค้างไว้ แล้วเลือก Tab Sheet อื่นก็ได้) เช่น ผมนำมาใช้กับฟังก์ชั่น SUM จะสามารถทำได้ดังนี้ =SUM(Sheet1:Sheet3!B2:D4) เพียงเท่านี้ มันก็จะทำการบวกข้อมูลช่อง B2:D4 เริ่มจาก Sheet1 ไปจนถึง Sheet3 นั่นคือจะรวม Sheet1, Sheet3 และ Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง Sheet ด้วย! คำว่า “Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง Sheet” หมายความว่า หากในอนาคตเรามีการเพิ่ม Sheet แล้วย้าย Sheet นั้นมาอยู่ระหว่าง Sheet 1 กับ Sheet 3 นี้ มันก็จะถูกบวกเข้าไปคิดในสูตรของเราด้วยโดยอัตโนมัติ!! สะดวกสุดๆไปเลยครับ ฟังก์ชั่นที่รองรับการทำงานแบบ 3D Reference มีดังนี้SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, VAR, VARA, VARP, VARPA การเลือกช่อง Cell/Range ที่เราจะทำงาน (Selection)ก่อนที่เราจะทำงานใดๆ ก็ตามใน Excel ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูล ลบข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบ หรือการกระทำอื่นๆ อีกมากมายใน Excel สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ การ Select หรือเลือก Cell/Range ที่เรากำลังจะทำงานนั่นเอง โดยที่การ เลือก Cell สามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่คนส่วนใหญ่มักทำกัน ก็คือการใช้ Mouse และ/หรือ Keyboard ซึ่งก็ยังสามารถทำได้หลายวิธีอีกนั่นแหละ แต่ผมจะขอสรุปให้เห็นชัดๆ เป็นตารางดังนี้ ใช้ Mouseใช้ Keyboardใช้ Mouse ผสมกับ Keyboardเลือก Cell เดียวคลิ๊กซ้าย ที่ Cell ที่ต้องการใช้ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ ทีละ 1 ช่องกด Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ โดยมันจะเด้งไปทิศนั้นจนสุดขอบเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet) เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องกันคลิ๊กซ้าย ที่ Cell จุดเริ่มต้นค้างไว้ แล้วลากไปยัง Cell ปลายทางกด Shift + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มทีละ 1 ช่อง กด Shift + Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มไปจนสุดขอบแต่ละทิศเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet)โดยคลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้ว กดปุ่ม Shift ค้าง ไว้ แล้วคลิ๊กซ้าย ที่ Cellปลายทางเลือกหลาย Cell แบบไม่ต่อเนื่องกันทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)ทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)คลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อๆ ไปได้เรื่อยๆเลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องบ้างไปไม่ต่อเนื่องบ้างทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)ทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)คลิ๊กซ้าย ที่ cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อไป(ไม่ต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Ctrl จากนั้นเปลี่ยนเป็นกดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ปลายทาง (ช่วงต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Shift การกรอกข้อมูล (Data Entry)การกรอกข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการจะสั่งให้ Excel ทำงาน ถ้าหากว่าเราจะต้องเป็นคนกรอกข้อมูลลงไปใน Excel เอง เราจะต้องเข้าใจเรื่องนี้เป็นอย่างดี เราสามารถกรอกข้อมูลลงไปใน Excel ในแต่ละช่อง (Cell) โดยพิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไปได้เลย โดยให้เอา Mouse คลิ๊กไปที่ช่องนั้นๆ หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการ แล้วจึงพิมพ์สิ่งที่ต้องการแล้วกด Enter การกรอกข้อมูลลงไปใน Excel จะแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ๆ คือ 1.การกรอกข้อมูลที่ไม่ใช่สูตรคำนวณคือ การกรอกข้อมูลปกติทั่วไป เช่น ตัวเลข วันที่ เวลา ตัวหนังสือ ค่า TRUE/FALSE เป็นต้น จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar (ช่องแสดงสูตร) จะเป็นค่าเดียวกัน แต่อาจมีรูปแบบต่างกันบ้าง ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดรูปแบบการแสดงผล หรือ Formatting ซึ่งจะพูดถึงในบทถัดๆ ไป 2.การกรอกข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณจะนำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (= ) เสมอ โดย Excel จะทำการคำนวณผลลัพธ์ตามความสัมพันธ์ที่เรากรอกลงไป เช่น กรอกใน Cell ว่า =10+5 จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar จะไม่เหมือนกัน นั่นคือ ผลลัพธ์ใน Cell จะออกมาเป็น 15 (ผลหลังการคำนวณ) แต่ใน Formula Bar จะยังขึ้นสูตรที่เราใส่ลงไป นั่นคือ =10+5 อยู่เช่นเดิม โดยเรื่องของการเขียนสูตรผมจะขออธิบายโดยละเอียดในบทหลังๆ อีกครั้งหนึ่งครับ ประเภทของข้อมูลใน Excel (Data Type)อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะกรอกข้อมูลปกติ หรือกรอกสูตรลงไป สุดท้ายแล้ว Excel จะตีความค่าผลลัพธ์ (Value) ของข้อมูลใน Cell นั้นๆ ออกมาเป็นข้อมูลซึ่งสามารถแบ่งได้ออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้ ข้อมูลอยู่ 5 ประเภทใน Excel สำหรับคนที่ใช้งาน Excel ใหม่ๆ รู้จักแค่ 2 ประเภทแรกก่อนก็พอครับ ประเภทการใช้งานการจัดวางตัวอย่างของข้อมูลตัวเลข (Number) เอาไว้ใช้คำนวณค่าต่างๆ ทางคณิตศาสตร์ชิดขวา
(ดูรายละเอียดในLevel 35) เทคนิคการกรอกข้อมูลทิศทางเมื่อการกรอกข้อมูลเสร็จสิ้นเมื่อพิมพ์เสร็จ จริงๆแล้ว เราสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Active Cell เลื่อนไปยังทิศทางไหนต่อไป ซึ่งหากรู้ไว้ก็จะช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็ใช้แค่กด Enter ไปตามปกติก็ได้ครับ สังเกต!
กด Ctrl+Enter : ช่วยให้ใส่ข้อมูลทีเดียวหลายๆ ช่อง พร้อมกันได้ โดยไม่ทำให้ Format เปลี่ยนไป
อยากขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิมการขึ้นบรรทัดใหม่ใน Excel มี 2 วิธี คือ
สังเกต! จะเห็นว่า ข้อความจริงๆ ใน Formula Barไม่ได้ถูกขึ้นบรรทัดใหม่ไปด้วย การกรอกข้อมูลวันที่เมื่อเรากรอกข้อมูลวันที่ในรูปแบบที่ Excel รู้จัก มันจะทำการแปลงข้อมูลให้กลายเป็นวันที่ในรูปแบบมาตรฐานให้เองโดยอัตโนมัติ เช่น วันที่ 2 มีนาคม ค.ศ. 2015 สามารถกรอกได้หลายแบบดังนี้
ระวัง! หากคุณพิมพ์ว่า 2/3/2558 มันจะหมายถึง ค.ศ. 2558 ซึ่งผิดทันที!! หากเราต้องการให้มันแสดงผลเป็น พ.ศ. 2558 ตอนกรอกข้อมูลต้องกรอกเป็น ค.ศ. ไปก่อน แล้วค่อยไปปรับการแสดงผลให้เห็นเป็น พ.ศ. อีกทีหนึ่ง จึงจะได้ค่าที่ถูกต้องครับ ซึ่งจะอธิบายโดยละเอียดภายหลัง อยากบังคับให้เป็นตัวหนังสือบางครั้งเวลาเราพิมพ์ข้อมูลลงไป เช่น อยากเขียนเลขว่า 1-10 (1 ถึง10)แต่พอพิมพ์เสร็จแล้วกด Enter จะเห็นว่า Excel เปลี่ยนข้อมูลของเรากลายเป็นวันที่ 1-ต.ค. ให้ซะงั้น!! หรืออยากพิมพ์ข้อความที่ขึ้นต้นด้วย = แล้ว Excel ดันเข้าใจไปเองว่าเรากำลังเขียนสูตร จะทำให้ค่าออกมาเป็น Error ไป วิธีแก้ไข มี 2 วิธี คือ
สังเกต! : วิธีที่สอง จะมีเครื่องหมาย ‘ อยู่ใน Formula Bar ด้วย เพียงแต่ผลลัพธ์ในจะไม่เห็นเครื่องหมาย ‘ เท่านั้นเอง ส่วนลูกศรสามเหลี่ยมสีเขียวที่ขึ้นมา เป็นการเตือนว่า เรามีการใส่ตัวเลขในรูปแบบของ Text นะครับ อยากใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ทำไง?เราสามารถใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ที่พิมพ์ลงไปตรงๆจาก Keyboard ไม่ได้ด้วยนะครับ โดยการไปที่ [ Insert] –> Symbols –>Equation (ใส่สมการ) หรือ Symbol (ใส่สัญลักษณ์) จากนั้นก็เลือกตัวที่ต้องการได้ ซึ่งแต่ละ Font อาจมีสัญลักษณ์ไม่เหมือนกัน ระวัง! สัญลักษณ์คณิตศาสตร์ใน Symbol เอาไปใส่ในสูตรคำนวณไม่ได้นะครับ มันเป็นแค่ Text ธรรมดาตัวหนึ่งเท่านั้น อย่าสับสนล่ะ!! อยากใส่ Bullet Point ทำไง?บางคนชอบใช้ Excel เป็นที่จดประเด็นต่างๆ ตอนประชุม เช่น อยากจะจดบันทึความคืบหน้าของงาน ซึ่งมีหลายชิ้น และมีผู้รับผิดชอบหลายคน การใช้ใน Excel นั้นมีความได้เปรียบกว่าใน Word เพราะว่าใน Excel คุณสามารถทำการคัดกรองหรือ Filter ข้อมูลให้เห็นเฉพาะสิ่งที่กำลังสนใจได้ภายหลัง คุณอาจออกแบบตารางดังนี้ ซึ่งบ่อยครั้งเราอาจจะอยากใส่ Bullet Point ลงไปในช่องที่ค่อนข้างยาว เช่น ช่องรายละเอียด เพื่อให้มันอ่านได้ง่ายขึ้น (จริงๆ ใส่ขีด – ธรรมดาๆ ก็ได้ แต่มันไม่เท่ครับ!) วิธีการใส่ Bullet Point ทำได้หลายวิธีดังนี้
การแก้ไขข้อมูล (Editing)คนเราทำอะไรก็ตาม ล้วนสามารถผิดพลาดกันได้ การแก้ไขจึงเป็นสิ่งที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ลงไปแล้ว ได้ 3 วิธี
จากนั้นก็พิมพ์แก้ หรือ ลบ สิ่งที่ต้องการได้เลยครับ ไม่มีอะไรยาก Undo & Redoนอกจากการพิมพ์แก้แล้ว Excel ก็มีการใช้เครื่องมือมาช่วยการแก้ไขงานได้อย่างดี คือ
ทั้งสองคำสั่งนี้เป็นคำสั่ง Basic ที่มีใน Program ส่วนใหญ่อยู่แล้ว แต่สิ่งสำคัญที่ผมอยากจะเน้นคือ การกด Undo ด้วยคีย์ลัด Ctrl+z บน Keyboard จะทำให้คุณทำงานเร็วขึ้นมากนะครับ (แถมดูเหมือนมือโปรด้วย!) ดังนั้น พยายามหัดใช้ Keyboard ไว้ให้ชินด้วยนะครับ ส่วนอีกคำสั่งที่คล้ายๆ กันและมีประโยชน์มากๆ คือ Repeat Action (คีย์ลัด ปุ่ม F4) ซึ่งเอาไว้ทำซ้ำการกระทำล่าสุดที่คุณทำบน Excel ผมจะขอยกไปพูดรายละเอียดต่อไปในอนาคต ซึ่งคุณควรจะเข้าใจเนื้อหาบางอย่างก่อน จึงจะเข้าใจการ Repeat ได้ครับ |