จดหมาย ปฏิเสธ การ รับ เข้า ทํา งาน ภาษา ไทย

เราจะปฏิเสธงานที่เค้ารับเราแล้วยังไงดีคะ ช่วยด้วยค่ะ ลำบากใจมาก!!!

เราไปสัมภาษณ์งานกับบริษัท a แล้วเค้าโอเครับเรา

หลังจากนั้นประมาณ 2-3 วัน

เราก็ไปสัมภาษณ์ที่บริษัท b ด้วย ตอนที่เรารอผลการสัมภาษณ์จาก b (ซึ่งจริงๆเราอยากทำที่ b มากกว่า) เรากับ a ก็มีการคุยกันถึงวันเริ่มงานและสัญญาจ้าง

ต่อมา b โทรมาบอกว่าเราสัมภาษณ์ผ่าน ซึ่งจนถึงตอนนี้ b ก็คอนเฟิร์ม วันเริ่มงานและนัดวันให้เราไปเซ็นสัญญาจ้างแล้ว....

เราจะปฏิเสธ a ยังไงดีคะ เรารู้ว่าเราทำให้เค้าเสียหาย ลำบากใจมาก กรณีอย่างเรานี่ถือเป็นการเสียมารยาทมากมั้ยคะ?

ในสัปดาห์ที่ผ่านมามีกระแสเกี่ยวกับการตอบกลับใบสมัครงานในแง่ลบเอามากๆ ทาง Brand Inside จึงขอเสนอข้อแนะนำในการปฏิเสธใบสมัครงาน แบบไม่เชือดเฉือนผู้สมัครเกินไป แถมรักษาความพยายามของเขาไว้ด้วย

ตอบกลับให้เร็ว-เอาให้เคลียร์

หลังจากได้ใบสมัครงานของผู้สมัครมาแล้ว ทางฝ่ายบริหาร หรือแผนกทรัพยากรณ์บุคคลก็ควรจะใช้เวลากับการตรวจสอบใบสมัครเหล่านั้นให้เร็ว เพราะหากปล่อยเวลาให้ผ่านไปเรื่อยๆ โดยไม่มีการติดต่อสื่อสารกับผู้สมัครเลย ก็เหมือนสร้างความกังวลให้พวกเขาอัตโนมัติ ดังนั้นการแสดงให้ผู้สมัครเห็นว่าทางองค์กรกำลังทำอะไรอยู่จึงจำเป็น นอกจากนี้หากรู้แล้วว่าจะปฏิเสธผู้สมัครคนนั้น ก็ต้องแจ้งให้ทราบเร็วที่สุดเท่าที่จะเร็วได้

ต้องมาพร้อมกับเหตุผลที่ฟังขึ้น

ปกติแล้วการปฏิเสธอะไรสักอย่างก็คงไม่ต้องให้เหตุผลอะไรมาก แต่ถ้าเรื่องที่ปฏิเสธมันมีผลต่อชีวิต และความก้าวหน้าทางการงานของคนคนนั้นก็ควรจะคิดให้ดีก่อนที่จะตอบออกไป โดยเหตุผลเหล่านั้นต้องบอกให้ชัดเจนว่าทำไม่ถึงไม่รับ เช่นตำแหน่งนั้นเต็มแล้ว หรือผู้สมัครคนอื่นเหมาะสมกว่า ที่สำคัญต้องไม่ตอบกลับจนยืดยาวเกินไป รวมถึงไม่เขียนในเชิงขอโทษ เพราะเรื่องการปฏิเสธนั้นเกิดขึ้นในโลกธุรกิจเป็นประจำอยู่แล้ว

ยึดมั่นในความเป็นจริง เพราะจริงคือจริง

ขณะเดียวกันทุกสิ่งที่พูดออกมาต้องเป็นเรื่องจริงทั้งหมด ไม่ควรปรับแต่งเหตุผลให้ฟังดูดีขึ้น เพื่อแสดงถึงความสื่อสัตย์ในองค์กร เพราะมันก็ไม่แปลกที่หากผู้สมัครรู้ว่าองค์กรโกหก เวลาที่ตำแหน่งนั้นว่างอีก ก็คงไม่เข้ามาสมัครอีกครั้งแน่ๆ ทำให้ความเชื่อมั่น และความเชื่อใจ ยังคงเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด เพื่อแสดงถึงความจริงใจ และตรงไปตรงมาขององค์กรอีกด้วย

รักษาน้ำใจ และไม่ทิ่มแทง

แม้ข้างต้นจะบอกว่าไม่ให้ขอบคุณ แต่จริงๆ แล้วการขอบคุณแบบอ้อมๆ ก็ช่วยรักษาน้ำใจในความพยายามของผู้สมัครไว้ พร้อมเปิดโอกาสให้พวกเขากลับมาสมัครงานใหม่อีกครั้งเช่นเดียวกัน ซึ่งมันน่าจะดีกว่าที่องค์กรจะทำเป็นไม่รู้ไม่เห็นว่ามีคนคนนี้สมัครงานเข้ามาด้วย ซึ่งถ้าทำอย่างนั้นมันก็คงฝังใจผู้สมัครคนนั้นไปตลอดกาล แถมยังสร้างชื่อเสียให้กับองค์กรในกรณีที่เขาคนนั้นเอาไปพูดกับคนอื่นๆ

ติดต่อไว้-ไม่ทิ้งเดียวดาย

ทั้งนี้ถ้าองค์กรต้องการเปิดโอกาสใหม่ๆ ในอนาคต และทำขั้นตอนต่างๆ ขั้นต้นครบแล้ว อย่างสุดท้ายคือต้องติดต่อกับผู้สมัครองค์กรปฏิเสธเขาไปอยู่เรื่อยๆ เช่นการส่งอีเมลหาพวกเขาเป็นบทความที่น่าสนใจ หรือว่าตำแหน่งที่ยังว่าง และน่าจะเหมาะสมกับพวกเขาอยู่ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้สมัครเหล่านั้นได้ตลอดเวลา และทำให้องค์กรไม่ขาดคน พร้อมเดินหน้าองค์กรได้ตลอดเวลา

ทั้งนี้ทาง Brand Inside อยากแนะนำจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานที่ค่อนข้างดี โดยคลิกที่นี่ได้

อ้างอิง // Inc

ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา

ผู้เขียนเชื่อว่า นักบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ มีทั้งเทคโนโลยี มีความอุปกรณ์สะดวกและมีความพร้อมในทุกๆด้าน มากกว่า นักบริหารงานบุคคลเมื่อสมัยก่อน แต่กลับละเลยในสิ่งที่เป็นเรื่องเล็กๆน้อยๆ แต่มีผลมีมูลค่าทางจิตใจสำหรับผู้สมัครงานเป็นอย่างมาก และจากการที่ได้สอบถามผู้สมัครหลายคนที่ไม่ผ่านการสัมภาษณ์โดยส่วนใหญ่ ไม่เคยได้รับหนังสือและโทรศัพท์แจ้งมายังผู้สมัครเลยว่า ท่านไม่ผ่านการสัมภาษณ์ รอให้ผู้สมัครที่นั่งรองานมาเป็นร่วมเดือน ต้องโทรศัพท์มาสอบถาม จึงจะทราบข้อมูลว่าผลการสัมภาษณ์ไม่ผ่าน หรือรับผู้สมัครคนอื่นมานั่งทำงานแล้วเป็นเดือน

ในการบริหารงานบุคคลในยุคก่อน หัวหน้าจะต้องมีการสอนงานในเรื่องนี้เป็นอันดับแรก ว่าจะต้องมีกระบวนการทำงานอย่างไรบ้าง โดยเริ่มตั้งแต่พิมพ์จดหมายเชิญการสัมภาษณ์งานที่สำนักงาน เพราะเมื่อสมัยก่อนไม่มีโทรศัพท์เหมือนปัจจุบัน ต้องใช้เวลาในการสัมภาษณ์ในแต่ละครั้งอย่างรวดเร็วประมาณ 1 เดือน เพราะว่าต้องรอตอบรับจากผู้สมัครที่ได้ส่งจดหมายมาที่บ้าน การส่งจดหมายต้องส่งแบบลงทะเบียนทุกครั้งเพราะป้องกันการสูญหายและผู้สมัครไม่ได้รับ จดหมายดังกล่าว ต้องมีกระบวนการจัดเก็บในแฟ้มประวัติไว้ทุกคน เพื่อเป็นหลักฐานในการเรียกตัวผู้สมัคร เพราะบริษัทจะต้องเริ่มเช็คตั้งแต่ การรับจดหมาย การติดต่อกลับ และการมาสัมภาษณ์ตามวันและเวลาหรือไม่

เมื่อผู้สัมภาษณ์ตอบรับการมาสัมภาษณ์งานในองค์กร ทางเจ้าหน้าที่บุคคล ต้องเตรียมจัดรถเพื่อรับและส่งผู้สมัครไปยัง สถานีรถไฟ และสถานีรถ บขส. กรณีที่อยู่ต่างจังหวัด ยิ่งกว่านั้น ถ้ามีการสัมภาษณ์ที่เกินเวลาเที่ยง บริษัทจะต้องจัดหาอาหารกลางวันให้กับผู้สมัครอีกด้วย นั่นคือขั้นตอนการทำงานที่จะต้องเตรียมการไว้ล่วงหน้า

หลังจากการสัมภาษณ์เสร็จในแต่ละคน เจ้าหน้าที่บุคคลจะต้องเตรียมรถไว้ส่งผู้สมัครและคอยอำนวยความสะดวกให้กับผู้สมัคร เมื่อสัมภาษณ์เสร็จแล้ว ความละเอียดมากกว่านั้น นักบริหารงานบุคคลจะต้อง รู้ข้อมูลเชิงลึก สำหรับผู้สมัครแต่ละคนด้วยว่า คนใดที่บ้านอยู่ไกล ต้องใช้ระยะเวลาในการเดินทางกลับบ้าน ต้องอำนวยความสะดวกเรื่อง คิวการสัมภาษณ์ให้เหมาะสมอีกเช่นกัน เพราะว่า ถ้าคณะกรรมการสัมภาษณ์ ใช้เวลามากเกินไป ผู้สมัครไม่สามารถเดินทางกลับบ้านได้ ก็อาจจะเป็นปัญหาได้

พอมาถึงกระบวนการแจ้งผลการสัมภาษณ์อีกเช่นกัน หัวหน้าฝ่ายบุคคลจะต้องกำชับเรื่องนี้ว่าเมื่อสัมภาษณ์เสร็จแล้ว ต้องแจ้งให้ผู้สมัครทุกคนทราบว่าให้มาฟังผลการสัมภาษณ์ในวันใด และด้วยวิธีการใด อาจจะแจ้งผลด้วยการโทรแจ้งทางโทรศัพท์ ทางระบบ Internet และผ่านระบบ web ของบริษัท นี่ผู้เขียนพูดถึงกระบวนการในปัจจุบัน แต่เมื่อสมัยก่อนไม่มีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกเหล่านี้เลย นักบริหารงานบุคคล จำเป็นที่จะต้องแจ้งทางจดหมายลงทะเบียนถึงผู้สมัครรายบุคลเท่านั้น ระบบการขนส่งก็ยังไม่เจริญเหมือนในยุคปัจจุบันนี้ จำนวนวันการเดินทางของจดหมายก็อาจจะล่าช้าไปบ้าง ก็จะส่งผลต่อการได้รับจดหมายของผู้สมัคร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กลับสภาพแวดล้อมของภูมิอากาศในช่วงนั้น

เนื้อหาหรือข้อความในการแจ้งผลการสัมภาษณ์ ก็เป็นสิ่งสำคัญ ที่จะต้องใช้สำนวนให้ดี ตัวอย่างเช่น

กรณีไม่ผ่านการสัมภาษณ์

เรียน   คุณสมัคร     รักเรียน

ตามที่บริษัทได้เชิญท่านเข้ารับการสัมภาษณ์ในวันที่ ………………………….เวลา…………….. ณ สำนักงานบริษัทไปแล้วนั้น ทางบริษัทขอแสดงความยินดีจะแจ้งให้ท่านทราบว่า ตำแหน่งงาน ที่ท่านสมัครไว้นั้น ทางคณะกรรมการสัมภาษณ์ได้พิจารณาแล้วว่า ยังหาตำแหน่งที่เหมาะสมกับคุณสมบัติของท่าน ไม่ได้

บริษัทต้องขอขอบคุณและหวังเป็นอย่างยิ่งว่า จะได้รับการพิจารณาจากท่านอีกครั้ง เพื่อเชิญเข้ามาได้รับการสัมภาษณ์ ในตำแหน่งที่เหมาะสม สำหรับบริษัทของเรา ในอันดับต่อไป

(……………………………..)

นายองอาจ     เดชกำแหง

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

จะเห็นได้ว่านักบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ ไม่ค่อยได้ใส่ใจในเรื่อง ที่จะแจ้งผลการสัมภาษณ์พนักงานที่ไม่ผ่านการสัมภาษณ์ของบริษัท ซึ่งถูกมองว่า ถ้าผู้สมัครเห็นว่านานเกินไปก็จะรู้เองว่าไม่ผ่านการสัมภาษณ์อย่างแน่นอน แต่นักบริหารงานบุคคลต้องคิดถึงผู้สมัครที่ตั้งใจและมีความฝันอย่างสูงสุดว่า ถ้าผู้สมัครเห็นว่าองค์กรของเราเป็นองค์กรในฝันสำหรับเขา และมีความตั้งใจที่จะสมัครงานในบริษัทของเราทุกครั้งที่มีตำแหน่งงานว่าง ก็จะเป็นมุมมองหนึ่งที่ ผู้บริหารควรจะเก็บผู้สมัครในลักษณะนี้ไว้ เพราะว่า เขามีความตั้งใจและอยากเข้ามาทำงานกับองค์กรของเราจริงๆ ถ้าได้ผู้สมัครในลักษณะนี้ ก็จะเชื่อมั่นได้ว่า ไม่อยากจะไปสมัครองค์ใดอีกแล้ว ควรจะพิจารณารับพนักงานดังกล่าวเข้าเป็นพนักงานบริษัท

ผู้เขียนมองว่า การที่เราเสียเวลาตอบกลับในกรณีที่ผู้สมัครไม่ผ่านการสัมภาษณ์ จะได้มูลค่าทางจิตใจและมององค์กรของเราในทางบวก ว่าบริษัทมีระบบและกระบวนการทำงานที่ดีเยี่ยม บุคลากรในองค์กรมีการปฏิบัติงานดี มีมนุษย์สัมพันธ์ อยากจะเข้ามาร่วมงานด้วย ซึ่งจะมีผลดีมากกว่าผลเสีย ถึงแม้ว่าจะเสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายไปบ้าง แต่องค์กรได้ชื่อเสียง ภาพพจน์ขององค์กรที่ตามมา มากมายหลายเท่า

ผู้เขียน   ดร.กฤติน   กุลเพ็ง      ประสบการณ์25 ปี ทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์และพัฒนาองค์กร เชี่ยวชาญเรื่องการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่ บริหารวัฒนธรรมองค์กร และ การ Implement Competency Model ให้กับองค์กรภาครัฐและเอกชน เป็นอาจารย์พิเศษ คณะรัฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยบูรพา วิทยาเขตบางแสน