E-Procurement ข้อดี ข้อเสีย

ไม่ว่าจะประกอบธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ระบบจัดซื้อจัดจ้างก็เป็นหนึ่งในกลไกที่จะขับเคลื่อนให้ธุรกิจประสบความสำเร็จได้เสมอ โดยจะทำงานร่วมกับงานด้านอื่นๆ เพื่อให้บริษัทสามารถผลิตสินค้าหรือบริการได้ออกมามีคุณภาพ ผ่านการใช้ทรัพยากรที่คุ้มค่า ตลอดจนการมี “ทรัพยากร” ที่มีคุณค่าให้กับคนในบริษัท เพื่อใช้ในการดำเนินงานให้ออกมาดีที่สุด ซึ่งในปัจจุบัน ระบบจัดซื้อจัดจ้างได้ถูกพัฒนาไปมาก ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้น ประกอบกับการที่ผู้ให้บริการต่างก็สั่งสมประสบการณ์ด้านงานดังกล่าวมาเป็นเวลานาน ทำให้สามารถคิดค้นและพัฒนาระบบให้ออกมาตรงตามความต้องการในการใช้งานจริงที่สุด

แล้วระบบการจัดซื้อแบบนี้ มีข้อดีอย่างไรบ้าง? เรามาดูกันเลย

จัดการข้อมูลได้ง่ายและแม่นยำ

ระบบการจัดซื้อจัดหาและจัดจ้างในปัจจุบันเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบ เอกสารทั้งหมดจะถูกจัดทำขึ้นในแบบดิจิทัล จึงสามารถจัดเก็บและเรียกดูข้อมูลได้ง่าย นำมาจัดทำเปรียบเทียบเพื่อวิเคราะห์สะดวก ช่วยลดการใช้กระดาษได้มาก และยังสร้างความโปร่งใสในการคัดเลือกผู้ขายในระบบได้อีกด้วย

ระบบการสั่งซื้อใช้งานสะดวก

ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อความง่ายและรวดเร็วในการทำงานกับข้อมูลในปริมาณมาก โดยเป็นระบบอัตโนมัติ จึงช่วยประหยัดเวลาในการกรอกหรือจัดการกับข้อมูล สามารถส่งใบสั่งซื้อถึงผู้ขายที่เลือกไว้และมีระบบแจ้งเตือนแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาหรือแรงงานคนมามอนิเตอร์หรือนั่งรอ และสามารถนำเวลาที่รอไปทำงานในส่วนอื่นได้เลย

จัดการใบแจ้งหนี้ได้ด้วยระบบที่มีประสิทธิภาพ

จบทุกความกังวลเรื่องความโปร่งใสในด้านการเงิน เพราะระบบจากผู้ให้บริการหลายๆ แห่งสามารถจับคู่ใบสั่งซื้อกับข้อมูลชุดอื่นๆ รวมถึงจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยระบบอัตโนมัติที่ถูกต้องและแม่นยำ หมดปัญหาเรื่องตัวเลข และอำนวยความสะดวกให้สามารถกำหนดระยะเวลาเครดิตได้ตรงผ่านระบบ ง่ายต่อการเชื่อมต่อและส่งผ่านข้อมูล

วิเคราะห์ข้อมูลได้ ตัดสินใจอย่างถูกต้อง

อีกหนึ่งข้อดีของระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบ e-Procurement ก็คือการที่ผู้ใช้งานสามารถนำข้อมูลทั้งหมดที่มีในระบบมาวิเคราะห์ต่อได้ ด้วยการเรียกดูที่ง่ายดายตามส่วนที่ต้องการ สะดวกต่อการนำมาจัดทำเป็นคลังหรือรายงานในรูปแบบกราฟหรือแผนภูมิ เพื่อให้ผู้ประกอบการได้กำหนดทิศทางการดำเนินงานของธุรกิจได้ต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกพัฒนาไปมากในปัจจุบัน ทำให้เราได้เห็นคุณสมบัติและฟังก์ชันใหม่ๆ ให้ผู้ประกอบการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะกับรูปแบบของธุรกิจ และเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะทำให้กระบวนการทำงานราบรื่น จนนำไปสู่การประสบความสำเร็จได้ในที่สุด ซึ่งข้อดีเหล่านี้ก็เป็นเพียงตัวอย่างในเบื้องต้น หากได้ลองใช้งานแล้ว อาจค้นพบผลลัพธ์ที่น่าสนใจยิ่งกว่าก็เป็นได้

บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที

ระบบ e-Procurement จะช่วยให้องค์กรสามารถลดงานที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่ากับองค์กรลง และทำให้ฝ่ายจัดซื้อมีเวลาวางแผนในส่วนของการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ (Strategic sourcing) ซึ่งเป็นหน้าที่ที่สำคัญมากขึ้น นอกจากนั้นการที่ข้อมูลการทำธุรกรรมต่างๆอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้บริษัทสามารถนำข้อมูลไปเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เพื่อการวางแผนที่ดีขึ้น เช่น เมื่อนำข้อมูลจากระบบ e-Procurement เชื่อมกับระบบ Inventory เมื่อถึงจุดสั่งซื้อ สามารถกำหนดให้ระบบสร้างใบ PO และส่งไปยังผู้ขายโดยอัตโนมัติได้ หรือการนำไปเชื่อมกับระบบ e-Payment เมื่อผู้ขอซื้อได้รับสินค้าและทำบันทึกรับในระบบ e-Procurement แล้วสามารถกำหนดให้ระบบจ่ายเงินให้กับผู้ขายโดยอัตโนมัติได้ เป็นต้น

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange: ED) ได้เกิดขึ้นมาเพื่อ ขจัดการทํางานที่ซ้ำซ้อนกันของระบบการจัดซื้อแบบดังเดิม ต่อมาจึงได้มีการพัฒนาระบบการจัดชื้อจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์บนฐานของอินเทอร์เน็ต (Internet-Based E-Procurement) หรือe-Procurement ขึ้นมาเพื่อพัฒนาระบบการจัดซือจัดหาให้มีความยืดหยุ่นสูงขึ้น โดยประโยชน์ของ e-Procurement (Wilsner et al. 2009: 48-49) ประกอบด้วย

1) ประหยัดเวลาระบบ e-Procurement จะมีประสิทธิภาพมากเมื่อ (1) เลือกซัพพลายเออร์ที่มี finemy (2) nigununnsvetuliuonnn (Request for Quotation) Laetuásño (Purchased Ordenและ (3) การสั่งซื้อซ้ํา ผู้ซื้อสามารถสร้างรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ต้องการสําหรับแต่ละชนิดผลิตภัณฑ์และบริการ รายชื่อซัพพลายเออร์สามารถแก้ไขและแบ่งปันข้อมูลกับผู้ซื้อ (Buyer) คนอื่นในบริษัทได้ข้อมูลของซัพพลายเออร์ที่มีประสิทธิภาพสามารถปรับปรุงได้อย่างรวดเร็วและทําได้ง่ายในเวลาจริง (Real Time) การรวบรวม (Collecting) การค้นหา (Sorting) การทบทวน (Reviewing) การเปรียบเทียบ (Comparing) ในการขอใบเสนอราคาในระบบการจัดซื้อแบบดั้งเดิมใช้เวลานานและไม่สามารถเร่งเวลาได้เพราะต้องมี การประมูลราคากับซัพพลายเออร์รายอื่น ๆ ทําให้เสียเวลาส่วนในระบบการจัดซื้อแบบ e-Procurement ได้ กําจัดกิจกรรมที่ไม่คุณค่า อันได้แก่ การรวบรวมข้อมูล และการเรียงลําดับออกไปได้ ระบบจะทําการดําเนิน การการประมูลราคาให้อัตโนมัติโดยสินค้าที่เน่าเสียง่ายจะไม่มีการประมูลราคาเกิดขึ้น เนื่องจากการสั่งสินค้าเป็นลักษณะสั่งแบบกลุ่มเล็ก ๆ และทําการสั่งบ่อยครั้ง

2) ประหยัดต้นทุน (Cost Saving) ผู้ซื้อ (Buyer) สามารถจัดการคําสั่งซื้อได้เป็นจํานวนมาก เนื่องจากระบบการประมูลราคาแบบดั้งเดิมซึ่งทําการประมูลราคาโดยเปรียบเทียบจากใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์ได้ถูกกําจัดออกไป การประหยัดต้นทุนสามารถทําได้เนื่องจากใช้ซัพพลายเออร์ที่เสนอราคาที่ ต่ําที่สุดของสินค้าและบริการนั้น อีกทั้งยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านธุรการลงเนื่องจากใช้พนักงานจัดซื้อเพียงไม่กี่ คน และการเติมเต็มคําสั่งซื้อสามารถทําได้รวดเร็วขึ้นเนื่องจากมีซัพพลายเออร์หลายรายให้เลือก

3) ความแม่นยํา (Accuracy) ระบบได้กําจัดปัจจัยนําเข้าที่มีความซ้ําซ้อนกันออกไปโดยผู้ใช้วัตถุดิบ และผู้ซื้อ ระบบได้เพิ่มประสิทธิภาพความแม่นยําในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ โดยมี การปรับปรุงข้อมูลด้านสินค้ารวมถึงบริการและออนไลน์ให้ทุกฝ่ายได้เห็นอยู่ตลอดเวลา

4) เวลาจริง (RealTime) ระบบ e-Procurement ช่วยให้ผู้ซื้อทำการประมูลราคาได้ง่ายขึ้นและซัพพลายเออร์ก็สามารถตอบสนองคําสั่งซื้อได้ในเวลาจริงตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ เมื่อการเบิกจ่าย วัตถุดิบ (Material Requisition) ได้ถูกดําเนินการ ผู้ซื้อสามารถประกาศการประมูลราคาให้ซัพพลายเออร์ ทราบได้ในทันทีทันใด เป็นการลดเวลารอคอยการติดต่อกลับจากซัพพลายเออร์

5) การเคลื่อนย้าย (Mobility) ผู้ซื้อสามารถเสนอ ดําเนินการ และตรวจสอบสถานะของการประมูล ราคา ในด้านการติดต่อสื่อสารของซัพพลายเออร์กับผู้ซื้อนั้น ซัพพลายเออร์สามารถทําได้โดยไม่ต้องคํานึงถึงทําเลที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของผู้ซื้อและเวลาของผู้ซื้อ ดังนั้นระบบ e-Procurement จึงมีความยืดหยุ่นสูงมาก

6) การตรวจสอบย้อนกลับ (Traceability) การตรวจสอบเส้นทางของสินค้าหรือวัตถุดิบสามารถทําได้โดยระบบ e-Procurement การติดตามและการเสนอราคาสามารถกระทําได้ง่ายและรวดเร็วกว่าการ ติดตามโดยใช้วิธีทางเอกสาร ผู้ซื้อและซัพพลายเออร์สามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมทางออนไลน์ได้ การแสดง ความคิดเห็นหรือการบ่งชี้ให้ผู้ซื้อเห็นว่าซัพพลายเออร์มีความสนใจในการเสนอราคาก็สามารถกระทําได้ง่าย

7) การจัดการ (Management)ระบบe-ProCurementได้ออกแบบขึ้นมาเพื่อเก็บข้อมูลซัพพลายเออร์ที่สําคัญ รวมถึงซัพพลายเออร์รายย่อย ดังนั้นระบบ e-Procurement จึงช่วยให้ผู้ซื้อสามารถทํางานเพื่อ สนับสนุนธุรกิจได้มีการสร้างรายงานด้านสถิติและประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์เพื่อจัดการตรวจสอบและ นําไปใช้ในการวางแผนในอนาคตได้

8) ประโยชน์แก่ซัพพลายเออร์ (Benefitto Supplier) ประโยชน์ในการใช้ระบบe-Procurement คือ อุปสรรคทางการค้าลดลง ค่าใช้จ่ายในการติดต่อสื่อสารธุรกิจลดลง การเข้าถึงผู้ซื้อทําได้ง่ายขึ้น และการปรับตัวให้เข้ากับสภาวะตลาดสามารถทําได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ดังนั้น การใช้ระบบ e-Procurement จึงมี ประโยชน์อย่างยิ่งต่อซัพพลายเออร์