การใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี หน่วยที่4

การใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบัญชี 20201-2007

รหสั วชิ า 20201-2007 ช่ือวชิ า การใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี 1-4-3 (Using Computer in Accounting) วชิ าบังคับก่อน: 20201-2001 การบญั ชีธรุ กิจ จุดประสงค์รายวชิ า เพอ่ื ให้ ซือ้ ขายสินค้า 1. เข้าใจหลกั การใช้คอมพิวเตอร์ในงานบญั ชีเก่ียวกบั เอกสารทางการค้าและกระบวนการจดั ทาบัญชีของ ธรุ กิจ 2. มที กั ษะการปฏบิ ตั ิงานบญั ชีโดยการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบญั ชี 3. มกี ิจนิสยั มรี ะเบียบ ละเอียดรอบคอบ ซอ่ื สตั ย์ มวี นิ ยั ตรงตอ่ เวลา และมีเจตคตทิ ่ดี ีตอ่ วิชาชีพบญั ชี สมรรถนะรายวชิ า 1. แสดงความรู้เก่ียวกบั การใช้คอมพวิ เตอร์ในงานบญั ชี 2. จดั ทาบญั ชีโดยใช้คอมพวิ เตอร์เก่ียวกบั เอกสารทางการค้าและการบนั ทกึ ข้อมลู รายการค้า 3. จดั ทางบการเงินตามกฎหมายทเ่ี ก่ียวข้อง คาอธิบายรายวชิ า ศึกษาและปฏิบตั ิเก่ียวกับรายการทางการบญั ชีของกิจการบริการและกิจการซือ้ ขายสินค้า โดยจดั ทา เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี การป้ อนข้อมลู รวมทงั้ การออกรายงานและการจดั ทางบการเงินผ่านการใช้

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดให้ผู้ทาบญั ชีต้องจดั ทาบญั ชี เพื่อให้มีการแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปล่ียนแปลงฐานะการเงินของผ้มู ีหน้าท่ีจัดทาบญั ชี ท่ีเป็ นอยู่ตามความเป็ นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี โดยมีเอกสารที่ ต้องใช้ประกอบการบนั ทกึ บญั ชีให้ถกู ต้องครบถ้วน นอกจากข้อกาหนดตาม พระราชบญั ญตั กิ ารบญั ชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ยงั ต้องจดั ทาขนึ ้ ให้สอดคล้องและถกู ต้องกบั ข้อกาหนดในประมวลรัษฎากร ซง่ึ ได้กาาหนดลกั ษณะของใบกากบั ภาษีด้วย

ความหมาย ความสาคญั และประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ลกั ษณะของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีของกิจการบริการ เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีของกจิ การซือ้ ขายสนิ ค้า ตวั อยา่ งเอกสารที่ใช้ในการบนั ทกึ บญั ชี การนาเอกสารมาบนั ทกึ บญั ชีของกิจการ การปฏบิ ตั เิ กี่ยวกบั การออกหนงั สอื รับรองการหกั ภาษี ณ ที่จ่าย

ลกั ษณะของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 • ชื่อของผู้จัดทาเอกสารซ่ึงอาจใช้ช่ือที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของ ผ้จู ดั ทาเอกสารก็ได้ • ชื่อของเอกสาร • เลขทข่ี องเอกสาร และเลม่ ที่ (ถ้ามี) • วนั เดือน ปี ทีอ่ อกเอกสาร • จานวนเงนิ รวม

ลกั ษณะของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี เอกสารประกอบการบันทึกบัญ ีชตามประมวล ัรษฎากร เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีเกี่ยวกบั เอกสารท่ีใช้บนั ทกึ รายการขายสินค้าเป็นเงินสด การขายสนิ ค้า ซง่ึ ออกโดยผ้ปู ระกอบการ เอกสารท่ีใช้บนั ทกึ รายการขายสนิ ค้าเป็นเงินเช่ือ ใบกากบั ภาษีเตม็ รูปแบบ (Full Invoice) ใบกากบั ภาษี (Tax Invoice) ใบกากบั ภาษีอยา่ งยอ่ (Invoice Summary) รายงานภาษีขาย (Output Tax) เอกสารที่ถือเป็นใบกากบั ภาษี รายงานภาษีซอื ้ (Input Tax) รายงานสินค้าและวตั ถดุ ิบ

เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีของกิจการบริการ ใบแจ้งหนี ้ เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ใบเสร็จรับเงิน ของกิจการบริการ ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกากบั ภาษี /ใบ แจ้งหนี ้

เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชีของกิจการซอื ้ ขายสินค้า ใบแจ้งหนี/้ใบกากบั ภาษี หรือ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหนี ้ เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ใบเสร็จรับเงนิ ของกิจการซือ้ ขายสินค้า ใบเสร็จรับเงิน/ใบกาากบั ภาษี / ใบแจ้งหนี ้

ตวั อยา่ งเอกสารท่ีใช้ในการบนั ทกึ บญั ชี เอกสารท่ีใช้บนั ทกึ เก่ียวกบั รายการ ขายสินค้าเป็นเงนิ เชื่อได้ เอกสารทเ่ี ก่ียวกบั การขายสนิ ค้า เอกสารทใ่ี ช้บนั ทกึ รายการ รับชาระหนีจ้ ากการขายสนิ ค้าเป็นเงินเช่ือ เอกสารท่บี นั ทกึ เกี่ยวกบั รายการ ขายสินค้าเป็ นเงินสด

ตวั อยา่ งเอกสารท่ีใช้ในการบนั ทกึ บญั ชี

ตวั อยา่ งเอกสารท่ีใช้ในการบนั ทกึ บญั ชี เอกสารที่ใช้บนั ทกึ เก่ียวกบั การซือ้ สนิ ค้าเป็นเงนิ เช่ือ เอกสารท่ีเกี่ยวกบั การซือ้ สินค้า เอกสารที่ใช้บนั ทกึ รายการจ่าย ชาระหนีจ้ ากการซือ้ สนิ ค้าเป็ นเงินเช่ือ เอกสารท่ีใช้บนั ทกึ เกี่ยวกบั การซือ้ สินค้าเป็นเงนิ สด

ตวั อยา่ งเอกสารท่ีใช้ในการบนั ทกึ บญั ชี

ตวั อยา่ งเอกสารที่ใช้ในการบนั ทกึ บญั ชี เอกสารอื่นๆ เอกสารท่ีบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั รับ เงนิ เอกสารท่ีบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั จ่ายเงิน

การนาเอกสารมาบนั ทกึ บญั ชีของกิจการ เอกสารการรับเงนิ เอกสารการจ่ายเงนิ การจดั กลมุ่ เอกสาร เอกสารเงินเชื่อ เอกสารอ่ืนๆ

การนาเอกสารมาบนั ทกึ บญั ชีของกิจการ ตรวจสอบข้อความและ เอกสารด้านรายรับ รายการทกี่ ฎหมายกาหนดไว้ ในเอกสารประเภทตา่ งๆ การวเิ คราะห์รายการค้าจาก วิเคราะห์ประเภทของเอกสาร เอกสารด้านรายจ่าย เอกสาร เอกสารด้านเงินเชื่อ วเิ คราะห์แหลง่ ทไ่ี ด้มาของ เอกสาร วเิ คราะห์รายการค้าจาก เอกสารตามหลกั สมการบญั ชี

การปฏิบตั ิเกี่ยวกบั การออกหนงั สือรับรองการหกั ภาษี ณ ท่ี การออกหนังสือรับรองหกั ภาษี ณ ทจ่จี า่ ่ายย 1. ออกหนงั สอื รับรองการหกั ภาษี ณ ที่จา่ ยให้ผ้รู ับเงินที่กฎหมายกาหนด 2. จดั เก็บเข้าแฟ้ มเพื่อการตรวจสอบ 3. เมื่อครบกาหนด 7 วนั ของเดือนถัดไป จัดทาใบสาคญั จ่ายโดยแนบหนังสือ รับรองการหักภาษี ณ ท่ีจ่าย เพื่อให้ผู้มีอานาจลงนามก่อนส่งให้พนักงาน จดั ทาเชค็ จา่ ยเพ่ือนาสง่ สรรพากร 4. กรอกแบบภ.ง.ด.3 กรณีผู้ถูกหักมีหน้าที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหรือ แบบ ภ.ง.ด.53 กรณีผู้ถูกหักมีหน้าที่เสียภาษีเงินได้นิติบุคคล เพ่ือประกอบ การนาสง่ เงินแก่สรรพากร

การบันทึกบัญชีทุกรายการต้องบันทึกจากหลักฐานที่เป็นเอกสารต่าง ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หรือเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นภายในกิจการเอง เพื่อให้ทราบถึงการได้มาของข้อมูลและผู้ที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากเอกสารนั้นได้จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในการประกอบธุรกิจและนำมาเป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี เอกสารดังกล่าวจะต้องเป็นเอกสารที่สมบูรณ์ สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นการบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง และต้องทำตามข้อกำหนดของ พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ.2543

การจัดทำเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารหลักฐานสำคัญซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำ และออกให้แก่ผู้ซื้อทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนเรียกเก็บ หรือพึงเรียกเก็บ ในกรณีของการขายสินค้า ในการจัดทำใบกำกับภาษีดังกล่าวนั้นใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบันทึกบัญชี ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีพร้อมทั้งส่งมอบใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อในทันทีที่มีการส่งมอบสินค้าให้กับผู้ซื้อ ซึ่งทางผู้ซื้อเรียกภาษีที่จ่ายว่า “ภาษีซื้อ” และทางผู้ขายเรียกภาษีที่ผู้ขายได้เรียกเก็บจากผู้ซื้อว่า “ภาษีขาย” ใบกำกับภาษีต้องมีข้อความตามที่กฎหมายกำหนด คือ ต้องมีรายการดังต่อไปนี้

Ø ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม กฎหมายกำหนดให้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ โดยจะต้องมีรายการเป็นสาระสำคัญตามที่กฎหมายกำหนดไว้ในมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ดังนี้

1. คำว่า “ใบกำกับภาษี”

2.ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบกิจการการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี

3.ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ

4.หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขของเล่ม (ถ้ามี)

5. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ

6.จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยแยกจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการชัดแจ้ง

7.วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

8. ข้อความอื่นตามที่อธิบดีกำหนด

ในกรณีที่ผู้ประกอบการมีสถานประกอบการหลายแห่ง และสถานประกอบการที่เป็นสาขา ใช้ใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นที่อยู่ของสำนักงานใหญ่ออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับริการสาขาที่ส่งมอบใบกำกับภาษีจะต้องระบุ “ชื่อสาขาที่ออกใบกำกับภาษี” ไว้ด้วย แต่ไม่ต้องระบุที่อยู่ของสาขานั้นโดยอาจเขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือประทับตรายางได้

Ø ใบกำกับภาษีแบบเป็นชุด

ในกรณีที่ผู้ประกอบการประสงค์จะออกใบกำกับภาษีเต็มรูปรวมกับเอกสารการค้าอื่น ซึ่งมีจำนวนหลายฉบับ และใบกำกับภาษีภาษีมิใช่เอกสารฉบับแรกของเอกสารดังกล่าว จะต้องมีข้อความระบุว่า “เอกสารออกเป็นชุด” ไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว และข้อความดังกล่าวจะต้องตีพิมพ์หรือจัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ในกรณีที่จัดทำด้วยระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับจะประทับตรายาง เขียนด้วยหมึก หรือพิมพ์ดีดไม่ได้

Ø ใบกำกับภาษีแบบอย่างย่อ

ผู้ประกอบการรายย่อย หรือกิจการค้าปลีกสามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ และสามารถใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ โดยแสดงราคาขายที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้วได้ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ต้องมีรายการดังต่อไปนี้

1.คำว่า “ใบกำกับภาษี”

2.ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบกิจการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี

3.หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขของเล่ม (ถ้ามี)

4.ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ

5.ราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการ โดยต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว

6.วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

7.ข้อความอื่นตามที่อธิบดีกำหนด

ใบกำกับภาษีที่ไม่เข้าลักษณะนำภาษีซื้อมาหักภาษีขายไม่ได้

1.ใบกำกับภาษีที่มีข้อความไม่ถูกต้อง และไม่สมบูรณ์ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ

2.กรณีไม่มีใบกำกับภาษี หรือมีใบกำกับภาษีแต่ไม่อาจแสดงใบกำกับภาษีได้ว่ามีการชำระภาษีซื้อ เว้นแต่จะเป็นกรณีมีเหตุอันสมควรตามหลักเกณฑ์และเงื่อนไชที่อธิบดีกำหนดดังนี้

• 2.1ใบกำกับภาษีถูกทำลายโดยเหตุสุดวิสัย เช่น อัคคีภัย อุทกภัย หรือวาตภัย ซึ่งต้องมีหลักฐานทางราชการหรือหลักฐานอื่นที่เชื่อถือได้ว่ามีเหตุการณ์ดังกล่าวจริง
• 2.2ผู้ประกอบกิจการไม่สามารถขอใบแทนใบกำกับภาษีจากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการได้ เนื่องจากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการไม่สามารถออกใบแทนใบกำกับภาษีได้เพราะเหตุสุดวิสัย

3.ภาษีซื้อที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการของผู้ประกอบกิจการที่มีหน้าที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

4.ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่งออกโดยผู้ไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี

5.ภาษีซื้อสำหรับค่ารับรอง

6.ภาษีซื้อสำหรับรถยนต์นั่ง หรือรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 ที่นั่ง

7. ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อ

8. ภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อทรัพย์สินเพื่อใช้หรือจะใช้ในกิจการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

9. ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่เป็น “สำเนา” โดยไม่มีคำว่า “เอกสารออกเป็นชุด”

10.ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่งรายการถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลง

11. ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่งคำว่า “ใบกำกับภาษี” มิได้ตีพิมพ์จากโรงพิมพ์

12.ภาษีซื้อที่เกิดจากการก่อสร้างอาคาร เพื่อใช้หรือจะใช้ในกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ต่อมาได้ขายหรือได้เช่า หรือนำไปใช้ในกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่กระทำภายใน 3 ปี

13.ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่ไม่มีข้อความตามที่อธิบดีกำหนด คือ

13.1 “เอกสารออกเป็นชุด” “ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” “สำเนา” มิได้ตีพิมพ์จากโรงพิมพ์

13.2 “สาขาที่ออกใบกำกับภาษี....” กรณีสาขานำใบกำกับภาษีของสำนักงานใหญ่ไปออกใบกำกับภาษี

13.3 “เลขทะเบียนรถยนต์” กรณีสถานบริการน้ำมันเป็นผู้ออกใบกำกับภาษี

14.ภาษีซื้อส่วนที่เป็นส่วนเฉลี่ยของกิจการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม

15.ภาษีซื้อในส่วนที่ผู้ประกอบการใช้สิทธิเลือกไม่นำภาษีซื้อทั้งหมดไปหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะมีรายได้ที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มไม่น้อยกว่าร้อยละ 90 ของรายได้ทั้งหมด

16.ภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อ เช่าซื้อ หรือรับโอนรถยนต์ที่มิใช่รถยนต์นั่ง และรถยนต์ โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน เพื่อใช้ในกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ต่อมาได้มีการดัดแปลงรถยนต์ดังกล่าวเป็นรถยนต์นั่ง หรือรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน ภายใน 3 ปี นับตั้งแต่เดือนภาษีที่ได้รถยนต์มาครองครอง

17.ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่ง ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายมิได้ตีพิมพ์

18.ภาษีซื้อที่เกิดจาการก่อสร้างอาคารส่วนเฉลี่ยที่เป็นของกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ผู้ประกอบการมิได้แจ้งรายการเกี่ยวกับการก่อสร้างอาคาร และการใช้พื้นที่ตามแบบและเวลาที่กฎหมายกำหนด

4.2 การบันทึกรายการในสมุดรายวันขั้นต้น

ความหมายและประเภทของสมุดรายวันขั้นต้นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น คือ สมุดที่บันทึกบัญชีขั้นแรกก่อนที่จะผ่านไปบัญชีแยกประเภท ประกอบด้วยสมุดรายวันขั้นต้น 7 เล่ม ดังนี้

1. สมุดรายวันทั่วไป

2. สมุดรายวันซื้อสินค้า

3. สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด

4. สมุดรายวันขายสินค้า

5. สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้

6. สมุดรายวันรับเงิน

7. สมุดรายวันจ่ายเงิน

กิจการเจ้าของคนเดียวเป็นการประกอบธุรกิจขนาดเล็กจะใช้สมุดรายวันทั่วไปบันทึกเพียง เล่มเดียว แต่ถ้าหากกิจการมีขนาดใหญ่อาจต้องมีสมุดบันทึกรายการขั้นต้นหลายเล่ม เรียกว่า สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journals) ซึ่งได้แก่สมุดรายวันตั้งแต่เล่มที่ 2 – 7

Ø สมุดรายวันทั่วไป

สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) หมายถึง สมุดที่ใช้บันทึกรายการขั้นต้นได้ทุกเรื่องในกรณีที่กิจการมีสมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียว หรือเป็นสมุดบันทึกรายการที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มอื่นได้ในกรณีที่กิจการใช้สมุดรายวันขั้นต้นหลายเล่ม

Ø สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด

สมุดรายวันส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด (Purchase Returns Journal ) หมายถึง สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าชำรุด ผิดขนาด ฯลฯ กรณีซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

Ø สมุดรายวันขายสินค้า

สมุดรายวันขายสินค้า (Sales Journal) คือ สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกเฉพาะการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อและรายการภาษีขายเท่านั้น

Ø สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้

สมุดรายวันรับคืนสินค้าและจำนวนที่ลดให้ (Sales Returns Journal) คือ สมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับการรับคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าชำรุด เสื่อมคุณภาพ ฯลฯ กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

4.3 การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภท หมายถึง สมุดบัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายการต่อจากสมุดรายวันขั้นต้น โดยจำแนกไว้เป็นหมวดหมู่ มีความสำคัญในการจัดทำงบทดลองได้เร็วและประหยัดเวลา เพราะในบัญชีแยกประเภทแต่ละบัญชีได้จัดทำและเรียงลำดับตามหมวดบัญชีไว้แล้ว สมุดบัญชีแยกประเภท แบ่งออกได้เป็น 2 ชนิด ได้แก่

1.สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดบัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายการต่อจากสมุดรายวันขั้นต้น ซึ่งได้แยกบัญชีไว้เป็นหมวดหมู่ สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นใช้บันทึกในการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ(ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ บัญชีแยกประเภทหนี้สิน และบัญชีแยกประเภท ส่วนของเจ้าของ

2.สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นสมุดบัญชีช่วยซึ่งเป็นบัญชี ย่อยคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป ได้แก่ สมุดแยกประเภทลูกหนี้ และสมุดแยกประเภทเจ้าหนี้

รูปแบบของบัญชีแยกประเภท

รูปแบบของบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้กันทั่วไปมี 2 แบบ

1. แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน) มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษคือตัว “T” ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต ทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต

2.บัญชีประเภทหนี้สิน หมายถึง บัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ธนาคาร บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บัญชีตั๋วเงินจ่าย เป็นต้น

3.บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ หมายถึง บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ (Owner’s equity) หมายถึง บัญชีที่แสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่ บัญชีทุน บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชีรายได้ เมื่อมีรายได้ ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น บัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่าย ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เมื่อมีการถอนเงินสดและนำสินทรัพย์ไปใช้ส่วนตัว ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง

หลักการบันทึกบัญชีแยกประเภทมีหลักการดังนี้

1. ให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตในสมุดรายวันทั่วไป มาตั้งเป็นชื่อบัญชีแยกประเภท และบันทึกรายการทางด้านเดบิตโดย

1.1 เขียนช่อง วัน เดือน ปี ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป

1.2 เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการ

1.3 เขียนจำนวนเงินลงในช่องเดบิต

2. ให้นำบัญชีที่เครดิตในสมุดรายวันทั่วไป มาตั้งเป็นเป็นชื่อบัญชีแยกประเภท และบันทึกไว้ทางด้านเครดิตโดย

2.1 เขียนช่อง วัน เดือน ปี ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป

2.2 เขียนชื่อบัญชีที่เดบิตลงในช่องรายการ

2.3 เขียนจำนวยเงินลงในช่องจำนวนเงินเครดิต

3 การบันทึกบันชีในช่องรายการของบัญชีแยกประเภท แบ่งได้ 3 กรณี

กรณีที่ 1 รายการเปิดบัญชีโดยการลงทุนครั้งแรก ถ้ากิจการนำเงินสดมาลงทุนให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้ามกัน ถ้ากิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุนและรับโอนเจ้าหนี้มาลงทุนให้เขียนในช่องรายการว่า"สมุดรายวันทั่วไป"

กรณีที่ 2 รายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ซึ่งเป็นยอดคงเหลือยกมาจากระยะเวลาบัญชีก่อนการบันทึกในช่องรายการให้เขียนว่า "ยอดยกมา"

กรณีที่ 3 รายการค้าที่เกิดขึ้นในระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้ามกัน

การอ้างอิง (Posting Reference)

การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ต้องมีการอ้างอิงถึงที่มาของรายการนั้นดังนี้

1. ที่สมุดรายวันทั่วไป เขียนเลขที่ของบัญชีแยกประเภทลงในช่องเลขที่บัญชี

2. ที่บัญชีแยกประเภท เขียนหน้าของสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องหน้าบัญชี โดยเขียนอักษรย่อว่า "ร.ว." เช่น "ร.ว.1” รายการนี้มาจากสมุดรายวันทั่วไป หน้าที่ 1

ดังนั้น การอ้างอิงที่มาของรายการ คือการอ้างอิงเลขหน้าสมุดรายวันทั่วไปในบัญชีแยกประเภทและเลขที่บัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทำให้ทราบถึงแหล่งที่มาของรายการสะดวกในการค้นหาในภายหลังและเป็นการป้องกันการหลงลืมการผ่านรายการ

การจัดหมวดหมู่ และการกำหนดเลขที่บัญชี

การที่จะทำการบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ ให้ละเอียดและเป็นระเบียบเรียบร้อยสะดวกแก่การจัดทำรายงานเพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและค้นหาภายหลังนั้น ควรจัดบัญชีต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่และกำหนดเลขที่สำหรับหมวดหมู่บัญชีไว้ใน “ผังบัญชี” (Chart of Account)

การจัดหมวดหมู่ของบัญชี แบ่งเป็น 5 หมวด ได้แก่

1. หมวดสินทรัพย์

2. หมวดหนี้สิน

3. หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน)

4. หมวดรายได้

5. หมวดค่าใช้จ่าย

ผังบัญชี (Chart of Accounts)

ผังบัญชี หมายถึง การจัดบัญชีและกำหนดเลขที่บัญชีให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อใช้ในการอ้างอิงเมื่อผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไป

เลข 1 สำหรับหมวดสินทรัพย์

เลข 2 สำหรับหมวดหนี้สิน

เลข 3 สำหรับหมวดส่วนของเจ้าของ

เลข 4 สำหรับหมวดรายได้

เลข 5 สำหรับหมวดค่าใช้จ่าย

4.4 กระดาษทำการ และงบการเงิน

กระดาษทำการ (Work Sheet) คือ ร่างงบการเงินที่ผู้จัดทำบัญชีนำงบทดลองมาปิดบัญชีเพื่อเตรียมจัดทำงบการเงินให้สะดวกรวดเร็วและถูกต้อง ก่อนที่จะนำเสนอในรูปแบบงบการเงิน ได้แก่ กระดาษทำการ 6 ช่อง กระดาษทำการ 8 ช่อง กระดาษทำการ 10 ช่อง

ประโยชน์ของกระดาษทำการ

1. ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของยอดเงินในบัญชี เพราะกระดาษทำการรวมยอดบัญชีทั้งหมดในช่องงบทดลอง
2. ช่วยในการปรับปรุงบัญชีให้ง่ายขึ้น ทำให้ยอดเงินถูกต้องหลังปรับปรุงซึ่งจะนำไปแสดงในงบกำไรขาดทุนและงบดุลได้ถูกต้อง
3. ช่วยในการจัดทำงบกำไรขาดทุนและงบดุลได้สะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง เพระสามารถนำบัญชีที่แสดงในช่องงบกำไรขาดทุนและงบดุลไปจัดแสดงในงบได้เลย
4. ช่วยในการปิดบัญชีให้รวดเร็วและถูกต้อง โดยสามารถนำตัวเลขที่ปรับปรุงแล้วไปแสดงการปิดบัญชีได้
5. ทำให้ทราบผลการดำเนินงานว่ามีกำไรหรือขาดทุนก่อนจัดทำงบการเงิน

งบการเงิน (Financial Statement) หมายถึง งบที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง และแสดงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ซึ่งประกอบด้วยงบกำไรขาดทุนและงบดุล

Ø งบกำไรขาดทุน (Income Statement) หมายถึง งบที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการในระยะเวลาที่กำหนด แต่ต้องไม่เกิน 1 ปี เพื่อวัดผลการดำเนินงานของกิจการว่ามีรายได้และค่าใช้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีนั้นเท่าใด เมื่อนำรายได้หักด้วยค่าใช้จ่ายแล้วจะเป็นกำไรสุทธิ หรือขาดทุนสุทธิเท่าใด ซึ่งใช้วัดความสามารถในการดำเนินงานของกิจการ งบกำไรขาดทุนมีวิธีทำ 2 รูปแบบ คือ แบบบัญชีและแบบรายงาน

v งบกำไรขาดทุนแบบบัญชี จะแสดงรายการ 2 ด้าน คือ ด้านซ้ายแสดงค่าใช้จ่ายและด้านขวาแสดงรายได้

v งบกำไรขาดทุนแบบรายงาน จะแสดงได้ 2 รูปแบบ คือ

§ งบกำไรขาดทุนแบบขั้นเดียว

§ งบกำไรขาดทุนแบบหลายขั้น

Ø งบดุล (Balance Sheet) หมายถึง งบที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการว่ามีสินทรัพย์ หนี้สิน

และส่วนของเจ้าของเท่าใด ณ วันใดวันหนึ่ง ซึ่งแสดงถึงสภาพคล่องของกิจการว่ามีสินทรัพย์มากกว่าหนี้สินเท่าใด งบดุลมีวิธีทำ 2 รูปแบบ คือ แบบบัญชีและแบบรายงาน

• งบดุลแบบบัญชี จะแสดงรายการ 2 ด้าน คือ ด้านซ้ายแสดงสินทรัพย์ และด้านขวาแสดงหนี้สินและส่วนของเจ้าของ
• งบดุลแบบรายงาน จะแสดงตามประเภทบัญชี ซึ่งจะแสดงเรียงตามลำดับประเภทบัญชี คือ สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ ซึ่งเป็นแบบที่ยอมรับกันทั่วไป