Best practice การบริหารแบบมีส่วนร่วม doc

เมื่อวันเสาร์ที่ผ่านมาได้มีโอกาสไป Sit in ฟังสัมมนา ร่วมกับทีม Shippop ในงาน AIS Startup ในเรื่องของการวางเป้าหมาย และ การควบคุมการทำงานด้วยวิธี OKR โดยวิทยากรคือ คุณอ้อ พรทิพย์ กองชุน, COO และ Co-founder, Jitta และอดีตหัวหน้าฝ่ายการตลาดของ Google ประจำประเทศไทย

OKR ย่อมาจาก Objective & Key result คือวิธีการตั้งเป้าหมายให้แต่ละคน โดยเป้าหมายของทุกๆคนสอดคล้องกันทั้งองค์กร

ลองดูตัวอย่างการทำ OKR
Objective :: เป็นที่ 1 ของ App ประเภทแผนที่ใน iOS
Key Result 1::สำรวจ 10 ฟีเจอร์ที่ลูกค้าต้องการสำหรับ App ประเภทแผนที่
Key Result 2 :: เปิดตัว 5 ฟีเจอร์ที่ลูกค้าต้องการมากที่สุดภายใน วันที่ 30 ธันวาคม
Key Result 3 :: ทดลองใช้กับผู้ใช้ 10 คน และ สรุปประเด็นปัญหาด้าน UX
Key Result 4 :: ปรับปรุงความพึงพอใจด้าน UX ให้เพิ่มขึ้น 50% จากผลสำรวจของผู้ใช้ App

ในมุมมองเราการตั้งเป้าหมายแบบ OKR คือ การแตก Action ที่เราต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นอย่างชัดเจน

ซึ่งการตั้ง Objective ที่ดี ต้องมีคุณสมบัติ 3 ข้อ
- Actionable Goal ที่ทีม หรือระดับบุคคลสามารถทำได้จริง
- Challenging อาจดูย้อนแย้งกับข้อที่แล้ว แต่การตั้งเป้าหมายต้องท้าทาย มีจุด Sweet Spot คืออัตราความสำเร็จอยู่ที่ 70–80% (ถ้าบรรลุ 100% แปลว่าเราตั้งเป้าหมายง่ายไป…ถือว่าผิด!)

สำหรับ Key Result ที่ดีต้องมีคุณสมบัติดังนี ้(หลักการคล้ายๆ SMART Goal)
- Measurable :: ต้องวัดผลได้ อยู่ที่ 0–100%
- Achievable :: สามารถทำได้ (ไม่ตั้งเป้าเวอร์จนเกินตัว)
- Relevant :: มีความสอดคล้องกับ Objective ที่เราตั้งไว้
- Time-bound :: มีกรอบเวลาที่ชัดเจนสำหรับ OKR จะสิ้นสุดทุกๆ Quarter (3 เดือน)
คุณอ้อแนะนำว่าช่วงเวลาที่เราเรียนในเดือนกันยาค่อนข้างเหมาะที่จะตั้งเป้าสำหรับ Q4 (OKR ควรเสร็จก่อนเวลาจริง)

1. One Direction ::ทุกคนทำงานเพื่อจุดมุ่งหมายเดียวกัน
2. สร้างวินัย และ การ Focus งาน (ทำทีละงาน และทบทวนอย่างสม่ำเสมอ)
3. ช่วยสร้างกระบวนการทำงานที่ชัดเจนและวัดผลได้
4. ทุกคนรู้งานที่สำคัญที่สุด ( Top Priority ) ขององค์กร ทีม และ ทุกคนในองค์กร
5. สร้างความโปร่งใสของงานภายในบริษัท

การตั้ง OKR ไม่ได้คิดมาลอยๆตามเนื้องานที่เราทำ แต่ทุกๆ Objective จะถูกร้อยเรียงมาจาก Mission, Vision ขององค์กร และแตกออกมาเป็นเป้าหมายในแต่ละปี จากนั้นจึงมากำหนดเป็นเป้าหมายรายไตรมาส (Quarterly Objective)และจึงแตกออกมาเป็น Key Result ของแต่ละเป้าหมาย ซึ่งหลังจากกำหนด Key Result จึงไปแตกออกมาเป็น Action Plan ในแต่ละวัน

หลังจากเราวาง OKR ขององค์แล้ว เราก็ต้อง Breakdown มาในระดับ แผนก ทีม และ บุคคล เราลองมาดูตัวอย่างของการวางเป้าหมายตั้งแต่ระดับองค์กรไปสู่ระดับบุคคล

เราลองยกตัวอย่างเช่น ทีมฟุตบอล ::
Football GM วางเป้าหมาย โดยมีสร้างเงินให้เจ้าของทีมฟุตบอล
โดยมี Key Result คือ
1. ทำให้ทีมชนะในการแข่งรายการ Super Bowl
2. ทำให้คนดูมาเชียร์บนแสตนด์ 88%
จากนั้น Level ต่อไปคือ Head Coach และ PR ก็จะเอา Key Result ของ Football GM มาเป็น Objective ของตัวเอง
และจากนั้น เราก็มาแตก Key Result ด้านต่างๆของ Head Coach มาให้กับผู้เล่นแต่ละตำแหน่งในทีม

1. OKR ใช้วิธีการเดียวกับ Agile คือ เน้นการรีวิวภายใต้ระยะเวลาสั้นๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน
2. ต้องท้าทาย แต่ทำได้
   ระดับความสำเร็จที่เหมาะสมคือ 70–80%
3. พยายามทำเพียง 3 เป้าหมายในแต่ละไตรมาส (คุณอ้อแนะนำว่า Startup เพิ่มข้อได้แต่ไม่ควรเกิน 5)
4. อย่างน้อย 50%ของ OKR ควรมาจากพนักงานเสนอขึ้นไปยังผู้บริหาร (Bottom up) โดยผ่านการระดมความคิด และตอบรับจากระดับผู้จัดการ
5. ทุกคนเข้าใจเนื้องานของคนอื่นมากขึ้น สร้างความโปร่งใสในการบริหารงานในองค์กร
6. เชื่อมโยงการทำงานระหว่างกัน สร้างบรรยากาศการร่วมมือร่วมใจกันระหว่างฝ่าย

เครื่องมือในการทำ OKR
1. Spreadsheet :: Google sheet,Microsoft Excel ที่ (Jitta ใช้ Excel)
2. Document :: Google Doc, Microsoft Word
3. OKR’s Software เช่น Weekdone

1. Less is more
   อัตราส่วนของ Objective ที่แต่ละคนควรถือ คือ 70:20:10 (Case Study จาก Jitta)
   70 % On the Job สำหรับทำหน้าที่หลัก :: ประมาณ 3 Objectives
   20% Support other ทำงานที่ช่วยคนอื่น :: ประมาณ2 Objectives
   10% Improve yourself พัฒนาตนเองเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้น เช่น การเรียนรู้เพิ่มเติม ไปอบรมสัมมนา เป็นต้น (คนมักละเลยในส่วนนี้)

2. Hierarchy of OKRs :

อย่างที่กล่าวไปข้างต้น OKR ที่ดี ควรสอดคล้องกันทั้งองค์กร และ แต่ละทีมโดย 50%

3. Be flexible :: OKR ยืดหยุ่นได้ เมื่อบริษัทเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอก เราสามารถปรับ OKR ได้ด้วยเหตุมผลที่เหมาะสม

• ตั้งเป้าหมาย OKRs ราย Quarter (ไม่ควรตั้งล่วงหน้า เพราะสถานการณ์เปลี่ยนแปลงตลอด
• อัพเดทสถานะ และ ประเมินแต่ละ OKR เป็นประจำ (รายอาทิตย์ รายเดือน)
• เมื่อแต่ละเป้าหมาย complete 70–80% ถือว่าทำได้ดีแล้ว

4. Key result ไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำ ต้องเขียนในมุมผลลัพธ์ ไม่ใช่กิจกรรม
ตัวอย่าง KRs ที่ไม่ดี
- ดำเนินการตามแผนพัฒนา Product
- สนับสนุนทีมขาย
- มั่นใจว่าพนักงานมีความสุข
- สร้าง Application สำหรับการชำระเงิน
จะเห็นได้ว่าตัวอย่างที่ไม่ดี คือเขียนภาพกว้าง ไม่มีหน่วยวัดที่ชัดเจน

หลักการในการประเมิน OKR ::
1. ประเมินเฉพาะ Key Result
2. Grade ของ Objective มาจากค่าเฉลี่ยของKey Result แต่ละตัว
3. การประเมิน Grade ของ Objective ใช้เพื่อการเรียนรู้
4. ให้คะแนนอยู่ในช่วง 0–1 :: 70% คือ 0.7 จุดที่เหมาะสมคือ 0.7–0.8 มากกว่านี้หมายถึงว่าเราตั้งเป้าไม่ Challenge พอ
5. ให้คะแนน OKR เมื่อต้น Quarter ถัดไป

ตัวอย่างการให้คะแนน OKR

สำหรับใครที่อยากลอง เริ่มตั้ง OKR ในปีหน้า รูปภาพนี้เป็น Timeline ที่ดีในการปรับใช้ OKR ในองค์กร

เริ่มจากเดือน พฤศจิการยน

1. ระดมสมองหา Objective ขององค์กร
2. กำหนด OKR ขององค์กร

เดือนธันวาคม

1. ประสานงานกับแต่ละแผนก เพื่อร่าง Objective ของแผนก
2. อธิบาย OKR เพื่อปรับใช้ทั้งบริษัท
3. Manager ทำงานกับพนักงานอย่างใกล้ชิดเพื่อร่าง OKR แบบ 1:1

เดือนมกราคม

1.เสนอ และ กำหนด OKR แก่ทุกคนในองค์กร

จากนั้น Manager ทำงานร่วมกับ พนักงานแต่ละคน โดยอาจจะมีการเรียกรีวิวรายสัปดาห์หรือรายเดือน

การวางแผนทำ OKR ช่วงเวลาที่ดีคือเดือนสุดท้ายของแต่ละ Quarter ซึ่งช่วงเดือนกันยายนถือเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมในการทำ OKR สำหรับ Quarter 4 พอดี
ซึ่งหลังจากการปรับใช้ OKR แล้วก็ควรมีการ Review กันระหว่าง Manager และผู้ทำงานโดยตรงแบบ 1:1 (สามารถใช้เป็นรายสัปดาห์ หรือรายเดือนก็ได้)

และสำหรับการให้ Grade OKR ของแต่ละ Quarter ให้ทำในช่วงเดือนแรกของแต่ละ Quarter

บทความหน้า จะมาเขียนเรื่องการปรับใช้ OKR กับการประเมินผลพนักงานในองค์กร ว่าเราจะสามารถนำ OKR ไปใช้ในการประเมินผลงานปลายปี รวมถึงการปรับเงินเดือน และ ปรับตำแหน่งได้อย่างไร แล้วพบกันใหม่บทความหน้าค่ะ :)