การบริหารงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบและเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้น ข้อมูลและสารสนเทศ นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ เน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ 1.) ปัจจัยหลักด้านการผลิต 2.) กระบวนการผลิต 3.) ผลผลิต ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ คือ 1) ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ 2) มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน 3) ลดขั้นตอนการดำเนินงาน 4) เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ 5) กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่ ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่ เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า องค์การเสมือนจริง เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ ลักษณะขององค์การเสมือนจริงประกอบด้วย 1) มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน 2) ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม 3) มีความเป็นเลิศ 4) มีความไว้วางใจ 5) มีโอกาสทางตลาด ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น 1) ผู้ปฏิบัติงาน 2) ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ 3) ผู้บริหารระดับกลาง 4) ผู้บริหารระดับสูง ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้ดังนี้ 1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล 2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ 3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ 1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท 1) การประมวลผลแบบกลุ่ม 2) การประมวลผลแบบทันที ยกตัวอย่าง ระดับปฏิบัติการ ใช้ TPS เช่น การสั่งซื้อ การผลิต งานวิจัย การเงิน บัญชี เป็นต้น กิจกรรมของการประมลผลรายการ - การเก็บรวบรวมข้อมูล - การแก้ไขข้อมูล - การแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง - การจัดการข้อมูล - การจัดเก็บข้อมูล - การผลิตเอกสาร โปรแกรมประยุกต์การประมวลผลรายการ เช่น ระบบการวิจัยตลาด ระบบการผลิต ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบเงินเดือน ฯลฯ 2.ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร (Management Support System) ระบบสารสนเทศที่มีการจัดการกับสารสนเทศและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิผล เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการ บริหาร โดยเน้นเรื่องการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ ไม่เน้นที่การประมวลข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการทางธุรกิจและเน้นที่โครงร่างของระบบควรจะถูกใช้ในการ จัดการการใช้งานระบบสารสนเทศ รูปที่ 5 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหารและระดับของการจัดการ ความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร และระดับของการจัดการ บทบาทของการจัดการในองค์กร ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้ 1.การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้ จากบทบาทในการจัดการต่างๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น สารสนเทศจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากในการที่ผู้บริหารจะดำเนินงานเหล่านี้ให้สำเร็จ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการขาย, การผลิตและการเงิน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ ควบคุมการปฏิบัติงานรายวันขององค์กร การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะต้องเป็นไปตามการจัดองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กรนั้นๆ ผู้จัดการต้องเป็นผู้กระทำและจัดการพฤติกรรมขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการควบคุมองค์กรให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานหรือจะเป็นการตรวจสอบว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้นสามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้หรือไม่ โดยอาจกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติงานนั้นๆ ผู้จัดการต่างๆ ต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกัน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการทำงานของตน ดังนั้นในส่วนต่อไปจะอธิบายถึงความต้องการของสารสนเทศของการจัดการในระดับต่างๆ 3.ระบบการจัดการองค์ความรู้ KWS (Knowledge Work System) และระบบการจัดการสำนักงาน Office System ได้นำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้ปฏิบัติงานระดับที่เป็นงานเฉพาะด้าน (Knowledge worker) ขององค์กร ซึ่งตรงกันข้ามกับระบบสำนักงานซึ่งเอื้อประโยชน์แก่การทำงานของพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูลประจำวัน (Clerk) ซึ่งอย่างที่ได้ทราบกันมาดีแล้วว่า knowledge worker คือคนที่มีความสามารถเฉพาะทาง เช่น แพทย์ วิศวกร ซึ่งงานที่คนเหล่านี้ได้รับผิดชอบมีความสำคัญอย่างมากต่อการที่องค์กรจะสามารถสร้างข้อมูลข่าวสารที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ในระบบนี้ knowledge worker จะออกแบบพื้นฐานความรู้เฉพาะด้านของตนเอง ผ่านกระบวนการการจำลองรูปแบบและทดลองการทำงาน ผลที่ได้รับออกมาคือ ต้นแบบของความรู้พื้นฐานที่ค้นพบ หรืออาจแสดงผลออกมาในรูปแบบของตารางการเปรียบเทียบระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น 4.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง ส่วนประกอบของ DSS 1. ระบบย่อยการจัดการข้อมูล (DMS : Data Management Subsystem) ประกอบก้วย Data warehouse , DBMS 2. ระบบย่อยการจัดการแบบจำลอง (Model base Management System : MBMS) ประกอบด้วยแบบจำลองต่างๆ หน้าที่หลัก ของ MBMS - สร้างแบบจำลองอย่างง่ายและรวดเร็ว - ใช้แบบจำลองหลายชนิดเพื่อแก้ไขปัญหา - เป็นตัวกลางติดต่อระหว่างแบบจำลองกับผู้ใช้ - เข้าถึงและรวมแบบจำลองที่ถูกสร้างขึ้นไว้ล่วงหน้า แบบจำลอง แบ่งเป็น - แบบจำลองกลยุทธ์ ใช้สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (ผู้บริหารระดับสูง) - แบบจำลองยุทธวิธี ใช้ในการจัดสรรและควบคุมทรัพยากร (ผู้บริหารระดับกลาง) - แบบจำลองปฏิบัติการ ใช้สนับสนุนกิจกรรมประจำวัน (ผู้บริหารในสายงาน) - แบบจำลองที่ถูกสร้างขึ้นไว้ล่วงหน้า เป็นซอฟท์แวร์สำเร็จรูป 3. User Interface 4. ระบบย่อยจัดการความรู้ (ถูกเพิ่มเติมเข้าไปต่างหาก) 5. USER ประเภทของ DSS 1. ตามแนวคิดของ Alter แบ่ง DSS ออกเป็น 7 ประเภท คือ - ระบบสอบถามข้อมูล - ระบบวิเคราะห์ข้อมูล - ระบบวิเคราะห์สารสนเทศ - แบบจำลองทางบัญชี - แบบจำลองตัวแทน - แบบจำลองการหาค่าที่เหมาะสมที่สุด - แบบจำลองการให้ข้อเสนอแนะ(สองแบบแรกจะเน้นด้านข้อมูล แบบที่สามเน้นเรื่องของผลลัพธ์และแบบจำลอง และสี่แบบที่เหลือให้ความสำคัญกับแบบจำลองโดยระบบ จะมีความสามารถในการทำแบบจำลองและคำนวณ) 5. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง บทบาทของผู้บริหารและความต้องการสารสนเทศ แบ่งได้สองขั้นตอน คือ 1. เกี่ยวข้องกับการกำหนดปัญหาและโอกาส 2. เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจว่าจะทำอย่างกับปัญหาและโอกาส ความสามารถของระบบ ESS คือ การให้สารสนเทศทั้งในรูปแบบสรุปและรายละเอียดหรือการเจาะลึกข้อมูล ปัจจัยแห่งความสำเร็จ ได้มาจาก องค์กร อุตสาหกรรม และ สภาพแวดล้อม ดัชนีชี้วัดความสำเร็จขององค์กร คือ -ความสามารถในการทำกำไร - การเงิน อัตราส่วนการเงิน - การตลาด (ส่วนแบ่งการตลาด) -ทรัพยากรมนุษย์ (อัตราการเปลี่ยนงาน ระดับความพึงพอใจในงาน) - การวางแผน - การวิเคราะห์ทางเศรษฐศาสตร์ - แนวโน้มผู้บริโภค เมื่อกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จแล้วต้องควบคุมให้สอดคล้องกับสารสนเทศ ดังนี้ - รายงานปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น - สารสนเทศทางการเงิน - กราฟสรุปการดำเนินงานที่สำคัญ - ดัชนีชี้วัดผลประกอบการหลัก - รายละเอียดของดัชนีชี้วัดผลประกอบการหลัก ประโยชน์ของ ESS คือ การอำนวยความสะดวกในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การเข้าถึงข้อมูล ระบบช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการตัดสินใจและการติดต่อสื่อสาร อ้างอิง http://irrigation.rid.go.th/rid15/ppn/Knowledge/Management%20Information%20Systems/mis2.htm |