การนำเสนอเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารเพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนแก่ผู้ฟังโดยการพูดประกอบสื่อในระยะเวลาสั้น ๆ องค์ประกอบของการนำเสนอประกอบด้วย ผู้นำเสนอ (Presenter) เนื้อหา (Content) ผู้ฟัง (Audlence) ผู้นำเสนอจะต้องมีบุคลิกภาพ ความเชื่อมั่น ประสบการณ์ การเตรียมตัว ความรู้ ความสามารถ สไตล์การนำเสนอ เนื้อหาการสำเสนอ จะต้องประกอบด้วย วัตถุประสงค์ รูปแบบ ขั้นตอน ความยากง่าย ความน่าสนใจ สื่อประกอบ โสตทัศนูปกรณ์ ผู้ฟัง (Audlence) จะต้องมีความสนใจ ความรู้ ความเข้าใจ ความเกี่ยวข้อง ทัศนคติ การยอมรับ การเรียนรู้ การนำเสนอที่ดี จะต้องเรียนรู้จากข้อเท็จจริง เรียนรู้จากจำนวนตัวเลข เรียนรู้จากรูปภาพและวีดีโอ เรียนรู้จากคำอธิบาย เรียนรู้จากการแสดงการสาธิต เรียนรู้จากตัวอย่างหรือแบบจำลอง เรียนรู้จากการอภิปรายซักถาม เรียนรู้จากการวิเคราะห์ด้วยตนเอง ขั้นตอนแบบรายงานข้อมูล (Information Format) ประกอบด้วย 1. กำหนดหัวข้อการนำเสนอ 2. กล่าวความเป็นมา 3. เนื้อหาที่จะนำเสนอ (Outline) 4. นำเสนอข้อมูล 5. ลำดับเหตุการณ์ 6. ยกตัวอย่างประกอบ 7. สร้างความเข้าใจแบบง่าย ๆ 8. ใช้โสตทัศนูปกรณ์ประกอบ 9. สรุปสาระสำคัญ สื่อประกอบการนำเสนอ ได้แก่ แผ่นใส สไลด์ วีดีโอเทป ภาพยนตร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์คู่มือ-เอกสารประกอบ โปสเตอร์ แผ่นพับ หุ่นจำลอง ตัวอย่างของจริง โสตทัศนูปกรณ์ ประกอบด้วย โปรเจคเตอร์ (PROJECTOR) เครื่องฉายสไลด์ เครื่องฉายวีดีโอเทป เครื่องฉายภาพยนตร์ เครื่องคอมพิวเตอร์ & LCD Projector กระดานขาว (WHITE BOARD) ฟลิปชาร์ท (FLIP CHART) เครื่องเสียง ข้อแนะนำในการใช้ Power Point Presentation ไม่ควรใช้จำนวน Slide มากเกินไป ระมัดระวังการใช้ Animation ให้เหมาะสม ใช้ภาพประกอบหรือ Clip Arts สร้างความน่าสนใจ ไม่ใส่เนื้อหาแน่นเกินไป ซ่อนบาง Slide ไว้ เพื่อใช้ประกอบเมื่อจำเป็น Slide Show ให้เต็มจอ กด “B” ทำ ขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอ
ขั้นตอนการนำเสนอ
การเริ่มต้นนำเสนอทางธุรกิจมีหลายรูปแบบแล้วแต่ความเหมาะสม
เนื้อหาการนำเสนอที่น่าสนใจ จะต้อง เห็นภาพ (Visualization) น่าสนใจ ใกล้ตัว เป็นไปได้ แปลกใหม่ มองเห็นประโยชน์ สร้างอารมณ์ร่วม มีหลักฐาน ตัวอย่าง ข้อมูลชัดเจน การจบการนำเสนอ (Closing for Business Presentation)
ประเภทคำถาม คำถามที่พบส่วนมากมีดังนี้ สงสัยไม่เข้าใจ เพิ่มเติมรายละเอียด เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตนเอง ไม่เห็นด้วย คำถามเสนอความเห็น ลองภูมิปัญญา จ้องจับผิด ต้องการมีส่วนร่วม ถามนำ สร้างแนวร่วม ถามแบบสนุก ๆ เทคนิคการตอบคำถาม เทคนิคในการตอถาม จะต้องแสดงความสนใจคำถาม ชมผู้ถามตามความเหมาะสม ทวนคำถามยํ้าประเด็น ตอบคำถามให้ตรงประเด็น ตอบคำถามกับทุกคน ควบคุมอารมณ์และระมัดระวังการใช้คำพูด หากเป็นคำถามตอบยากและท้าทายให้หาแนวร่วม ควบคุมสถานการณ์และเวลา ประโยชน์ที่ได้รับ ได้รับความรู้ในเกี่ยวกับรูปแบบ เทคนิค วิธีการนำเสนอ การเตรียมความพร้อมในการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งผู้นำเสนอจะต้องมีทักษะและความเชื่อมั่นในการพูดการนำเสนอ โดยมีการวิเคราะห์และกำหนดประเด็นให้สอดคล้องความสนใจของผู้ฟัง ประกอบด้วย เตรียมตัวและเตรียมการให้พร้อม กำหนดรูปแบบ (Format) ที่เหมาะสม ใช้หลักฐานอ้างอิง (Evidence) ที่มีนํ้าหนัก จัดทำสื่อประกอบการนำเสนออย่างเหมาะสม นำเสนออย่างมีรูปแบบขั้นตอน ตอบคำถามหรือข้อสงสัยได้อย่างชัดเจน การนำเสนอนับได้ว่าเป็นหนึ่งในทักษะที่ครูควรต้องมี เพราะการนำเสนอเป็นศาสตร์และศิลป์สำหรับการถ่ายทอด หรือการสอน หรือในการนำเสนอผลงาน แผนงาน โครงการ รวมถึงความคิดต่างๆ ต่อผู้เรียน ต่อชุมชน ต่อเพื่อนร่วมงาน หรือผู้บังคับบัญชา การนำเสนอที่ดีจึงต้องคำนึงถึงการเลือกรูปแบบ วิธีการและขั้นตอนของการนำเสนอให้เหมาะสม นอกจากนี้ตัวของผู้นำเสนอเองก็นับเป็นอีกองค์ประกอบสำคัญ ที่จะส่งผลให้กระบวนการนำเสนอไปสู่ความสำเร็จ โดยผู้นำเสนอต้องใช้เทคนิควิธีการ การเป็นผู้พูด ผู้บรรยาย หรือผู้สรุปงานที่ดี เพราะคุณสมบัติของผู้นำเสนอจะมีอิทธิพลต่อการโน้นน้าวชักจูงให้เกิดความสนใจ ความไว้วางใจ ให้เกิดการยอมรับและ เชื่อถือ และหากการนำเสนอนั้นได้เลือกใช้สื่อประกอบการนำเสนอที่เหมาะสมก็จะช่วยส่งเสริมให้เกิดความเชื่อมั่น การตรึงพฤติกรรมของผู้รับฟังให้คล้อยตามไปกับเรื่องราวของการนำเสนอ ดังนั้นการออกแบบสื่อนำเสนอที่ดี ก็จะเป็นส่วนเสริมให้การนำเสนอนั้นน่าสนใจและมีคุณค่าสูงสุด การนำเสนอ ถือเป็นทักษะที่จำเป็นของคนทำงานทั้งในสังคมธุรกิจ และงานราชการ ที่จะเป็นส่วนหนึ่งนำไปสู่ ความสำเร็จในหน้าที่การงาน การที่จะประสบความสำเร็จในการนำเสนอที่ดี ผู้นำเสนอจะต้องมีความเข้าใจในความหมาย ความสำคัญของการนำเสนอ ต้องเป็นผู้ที่รู้รูปแบบ ขั้นตอนของการนำเสนอ รู้ลักษณะของการนำเสนอที่ดี เสริมสร้างคุณสมบัติ ลักษณะของตัวตน รวมถึงพัฒนาทักษะที่เป็นตัวตนเป็นเอกลักษณ์ในการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ การนำเสนอ คือ กระบวนการ วิธีการ เพื่อให้รู้ ให้ทราบ ให้เข้าใจ ในกิจกรรมขององค์กร ของสถาบัน ของหน่วยงาน ได้อย่างชัดเจน 1. ต้องเร้าความสนใจ ในสาระหรือเนื้อหา ที่ปรากฏต่อสายตาผู้รับฟัง 2. มีความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา สั้นได้ใจความ ภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับเนื้อหาที่นำเสนอ 3. สื่อที่นำเสนอต้องมีความเหมาะสมกับวัย หรืออาชีพของกลุ่มเป้าหมาย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก ควรออกแบบโดยการใช้สีสดใส สอดใส่ภาพการ์ตูนประกอบได้ กลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่หรือนักวิชาการควรใช้ภาพอย่างเหมาะสม ไม่ควรใช้ภาพแบบที่ใช้กับเด็กมาใช้ 1. เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ 2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง 3. เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ 4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง ตอนต่อไปเราจะมาทำความเข้าใจในเรื่ององค์ประกอบของการนำเสนอกัน เรื่องราวของการนำเสนอ ยังมีอีกหลายมุมมอง ซึ่งจะได้นำมาให้เรียนรู้กันอย่างต่อเนื่องในโอกาสต่อไป หมายเหตุ บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของ การบรรยาย หลักสูตร เทคนิคการนำเสนอและการสรุปงาน มี 3 ส่วน คือ (1) ขั้นตอนและกระบวนการนำเสนอ (2) เทคนิคการสร้างและพัฒนาสื่อเพื่อการนำเสนอ และ (3) การเป็นผู้พูด(นำเสนอ) และการบรรยายสรุปที่ดี |