คำบรรยายลักษณะงานหมายถึงอะไร

ในกระบวนการขั้นตอนสมัครงาน เมื่อผู้สมัครต้องการจะสมัครงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง ก่อนที่จะร่อนใบสมัครไปยังฝ่าย HR ขององค์กรนั้น ๆ ผู้สมัครงานจำเป็นต้องอ่านรายละเอียดการรับสมัครงานอย่างครบถ้วนก่อนตัดสินใจ ซึ่งรายละเอียดการรับสมัครงานนั้น ฝ่าย HR จะทำหน้าที่ประสานงานกับหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เพื่อเขียนรายละเอียดในการประกาศรับสมัครงาน

สำหรับ HR คนไหนที่ยังไม่มีความรู้ในเรื่องของการเขียน job description งานในบทความนี้ GreatDay HR จะอาสาพาคุณผู้อ่านไปรู้จักกับการเขียน job description งานให้เป๊ะปังจนผู้สมัครงานอยากส่งเรซูเม่มาหา

Job description คืออะไร

Job description หรือที่เรียกในชื่อสั้น ๆ ว่า JD คือ รายละเอียดต่าง ๆ ที่บ่งบอกถึงขอบเขตในหน้าที่การงานตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง รวมไปถึงความรับผิดชอบของงานในตำแหน่งนั้น ๆ และยังมีการบอกรายละเอียดอีกด้วยว่าต้องการบุคคลที่มีความสามารถแบบไหนบ้างเพื่อเข้ามาทำงานในตำแหน่งนี้

Job description งานมีความสำคัญอย่างไร

หลาย ๆ องค์กรมักมองข้ามความสำคัญของ Job description เนื่องจากคิดว่าเป็นงานที่จุกจิก รายละเอียดเยอะ และไม่คุ้มค่ากับเวลาทำงาน เนื่องจากอาตคิดว่างานอื่น ๆ มีความสำคัญมากกว่า แต่จริง ๆ แล้ว job description ที่ดี มีผลกระทบต่อการทำงานมากกว่าที่หลาย ๆ คนคิด เพราะถือว่าเป็นแนวทางในการทำงาน และเป็นตัวกำหนดหน้าที่บทบาทของพนักงานในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง โดยความสำคัญของ job description มีดังนี้ 

ช่วยดึงดูดผู้สมัครงานที่ใช่

วัตถุประสงค์ของการเขียน job description คือ เพื่อให้แน่ใจว่าหน้าที่การงานนั้น ๆ จะตอบสนองความต้องการขององค์กรได้เป็นอย่างดี และถือเป็นมาตรฐานในการใช้ในการคัดเลือกผู้มีความสามารถที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ ให้เข้ามาทำงาน เมื่อคุณระบุคุณสมบัติสำหรับบทบาทหน้าที่นั้น ๆ อย่างชัดเจนแล้ว จะมีโอกาสน้อยมากที่จะได้พนักงานใหม่ที่ไม่ตรงตามเกณฑ์ อีกทั้งยังช่วยองค์กรประหยัดเวลาในการรับสมัครงาน โดยใช้เป็นมาตรฐานในการคัดเลือกใบสมัครที่ถูกส่งเข้ามา ซึ่งจะช่วยคัดกรองผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามที่องค์กรต้องการ

ช่วยเป็นแนวทางในการฝึกอบรมพนักงาน

การจัดทำคู่มือการอบรมพนักงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย job description จึงถือเป็นส่ิงที่ช่วยกำหนดแนวทางในการฝึกอบรมพนักงานในตำแหน่งต่าง ๆ โดย  job description ที่มีรายละเอียดครบถ้วนนั้นจะช่วยให้การเขียนคู่มืออบรมพนักงานเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น เพี่ะจะทำให้ทราบว่าพนักงานใหม่ขาดความรู้ ทักษะ หรือคุณสมบัติตรงไหนบ้าง และตำแหน่งใดบ้างที่พนักงานอาจต้องได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติม

ช่วยประเมินความพึงพอใจของพนักงานและป้องกันพนักงานลาออก

รายละเอียดงานหรือ job description งานถือเป็นภาพรวมตัวอย่างว่าชีวิตการทำงานของผู้สมัครงานกับองค์กรจะเป็นอย่างไร หากองค์กรไม่นำเสนอรายละเอียดต่าง ๆ ของ job description งานอย่างชัดเจน อาจนำไปสู่ปัญหาพนักงานสับสนหรือรู้สึกว่ารายละเอียดงานต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามที่ตกลงกันไว้ ซึ่งอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้พนักงานในองค์กรไม่รู้สึกพึงพอใจในการทำงาน หรืออาจทำให้เกิดการลาออกจากงานได้ แต่ในทางกลับกัน หาก job description มีความชัดเจนและให้ข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน พนักงานจะรับทราบหน้าที่การทำงานได้อย่างชัดเจน และทำให้การทำงานนั้นมีความราบรื่นมากย่ิงขึ้น

ช่วยวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

Job description ถือเป็นมาตรฐานในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะเป็นตัวกำหนดมาตรฐานถึงสิ่งที่พนักงานคนหนึ่งในตำแหน่งนั้น ๆ ต้องทำให้บรรลุจุดประสงค์และเป้าหมายขององค์กรให้ได้

ส่วนประกอบของ job description

รายละเอียดงานใน job description ประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้

ตำแหน่งงาน

ตำแหน่งงานเป็นคำอธิบายสั้น ๆ ซึ่งเป็นส่วนที่ช่วยสะท้อนถึงเนื้อหา วัตถุประสงค์ และขอบเขตของงาน และสอดคล้องกับตำแหน่งงานอื่น ๆ ที่มีบทบาทคล้ายคลึงกัน

วัตถุประสงค์งาน

วัตถุประสงค์ของงานจะแสดงให้เห็นถึงภาพรวมของบทบาทและขอบเขตความรับผิดชอบของงานซึ่งเรียกง่าย ๆ ว่าเป็นส่วนที่ทำให้รู้ว่า “ทำไมงานนี้ถึงมีอยู่ในองค์กรนี้”

หน้าที่การงานและความรับผิดชอบ

ส่วนนี้ประกอบด้วยคำอธิบายหน้าที่และความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย เป็นส่วนที่อธิบายลักษณะของงาน โดยต้องบอกว่างานที่ต้องรับผิดชอบนั้นเป็นอย่างไร ทำงานที่ไหน หรือต้องทำงานนี้บ่อยเพียงใด

คุณสมบัติที่จำเป็น

ในส่วนนี้จะบ่งบอกถึงความรู้ความสามารถที่จำเป็นในการทำงานตำแหน่งนั้น ๆ (เช่น ระดับการศึกษา ประสบการณ์ ความรู้ ทักษะ และความสามารถต่าง ๆ) ที่จำเป็นในการทำงาน 

สภาพการทำงาน

ใน job description งานควรระบุสภาพการทำงานและความต้องการทางกายภาพที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหน้าที่ต่าง ๆ อย่างชัดเจน โดยสิ่งที่ต้องระบุในส่วนของสภาพการทำงาน มีดังนี้

• สภาพแวดล้อมในการทำงาน เช่น ทำงานในออฟฟิศหรือกลางแจ้ง และตำแหน่งที่ตั้งของสถานที่ทำงาน
• การสัมผัสสาร วัสดุอันตราย การต้องเผชิญกับเสียงดัง เป็นต้น
• ข้อกำหนดทางกายภาพ เช่น จำเป็นต้องมีการปีนเขา ต้องมีการยืนทั้งวัน หรือต้องพิมพ์งานเป็นระยะเวลาตามที่กำหนด เป็นต้น
• ระบุว่าจำเป็นต้องมีการทำงานล่วงเวลาหรือไม่
• ข้อกำหนดการเดินทางมาทำงาน
• ข้อกำหนดเกี่ยวกับความปลอดภัยและเหตุฉุกเฉิน

เขียน Job description อย่างไรให้ตรงใจผู้สมัคร

การเขียน job description ควรมีการวางแผนและจัดเตรียมรายละเอียดเนื้อหาทั้งหมดอย่างถูกต้อง เพื่อสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ของพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ โดยเคล็ดลับในการเขียน job description ให้ดูน่าอ่าน มีเคล็ดลับดังต่อไปนี้

JD (Job Description) ภาษาไทยเรียกว่า ขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน หรือ คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบรรยายลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน รวมถึงคุณสมบัติของคนที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่ที่กำหนด

ส่วนประกอบที่อยู่ใน JD

– ข้อมูลทั่วไป (Job Title): ซึ่งอาจจะประกอบไปด้วย ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย ผู้บังคับบัญชา ระดับตำแหน่งเป็นต้น

– วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน หรือ ที่เรียกว่า Job Purpose

– ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญ เพราะเป็นส่วนที่บรรยายลักษณะงานหลักที่จะต้องทำหรือหน้าที่ความรับผิดชอบที่ดำเนินงาน ซึ่งในบ้างกรณีก็อาจจะแบ่งส่วนงานนี้ออกเป็น 3 ส่วนคือ

1.      ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities),

2.      Key Activities คือกิจกรรมหลักที่ต้องทำ ซึ่งบางองค์กรที่มีการทำ Competency จะต้องมีการกำหนด KA ให้ชัดเจน เพื่อจะนำมาใช้ในการประเมิน Competency.  

3.      ผลที่บริษัทคาดหวัง  (Key Expect Results)  ผลลัพธ์ที่คาดหวังที่จะได้รับออกมาจากในแต่ละกิจกรรมหลัก

– ความยากของงาน (Major Challenge): ซึ่งเป็นงานที่จะต้องทำที่อาจจะต้องใช้ความรู้ทักษะในการดำเนินงานหรือ การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

– ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities) ในส่วนนี้จะทำให้ทราบว่าจะมีลูกน้องที่อยู่ใต้บังคับบัญชากี่คน รวมถึง ลูกน้องที่อยู่ภายใต้การดูแลมีตำแหน่งอะไรบ้าง

– การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship) การกำหนดหน่วยงานที่จะต้องทำงานร่วมด้วย และงานที่ต้องติดต่อ หรือความถี่ที่ต้องติดต่อหรือทำงานด้วย

– คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification) ซึ่งเป็นรายละเอียดของคุณสมบัติที่จะต้องมีสำหรับผู้ปฎิบัติในตำแหน่งนี้ เพื่อเป็นการกำหนดคุณสมบัติของผู้ที่จะมารับผิดชอบให้สอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่จะต้องดูแลหรือแก้ไขปัญหา

ซึ่งรายละเอียดในส่วนนี้มีความสำคัญสำหรับที่ใช้ในกระบวนสรรหาพนักงานอีกด้วย ซึ่งใน Job Specification อาจจจะมีส่วนประกอบดังนี้

- วุฒิการศึกษา (Education Background)

- ประสบการณ์ทำงาน (Professional Experiences)

-ความสามารถประจำตำแหน่ง (Key Competencies)

-คุณสมบัติอื่น ๆ (Other)

-อบรม,สัมนา (Training)

ใครมีหน้าที่เขียน JD

สำหรับการเขียนในบางองค์กรให้ทาง   HR  เขียน  JD  แต่คนที่รู้ลักษณะงานดีที่สุดในตำแหน่งนั้นๆ คงจะไม่ใช่  HR  ดังนั้น HR อาจเป็นคนเตรียมการและติดตาม  (Facilitator) คือ เตรียมเอกสาร ทำตัวอย่างอธิบายรายละเอียดที่ควรจะกรอกข้อมูลในแต่ละช่อง หลังจากนั้นให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละแผนกดำเนินการ

แต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียน ซึ่งโดยส่วนใหญ่ก็จะเป็นหัวหน้างานเขียนรายละเอียดให้กับตำแหน่งของลูกน้อง  หรือ บางองค์กรอาจจะให้ทางตำแหน่งงานนั้นๆเขียนหน้าที่ที่รับผิดชอบอยู่ หลังจากนั้นทบทวนโดยหัวหน้าอีกครั้งหนึ่ง

การเขียน  JD ที่ดี

1.            เขียน JD โดยนึกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ ของผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ

2.            JD ที่เขียนต้องให้สอดคล้องกับตำแหน่งที่มีอยู่ในผังองค์กร  (Organization chart)

3.            JD เมื่ออ่านแล้ว ผู้อ่านสามารถเข้าใจเหมือนกันหรือเข้าใจตรงกันกับเนื้อหาที่เขียน

4.            ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย

5.            กรณีที่ใช้คำศัพท์เทคนิค ตัวย่อ ควรมีคำอธิบายเพิ่มเติม หรือ วงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน

ประโยชน์ของ  JD

•             ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน เพราะมีรายละเอียดของคุณสมบัติของคนที่จะรับอยู่ใน ส่วนของ  Job Specification ในบางองค์กรจะต้องมีการแนบ JD มาพร้อมกับใบขอคน

•             เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานใหม่ทราบขอบเขตงานหรือกิจกรรมที่จะต้องทำหลังจากเริ่มงานใหม่

•             ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ ในบางองค์กรมีการกำหนด KA (Key Activity), รวมถึง Knowledge ความรู้, Skill ทักษะ, Attribute คุณลักษณะลงใน JD อีกด้วย

•             สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน/ใช้ในการประเมินและวัดผลงาน

•             นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน

ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการทำ JD

•             คนที่เขียน JD เป็นผู้ที่ไม่ได้เข้าใจหรือทำงานในตำแหน่งนั้น แต่ได้รับมอบหมายให้มาเขียน JD

•             เมื่อมีตำแหน่งเพิ่มเติมจากผังองค์กร แต่ไม่มีการเขียน JD   เพิ่มในตำแหน่งใหม่

•             จัดทำ JD แต่ไม่มีการทบทวน หรือ ปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับการทำงานปัจจุบัน

•             การทำ JD กว้างๆ ไม่ละเอียดเพียงพอ อ่านแล้วอาจจะยังไม่เข้าใจว่าเนื้อหางานหรือ Key Activity ที่จะต้องทำจริงๆคืออะไร

•             เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ ซึ่งในแต่ละระดับหน้าที่ความรับผิดชอบควรที่จะต้องแตกต่างกัน

•             ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ ทำไว้ให้ตรวจเท่านั้นไม่ได้เอามาใช้งานจริง หรือทบทวนอยู่เสมอ

ข้อกำหนดสำหรับระบบ  ISO9001  มีข้อกำหนดข้อไหนบ้างที่เกี่ยวข้องกับ  JD

ข้อกำหนดหลักที่เกี่ยวข้อง คือ ข้อกำหนด 5.3 บทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ในองค์กร

ผู้บริหารสูงสุดต้องมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่เพื่อให้

a) มั่นใจว่า QMS  เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐาน

b) ทำให้มั่นใจว่ากระบวนการได้ส่งมอบผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง

c) รายงานสมรรถนะของ QMS และโอกาสในการปรับปรุงโดยเฉพาะต่อผู้บริหารสูงสุด

d)สร้างความตระหนักในการให้ความสำคัญกับลูกค้า

e) ทำให้มั่นใจว่า QMS ยังสมบูรณ์ระหว่างการวางแผนการเปลี่ยนแปลงและการเปลี่ยนแปลง QMS

ดังนั้นการที่องค์กรมีการกำหนด  JD   ก็เป็นการกำหนดความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่นั้นเอง

ผู้เขียน

สุขุม รัตนเสรีเกียรติ

 ที่ปรึกษาระบบบริหารงานคุณภาพบริษัท PMC Expert Co., Ltd.

  Certified Lead Auditor: ISO9001, IATF16949.

www.pmcexpert.com

https://www.facebook.com/rattanasereekiatsukhum/

บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที

ข้อกําหนดคุณสมบัติเฉพาะของผู้ปฏิบัติงานหมายถึงอะไร

คำบรรยายลักษณะงาน(Job Description) หมายถึงอะไร

รายละเอียดของงานคืออะไร

Job Description มีไว้เพื่ออะไร