เอกสารที่ใช้ในการสมัครงานมีอะไรบ้าง

ผมจบการศึกษามาใหม่ ๆ ต้องการหางาน แต่ไม่เคยสมัครงานมาก่อน เรียนถามอาจารย์ว่า ขั้นตอนการสมัครงาน มีอย่างไรบ้างครับ

ปกติการสมัครงานจะมีกระบวนการ-ขั้นตอน ดังนี้

1. การเตรียมตัวก่อนการสมัครงาน
2. การกรอกใบสมัคร
3. การเขียนประวัติย่อ (RESUME)
4. การเขียนจดหมายสมัครงาน
5. การสอบข้อเขียน หรือการทดสอบความสามารถ
6. การสัมภาษณ์
7. การติดตามผล

ขั้นตอนที่ 1 2 3 และ 4 เป็นด่านที่สำคัญ ที่นักศึกษาจบใหม่ ควรให้ความระมัดระวัง ผมจะอธิบายรายละเอียดให้เฉพาะ ข้อ 1 2 3 และ 4 ส่วนข้อ 5  6 และ 7 เป็นรายละเอียดชั้นสูง หากสนใจค่อยถามมาอีกครั้งหนึ่ง แต่ต้องให้เวลาผมเขียน 

โดยปกติ เมื่อมีคำถามมา ผมต้องใช้เวลาอย่างน้อย 3 -7 วันในการตอบ เนื่องจากมีภารกิจงานประจำ อาจจะช้า แต่จะให้ชัวร์ และเข้าใจง่าย สามารถนำไปใช้ได้จริง

รายละเอียด ขั้นตอนการเตรียม ตัวสมัครงาน เฉพาะในการเตรียมตัวก่อนการสมัครงาน การกรอกใบสมัคร การเขียนประวัติย่อ (RESUME) และการเขียนจดหมายสมัครงาน  มีดังนี้

1. การเตรียมตัวก่อนการสมัครงาน

ได้แก่ การเตรียมตัว เตรียมใจ เตรียมบุคลิกท่าทาง ตลอดจนเตรียมหลักฐานเอกสารต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ ในการสมัครงานไว้ให้พร้อม เช่น

  • บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน ใบรับรองผลการศึกษา ประกาศนียบัตร ปริญญาบัตร ประวัติย่อ ซึ่งหลักฐานเหล่านี้ ควรมีการ ถ่ายเอกสาร เตรียมไว้เป็นชุด ๆ หลาย ๆ ชุด เพื่อพร้อมที่จะใช้ได้ทันที
  • รูปถ่ายขนาด 2 นิ้ว เขียนชื่อ-นามสกุล หลังรูป
  • จดหมายรับรองการฝึกงาน (ถ้าเคยฝึกงาน)
  • หนังสือรับรองการทำกิจกรรมนิสิต
  • ใบยกเว้นการรับราชการทหาร 
  • เครื่องใช้ในการกรอกใบสมัคร
  • ปากกา (ดำหรือน้ำเงิน) ยางลบ ไม้บรรทัด
  • ชื่อที่อยู่ของผู้ที่เราจะอ้างอิงถึง (ขออนุญาตเสียก่อน)
  • เสื้อผ้าชุดที่เรียบร้อยที่สุดหรือชุดที่ทำให้เรามั่นใจมากที่สุด
  • ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท-หน่วยงานที่เราต้องการสมัคร รวมทั้งลักษณะงานในตำแหน่งที่สมัคร

2. การกรอกใบสมัคร

ใบสมัครนับเป็นเครื่องมือลำดับแรกในการคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงาน เพราะส่วนใหญ่ใช้วิธีการคัดเลือกผู้สมัครเข้ารับการสัมภาษณ์ โดยพิจารณาจากรายละเอียดในใบสมัคร เช่น กิจกรรมที่เคยทำขณะศึกษาอยู่ลักษณะของงานและความรับผิดชอบที่มีอยู่ นอกจากนี้ ผู้สัมภาษณ์ยังใช้ศึกษาเพื่อทำความคุ้นเคยกับผู้สมัครและจะเตรียมการซักถามเพิ่มเติมถึงรายละเอียดในบางหัวข้อ ขณะทำการสัมภาษณ์ ดังนั้น ผู้สมัครจึงควรทำความเข้าใจกับใบสมัครก่อนที่จะกรอกเพื่อจะได้กรอกได้อย่างถูกต้องเรียบร้อยและดึงดูดความสนใจ ของผู้พิจารณาใบสมัคร

3. การเขียนประวัติย่อ (RESUME)
คำว่า "Resume" นี้ มาจากภาษาฝรั่งเศส ว่า resume ซึ่งก็มีความหมายว่า Summary แปลเป็นไทยว่า สรุป หรือ ย่อ ฉะนั้นเวลาเขียนจะใช้สะกดแบบฝรั่งเศส หรือแบบอังกฤษก็ได้ด้วยกันทั้งสองแบบ

ปัจจุบันนี้ Resume นับว่ามีความสำคัญเท่า ๆ กับจดหมายสมัครงาน (Application Letter) ก็แทบจะว่าได้ จะเห็นได้จาก ข้อความที่ลงโฆษณางานตามหนังสือพิมพ์ หรือนิตยสารต่าง ๆ โดยฝ่ายนายจ้างจะบอกให้ผู้สมัครส่ง Resume แนบไปพร้อม กับจดหมายสมัครงานด้วย

 ดังจะดูได้จากข้อความที่ลงโฆษณา ซึ่งจะระบุโดยละเอียดว่าผู้สมัครต้องแนบเอกสารอะไร ไปพร้อมกับจดหมายนี้บ้าง เช่น1. Please submit application letter stating expected salary, resume and a recent photo to ... (โปรดยื่นจดหมายสมัครงานพร้อมทั้งแจ้งเงินเดือนที่ต้องการ พร้อมทั้งแนบประวัติย่อและรูปถ่ายปัจจุบันหนึ่งรูปไปที่ ....)

2. Please send handwritten application, resume, transcript and a recent photo to ... (โปรดส่งจดหมายสมัครงานเขียนด้วยลายมือแนบประวัติย่อ ผลการศึกษาและรูปถ่ายปัจจุบันไปยัง....)

รายละเอียดในประวัติย่อ

Resume เปรียบเสมือนเครื่องเปิดประตูที่ดี กล่าวคือ ให้รายละเอียดเกี่ยวกับตัวผู้สมัครได้โดยย่อ และสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ ภายในเวลาอันรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังเปรียบได้กับใบโฆษณาคุณสมบัติของตนเองอีกด้วย เมื่อเป็นเช่นนี้ ผู้เขียนก็ต้องให้ความสนใจ เป็นพิเศษว่าใน Resume นั้น ควรจะต้องประกอบด้วยรายละเอียดอะไรบ้าง และมีระเบียบที่จะต้องปฏิบัติอย่างไร

ลักษณะของ Resume ที่ดี

1). ยาวไม่เกิน 2 หน้ากระดาษ ซึ่งมีขนาด A4 (หรือประมาณ 8"x12") และเป็นกระดาษสีขาว มีคุณภาพ แต่ถ้าเป็นนักศึกษาจบใหม่ ด้วยแล้ว ควรจะเขียนให้จบในหนึ่งหน้ากระดาษเท่านั้น และรวมเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็น และต่อประเด็นจริง ๆ เท่านั้น

2). อย่าใช้คำย่อในคำที่ไม่ควรย่อ เช่น วันเดือนปีเกิด ควรเขียนคำเต็ม ส่วนคำอื่น ๆ ถ้าจะย่อหรือไม่ย่อนั้น ให้ดูตามหลักสากลนิยมเป็นตัวอย่าง

3). ในกรณีที่ระบุงานอดิเรกเข้าไว้ด้วย ควรระวังว่างานอดิเรกที่เราเอ่ยถึงนั้นมีความเหมาะสมกับงานที่เราสมัครหรือเปล่า

4. การเขียนจดหมายสมัครงาน

การเขียนจดหมายสมัครงาน

ต้องพิมพ์ให้สะอาดเรียบร้อยด้วยกระดาษพิมพ์ขนาดสั้น (8x1/2" x 11") ทุกครั้ง แต่ถ้าในประกาศรับสมัครระบุให้เขียนด้วยลายมือตนเอง ก็ควรเขียนตัวบรรจง ให้อ่านง่ายสะอาดเรียบร้อยและสวยงาม


ควรมีความยาวจำกัดเพียง 1 หน้ากระดาษ
ใช้ฟอร์มการเขียนแบบจดดหมายธุรกิจ และต้องปราศจากข้อผิดพลาดใด ๆ ทั้งสิ้น
ควรกล่าวเจาะจงนามบุคคลแทนการกล่าวตำแหน่งหรือผู้เกี่ยวข้อง (คุณ...แทน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล) แต่ถ้าไม่แน่ใจว่าจะสามารถสะกด ชื่อ-นามสกุล ได้อย่างถูกต้อง หรือไม่ทราบแน่ชัดว่าเป็นใครก็ควรจะใช้ "ผู้จัดการฝ่ายบุคคล" หรืออื่น ๆ ที่ประกาศรับสมัครงานระบุไว้


ต้องส่งพร้อม RESUME ทุกครั้ง ข้อมูลที่ปรากฏอยู่บนจดหมายแนะนำหรือจดหมายสมัครงานควรที่จะทำให้นายจ้างหรือแผนกบุคคลสนใจและเรียกตัวเข้าสัมภาษณ์ ข้อมูลที่กล่าวนี้อาจแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้
1). คุณเป็นใคร และทำไมคุณจึงเขียนจดหมายส่งไปยังบริษัท
2). กล่าวถึงความสามารถของคุณที่คาดว่าจะมีคุณค่าต่อบริษัท
3). กล่าวถึงความสนใจของคุณที่มีต่อบริษัทโดยการพูดถึงสิ่งที่เด่นเป็นเอกลักษณ์ของบริษัท เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณได้สละเวลาศึกษาค้นคว้าความรู้เกี่ยวกับบริษัท

 
โดยสรุปแล้วย่อหน้าสุดท้ายของจดหมายสมัครงานมีไว้เพื่อ 1.    ขอนัดเวลาสัมภาษณ์2.    ขอฟังคำตอบจากนายจ้างหรือแผนกบุคคล3.    บอกว่าคุณจะติดต่อภายหลัง

โปรดจำไว้เสมอว่าจดหมายสมัครงานต้องส่งควบคู่กับ RESUME ทุกครั้ง

ขอให้โชคดี



ความเห็น (2)

อยากจะสอบเตรียมทหารได้ต้องทำยังไงครับ

ทำบุญเยอะ ๆ บ่อย ๆ ลูกหลาน  สอบนายร้อยนี่ เวลาไปติว ก็ความรู้พอ ๆ กัน แต่ติดไม่มากเพราะ เขาสอบวัดบุญกัน  ถ้าทำบุญไว้มาก คือ ทำทาน รักษาศีล ทำสมาธิ ภาวนา บุญก็ส่งผลให้ได้สำเร็จ ทุกประการน๊ะลูก ๆ

เวลาสมัครงาน ดูอะไรบ้าง

ก่อนตอบรับทำงาน ผู้สมัครต้องพิจารณาอะไรบ้าง.
ผลกระทบต่อการดำเนินชีวิต สถานที่ตั้งของบริษัทและความสะดวกในการเดินทาง ... .
ความมั่นคงและความน่าเชื่อถือ และเป้าหมายขององค์กร ... .
เงินตอบแทนและสวัสดิการ ... .
หน้าที่ความรับผิดชอบและโอกาสในการเติบโตก้าวหน้า ... .
สภาพแวดล้อม และวัฒนธรรมในการทำงาน ... .
กฎระเบียบและสัญญาจ้าง.

เอกสารประกอบการสมัครงานต้องเซ็นรับรองสำเนาไหม

เอกสารที่ต้องใช้ในการสมัครงาน ต้องเซ็นชื่อ หรือ เขียนรายชื่อ พร้อมรับรองสำเนาถูกต้องทุกฉบับ ระบุใช้สำหรับสมัครงานเท่านั้น สำเนาบัตรประชาชน 2 ฉบับ

สิ่งใดที่ต้องส่งไปพร้อมกับจดหมายสมัครงาน

ควรเตรียมสำเนาเอกสารเอกสารไปเผื่อ 2-3 ชุดพร้อมเซ็นสำเนาถูกต้องให้เรียบร้อย.
สำเนาบัตรประชาชน.
สำเนาทะเบียนบ้าน.
สำเนาใบเปลี่ยนชื่อ นามสกุล (ถ้ามี).
สำเนาใบผ่านการเกณฑ์ทหาร หลักฐานการพ้นภาระทางการทหาร (ชาย).
สำเนาใบขับขี่ (สำหรับตำแหน่งที่ต้องขับรถ ตามประเภทรถ).

กรอกใบสมัครงานมีอะไรบ้าง

เขียนใบสมัครงานแบบนี้สิ ได้งานแน่ๆ.
1. เริ่มต้นด้วยการศึกษาข้อมูล ... .
2. รวบรัดประวัติย่อให้น่าสนใจ ... .
3. เขียนให้กระชับแต่ได้ใจความ ... .
4. การบอกเล่าเรื่องราว ... .
5. ระบุประสบการณ์และความสามารถให้ชัดเจน ... .
6. ให้คำมั่นสัญญา ... .
7. อ่านซ้ำและแก้ไข.