ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กมักจะจัดซื้อสินค้าและวัตถุดิบโดยเจ้าของกิจการหรือกรรมการผู้จัดการมากกว่าการให้พนักงานมีอำนาจในการจัดซื้อ แต่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่แล้วจะมีฝ่ายจัดซื้อโดยเฉพาะเนื่องจากฝ่ายจัดซื้อจะมีหน้าที่วางแผนการจัดซื้อและมีการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพดีทำให้ได้ต้นทุนที่ต่ำ และได้รับวัตถุดิบที่มีคุณภาพและส่งถึงสถานที่เก็บตรงตามเวลาที่กำหนด ดังนั้นเจ้าของกิจการขนาดเล็กและขนาดกลางควรให้ความสำคัญในเรื่องการจัดซื้อและวางแผนการจัดซื้อเท่ากับการบริหารจัดการการผลิตด้วยเพราะการจัดซื้อถือเป็นกิจกรรมหนึ่งของโลจิสติก (Logistic)ซึ่งมีบางมหาวิทยาลัยมีสาขาวิชานี้โดยเฉพาะ การจัดซื้อเป็นกระบวนการที่กิจการตกลงทำการซื้อขายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการที่ต้องการเพื่อบรรลุเป้าหมายของธุรกิจโดยมีราคาซื้อที่หมาะสม ได้สินค้าที่มีคุณภาพ มีปริมาณที่ถูกต้องและตรงตามเวลาที่ต้องการโดยมีต้นทุนการจัดซื้อที่ต่ำและมีผู้ขายที่เชื่อถือได้ ปัจจุบันการจัดซื้อได้พัฒนาด้วยการใช้เทคโนโลยีควบคุมปริมาณการสั่งซื้อ บางกิจการใหญ่ๆได้มีการจัดซื้อแบบลีน (Lean purchasing) ซึ่งเป็นการจัดซื้อที่ลดขั้นตอนซ้ำซ้อนและกำจัดความความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการจัดหาจัดซื้อทั้งภายในและระหว่างองค์กร การจัดซื้อแบบลีนจะช่วยในการลดปริมาณของสินค้าคงคลัง ลดจำนวนของเสียและสามารถผลิตสินค้าได้ตามความต้องการของลูกค้าด้วยต้นทุนที่ต่ำ จุดประสงค์ของการวางแผนการจัดซื้อมีดังนี้
ผู้ประกอบการและพนักงานที่รับผิดชอบการจัดซื้อควรทราบถึงหลักการจัดซื้อที่ดีซึ่งประกอบไปด้วยหลักความถูกต้อง 6 ประการ (6 Rights) 1. Right Quality คือจัดซื้อได้ถูกต้องตามคุณภาพที่ต้องการ หน่วยงานหรือฝ่ายต่างๆในองค์กรมีความต้องการใช้สินค้าหรือวัสดุจำเป็นต้องกำหนดคุณสมบัติมาให้และฝ่ายจัดซื้อก็ควรมีส่วนร่วมในการกำหนดคุณสมบัติ(Specifications) ของสินค้าที่สั่งซื้อด้วยทำให้สินค้าที่ได้รับจะมีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการ 2. Right Quantity คือจัดซื้อได้ถูกต้องตามจำนวนที่ผู้ใช้ต้องการ ปริมาณการสั่งซื้อต้องตรงกับความต้องการไม่ควรขาดไปหรือเกินไปเพื่อต้นทุนการผลิตที่ต่ำ หากต้องสั่งซื้อวัตถุดิบจากต่างประเทศก็จำเป็นต้องวางแผนการจัดซื้อให้มากขึ้นโดยการคาดการณ์หรือประมาณการเรื่องของฤดูกาล ระยะเวลาขนส่งสินค้าและสถานที่จัดเก็บด้วย 3. Right time คือ การส่งสินค้าถูกต้องตรงตามกำหนดเวลา การจัดซื้อที่ดีต้องกำหนดช่วงเวลาส่งสินค้าให้กับผู้ขายได้และเป็นช่วงเวลาที่ทันต่อการผลิต 4. Right price คือ ผู้สั่งซื้อสามารถซื้อสินค้าและวัตถุดิบได้ในราคาเหมาะสมยุติธรรม การซื้อในราคาแพงกว่าคู่แข่งขันมีผลทำให้ต้นทุนสินค้าสูงและแข่งขันยาก ผู้จัดซื้อจึงต้องเทียบราคากับผู้ขายหลายๆแหล่งเพื่อให้ทราบถึงราคาซื้อที่เหมาะสม 5. Right source คือแหล่งขายที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ ฝ่ายจัดซื้อต้องตรวจสอบประวัติผู้ขายก่อนการสั่งซื้อ ซึ่งจะใช้การสอบถามจากผู้ขายรายอื่นหรือจากนักจัดซื้อด้วยกัน นอกจากการสอบถามจากคนรู้จักแล้วฝ่ายจัดซื้ออาจตรวจสอบประวัติการเงินจากงบการเงินของผู้ขายได้ที่เว๊ปไซค์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าของกระทรวงพาณิชย์ 6. Right place คือ การจัดส่งไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง ฝ่ายจัดซื้อต้องระบุสถานที่จัดส่งสินค้าให้ชัดเจนเพื่อผู้ขายจะได้ส่งไปยังโกดังหรือโรงงานที่ผลิตได้อย่างถูกต้อง ผู้ประกอบการรายเล็กที่เป็นเจ้าของธุรกิจคนเดียวควรให้ความสำคัญกับการจัดซื้อให้มากเพื่อได้รับสินค้าที่มีคุณภาพดี, มีจำนวนที่ถูกต้อง, ได้ราคาที่ต่ำและส่งทันตามเวลาที่ต้องการ หากเจ้าของกิจการไม่มีเวลาที่จะวางแผนการจัดซื้อก็ควรมอบหมายให้พนักงานธุรการหาข้อมูลแหล่งขายหลายๆแหล่งเพื่อทราบถึงราคาที่เหมาะสมและตรวจสอบประวัติของผู้ขายเหล่านั้นเพื่อวางแผนการสั่งซื้อได้ การสั่งซื้อที่ดีมีประสิทธิภาพจะทำให้กิจการมีผลกำไรสูงขึ้นหากไม่มีการวางแผนจัดซื้อเลยอาจมีผลในการเกิดปัญหาขาดวัตถุดิบมาผลิตและเมื่อต้องเร่งให้ผู้ขายส่งวัตถุดิบมาให้ทันเวลาก็จะทำให้ต้นทุนวัตถุดิบสูงขึ้นและบางครั้งยังได้วัตถุดิบที่มีคุณภาพไม่ตรงตามที่ตกลงกันไว้ด้วย ฝ่ายจัดซื้อ (Procurement) จัดว่าเป็นหน่วยงานหลักที่สำคัญทั้งในงานธุรกิจการผลิตและบริการ เพราะหากมีการบริหารงานฝ่ายจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพดี จะทำให้บริษัทเกิดความสามารถทางการแข่งขันในทางธุรกิจได้ ในเรื่องของการลดต้นทุน การสร้างความแตกต่าง และการตอบสนองความต้องการลูกค้าหรือผู้บริโภค ดังนั้นในงานโลจิสติกส์และชัพพลายเชนจึงมองงานจัดซื้อว่ามีความสำคัญ โดยจะได้รับการจัดแบ่งให้เป็น 1 ใน 6 กลุ่มงานหลักในระบบ SCOR เป็นส่วนหนึ่งภายใต้กลุ่มของทรัพยากร (Source) จากตัวอย่างจะเห็นว่าในสถาณการณ์ธุรกิจเดิม ค่าใช้จ่ายด้านอื่นอาจลดได้ยากเพราะขึ้นอยู่กับปัจจัยภายนอกเช่น – ผลกำไร (Profit) กำไรเกิดจากยอดขายสินค้ากับผลกำไรต่อสินค้า ซึ่งที่ยากจะเพิ่มยอดขายหรือราคาสินค้า ในยุคที่มีการแข่งขันสูง และมีสินค้าคู่แข่งที่มาก – ต้นทุนค่าใช้จ่ายอื่นๆ (Cost ETC) ที่ส่วนใหญ่จะเป็นการจัดการที่ยากเพราะมีปัจจัยภายนอกที่กำหนดไว้เช่น ค่าแรงคนงาน ค่าบริหารจัดการ ค่าขนส่ง เป็นต้น – ต้นทุนวัตถุในการผลิต (Input Supply) ในส่วนนี้จะทำได้ง่ายหากเริ่มจากการวางแผนจัดซื้อที่ดี เพียงสามารถปรับลดราคามูลค่าในการจัดซื้อลงได้ ก็สามารถเพิ่มยอดกำไรให้แก่องค์กรได้ในทันที  จากความสัมพันธ์ที่กล่าวมา ผู้บริหารควรที่จะต้องมีการดูแลให้ความสำคัญในงานจัดซื้อให้ดี เพราะสามารถช่วยในการทำกำไรให้แก้องค์กรได้ นอกจากนั้นการจัดซื้อช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการต่อเนื่องได้สมบูรณ์ เพราะหากซัพพลายเออร์ที่มีปัญหาเพียงรายเดียว อาจสร้างปัญหากระทบทั้งระบบโลจิสติกส์และซัพพลายเชนทั้งองค์กรได้ แนวคิดการดำเนินการของฝ่ายจัดซื้อในปัจจุบันควรมี 10 เรื่องดังนี้ 1. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องสามารถประสานสัมพันธ์ทั้งภายใน (หน่วยงานแผนกในองค์กร) และภายนอกบริษัท (คู่ค้า/ลูกค้า) เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของฝ่ายจัดซื้อจัดหาที่ดี พยายามให้เกิดขึ้นอย่างสมดุลและสามารถประสานงานได้ทุกส่วน ปรับลดบทบาทมาเป็นที่ปรึกษาและช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดหา มากกว่าการเป็นผู้ควบคุมกฎกติกาหรือบังคับใช้การจัดหาทรัพยากร 2. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องหาวิธีในการลดต้นทุนค่าใช้จ่าย โดยการเพิ่มประสิทธิภาพในด้านวัตถุดิบหาแหล่งวัตถุดิบที่มีคุณภาพดีในราคาที่เหมาะสม ไม่เน้นใช้วิธีกดลดต้นทุนจากซัพพลายเออร์อย่างเดียว ควรคำนึงถึงในด้านของซัพพลายเออร์โดยใช้ประสิทธิภาพในการจัดส่งมาประกอบเพิ่มเติม ไม่ควรเน้นการบีบลดราคากับชัพพลายเออร์จนเกิดความไม่เป็นธรรม 3. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องมีมุมมองและวิธีคิดในด้านประสิทธิภาพซัพพลายเออร์มากขึ้น โดยอาจใช้การประเมินในเรื่อง ต้องทำได้ดีกว่า (Better) ต้นทุนถูกกว่า (Cheaper) ซื้อได้เร็วกว่า (Faster) และมีความเชื่อถือไว้วางใจได้มากกว่า (More Reliability) 4. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องทราบถึงปัญหาจากพฤติกรรมการสั่งซื้อของตนที่ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเช่น การสั่งซื้อแบบเร่งด่วน การไม่มีแผนงานระยะยาวในการสั่งซื้อ หรือการปรับเปลี่ยนเวลาในการจัดส่ง ซึ่งไม่ว่าจะเป็นให้ส่ง เร็วหรือช้าล้วนแล้วแต่เป็นต้นทุนทั้งสิ้น ซึ่งเมื่อซัพพลายเออร์เกิดค่าใช้จ่ายสุดท้ายค่าใช้จ่ายเหล่านั้นก็จะถูกผลักมาที่ผู้ซื้อ 5. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องกำหนดวิธีเลือกซัพพลายเออร์ อาจใช้หลัก Supply Positioning Model ซึ่งเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์แยกแยะสินค้าและบริการ เพื่อกำหนดยุทธศาสตร์ในการจัดซื้อเพื่อใช้วางแผนการทำงานทั้งภายในบริษัทและในซัพพลายเชนให้มีความต่อเนื่อง หาดูว่าการดำเนินงานของเราเอง เป็นต้นเหตุที่ทำให้ซัพพลายเออร์มีต้นทุนที่เพิ่มขึ้นหรือไม่ โดยฝ่ายจัดซื้อ ต้องพิจารณาตนเองให้ได้ว่า ในมุมมองของซัพพลายเออร์มีมุมมองต่อเราอย่างไรอาจใช้หลัก Supplier Preferencing Model มามองกลับหาความสัมพันธ์ที่มีซึ่งทำให้ฝ่ายจัดซื้อรู้ว่าซัพพลายเออร์คิดหรือมองฝ่ายจัดซื้ออย่างไรเช่น เราเป็นบริษัทที่น่าสนใจหรือน่าคบเพียงไหนอย่างไร ควรพิจารณาในหลายด้านไม่ว่าจะเป็น ชื่อเสียง ขนาดของบริษัท ยอดการสั่งซื้อ ความถี่ในการติดต่อสม่ำเสมอเพียงใด การเงินมีระบบการชำระเงินอย่างไร อัธยาศัยไมตรีที่มีในการติดต่อ เป็นต้น 6. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องนำแนวคิดทางการตลาดมาใช้ช่วยให้มากขึ้น เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถพิจารณาและบริหารจัดการทางการตลาดได้ดีกว่าคู่แข่งขัน อาจใช้เครื่องมือ Market Management Matrix ที่ช่วยจัดซื้อรู้ว่าควรต้องทำอะไรอย่างไรกับใครเช่น ต้องสร้างพันธมิตรธุรกิจกับซัพพลายเออร์รายใดในระดับใด จะต้องเพิ่มธุรกิจให้ชัพพลายเออรรายใดให้มีความสามารถอยู่ได้เพื่อเป็นทางเลือก ควรต้องเพิ่มความระมัดระวังในการสั่งสินค้าตัวใด ควรต้องเปลี่ยนซัพพลายเออร์รายใดเมื่อใด ควรประเมินประสิทธิภาพชัพพลายเออร์เพื่อจัดแบ่งกลุ่ม และหาวิธีจัดการซัพพลายเออร์แต่ละรายให้เหมาะสม 7. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องเข้าไปสังเกตการณ์และการให้ความช่วยเหลือซัพพลายเออร์ในบางเรื่องเช่น การเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุน ควรอธิบายให้ซัพพลายเออร์เข้าใจถึงปัญหาและความจำเป็นที่จะต้องมีการทำราคาให้ต่ำลง (Cost Down) โดยเข้าใจในหลักที่ว่าหากมีคู่แข่งขันที่สามารถทำต้นทุนได้ถูกกว่าซัพพลายเออร์เดิม ทางฝ่ายจัดซื้อบริษัทก็จะต้องปรับการสั่งซื้อจากแหล่งที่มีราคาถูกกว่า เพื่อให้ต้นทุนการผลิตของบริษัทฝ่ายจัดซื้อมีมูลค่าที่ต่ำและสามารถแข่งขันได้ในตลาดต่อไป อาจมีการเข้าไปสังเกตการณ์บริษัทซัพพลายเออร์ วิเคราะห์กระบวนการไปถึงวิธีการผลิต การใช้เทคโนโลยี วิธีการทำงาน เป็นต้น เพื่อช่วยหาวิธีที่จะลดต้นทุน บางครั้งในฐานะคนนอกเมื่อเข้าไปดูก็จะมองเห็นปัญหาของต้นทุนที่เกิดขึ้นดีกว่าฝ่ายที่ทำมาต่อเนื่องจนคุ้นชิน และทำการให้ข้อแนะนำและเสนอแนวทางปรับปรุงลดต้นทุนต่อไป 8. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องเริ่มนำเอาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) เข้ามาประยุกต์ใช้ในงานกระบวนการจัดซื้อเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพที่ดีขึ้น การใช้ระบบดังกล่าวเช่น ระบบบริหารความต้องการทรัพยากร (MRP), ระบบบริหารความต้องการในการผลิต (MRP II) หรือระบบบริหารทรัพยากรในองค์กร (ERP) เป็นต้น เพื่อจะทำให้องค์กรมีข้อมูลในการประมวลผลที่ถูกต้อง รวดเร็ว และความน่าเชื่อถือ เพื่อให้การติดตามความต้องการขององค์กรทั้งในเรื่อง วัตถุดิบ เครื่องมือ อุปกรณ์ วัตถุสำเร็จรูป รวมถึงเรื่องการเงิน โดยนำข้อมูลที่เก็บไว้มาทำการวางกลยุทธ์ในการจัดซื้อในทุกระดับเช่น ระดับปฏิบัติการ ระดับบริหาร และระดับองค์กรธุรกิจ ใช้วิเคราะห์กระบวนการทำงานและประเมินผลในการทำงาน ใช้ประกอบการตัดสินใจปรับปรุงการทำงานในครั้งต่อไป 9. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องมีการทำวิจัยวัดประสิทธิภาพการจัดซื้ออย่างต่อเนื่อง ภายหลังจากที่มีการทำงานจัดซื้อไปสักระยะหนึ่ง แนวคิดและรูปแบบระบบการทำงานอาจไม่สามารถสนับสนุนหรือสอดคล้องกับสภาพปัจจุบันหรือสิ่งแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนั้นควรต้องมีการกำหนดแผนวิจัยในเรื่องการจัดซื้อเพื่อให้สามารถสะท้อนการทำงานในองค์กร ให้เห็นถึงสภาพปัญหาการจัดซื้อเพื่อสร้างแบบจำลองในการจัดซื้อที่เหมาะสมกับการทำงานต่อไป 10. ฝ่ายจัดซื้อ ต้องมีนโยบายที่เกี่ยวกับสังคมและสิ่งแวดล้อม ในปัจจุบันกระแสสิ่งแวดล้อมเป็นเรื่องที่มักถูกนำมากล่าวถึง ดังนั้นฝ่ายจัดซื้อควรต้องนำเรื่องนี้มาประกอบการพิจารณา ควรให้ความสำคัญกับซัพพลายเออร์ที่รับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อม (Corporate Social Responsibility: CSR) ตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ อาจดูจากมาตรฐานที่มีประกอบเช่น ISO เป็นต้น ซึ่งการเลือกซัพพลายเออร์ที่มี CSR ดี ก้จะเป็นการแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมสร้างภาพต่อเนื่องที่ดีให้กับสินค้าและบริการของเรา จะเห็นว่าจากการนำเอาภาระกิจงานทั้ง 10 เรื่อง จะช่วยให้เราสามารถทำการจัดซื้อจัดหาทรัพยากรที่ดี มีความสามารถในการสร้างประสิทธิภาพในการแข่งขันขององค์กรได้ |
นโยบายการจัดซื้อจัดหา 7 ประการมีอะไรบ้าง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketajaman Inc.
