เราจะใช้ ฟังก์ชัน if ในการทดสอบที่มีเงื่อนไข และให้เลือกตัดสินใจตามเงื่อนไขที่เรากำหนด และใช้ในการตัดสินใจทางเลือกที่มีข้อมูลหลายทาง โดยที่โปรแกรมจะนำเงื่อนไขของฟังก์ชัน if ของเราไปทดสอบแล้วส่งกลับมาว่าเงื่อนไขนั้นเป็นจริง หรือเป็นเท็จ เช่น ถ้าหากเงื่อนไขในฟังก์ชัน if ของเรานี้เป็นจริงให้เป็นยังไงต่อ ถ้าเงื่อนไข ในฟังก์ชัน if ของเรา เป็นเท็จให้เป็นยังไงต่อ เป็นต้น Show รูปแบบของ ฟังก์ชัน if มีดังนี้ If (logical_test, [value_if true], [value_if false]) อธิบายคือ เงื่อนไขของ ฟังก์ชัน if ที่เราให้ตรวจสอบเป็นจริงหรือเป็นเท็จ, ถ้าเงื่อนไขเป็นจริงให้ผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้, ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้ โดยการทดสอบเงื่อนไขหลายๆ เงื่อนไขที่ซ้อนกันเราจะใช้ ฟังก์ชัน if ถ้าเงื่อนไขเป็นจริงโปรแกรมก็จะทำตามคำสั่งของเงื่อนไขนั้น แต่ถ้าเงื่อนไขทดสอบแล้วเป็นเท็จ โปรแกรมจะเลือกคำสั่งสุดท้ายในการทำงาน หลักการทำงานของฟังก์ if ก็จะประมาณนี้ค่ะ เรามาดูตัวอย่างของ ฟังก์ชัน if กันเลยนะคะ
พิมพ์สูตรเสร็จแล้วกด Enter แล้วคลิกคัดลอกสูตรลากลงมาได้เลย ฟังก์ชัน SUM IF ใน Excel Related posts:Post navigationโปรแกรม Excel นั้นเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและใช้ง่ายที่สุดในการจัดการกับข้อมูล โดยสเปรดชีต (ตารางจัดการข้อมูล; spreadsheet) นั้นเป็นเครื่องมือเพื่อจัดระบบ คำนวณ และตรวจสอบข้อมูลของคุณได้ดีเยี่ยมเลยครับ แล้วจะทำอย่างไรหากเราต้องการให้สเปรดชีทของเรามีระบบทางเลือกล่ะ ถึงตรงนี้คำสั่ง IF นี่เองที่มาช่วยเราครับ ลองจินตนาการว่าเราต้องสร้างตารางจัดการข้อมูลที่มีคะแนนของแต่ละวิชาที่เราเรียน ผมต้องการเตือนตัวเองว่าผมนั้นสอบผ่านหรือตกวิชานั้นด้วยคำง่ายๆ ว่า “ผ่าน” (failing) หรือ “ตก” (passing) ผมใช้สูตร IF เพื่อตรวจเกรดของวิชานั้นได้ครับ จากนั้นก็ให้โปรแกรมแปลงเป็นข้อความว่า “ผ่าน” หรือ “ตก” ตามคะแนนของวิชานั้นๆ สูตร IF ของ Excel นั้นทำให้สเปรดชีตของคุณใช้ง่ายขึ้นเยอะเลย เราทำให้เซลล์นั้นแสดงตัวเลือกขึ้นอยู่กัยเงื่อนไขของเราได้ สูตร IF นั้นทำให้เราสร้างระบบตรรกะในสเปรดชีทของเราได้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าจะใช้คำสั่งดังกล่าวอย่างไรครับ วิธีใช้คำสั่ง IF ใน Excel (สอนโดยวีดิโอ)จากภาพหน้าจอ คุณคงเห็นว่าผมใช้คำสั่ง IF ใน Excel เพื่อให้สเปรดชีตของผมช่วยงานผมได้ดีขึ้น ลองดูวีดิโอนี้เพื่อดูขั้นตอนการสร้างคำสั่ง IF จากนั้นค่อยลองดูคู่มือการใช้งานที่เขียนไว้ด้านล่างนะครับ ก่อนที่เราจะไปอ่านคู่มือ
ผมแนะนำให้ดาวน์โหลดชีทตัวอย่างที่ผมใช้สร้างประกอบการใช้คู่มือ คำสั่ง IF ของ Excel นั้นทำงานอย่างไรมีสิ่งสำคัญ 3 ข้อที่ทำให้คำสั่ง IF ที่เราเขียนขึ้นนั้นทำงานได้
คำสั่ง IF ใน Excel นั้นเริ่มต้นด้วย =IF( ครับ นี่คือโครงสร้างของคำสั่ง IF ที่มาจากหนังสืออ้างอิงอย่างเป็นทางการของโปรแกรม Excel
หากเราแปลงเป็นภาษาพูดแล้ว คำสั่ง IF ที่ผมใช้นั้นเขียนไว้แบบนี้ครับ
ง่ายมากเลยจริงไหมครับ แต่ถ้ามันยังดูงงๆ มาลองดูตัวอย่างแรกที่เราจะทำไปพร้อมกันว่าเราจะใช้คำสั่ง IF อย่างไร แล้วดูว่ามันทำงานอย่างไรกันครับ สร้างคำสั่ง IF ชุดแรกด้วยคุณเองในตัวอย่างนี้ เลือกไปที่แท็บที่ชื่อ "Check for Blank"
ในชีทตัวอย่าง เราจะสร้างตัวอย่างของคำสั่ง IF ที่เรียบง่ายสุดๆ กัน ในกรณีนี้ เราต้องการแค่จะตรวจดูว่ามีเซลล์ไหนที่เว้นว่าง และแสดงผลการตรวจออกมาให้เห็น สมมติว่าเรากำลังสร้างรายชื่อคนที่จะมาร่วมปาร์ตี้วันหยุดของบริษัทเรา เราต้องการเขียนสูตรเพื่อเตือนคนที่มาเข้าร่วมว่าให้นำอาหารมาด้วย ในขั้นแรก ข้อมูลของเราเป็นเพียงรายชื่อของพนักงาน และชื่ออาหารที่พวกเขาจะนำมาด้วย ถึงแม้ว่าผมจะเห็นอยู่แล้วว่ามีบางเซลล์ที่ว่างอยู่ มาลองเขียนสูตร IF เพื่อให้แสดงผลว่าผมควรจะเตือนใครบ้างในคอลัมน์ D สูตร IF นั้นจะตรวจว่าถ้าหากเซลล์ในคอลัมน์ C นั้นถูกปล่อยว่าง มันจะขึ้นเตือนว่าคนนั้นยังไม่ได้บอกว่าจะนำอาหารอะไรมา นี่คือสูตรที่ผมเขียน
มาลองแบ่งสูตรนี้กันออกเป็น 4 ส่วนกันครับ
เรียบร้อย นี่คือผลที่ได้จากการเขียนสูตรและลากลงมาให้คลุมในช่องถัดไปด้านล่าง เยี่ยมเลย ลองสังเกตดูว่าเมื่อเซลล์ C ที่ติดกันนั้นถูกปล่อยว่าง Excel จะแสดงผลเตือนให้เราเตือนให้พวกเขาลงชื่ออาหารด้วย เราสามารถคัดกรอง (filter) ค่าในคอลัมน์ D จากนั้นก็ส่งคำเตือนไปให้พวกเขาทางอีเมล นี่เป็นตัวอย่างเรียบง่ายว่าเราจะใช้คำสั่ง IF ใน Excel เพื่อสร้างตรรกะในสเปรดชีตของเราอย่างไร มาดูตัวอย่างอื่นๆ กันบ้างดีกว่าครับ ทดสอบค่าต่างๆสำหรับแบบฝึกหัดนี้ให้คุณเปิดแท็บที่ชื่อ
Test Values ในชีทตัวอย่าง ถึงตอนนี้เราได้ใช้คำสั่ง IF เพื่อตรวจว่ามีเซลล์ใดบ้างที่ว่างกันไปแล้ว ตอนนี้ มาใช้คำสั่ง IF เพื่อตรวจสอบค่าของตัวเลขกันครับ ในตัวอย่างแรก เราตรวจว่าเซลล์ในคอลัมน์ C นั้นมีข้อความที่เจาะจงกับที่เราต้องการตรวจหรือไม่ สังเกตนะครับว่าเราใช้เครื่องหมายเท่ากับเพื่อตรวจว่าเซลล์นั้นตรงกับสิ่งที่เราระบุคือการเว้นว่าง เราสามารถใช้เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ในการทดสอบค่าได้ ยกตัวอย่างเช่น
สมมติว่าเราต้องการเติมสินค้าในโกดังของเรา เราขายสินค้าของเราทีละ 10 ชิ้น ดังนั้นชุดของสินค้าที่เรามีอยู่ต้องตรงตามตัวเลขนั้นพอดี มาลองเขียนสูตรเพื่อตรวจสินค้ากันครับ ในข้อมูลด้านล่าง ผมออกไปตรวจจำนวนสินค้าในโกดังของผม ผมต้องการเขียนสูตรในคอลัมน์เพื่อตรวจให้แน่ใจว่าสินค้าแต่ละอย่างนั้นมีจำนวน 10 ชิ้นพอดี เราต้องการข้อความเตือนหากว่าสินค้าประเภทใดนั้นไม่ได้มี 10 ชิ้น ผลเขียนสูตรที่กล่าวไว้ในคอลัมน์ E ดังนี้ครับ
มาลองดูสูตรนี้กันทีละส่วนนะครับ
ในภาพหน้าจอด้านบน คุณจะเห็นว่าผมใช้สูตรในการขึ้นข้อความเตือนในการนับสินค้าทุกๆ ประเภท หากค่าในคอลัมน์ D นั้นไม่เท่ากับ 10 โปรแกรม Excel จะขึ้น "needs attention" ในคอลัมน์ E วิธีใช้ IFERRORมีคำสั่ง IF แบบพิเศษซึ่งมีอยู่ในโปรแกรม Excel เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในสูตรของคุณครับ สูตร IFERROR นั้นคล้ายกับคำสั่ง IF แต่ว่ามันตรวจสอบข้อความที่แสดงความผิดพลาด (error) หลากหลายรูปแบบและแทนที่ด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากกว่าแทน จากหนังสืออ้างอิงของ Microsoft ข้อความ error ที่คำสั่ง IFERROR ตรวจพบและช่วยแก้ไขให้ได้นั้นได้แก่
ในการใช้ IFERROR ให้เราใช้วงเล็บของ IFERROR คร่อมสูตร และตามด้วยค่าที่เราจะเปลี่ยนไปใช้แทน IFERROR นั้นใช้ได้ด้วยวิธีนี้ครับ
มาลองดูขั้นตอนการใช้ IFERROR ที่แสนจะมีประโยชน์กันครับ ตัวอย่างการใช้ IFERRORให้เราเลือกที่แท็บชื่อ IFERROR ในชีทตัวอย่างสำหรับเนื้อหาด้านล่างนี้ จุดหนึ่งที่เราจะพบข้อความ error คือการใช้สูตร VLOOKUP ครับ หากคุณใช้ VLOOKUP ในการจับคู่ค่าต่างๆ ในเซลล์ ก็มีโอกาสที่ข้อมูลในตารางที่คุณใช้ค้นหา (lookup table) นั้นหาข้อมูลที่ต้องการจับคู่ไม่เจอ และหากเกิดเรื่องแบบนั้นขึ้น โปรแกรมจะขึ้นข้อความ error คือ "N/A" ในสเปรดชีตของคุณแทน ในสเปรดชีตด้านล่าง ผมได้รวบรวมรายชื่อฟรีแลนซ์ที่ทำงานกับผม ผมมีรายชื่อบริษัทของพวกเขา และต้องการรู้ว่าฟรีแลนซ์แต่ละคนนั้นทำอะไรบ้าง ผมดึงข้อมูลจากตารางทางด้านขวาเพื่อดึงหน้าที่การงานของพวกเขามาใส่ให้ฟรีแลนซ์แต่ละคนได้เกือบหมด ผมได้เขียนสูตร VLOOKUP เพื่อดึงบทบาทหน้าที่การงาน โดยใช้บริษัทในคอลัมน์ B มาจับคู่กับตารางที่ใช้ดึงข้อมูลของผมที่อยู่ทางขวา
แล้วผมก็พบปัญหา เพราะว่ามีหลายบริษัทนั้นไม่ได้อยู่ในตารางค้นหาของผม ซึ่งทำให้ผมพบกับข้อความ error ว่า N/A ซึ่งดูไม่ดีเลย ถ้าแบบนั้นมาใส่อย่างอื่นที่ดูดีกว่านี้แทนดีกว่าครับ สูตร IFERROR ที่เราต้องการเขียนลงไปนั้นมีโครงสร้างดังนี้
ในกรณีของผม ผมต้องการแทนที่ข้อความ error ด้วยคำเตือนให้ผมติดต่อผู้จัดการแผนก HR เพื่อให้รู้ว่าฟรีแลนซ์คนนั้นทำงานอะไร สูตรของผมเลยออกมาเป็นแบบนี้ครับ
สูตรนั้นดูซับซ้อน แต่ก็แค่จำให้ได้ว่า สิ่งที่เราต้องทำคือการใส่วงเล็บคร่อมสูตร VLOOKUP ด้วยค่าที่เราต้องการแทนที่ เราแค่ล้อมรอบสูตรเดิมด้วย IFERROR และใส่ค่าที่ Excel จะใส่แทนค่าเดิมเท่านั้นเอง สรุปแล้ว IFERROR เป็นคำสั่ง IF แบบพิเศษที่ Microsoft ออกแบบมาเพื่อความสะดวกของพวกเราครับ สูตรดังกล่าวตรวจจับข้อความ error โดยอัตโนมัติและแทนที่มันด้วยค่าอื่นแทน สรุปและเรียนรู้เพิ่มเติมคำสั่ง IF เป็นวิธีที่จะเพิ่มเงื่อนไขตรรกะลงในสเปรดชีตของคุณ ในคู่มือการใช้งานนี้ คุณเรียนรู้สูตรและการนำมันไปใช้งานกับสเปรดชีตบางแบบกันไปแล้ว ไม่ว่าผมจะใช้ Excel มานานแค่ไหน ผมพบว่ายังมีอีกหลายอย่างที่ผมต้องเรียนรู้เพิ่ม หากคุณต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการใช้งานสเปรดชีตว่าทำอะไรได้อีก นี่เป็นคู่มือเพิ่มเติมครับ
หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับคำสั่ง IF ในโปรแกรม Excel ถามผมได้ในคอมเมนต์นะครับ หรือถ้าหากคุณมีไอเดียในการสูตรเหล่านี้ที่อยากแบ่งปันกับผู้อ่านท่านอื่นๆ ก็พิมพ์ในช่องคอมเมนต์ได้เช่นกันครับ |