การวางแผนไทม์ไลน์ (Timeline Management) หรือ บริหารโครงการ (Project Management)หากคุณกำลังกังวลว่าโปรเจคงานที่ต้องรับผิดชอบอยู่ ควรจะเริ่มต้นอย่างไรดี ? จะสามารถดำเนินงานได้เสร็จตามกำหนดการณ์หรือเปล่า ? หากรู้สึกแบบนั้นอยู่ล่ะก็ แม้สิ่งที่กำลังกังวลมีโอกาสที่จะเกิดขึ้นจริง แต่อย่าให้สิ่งรบกวนเหล่านั้นมาทำให้งานของคุณเกิดความล่าช้าขึ้นไปอีก Show
บทความเกี่ยวกับ Project Management อื่นๆ การวางแผนไทม์ไลน์ (Timeline Management) หรือ บริหารโครงการ (Project Management) เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สามารถช่วยให้โปรเจคงานมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น โดยมันจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่ามีงานกี่ชิ้นที่ต้องทำ กำหนดการต้องเสร็จภายในวันที่เท่าไหร่ ซึ่งหากเราวางแผนไทม์ไลน์ออกมาได้ดี และทำตามแผนที่วางไว้ได้ ก็ไม่มีเหตุผลอะไรที่โปรเจคของคุณจะไม่ประสบความสำเร็จ บทความนี้จะมาแนะนำเทคนิคการวางแผนไทม์ไลน์ หรือ บริหารโครงการ ว่าควรเริ่มต้นอย่างไร ? ทำอย่างไรแผนถึงจะออกมาดี ? ถ้าสนใจล่ะก็ เชิญอ่านต่อได้เลยครับ 1. ร่างสรุปสิ่งสำคัญของโปรเจคออกมาก่อน (Draft the Important Things First)เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนที่มีส่วนร่วมในโปรเจคเข้าใจความสำคัญของงานที่มีอยู่ตรงกัน เราจึงควรร่างสรุปสิ่งสำคัญของโปรเจคออกมาก่อน จะคิดว่ามันเป็นแผนการสำหรับโปรเจคฉบับย่อให้เข้มข้นก็ได้ โดยมันควรจะตอบคำถามสำคัญต่อไปนี้ได้
ทั้งนี้ รายละเอียดควรมีความกระชับ ย่อสั้น แต่ได้ใจความสำคัญ รายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่สำคัญ ไม่จำเป็นต้องใส่เข้ามา เพื่อให้ผู้ที่มีส่วนร่วมในโปรเจคมองเห็นภาพได้อย่างชัดเจนที่สุด  ภาพจาก : https://www.freepik.com/free-vector/marketing-group-working-presentation_4950246.htm หลังจากสรุปสิ่งสำคัญของโปรเจคเป็นที่เรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องสร้างแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ขึ้นมา โดยเจ้าแผนปฏิบัติการนี้ ถือเป็นโครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure หรือ WBS) สิ่งที่คุณต้องร่างขึ้นมาไม่ใช่การระบุว่า ใครต้องทำอะไรบ้างแค่นั้นนะ แต่ควรให้น้ำหนักความสำคัญถึงสิ่งที่ผู้รับผิดชอบงานดังกล่าวต้องนำเสนอ และกำหนดจุดบอกความคืบหน้าของงาน (Milestones) ซึ่งกฏเกณฑ์สำคัญในการวางโครงสร้างการแบ่งงาน มีดังนี้ 1. กฏ 100%งานทั้งหมดที่จะใส่ไว้ในโครงสร้าง จะมีเฉพาะงานที่จำเป็นต่อการทำให้โปรเจคเกิดความสำเร็จได้เท่านั้น งานที่ไม่จำเป็น หรือมีความซ้ำซ้อนไม่ควรถูกนำมาใส่ไว้ในนี้ และหากมีงานย่อย จะต้องเป็นงานย่อยที่สำคัญต่องานหลักเท่านั้น 2. งานต้องแยกออกจากกันอย่างชัดเจนอย่าให้มีงานชนิดเดียวกันซ้ำซ้อนเป็นอันขาด เพราะมันจะไปละเมิดกฏ 100% และทำให้การคำนวณทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำโปรเจคเกิดข้อผิดพลาดได้ 3. เน้นผลลัพธ์ ไม่ใช่การกระทำคุณควรให้ความสำคัญกับการส่งมอบผลลัพธ์ ไม่ใช่การกระทำ ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนที่จะสร้างบ้านผลััพธ์ที่สำคัญแรกสุด คือ การวางรากฐาน เสาเข็มที่หนักแน่น ส่วนการขุดดิน, ติดตั้งเสา ฯลฯ พวกนี้เป็นการกระทำที่อาจทำให้การวางแผนเกิดความไขว้เขวหลุดออกจากเป้าหมายหลักได้ ดังนั้นอย่าให้ความสนใจกับ "การกระทำ" มากนัก แต่ให้เน้นที่ "ผลลัพธ์" วางแผนให้ดีว่าต้องทำอย่างไร ถึงจะได้ผลลัพธ์ที่ดีตามต้องการ 4. รู้จักกฏ 8/80กฏในข้อนี้ จะกำหนดว่ากำหนดระยะเวลาของงาน จะมีอยู่แค่ 2 รูปแบบ คือ งานที่ใช้เวลาทำน้อยกว่า 8 ชั่วโมง และงานที่ใช้เวลานานกว่า 80 ชั่วโมง โดยเมื่อแบ่งงานโดยวิธีนี้แล้ว งานที่ใช้เวลานานกว่า 80 ชั่วโมง เราจะนำมันมาย่อยอีกครั้งให้เป็นงานย่อยที่ใช้เวลาทำน้อยกว่า 8 ชั่วโมง อีกครั้งหนึ่ง 5. การมอบหมายการมอบหมายหน้าที่งานควรจะเจาะจงเป็นรายบุคคล หรือทีม และไม่ควรมีงานที่มีผู้รับผิดชอบ หรือทีมทับซ้อนกันด้วย 3. วางกรอบเวลา (Set Timeframe)เมื่อเราออกแบบโครงสร้างการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบเสร็จแล้ว ขั้นตอนถัดมาเราควรจัดสรรเวลาที่ใช้ต้องใช้ในแต่ละงาน สิ่งสำคัญ คือ งานนี้คุณไม่ควรนั่งเทียน คิดเอาเองว่าแต่ละงานต้องใช้เวลานานขนาดไหน แต่ควรเรียกผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ มาปรึกษาหารือกัน เพื่อให้ได้ระยะเวลาที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด อย่างไรก็ตาม กรอบเวลาที่วางไว้ควรมีความสมดุล ต้องมากพอที่จะทำให้งานดังกล่าวเสร็จได้ แต่ก็ไม่นานไปจนกรอบเวลาต้องนานจนใช้เวลาเต็มพิกัด เพื่อให้พอเหลือเวลาสำรองเผื่อไว้ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน ภาพจาก : https://www.freepik.com/free-vector/blogging-isometric-concept-with-content-plan-making-process-3d-illustration_13749351.htm 4. วางกำหนดการงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน (Schedule Dependent Task)ตอนนี้เรารู้แล้วว่าแต่ละงานต้องใช้เวลาทำนานขนาดไหน แต่มันก็มักจะมีงานที่ไม่สามารถเริ่มทำได้ทันทีอยู่ มันอ่าจเป็นงานที่ต้องได้รับช่วงต่อจากคนอื่น หรือมีปัจจัยอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น คุณมีงานทาสี แต่คุณจะเริ่มทาสีไม่ได้จนกว่าช่างจะก่อผนังเสร็จ อะไรทำนองนี้ โดยส่วนใหญ่จะมีงานลักษณะนี้อยู่ 4 รูปแบบ คือ
ในโปรเขคขนาดใหญ่ มักมีหลายงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน จุดนี้จะทำให้แผนงานมีความซับซ้อนมากขึ้น อาจจะลองทำ Flowchart ก่อน เพื่อให้เห็นภาพได้ชัดเจนมากขึ้น
5. ทำแผนภูมิแกนต์ (Create Gantt Chart)เมื่อแผนทุกอย่างเป็นรูปเป็นร่าง ก็ได้เวลาจำลองภาพแผนไทม์ไลน์ ให้โปรเจคของเราออกมา ซึ่งก็มีเครื่องมืออยู่หลายชนิดที่นิยมใช้งานกัน แต่ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คือ แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) สามารถช่วยให้มองเห็นภาพรวมของโปรเจคได้อย่างชัดเจน และเข้าใจง่าย วันที่เริ่ม, วันที่จบ, จุดบอกความคืบหน้าของงาน (Milestones) ฯลฯ โดยแผนภูมิแกนต์ควรทำให้สามารถอัปเดต และปรับแต่งข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ด้วย ภาพจาก : https://www.freepik.com/free-vector/gantt-chart-flat-design_9925717.htm หลังจากวางแผนไทม์ไลน์ หรือ บริหารโครงการ (Project Management) ให้เสร็จเป็นที่เรียบร้อยแล้ว อย่าลืมแบ่งปันแผนให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในโปรเจคได้รับรู้โดยทั่วกันด้วย เพื่อให้ทุกคนเข้าใจความสำคัญ และบทบาทหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบมากขึ้น และพวกเขาอาจจะมีความคิด หรือข้อโต้แย้ง ที่อาจนำมาปรับปรุงแผนการให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิมได้ด้วย 7. ปรับเปลี่ยนแผนเมื่อมีความจำเป็น (Change the Plan if Needed)แผนที่วางไว้ไม่ใช่กฏที่ห้ามแก้ไข มันควรเปลี่ยนแปลง อัปเดตแก้ไขตามสถานการณ์ที่จำเป็นได้ ซึ่งการที่เรามีกรอบเวลาที่ชัดเจน จะช่วยให้คุณมีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ โดยรู้ว่าจะส่งผลกระทบต่องานไหนบ้าง อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ต้องทำเมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนแผน คือ ควรชี้แจงให้ผู้มีส่วนร่วมเข้าใจเหตุผล และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นด้วยในทันทีที่แผนเกิดความเปลี่ยนแปลง ก็หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ผู้ต้องรับผิดชอบโปรเจค สามารถวางแผนไทม์ไลน์ หรือ บริหารโครงการ (Project Management) ได้ดียิ่งขึ้นนะครับ ที่มา : www.makeuseof.com
Project Management มีกี่ขั้นตอนProject Management มี 5 ขั้นตอน
2. Planning: เป้าหมายหลักของขั้นตอนนี้คือเอาขั้นตอนที่ 1 มารีวิว แล้ววางแผนเรื่อง เวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากร ที่ต้องการในการดำเนินการโครงการนั้นๆ ซึ่งก็ต้องคิดเผื่อถึงความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นด้วย
หลักสำคัญของการบริหารงานโครงการ 5 ด้านมีอะไรบ้างอะไรคือ 5 ขั้นตอนของการบริหารโครงการ?. 1 การเริ่มต้น ... . 2 การวางแผน ... . 3. การดำเนินการ ... . 4. การตรวจสอบและควบคุม ... . 5. ปิด. การบริหารโครงการมีกระบวนการอย่างไรบ้างหากกล่าวถึงคำนิยามหรือความหมายของ “การบริหารโครงการ (Project Management)” แล้ว จะหมายถึง การจัดการ (หรือบริหาร) โครงการที่ต้องอาศัยพื้นฐานของกระบวนการจัดการไม่ว่าจะเป็นการวางแผน (Planning) การจัดองค์การ (Organizing) การนำ (Leading) หรือการจูงใจ (Motivating) และการควบคุม (Controlling) ทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อให้สำเร็จตาม ...
Project Manager มีความสําคัญอย่างไรการบริหารโครงการ (Project Management) เป็นทักษะหนึ่งที่สำคัญสำหรับผู้จัดการ และผู้บริหารในปัจจุบัน การบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ ผู้จัดการโครงการ (Project manager) หัวหน้าทีม ผู้บริหาร หรือผู้ที่รับผิดชอบโครงการ จึงต้องมีวิธีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ มีการวางแผน ดำเนินงาน ควบคุม โครงการ พร้อมทั้งสร้างศักยภาพของ ...
|
Project management มี 5 ขั้นตอน
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง
ลิขสิทธิ์ © 2024 th.ketajaman Inc.
