กรณีที่ป้อนข้อมูลตัวเลขแล้วปรากฏเครื่องหมาย “#” แสดงว่ามีปัญหาอะไร

วิธีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์

วิธีป้อนข้อมูลลงในเซลล์เมื่อเปิดเวิร์กบุ๊คเปล่าขึ้นมาใช้งานโปรแกรมจะกำหนดชื่อสมุดงาน1.xlsx ให้โดยอัตโนมัติ และจะกำหนดให้ Active Cell อยู่ที่เซลล์ A1 โดยสมุดงานจะกำหนดแผ่นงานจำนวน 1 แผ่นคือ Sheet1 ผู้ใช้โปรแกรมสามารถกำหนดรูปแบบเซลล์ให้เป็นไปตามลักษณะของข้อมูล ก่อนทำการป้อนข้อมูลต้องทราบลักษณะของเมาส์ในแบบต่าง ๆ ตามตาราง ดังนี้

ตาราง รูปและลักษณะการทำงานของตัวชี้เมาส์

1.       วิธีป้อนข้อมูลลงในเซลล์

เมื่อทำการกำหนดรูปแบบเซลล์ตามลักษณะของข้อมูลแล้วผู้ใช้โปรแกรมสามารถทำการป้อนข้อมูลได้ ซึ่งการป้อนข้อมูลมีหลายลักษณะดังนี้

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วพิมพ์ข้อมูลลงไปโดยข้อมูลจะปรากฏในแถบสูตรคำนวณ พร้อมกับข้อมูลในเซลล์

2.       การแก้ไขข้อมูล ในกรณีที่พิมพ์ข้อมูลผิดพลาดแล้วต้องการแก้ไขข้อมูลให้ใช้เมาส์คลิกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข แล้วใช้เมาส์คลิกที่แถบสูตรทำการแก้ไข หรือ ดับเบิลคลิกที่เซลล์ข้อมูลแล้วทำการแก้ไขข้อมูล

3.       ข้อมูลที่ป้อนเป็นประเภทข้อความ โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะจัดชิดซ้ายล่างของเซลล์เสมอ

4.       ข้อมูลประเภทตัวเลขวันที่ และ เวลาผลลัพธ์จากสูตรและฟังก์ชันโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะจัดชิดขวาล่างของเซลล์เสมอ

5.       ในกรณีที่ป้อนข้อมูลตัวเลขใดๆแล้วถ้าปรากฏเครื่องหมาย “#” เต็มเซลล์แสดงว่าความกว้างของเซลล์ไม่เพียงพอที่จะแสดงผล วิธีแก้ไขให้ทำการขยายขนาดความกว้างของเซลล์นั้น

6.       กรณีป้อนข้อมูลประเภทตัวอักษรที่มีความกว้างมากกว่าเซลล์ข้อมูลจะแสดงบังเซลล์ถัดไปแต่ถ้าหากมีข้อมูลในเซลล์ถัดไป ข้อมูลที่ป้อนเกินเซลล์จะไม่แสดงผล วิธีแก้ไขให้ขยายขนาดความกว้างของเซลล์ หรือจัดรูปแบบเซลล์ “ย่อให้พอดี”

2.       การป้อนข้อมูลในช่วงเซลล์ที่กำหนด

การป้อนข้อมูลโดยปกติแล้ว เมื่อกด Enter โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะเลื่อน Active cell ลงไปแถวด้านล่างเสมอ แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการป้อนข้อมูลในช่วงเซลล์ที่กำหนดสามารถปฏิบัติได้ตามความต้องการโดยมี 2 ลักษณะดังนี้

    ลักษณะที่ 1 การป้อนข้อมูลลักษณะช่วงเซลล์ข้อมูลที่อยู่ติดกัน สามารถอยู่ติดกัน สามารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.       คลุมดำช่วงเซลล์ทั้งหมดที่ต้องการป้อนข้อมูล

2.       ทำการป้อนข้อมูล Active cell จะให้ป้อนเซลล์บนซ้ายสุดก่อนเสมอ เมื่อกด Enter จะพบว่า Active cell จะเลื่อนจากบนลงล่างจนครบทุกเซลล์ตามแนวคลุมดำและจะเลื่อนจากซ้ายไปขวาจนครบทุกเซลล์ตามแนวคลุมดำ

3.       เมื่อป้อนข้อมูลจนถึงเซลล์สุดท้ายของช่วงเซลล์ที่กำหนดหากมีการกดปุ่ม Enter จะมีผลให้ Active cell เลื่อนกลับไปยัง ณ ตำแหน่งเซลล์ซ้ายบนสุดของแนวการคลุมดำเสมอ

ลักษณะที่ 2 การป้อนข้อมูลเฉพาะเซลล์ข้อมูลที่เลือก สามารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.       เลือกคลุมดำเซลล์เฉพาะที่ต้องการป้อนข้อมูล โดยการกด Ctrl ค้างไว้แล้วใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการ

2.       ทำการป้อนข้อมูลโดยโปรแกรมจะให้ป้อนข้อมูลในตำแหน่งที่เลือกครั้งสุดท้ายก่อนเมื่อกดEnter พบว่า Active cell จะเลื่อนไปตำแหน่งเซลล์ที่เลือกเป็นครั้งแรกและตามลำดับการเลือกเซลล์ครบทุกเซลล์

3.       เมื่อป้อนข้อมูลจนถึงเซลล์สุดท้ายที่เลือกเซลล์ หากมีการกดปุ่ม Enter จะมีผลให้ Active cell เลื่อนกลับไปยัง ณ ตำแหน่งเซลล์แรกที่เลือกเสมอ

3.  การป้อนข้อมูลที่มีค่าซ้ำกันในช่วงเซลล์ข้อมูลที่กำหนด

    การป้อนข้อมูลที่มีค่าเดียวกันในเซลล์หลายๆเซลล์ โดยที่ไม่ต้องทำการคัดลอกข้อมูลให้เสียเวลาสามารถปฏิบัติได้ตามความต้องการโดยมี 2 ลักษณะดังนี้

    ลักษณะที่ 1 การป้อนข้อมูลที่มีค่าซ้ำกันในช่วงเซลล์ข้อมูลที่อยู่ติดกัน สามารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.       คลุมดำช่วงเซลล์ข้อมูลที่ต้องการป้อนข้อมูล

2.       พิมพ์ข้อความที่ต้องการ Active cell จะเลื่อนไปให้ป้อนข้อมูลที่เซลล์บนด้านซ้าย

3.       จากนั้นกดปุ่ม Ctrl+Enter จะพบว่าทุกเซลล์ในช่วงที่เลือกจะมีข้อมูลเหมือนกันทุกเซลล์

ลักษณะที่ 2 การป้อนข้อมูลที่มีค่าซ้ำกันในเซลล์ข้อมูลที่เลือกสามารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.       คลุมดำเซลล์เฉพาะที่ต้องการ โดยกด Ctrl ค้างไว้แล้วใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการ

2.       ทำการป้อนข้อมูล โดยโปรแกรมจะให้ป้อนข้อมูลในตำแหน่งที่เลือกครั้งสุดท้าย

3.       จากนั้นกดปุ่ม Ctrl+Enter จะพบว่าทุก ๆ เซลล์ที่เลือก จะมีข้อมูลเหมือนกันทุกเซลล์

4.  การป้อนข้อมูลหลายบรรทัดในเซลล์เดียวกัน

ข้อมูลที่นำมาป้อนลงในเซลล์ถ้ามีปริมาณมากกว่าความกว้างของเซลล์ ไม่สามารถขยายความกว้างของเซลล์ได้ และจะต้องอยู่ในเซลล์เดียวกัน สามารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.       เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล

2.       พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการลงไปในเซลล์ที่ Active cell อยู่

3.       กดปุ่ม Alt+Enter จะพบว่าข้อมูลที่พิมพ์จะแสดงในเซลล์เดียวกันทั้งหมดโดยที่ไม่มีการขยายความกว้างของเซลล์แต่จะขยายความสูงของเซลล์เท่านั้นหรือกดปุ่ม ตัดข้อความ

5.  การป้อนข้อมูลแบบเติมเองอัตโนมัติ

การป้อนข้อมูลลงในเซลล์ที่เป็นชุดแบบเรียงลำดับ เช่น ตัวเลข เวลา หรือข้อความที่มีตัวเลขกำกับโปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) สามารถทำการคัดลอกแบบเติมข้อมูลเองตามลำดับโดยอัตโนมัติ หรือเรียกว่า AutoFill มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

1.       ป้อนข้อมูลเริ่มต้น เช่น ตัวเลขลำดับที่ เวลา หรือ พ.ศ. เป็นต้น

2.       เลื่อนเมาส์ไปยังมุมขวาล่างสุดของเซลล์ที่ต้องการจะปรากฏเครื่องหมายกากบาทเล็ก ๆ สีดำเรียกว่า “Fill Handle”

3.       คลิกเมาส์ด้านซ้ายค้างไว้แล้วลากเมาส์ไปยังเซลล์ปลายทางที่ต้องการ แล้วจึงปล่อยเมาส์โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะทำการเติมข้อมูลเรียงตามลำดับให้โดยอัตโนมัติ