วิธีการเพิ่มปรับปรุงประสิทธิภาพในการทํางาน

Productivity & Business Development - เทคนิคการปรับปรุงการทำงาน

เทคนิคการปรับปรุงการทำงาน

ดาวน์โหลดไฟล์ PDF

 หลักการและเหตุผล

ในสภาวะเศรษฐกิจปัจจุบันมีการแข่งขันทางธุรกิจกันสูงมาก และนับวันยิ่งทวีความรุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ รวมถึงการช่วงชิงและรักษาฐานลูกค้าไว้เพื่อให้องค์กรอยู่รอดรวมถึงความเป็นหนึ่งเดียวของธุรกิจนั้นๆ จึงทําให้ทุกองค์กรต้องมีการปรับปรุงวิธีการทํางานและกระบวนการทํางาน เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ในปัจจุบัน ซึ่งการปรับปรุงวิธีการทํางานจึงมีความสําคัญเป็นอย่างมาก และจําเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายๆ ฝ่ายเพื่อให้การปรับปรุงการทํางานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด ซึ่งบางองค์กรยังประสบกับปัญหาในเรื่องของการ ปฏิบัติงานของพนักงานที่ยังไม่ปฏิบัติไม่ได้ตามเกณฑ์มาตรฐานที่องค์กรได้กําหนดไว้ พนักงานฝ่ายปฏิบัติไม่เข้าใจ ถึงหลักการทํางานที่ทํา และเข้าถึงปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างแท้จริง พนักงานมีอคติต่องานที่ทํา มีความขัดแย้งเกิดขึ้น ภายในทีมภายในองค์กรหรือภายใน

หลักสูตร “เทคนิคการปรับปรุงการทํางาน” ให้เกิดประสิทธิผลและเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานมีความเข้าใจและเห็นถึงความสําคัญขององค์กร และทํางานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่องค์กรได้ตั้งไว้ ในสภาวะการปัจจุบันหากองค์กรไหนที่ไม่มีการปรับปรุงวิธีการทํางานที่ดีพอและต่อเนื่อง ก็จะทําให้องค์กรนั้นประสบกับปัญหาในหลายๆ ด้านและหากไม่ได้รับการแก้ไขอย่างทันทีก็จะส่งผลกระทบอย่างรุนแรง จนยากต่อการแก้ไขได้ ซึ่งก็อาจส่งผลทําให้องค์กรนั้นไม่สามารถดําเนินธุรกิจต่อไปได้ หรือไม่ สามารถแข่งขันกับคู่ค้าได้ แต่หากองค์กรใดที่มีความพร้อมก็จะทําให้องค์นั้นยืนหยัดและดําเนินกิจการได้อย่างมั่นคงและยาวนาน

 วัตถุประสงค์

• เพื่อให้ผู้เข้าอบรมทราบและเข้าใจถึงความสําคัญ และความจําเป็นที่จะต้องปรับปรุงประสิทธิภาพงานอย่างต่อเนื่อง

• เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถวิเคราะห์สิ่งบอกเหตุที่เป็นปัญหาและอุปสรรคในการดําเนินงาน

• เพื่อนํามาหาแนวทางปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถกําหนดขั้นตอนการปรับปรุงประสิทธิภาพงาน วิธีการทํางาน และผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดอันเนื่องจากการปรับปรุงประสิทธิภาพงาน

 เนื้อหา

1. ความสําคัญของการปรับปรุงการทํางาน

2. ความหมายและความรับผิดชอบต่องาน

3. ประเภทของงานที่รับผิดชอบ

4. หัวหน้างานแต่ละประเภท

5. หลักการปรับปรุงวิธีกระบวนการทํางาน

6. แนวทางและเทคนิคในการปรับปรุงงาน และการทํางานเพื่อให้มีประสิทธิภาพ

7. กระบวนการเรียนรู้งาน

8. เทคนิคการเพิ่มผลผลิตในการทํางาน

9. หลักในการเรียนรู้และการยอมรับต่อการประเมินผลงานเพื่อการปรับปรุงงาน

10. ปัจจัยที่ทําให้การปรับปรุงการทํางานประสบความสําเร็จ

11. ปัญหาในการปฏิบัติงาน การยอมรับ และแนวทางในการแก้ไข

12. การทํางานเป็นทีม | บริหารเวลา 'ความขัดแย้ง การสื่อสาร ในการปฏิบัติงาน

13. การนํา KPI มาใช้และปฏิบัติตาม เพื่อการปรับปรุงวิธีการทํางานให้มีประสิทธิภาพ

14. แนวทางการวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพงาน

15. ขั้นตอนการปรับปรุงประสิทธิภาพงาน

 รูปแบบการฝึกอบรม

บรรยาย และ Workshop กรณีศึกษา ฝึกปฏิบัติ

 ระยะเวลา

1 วัน

30 มีนาคม 2563

ผู้ชม 712 ครั้ง

• หน้าแรก

• Articles All

• People Management

• Talent Management

• การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

     กระแสการวัดคน ที่ผลงานเริ่มแรงขึ้นทุกขณะ ไม่ใช่เพียงภาคเอกชนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหน่วยงานภาครัฐก็เริ่มนำเอาแนวคิดนี้มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมมากยิ่งขึ้น ความแรงของกระแสดังกล่าวนี้คงไม่มีใครสามารถหยุดมันได้ ปัญหาจึงอยู่ที่ว่าแล้วเราในฐานะคนทำงานจะต้องปรับตัวอย่างไรบ้างจึงจะไม่พลาดตกจากกระแสที่เชี่ยวกรากนี้

     เป็นธรรมดาที่ ถ้าไม่มีการแข่งขัน การพัฒนาจะมีน้อยหรือไม่มีเลย ชีวิตเราก็เช่นกันถ้าไม่มีอะไรมีบีบบังคับ เรามักจะปล่อยชีวิตไปเรื่อยๆสบายๆ การแข่งขันนี้มิได้หมายความเพียงแต่การแข่งกับผู้อื่น แต่รวมถึงการแข่งขันกับตัวเอง แข่งขันกับเวลา หรือแข่งขันกับสถิติ ตัวอย่างง่ายๆที่เราเห็นได้ชัดเจนคือ ถ้าเราเดินทางไปที่ไหนสักแห่งหนึ่งโดยไม่มีการกำหนดเวลาว่าจะไปถึงเมื่อไหร่ พฤติกรรมการเดินทางของเราจะไม่เร่งรีบ ไม่ต้องคิดอะไรมาก ไปเรื่อยๆ พบเห็นอะไรที่อยู่ระหว่างทางน่าสนใจก็แวะดูก่อน แต่ถ้าเรามีนัดที่สำคัญต้องไปให้ถึงภายในเวลาที่กำหนด ถ้าไปไม่ทัน เราอาจจะพลาดโอกาสที่สำคัญในชีวิต พฤติกรรมการเดินทางของเราจะเปลี่ยนไปทันที เราเริ่มวางแผนการเดินทางล่วงหน้า เราเริ่มเตรียมตัวเพื่อการเดินทางมากขึ้น และในระหว่างเดินทาง เราก็ใช้สมองคิดอยู่ตลอดเวลาว่าเราจะเดินทางไปให้ถึงจุดหมายปลายทางได้อย่าง ไร ยิ่งถ้ามีปัญหาอุปสรรคเข้ามาขัดขวางอีก เช่น ฝนตกถนนลื่น ขับรถเร็วไม่ได้ รถติด ฯลฯ ยิ่งจะทำให้เราใช้สมองพัฒนาความคิดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเดินทางมาก ยิ่งขึ้น

     แน่นอนว่ามีคนๆ หนึ่งผ่านชีวิตในการเดินทางแบบมีเป้าหมายและมีปัญหาอุปสรรคมากมายมาโดยตลอด กับอีกคนหนึ่งที่ชีวิตส่วนมากเดินทางแบบสบายๆไม่มีปัญหาอุปสรรคอะไร ถ้าจับสองคนนี้มาแข่งขันกันโดยมีการจับเวลา รับรองได้เลยว่าคนแรกจะมีโอกาสชนะสูงมาก

     ในชีวิตการทำงาน ก็เช่นเดียวกัน เราต้องฝึกตั้งเป้าหมายในการทำงานอยู่ตลอดเวลา ต้องมีการพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง ถ้าเรามีสิ่งนี้อยู่ในตัวเองแล้ว อย่าไปกลัวเรื่องการตกงาน อย่าไปกลัวเรื่องความไม่ก้าวหน้าในอาชีพ ในช่วงภาวะวิกฤติเศรษฐกิจที่ผ่านมา เราได้เห็นตัวอย่างของคนในองค์กรต่างๆมามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่ขายกิจการให้กับต่างชาติ เมื่อผู้บริหารของต่างชาติเข้ามา ปรากฎว่ามีการทดสอบเพื่อคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานต่อหรือเพื่อเลิกจ้างโดย จ่ายเงินชดเชยให้ ดังนั้น ใครที่ไม่เคยพัฒนาตัวเองมาก่อน คงไม่สามารถพัฒนาตัวเองให้มีความรู้ขึ้นมาอย่างทันตาเห็นภายในระยะเวลาอัน สั้นได้ เช่น เขาทดสอบภาษาอังกฤษ รับรองได้เลยว่าถึงแม้เราจะมีเงินเป็นล้านๆก็คงไม่สามารถซื้อชิปมาฝังในหัว เราแล้วทำให้เราพูด อ่าน เขียน ภาษาอังกฤษได้ทันที ไม่เหมือนกับคนที่มีการพัฒนาตัวเองด้านภาษาอังกฤษมาโดยตลอด

     ทั้งหมดที่กล่าว มานี้ต้องการชี้ให้เห็นประเด็นที่ว่าทำไมเราต้องมีการพัฒนาและปรับปรุง ประสิทธิภาพการทำงานอยู่ตลอดเวลา ผลตอบแทนสูงสุดที่เราได้จากการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ได้อยู่ที่ผลงานของเราหรือผลงานของหัวหน้า ขององค์กร แต่อยู่ที่ศักยภาพของสมองของเรามีการพัฒนามากขึ้นมากกว่า ถ้าสมองมีศักยภาพสูงขึ้นแล้ว การที่เราต้องการเงินเดือนเท่าไหร่ เราต้องการตำแหน่งอะไร เราต้องการทำงานกับองค์กรไหน ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

     สำหรับประเด็น สำคัญในการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน ผมขอแนะนำเทคนิค 5 ข้อดังนี้

     1. ตั้ง เป้าหมายในการพัฒนางาน

     2. คิด และทำอย่างเป็นระบบ

     3. จัด ลำดับความสำคัญของงานก่อนลงมือทำ

     4. วาง แผนนานๆทำงานน้อยๆ

     5. วันนี้ ต้องดีกว่าเมื่อวาน พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้

การทำงานในแต่ละช่วงเวลาต้องมีการกำหนดเป้าหมาย ให้ชัดเจนว่าเราต้องการจะไปถึง ณ จุดใด เช่น ปีนี้เราต้องเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้อย่างน้อย 20 % หรือต้องลดค่าใช้จ่ายในการทำงานลง 10% หรือตั้งเป้าหมายว่าผลงานเราจะต้องได้เกรด A หรือ ตั้งหมายเป็นพนักงานดีเด่นแห่งปีขององค์กร

     การตั้งเป้าหมายนี้เปรียบเสมือนการจุดไฟแห่งแรงจูงใจในการทำงาน เพราะเราสามารถตอบตัวเองได้ว่าที่เราทำงานหนัก เราขยันทำงานนี้เพื่ออะไร พูดง่ายๆคือ หัดหลอกตัวเองเสียบ้าง เพราะถ้าเราตั้งเป้าหมายว่าจะต้องพัฒนาตัวเองด้านนั้นด้านนี้ มักจะไม่ค่อยสร้างแรงจูงใจเท่าไหร่ วิธี การง่ายๆในการพัฒนาระบบงานคือ ลองกำหนดว่างานแต่ละงานต้องทำอะไรบ้าง ทำไปทำไม กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมหลัก กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมรอง แล้วรองลากเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆดูว่าเป็นอย่างไร อะไรเป็นหัวใจสำคัญของงานนั้นๆ อะไรเป็นจุดที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ จุดเริ่มต้นอยู่ที่ไหน จุดสิ้นสุดอยู่ที่ไหน สิ่งที่องค์กรต้องการจากงานนั้นๆคืออะไร แล้วให้ลองเขียนเป็นคู่มือวิธีการในการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อนำไปปฏิบัติดู ถ้าติดขัดตรงไหนก็ให้แก้ไขที่คู่มือ นำไปใช้จนเกิดเป็นนิสัย ไม่ใช้ทำงานแบบอาศัย "กึ๋นและเก๋า" เพียงอย่างเดียว หรืออาศัยประสบการณ์เดิมเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัย "ระบบ" ให้มากยิ่งขึ้น เวลาในการทำงานที่เรา สูญเสียไปส่วนมากมักจะเสียไปกับการจัดลำดับในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหานี้สามารถแก้ได้โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยพิจารณาจากปัจจัย 2 อย่างคือ "ความสำคัญ" และ "ความเร่งด่วน" งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนมากทำก่อน งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนน้อย อาจจะมอบหมายให้ลูกน้องมือดีทำไปก่อน งานไหนสำคัญน้อยแต่เร่งด่วนมาก มอบหมายให้ลูกน้องที่ทำงานเร็วไปทำ หรือถ้าเราไม่มีลูกน้องก็รีบๆทำให้เสร็จไปก่อนในเวลาอันสั้นไม่ต้องไปพิถี พิถันมันมากนัก (เพราะสำคัญน้อย) ถ้างานไหนสำคัญก็น้อยและไม่เร่งด่วนให้พิจารณาดูว่าตัดออกไปได้บ้างหรือไม่ ไม่ต้องทำ ไม่ต้องรับเข้ามา ถ้าต้องทำก็ให้จดบันทึกไว้ก่อน มีเวลาแล้วค่อยมานั่งเคลียร์ทีเดียว เช่น หลังเลิกงาน หรือวันที่มีงานน้อยๆ ใครก็ตามที่ไม่ชอบวางแผนในการทำงาน คิดว่างานนั้นเคยทำมาแล้ว งานนั้นไม่ยาก ระวังคุณจะติดกับดักของ "หลุมพรางการสร้างนิสัยที่ไม่ดี" เมื่อติดแล้วคุณจะแกะออกลำบากเหมือนติดกาวตราช้างเลยนะครับ ผมขอแนะนำว่าเราควรใช้เวลาในการวางแผนงาน (ไม่ว่างานเก่าหรืองานใหม่) ให้มากๆ คิดให้รอบคอบ คิดหลายๆมุมหลายแนวทาง หลายทางออก และหลากหลายทางเลือก เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะไม่ต้องมานั่งเสียดายในภายหลัง ถ้าเราวางแผนการทำงานที่ดีแล้ว เมื่อลงมือปฏิบัติจะใช้เวลาน้อยลง ประสิทธิภาพของงานจะเพิ่มขึ้น การ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีไม่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงงานที่ใหญ่โต เปลี่ยนแปลงทั้งระบบ แต่ต้องมีการทบทวนกระบวนการและวิธีการทำงานเป็นระยะๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ว่าการทำงานในเรื่องนั้นๆ ยังไม่ข้อบกพร่อง มีปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆกันบ่อยตรงไหนบ้าง หรือถ้าไม่มีปัญหาให้คิดว่าทำอย่างไรงานในแต่ละอย่างจึงจะทำให้เร็วขึ้น ผิดน้อยลง ใช้ทรัพยากรน้อยลงได้บ้าง การปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้เราอาจจะไม่เห็นผลทันตาทันที แต่จะส่งผลในการทำงานระยะยาว

     สรุป การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานไม่ใช่เรื่องยาก แต่ยากที่จะเริ่มลงมือคิดลงมือทำมากกว่า และก็ยากที่จะควบคุมเมื่อเกิดการทำงานที่ไม่มีคุณภาพของเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานคนอื่นๆ อ่านต่อ:สัญญาณของการทำงานที่ขาดคุณภาพ และถ้าใครยังไม่มีแรงจูงใจในการพัฒนางาน มัวแต่คิดว่าทำไปก็เท่านั้น ผลงานเท่าเดิม หัวหน้าไม่เห็นความสำคัญ ฯลฯ ขอแนะนำให้คิดเสียใหม่ว่าทุกครั้งที่เราพัฒนางานเหมือนกับการที่เรายืมงาน อุปกรณ์ เวลา และเครื่องมือต่างๆขององค์กรมาใช้ในการฝึกสมองของเราแบบที่เราไม่ต้องลงทุน อะไรเลย สำหรับผลงานที่ออกมาเป็นเพียง "ผลพลอยได้" เท่านั้น แล้วเราจะมีความอยากในการพัฒนางานมากยิ่งขึ้น การคิดแบบนี้ถือเป็นการหลอกตัวเองในระดับพื้นฐาน แต่สำหรับคนบางคนอาจจะยังไม่ได้ผล ขอแนะนำให้ลองหลอกตัวเองเพิ่มขึ้นไปอีกหนึ่งชั้นคือ ถ้าเราพัฒนาตัวเองแล้ว เราจะเปลี่ยนงานได้ง่ายขึ้น ได้งานที่ดีขึ้น มีเงินเดือนมากขึ้น ลูกเราจะได้ดูเราเป็นตัวอย่าง โอกาสที่คนที่เราหมายปองจะหันมามองเรามีมากขึ้นเพราะหน้าที่การงานการเงิน เราดีขึ้น ฯลฯ พูดง่ายๆคือนำเอาระดับความสามารถของเราที่จะเกิดจากการพัฒนางานไปผูกติดกับ เป้าหมายในชีวิตที่มีระดับความต้องการสูงๆ เพื่อแปลงเป็นแรงจูงใจภายให้กับตัวเอง ผมมีความเชื่อมั่นเป็นอย่างยิ่งว่าศักยภาพของคนมีสูงมาก เพียงแต่ใครจะดึงมันออกมาใช้ได้มากกว่ากันเท่านั้นเอง

ที่มา : http://www.hrcenter.co.th/