ตัวอย่างคู่มือการใช้งานอุปกรณ์

การอ่านคู่มือการปฏิบัติงาน  

        หรือคู่มือการใช้อุปกรณ์มีจุดมุ่งหมายเพื่อเข้าใจขั้นตอนของการปฏิบัติงาน  การใช้อุปกรณ์ต่างๆ ผู้อ่านต้องอ่านคู่มืออย่างช้าๆ  เพื่อทำความเข้าใจการปฏิบัติงาน  วิธีการใช้เครื่องมือ  อุปกรณ์อย่างละเอียดและอาจทดลองปฏิบัติตาม

       คือมือการปฏิบัติงาน (Work  Manual) หมายถึงเอกสารที่อธิบายการปฏิบัติงานให้ชัดเจน  เช่น แผนที่บอกเส้นทางการทำงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ  ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการต่างๆ  เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานไว้ใช้อ้างอิง  เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน

      ๑. เพื่อให้การปฏิบัติงานในปัจจุบันเป็นระบบและมีมาตรฐานแบบเดียวกัน  ได้ผลลัพธ์ที่เหมือนกันและคงที่

      ๒. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบและเข้าใจว่าควรทำอะไรก่อน – หลัง เพราะคู่มือการปฏิบัติงานจะแสดงถึงลำดับขั้นตอนการทำงานที่ขัดเจน (Flow of Steps)

      ๓. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าควรปฏิบัติอย่างไร  เมื่อใด  กับใคร  เพราะจะระบุรายละเอียดครบถ้วน

      ๔. เพื่อให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับนโยบาย  วิสัยทัศน์  ภารกิจ  และเป้าหมายขององค์กร  เพราะผ่านการพิจารณา  ทบทวนและอนุมัติแล้ว และแสดงวัตถุประสงค์ชัดเจน

       ๕. เพื่อให้ผู้บริหารติดตามงานได้ทุกขั้นตอนเพราะมีการแจกจ่ายไปยังผู้เกี่ยวข้องทุกคนและจัดเก็บไว้อ้างอิง

       ๖. เพื่อเป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม  เพราะช่วยสร้างความเข้าใจที่ขัดเจน  และระบุรายละเอียดได้ครบถ้วนมากกว่าการช่วยอธิบายด้วยวาจาเพียงอย่างเดียว  ซึ่งอาจอธิบายตกหล่นไม่ครบถ้วน

       ๗. เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการทำงาน  เพราะบางกกระบวนการอาจจะมีความซับซ้อนเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย  ซึ่งอาจไม่สามารถจดจำได้หมด  อาจจะต้องใช้อ้างอิง ขณะปฏิบัติงานหรือมีปัญหาเกิดขึ้น  

       ๑. ช่วยลดการตอบคำถาม

       ๒. ช่วยลดเวลาในการเรียนรู้งาน

       ๓. ช่วยส่งเสริมความมั่นใจในการทำงาน

       ๔. ช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอในการทำงาน

       ๕. ช่วยลดความขัดแย้งในการที่อาจเกิดขึ้นในการทำงาน

       ๖. ทำให้การปฏิบัติงานเป็นมืออาชีพมากขึ้น

       ๗. ช่วยในการปรับปรุงงานและออกแบบกระบวนงานใหม่

       ๘. เพื่อเป็นสื่อในการประสานงาน  เพราะมีการเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน  เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีปัญหาเกิดขึ้น  สามารถนำเข้ามาใช้ในการประชุม  หารือประสานงานร่วมกัน

ประโยชน์ของการจัดทำคู่มือการใช้งาน

1.        เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นมาตรฐานเดียวกัน

2.        ผู้ปฏิบัติงานทราบและเข้าใจว่าควรทำอะไรก่อนหลัง

3.        เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่าควรปฏิบัติอย่างไร เมื่อใด กับใคร

4.        เป็นเครื่องมือในการฝึกอบรม

5.        ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการทำงาน

6.     ผู้ปฏิบัติงานไม่เกิดความสับสน

7.     ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ไม่เป็นระบบ

8.     ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจในการทำงาน

9.     ช่วยลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในการทำงาน

10.     ช่วยลดเวลาการสอนงาน

11.     ช่วยให้การทำงานเป็นมืออาชีพ

12.     ช่วยในการออกแบบระบบงานใหม่และปรับปรุงงาน

13.     ผู้ปฏิบัติงานทราบรายละเอียดและทำงานได้อย่างถูกต้อง

14.     ทราบถึงเทคนิคในการทำงาน

การทำคู่มือการใช้งานเบื้องต้น

1. อธิบายภาพรวมโดยเป็นคำบรรยาย หรือ อธิบายให้เห็นถึง องค์ประกอบโดยรวม และ นำ Function หรือหน้าจอหลักๆมาอธิบายการทำงานทั้งหมด (โปรแกรมนี้ใช้ทำอะไร มีประโยชน์อย่างไร)

2. อธิบาย แต่ละหน้าจอ โดยการ Capture หน้าจอ (กด Print Screen) เพื่อบันทึกภาพ หรืออาจใช้โปรแกรมที่สำหรับเก็บภาพ

    หน้าจอการทำงานของโปรแกรม ซึ่งต้องอธิบายอย่างละเอียดเพื่อให้ผู้ใช้เกิดความเข้าใจ

ตัวอย่างคู่มือการใช้งาน โปรแกรม