ประโยชน์ ของ การ ใช้ คอมพิวเตอร์ ใน งาน บัญชี

ในปัจจุบันเทคโนโลยีเป็นสิ่งที่มีบทบาทกับสังคมเป็นอย่างมาก และยังมีอิทธิพลต่อการดำเนินธุรกิจ ซึ่งหลาย ๆ กิจการมีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานมากขึ้น ส่งผลให้การจัดทำรายงานทางการเงินเปลี่ยนแปลงไปด้วยตามการดำเนินธุรกิจนั้น ๆ

โดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จะเข้ามาช่วยการจัดทำบัญชี วิเคราะห์ ตรวจจับความผิดปกติของข้อมูล ช่วยลดการทำงานซ้ำ ๆ หรืองานประเภท Routine งานที่ใช้เวลามากหรือใช้การตัดสินใจน้อย แต่เทคโนโลยีไม่สามารถเข้ามาแทนที่การทำงานของนักบัญชีได้อย่างเต็มที่ เพราะความรับผิดชอบและความสามารถในการตัดสินใจ ที่ต้องอาศัยประสบการณ์ที่เป็นหัวใจหลักของการทำงานด้านบัญชีอยู่

เนื่องจากการทำงานของคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีระบบเน็ตเวิร์ค ระบบอินเทอร์เน็ต ที่ช่วยให้การสื่อสารข้อมูลรวดเร็ว และมีผู้ใช้งานร่วมกันได้หลาย ๆ คน นอกจากนี้การติดต่อสื่อสารกับสถาบันทางการเงินสามารถกระทำได้รวดเร็วโดยไม่ต้องเดินทาง เพียงแค่ใช้ Modem ติดต่อผ่านทางสายโทรศัพท์และเครื่องคอมพิวเตอร์

5 ประโยชน์ของเทคโนโลยีที่มีต่อการบัญชี

1. ช่วยธุรกิจให้รวบรวมข้อมูลตัวเลขทางบัญชีที่มีจำนวนมหาศาลและมีความซับซ้อนให้สะดวกและง่ายขึ้นได้

2. ช่วยการประมวลผลให้รวดเร็วขึ้น ถูกต้อง แม่นยำและลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากเดิมที่เป็นการทำงานด้วยมือ

3. ช่วยให้กิจการประหยัดต้นทุน สามารถสรุปข้อมูลจำนวนมากให้สั้นกะทัดรัดในลักษณะ ที่กิจการต้องการ จัดพิมพ์และนำเสนอในรูปรายงานที่สวยงาม สะอาดและเป็นระเบียบ ถ้าปริมาณงานของกิจการเพิ่มมากขึ้นกิจการสามารถขยายการทำงานของคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย

4. ช่วยให้ผู้ใช้ข้อมูลทางการเงินได้รับข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจได้สะดวกขึ้น และมีการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นให้ด้วย ปัจจุบันผู้ใช้สามารถ Download ข้อมูลทางการเงินหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่สนใจทาง Web Site ได้

5. ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงไป ซึ่งมีผลต่อการรวบรวมข้อมูลรายได้ รายจ่าย เพื่อนำมาบันทึกบัญชี ข้อมูลจะวิ่งมาเป็นแบบอิเล็คทรอนิกส์ ในการส่งต่อข้อมูลไม่ต้องมีการปริ้นใส่กระดาษให้เสียเวลา และเปลืองทรัพยากร

การเลือกใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์กับงานบัญชี

สามารถเลือกได้ 2 รูปแบบคือ

1. การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของสำนักงานประเภทตารางงาน (Spread Sheet)

การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปยกตัวอย่างโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์และเป็นนิยมกันแพร่หลาย เช่น โปรแกรม excel แต่การเลือกใช้โปรแกรมรูปแบบนี้ผู้ใช้ต้องมีความรู้พื้นฐานทางด้านบัญชีและการใช้งานโปรแกรมในระดับดีจึงสามารถเขียนสูตรหรือเลือกใช้ฟังก์ชัน ช่วยในการทำงานให้รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพได้อย่างแท้จริง และไม่เป็นการเพิ่มภาระงานให้มากขึ้นกว่าเดิม

2. การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปบัญชีที่มีผู้พัฒนาขึ้นมา

การพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เอง หรืออาจจ้างนักเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาโปรแกรมบัญชีสำหรับใช้ในกิจการเท่านั้นก็ได้ซึ่งการเลือกใช้รูปแบบนี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานทางด้านบัญชีในระดับดีก็สามารถใช้งานโปรแกรมได้จากการฝึกอบรมโดยผู้จำหน่ายหรือผู้พัฒนาโปรแกรมนั้น

จากที่กล่าวมาจะเห็นว่าเทคโนโลยีมีประโยชน์ต่อการบัญชี และการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างมาก ทั้งนี้หากต้องการมีความก้าวหน้าในการดำเนินงานและทันต่อโลกในปัจจุบัน ไม่อยากล้าหลัง ควรนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ต่อการทำงานอย่างถูกวิธี ก็จะสามารถทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นค่ะ #

เรื่องโดย คุณชฎาพา สุขสมัย IT audit บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด

การทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์มีประโยชน์ที่สุดก็คือเป็นการประหยัดค่าใช้จ่าย และบุคลากรมีโอกาสเหนื่อยล้า ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และยังทำให้เกิดการแสดงรายงานได้อย่างรวดเร็ว อ่านง่าย และมีความชัดเจน ด้วยระบบการทำบัญชีสำเร็จรูป เป็นการทำบัญชีโดยอัตโนมัติ และไม่ทำให้เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขที่เป็นปัจจุบันตลอดเวลา ที่สำคัญง่ายต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างาน และทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร ในกรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะไม่เช่นนั้นอาจเสียเบี้ยปรับก็ได้ ข้อดีของการทำบัญชีจากคอม ฯ ข้อดีของการทำบัญชีจากระบบคอมพิวเตอร์ อันดับแรกคือไม่ต้องเสียเวลารอคอยยอดยกมา ในกรณีที่ปิดบัญชีไม่ได้ ซึ่งนอกจากนี้การทำบัญชีจากคอม ฯ ยังได้รูปแบบงบการเงินตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน และเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งจะมีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการและยังทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และยังมีส่วนทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล ทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ง่ายขึ้นอีกด้วย รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ การทำบัญชีจากคอม ฯ มีความสามารถในการแข่งขัน ซึ่งอย่างหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประกอบธุรกิจก็คือ การทำระบบบัญชีที่รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ทำให้ระบบบัญชีทั่วไปกลายเป็นอีกระบบหนึ่งที่ต้องได้รับการพัฒนาอย่างเร่งด่วน ทั้งนี้ก็เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบของความต้องการและความจำเป็นขององค์กร ทำให้รูปแบบการจัดทำบัญชี มีการพัฒนาและมีการเปลี่ยนแปลงไปโดยมีการนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบโปรแกรมบัญชีเพื่อนำมาประยุกต์ใช้ให้เข้ากับงานบัญชี ซึ่งจะช่วยให้ข้อมูลที่ผู้บริหารได้รับนั้น มีความถูกต้อง เชื่อถือได้อีกทั้งยังรวมถึงความรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ ที่จะทำให้นำไปใช้ในการตัดสินใจด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเลือกแหล่งที่มาของซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ แหล่งที่มาของซอร์ฟแวร์มาจาก 3 แหล่งคือการพัฒนาขึ้นเอง การว่าจ้างบริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์จากภายนอก และการจัดหาโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป โดยการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับองค์กรธุรกิจ นับได้ว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความมีประสิทธิภาพและจะทำให้เกิดประสิทธิผลในด้านงานบัญชี เพราะหากมีการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสม นั่นอาจหมายถึงความสูญเสียทั้งเงินและเวลา ซึ่งรวมทั้งอาจเกิดความผิดพลาดต่อการตัดสินใจของผู้บริหารและยังอาจจะส่งผลทำให้เกิดความผิดพลาดต่อการบริหารได้ ในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีจึงต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมและความสามารถในการตอบสนองเพื่อให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ และรองรับความต้องการของการใช้ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ และยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพงานด้านบัญชีได้อย่างแท้จริง ตลอดจนมีระบบควบคุมและการตรวจสอบได้ง่ายและป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

(Visited 1,079 times, 1 visits today)