ค ม อ การ ใช microsoft access 2007

เมื่อใช้ Access คุณจะสามารถสร้างฐานข้อมูลได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดหรือไม่ต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านฐานข้อมูล

เทมเพลตที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ค้นหาเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายด้วยคิวรี สร้างฟอร์มสําหรับการป้อนข้อมูลอย่างง่ายทันที สรุปข้อมูลในรายงานที่มีการจัดกลุ่มและรายงานสรุป ตัวช่วยสร้างมากมายทําให้การเริ่มต้นใช้งานและการทํางานเป็นไปอย่างง่ายดาย

สร้างฐานข้อมูล

1. เปิด Access ถ้า Access เปิดอยู่แล้ว ให้เลือก ไฟล์ > ใหม่
2. เลือก ฐานข้อมูลเปล่า หรือเลือกเทมเพลต
3. ใส่ชื่อสำหรับฐานข้อมูล เลือกตำแหน่งที่ตั้ง จากนั้นเลือก สร้าง ถ้าจำเป็น ให้เลือก เปิดใช้งานเนื้อหา ในแถบข้อความสีเหลืองเมื่อเปิดฐานข้อมูล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู สร้างฐานข้อมูลใหม่

นำเข้าข้อมูลจาก Excel

1. เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel โปรดตรวจสอบว่า แต่ละคอลัมน์มีส่วนหัวและชนิดข้อมูลที่สอดคล้องกัน จากนั้นเลือกช่วงของข้อมูล
2. เลือก ข้อมูลภายนอก > > แหล่งข้อมูลใหม่จากไฟล์ > Excel
3. เลือก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ Excel จากนั้นให้ยอมรับค่าเริ่มต้นแล้วคลิก ตกลง
4. เลือก แถวแรกของข้อมูลของคุณประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ แล้วคลิก ถัดไป
5. กรอกส่วนที่เหลือของหน้าจอตัวช่วยสร้างให้เสร็จสมบูรณ์ แล้วเลือก เสร็จสิ้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมหรือไม่

สํารวจสิทธิประโยชน์ของการสมัครใช้งาน เรียกดูหลักสูตรการฝึกอบรม เรียนรู้วิธีการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์ของคุณ และอื่นๆ

ชุมชนช่วยให้คุณถามและตอบคําถาม ให้คําติชม และรับฟังจากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้มากมาย

1 1 การเร มต นใช งาน Access 2007 เร มต นใช งาน Access เป นคร งแรก Office Access 2007 ได ร บการปร บปร งหลายอย างท จะช วยใ...

1

การเริ่มตนใชงาน Access 2007 เริ่มตนใชงาน Access เปนครั้งแรก Office Access 2007 ไดรับการปรับปรุงหลายอยางที่จะชวยใหขั้นตอนการสรางฐานขอมูลงายกวาที่เคย ผูใชที่เคยสรางฐานขอมูลใน Access มากอนจะพอใจกับคุณลักษณะใหม และคุณลักษณะที่ไดรับการปรับปรุง เหลานี้ ที่ชวยเพิ่มความรวดเร็วในการสรางฐานขอมูลได เมื่อเริ่มเปดโปรแกรม Office Access 2007 หนาจอแรก ที่ปรากฏคือ หนา การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access (นอกเสียจากวาจะเริ่ม Access ดวยการคลิก สองครั้งที่แฟมฐานขอมูล Access แฟมใดแฟมหนึ่ง ซึ่งจะทําใหฐานขอมูลเปดขึ้นมาแทน) หนา การเริ่มตนใช งาน Microsoft Office Access เปนจุดเริ่มตนที่สามารถสรางฐานขอมูลใหม สรางฐานขอมูลโดยใชแมแบบ Access มีแมแบบหลากหลายที่ใหสามารถใชเพิ่มความเร็วในการสรางฐานขอมูลได แมแบบคือฐานขอมูลที่ พรอมใชงานซึ่งมีตาราง แบบสอบถาม ฟอรม และรายงานตางๆ ที่จําเปนตอการทํางานเฉพาะอยาง ตัวอยางเชน แมแบบที่สามารถใชติดตามประเด็น จัดการที่ติดตอ หรือเก็บบันทึกการใชจาย บางแมแบบจะมีระเบียนตัวอยาง มาใหดวยเพื่อชวยสาธิตวิธีใชงาน ฐานขอมูลแมแบบสามารถนําไปใชงานไดทันที หรือสามารถกําหนดฐานขอมูล เองเพื่อใหเหมาะสมกับความตองการมากยิ่งขึ้น 1. เริ่ม Access ถาโปรแกรมไมไดทํางานอยู ถาฐานขอมูลเปดอยูแลว ใหทําดังตอไปนี้เพื่อแสดงหนา การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access ƒ

คลิกปุม Microsoft Office

แลวคลิก ปดฐานขอมูล (Close Database)

2. หลายแมแบบจะแสดงอยูภายใต แมแบบคุณลักษณะที่ใชออนไลน (Microsoft Office Online) ใน หนา การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access (Getting Started) และจะมีใหใชงานไดมากขึ้นถา คลิกภายใตประเภทใดประเภทหนึ่งภายใต ประเภทของแมแบบ (Template Categories) ทาง ดานซายของหนาตาง Access ยังสามารถดาวนโหลดแมแบบเพิ่มเติมไดจากเว็บไซต Microsoft Office BC422 Database Management Systems (LAB)

อรวรรณ วงศแกวโพธิ์ทอง

2 3. คลิกแมแบบที่ตองการใช 4. ในบานหนาตางที่ดานขวาของหนาตาง Access จะเสนอแนะชื่อแฟมสําหรับฐานขอมูลในกลอง ชื่อแฟม เราสามารถแกไขชื่อแฟมและระบุโฟลเดอรอื่นได 5. คลิก สราง (หรือคลิก ดาวนโหลด ในกรณีเปนแมแบบ Office Online) Access จะสรางและเปดฐานขอมูลนั้น จะมีการแสดงฟอรมขึ้นมา ซึ่งสามารถเริ่มการปอนขอมูลได หมายเหตุ ถาแมแบบมีขอมูลตัวอยาง สามารถลบแตละระเบียนไดดังนี้ ƒ คลิกสวนหัวแถวของระเบียนที่ตองการลบ (สวนหัวของแถวคือกลองหรือแถบที่อยูทางซายของ ระเบียน) ƒ บนแท็บ หนาแรก ในกลุม ระเบียน ใหคลิก ลบ 6. เมื่อตองการเริ่มการปอนขอมูล ใหคลิกเซลลวางเซลลแรกบนฟอรม แลวเริ่มพิมพ หลังจากปอนระเบียน ลงไปบางแลว สามารถใชบานหนาตางนําทางเพื่อดูวามีฟอรมหรือรายงานอื่นๆ ที่ตองการใชหรือไม ดาวนโหลดแมแบบจาก Microsoft Office Online ถาไมพบแมแบบที่เหมาะกับความตองการในหนา การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access สามารถ คนหาเพิ่มเติมไดจากเว็บไซต Office Online 1. เริ่ม Access ถาโปรแกรมไมไดทํางานอยู ถาฐานขอมูลเปดอยูแลว ใหทําดังตอไปนี้เพื่อแสดงหนา การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access คลิกปุม Microsoft Office แลวคลิกปดฐานขอมูล 2. ใกลกับดานลางของหนา การเริ่มตนใชงาน Microsoft Office Access ภายใต ขอมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับ Office Online ใหคลิก แมแบบ เว็บไซต Office Online จะปรากฏในหนาตางเบราวเซอรใหม 3. ใชเครื่องมือคนหาในไซต Office Online เพื่อคนหาและดาวนโหลดแมแบบที่ตองการ 4. หลังจากดาวนโหลดแมแบบมาแลว ฐานขอมูลใหมจะถูกเก็บไวในโฟลเดอรใดโฟลเดอรหนึ่งตอไปนี้ ƒ Microsoft Windows Vista c:\Users\ชื่อผูใช\Documents ƒ Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\ชื่อผูใช\เอกสารของฉัน (My Documents) ในครั้งตอไปถาตองการทํางานกับฐานขอมูลดังกลาว ใหใช Access หรือ Windows Explorer เปด ฐานขอมูลจากตําแหนงที่ตั้งนั้น ƒ

สรางฐานขอมูลตั้งแตเริ่มตน ถาไมมีแมแบบที่เหมาะกับความตองการ หรือถามีขอมูลในโปรแกรมอื่นที่ตองการนําเขามายัง Access เรา อาจเลือกที่จะสรางฐานขอมูลเองตั้งแตตนจะดีกวา สําหรับโปรแกรมประยุกตสวนใหญ การดําเนินการดังกลาวนี้ มักจะเกี่ยวของกับสิ่งตอไปนี้อยางใดอยางหนึ่งหรือทั้งสองอยาง การสรางตารางใหม แลวปอน วาง หรือนําเขาขอมูลลงในตารางเหลานั้น การนําเขาขอมูลจากแหลงอื่น ซึ่งจะมีการสรางตารางใหมใหขณะดําเนินการ

BC422 Database Management Systems (LAB)

อรวรรณ วงศแกวโพธิ์ทอง

3 สรางฐานขอมูลเปลา 1. เริ่มโปรแกรม Access 2. ในหนา การเริม่ ตนใชงาน (Getting Started) Microsoft Office Access ใหคลิก ฐานขอมูลเปลา (Blank Database)

3. ในบานหนาตาง ฐานขอมูลเปลา ใหพิมพชอื่ แฟมในกลอง ชื่อแฟม (File Name) ถาไมใสนามสกุลแฟม Access จะเพิ่มใหเอง สําหรับ Access 2007 จะกําหนดใหมีนามสกุลเปน .accdb สวนตําแหนงที่ตั้งของ แฟมเริ่มตนจะอยูที่ ƒ Microsoft Windows Vista c:\Users\ชื่อผูใ ช\Documents ƒ Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\ชื่อผูใช\เอกสารของฉัน (My Documents) หากตองการเปลี่ยนแปลงตําแหนงที่ตั้งของแฟม ใหคลิก เรียกดู ที่อยูติดกับกลอง ชื่อแฟม ใหเรียกดู แลวเลือกตําแหนงที่ตั้งใหม แลวคลิก ตกลง (OK) 4. คลิก สราง (Create) Access จะสรางฐานขอมูล จากนั้นจะเปดตารางเปลา (ชื่อ Table1) ในมุมมองแผนขอมูล (Datasheet) 5. Access จะวางเคอรเซอรไวในเซลลแรกที่วางอยูในคอลัมน เพิ่มเขตขอมูลใหม (Add New Field)

เมื่อตองการเพิม่ ขอมูล ใหเริ่มพิมพ หมายเหตุ การปอนขอมูลในมุมมองแผนขอมูลนั้นไดรับการออกแบบมาใหเหมือนกับการปอนขอมูลในแผนงาน Excel ขอจํากัดที่สําคัญคือตองปอนขอมูลในแถวและคอลัมนที่ตอกัน โดยเริ่มจากมุมบนดานซายของแผนขอมูล ไมควร ลองจัดรูปแบบขอมูลของโดยมีแถวหรือคอลัมนวางรวมอยูดวยเหมือนที่ทําในแผนงาน Excel ทั้งนี้เพราะการทํา เชนนั้นจะเปลืองเนื้อที่ในตาราง ตารางตองมีแตขอมูลเทานั้น การนําเสนอขอมูลที่มองเห็นไดจะทําไดในฟอรม หรือรายงานซึ่งจะออกแบบในภายหลัง BC422 Database Management Systems (LAB)

อรวรรณ วงศแกวโพธิ์ทอง

4 โครงสรางตารางจะถูกสรางในขณะที่ปอนขอมูล เมื่อใดก็ตามที่เพิ่มคอลัมนใหมใหกับตาราง เขตขอมูลใหมจะ ถูกกําหนดขึ้น Access จะตั้งคาชนิดขอมูลของเขตขอมูลนั้นโดยยึดตามชนิดของขอมูลที่ปอน ตัวอยางเชน ถามี คอลัมนซึ่งปอนเฉพาะคาวันที่เทานั้น Access จะตั้งคาชนิดขอมูลของเขตขอมูลนั้นใหเปน Date/Time ถา พยายามปอนคาที่ไมใชวันที่ (เชน ชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท) ของเขตขอมูลนั้นในภายหลัง Access จะแสดง ขอความแจงวาคาดังกลาวไมตรงกับชนิดขอมูลของคอลัมนนั้น ถาเปนไปไดควรวางแผนตารางเพื่อใหแตละ คอลัมนมีขอมูลชนิดเดียวกัน ซึ่งอาจเปนขอความ วันที่ ตัวเลข หรือชนิดอื่นๆ บางชนิด ขอมูลนี้จะทําใหการสราง แบบสอบถาม ฟอรม และรายงานที่เลือกเฉพาะขอมูลที่ตองการทําไดงายขึ้นมาก ถายังไมตองการปอนขอมูลในเวลานี้ ใหคลิก ปด การเพิ่มตาราง สามารถเพิ่มตารางใหมลงในฐานขอมูลที่มีอยูโดยใชเครื่องมือตางๆ ในกลุม ตาราง (Table) บนแท็บ สราง (Create)

คลิก ตาราง เพื่อสรางตารางเปลาในมุมมองแผนขอมูล เราสามารถใชมุมมองแผนขอมูลเพื่อเริ่มการ ปอนขอมูลไดทันทีโดยที่ Access ไดสรางโครงสรางตารางใหเมื่อมีการดําเนินการ หรือสามารถใชมุมมอง ออกแบบเพื่อสรางโครงสรางตารางขึ้นมากอน แลวสลับกลับไปยังมุมมองแผนขอมูลเพื่อปอนขอมูลก็ได ไมวาจะ เริ่มตนในมุมมองใด สามารถสลับไปยังมุมมองอื่นๆ ไดตลอดเวลาโดยใชปุมมุมมองบนแถบสถานะของหนาตาง Access ในมุมมองแผนขอมูล สามารถปอนขอมูลไดทันทีโดยที่ Access ไดสรางโครงสรางตารางไวใหแลว ชื่อเขต ขอมูลจะถูกกําหนดใหเปนตัวเลข (Field1, Field2 ไปเรื่อยๆ) และ Access จะตั้งคาชนิดขอมูลตามชนิดของขอมูล ที่ปอนลงไป หากตองการเพิ่มเขตขอมูลใหม บนแท็บ แผนขอมูล (Datasheet) ในกลุม เขตขอมูลและคอลัมน (Field and Column) ใหคลิก เขตขอมูลใหม (New Field)

Access แสดงบานหนาตาง แมแบบเขตขอมูล (Field Template) ที่มีรายการของชนิดเขตขอมูลที่ใชบอย ถาลากเขตขอมูลใดเขตขอมูลหนึ่งลงในแผนขอมูล Access จะเพิ่มเขตขอมูลตามชื่อนั้นและตั้งคาคุณสมบัติเปน คาที่เหมาะสมกับชนิดของเขตขอมูลดังกลาว เราสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติไดในภายหลัง โดยลากเขตขอมูลลงใน พื้นที่ของแผนขอมูลที่มีขอมูลอยู แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้น เพื่อแสดงตําแหนงที่จะใชวางเขตขอมูลนั้น

BC422 Database Management Systems (LAB)

อรวรรณ วงศแกวโพธิ์ทอง

5 ƒ

ƒ

เมื่อตองการเปลี่ยนชื่อคอลัมน (เขตขอมูล) ใหคลิกสองครั้งที่สวนหัวของคอลัมน แลวพิมพชื่อ คอลัมนใหม ควรใชชื่อที่สื่อความหมายสําหรับแตละเขตขอมูลเพื่อที่จะสามารถบอกไดวาเขต ขอมูลนั้นมีอะไร เมื่อตองการยายคอลัมน ใหเลือกคอลัมนดวยการคลิกที่สวนหัวของคอลัมน จากนั้นลากคอลัมน นั้นไปยังตําแหนงที่ตองการ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกคอลัมนตอกันไดหลายคอลัมน แลวลาก คอลัมนทั้งหมดไปไวในตําแหนงใหมพรอมกันในคราวเดียวได

วางขอมูลจากแหลงอื่นลงในตาราง Access ถาขอมูลในปจจุบันถูกเก็บไวในโปรแกรมอื่น เชน Office Excel 2007 สามารถคัดลอกและวางขอมูลนั้น ลงในตาราง Access ได โดยทั่วไป วิธีนี้เปนวิธีที่ดีที่สุดถาขอมูลแบงออกเปนคอลัมนไวแลวเหมือนในแผนงาน Excel ถาขอมูลอยูในโปรแกรมประมวลผลคํา วิธีที่ดีที่สุดคือแบงคอลัมนของขอมูลโดยใชแท็บ หรือแปลงขอมูลลง ในตารางในโปรแกรมประมวลผลคํากอนที่จะคัดลอกขอมูล ถาขอมูลจําเปนตองแกไขหรือจัดการ (ตัวอยางเชน แบงชื่อเต็มออกเปนชื่อกับนามสกุล) อาจตองแกไขหรือจัดการขอมูลกอนที่จะคัดลอก โดยเฉพาะอยางยิ่งถาไม คุนเคยกับ Access เมื่อวางขอมูลลงในตารางเปลา Access จะตั้งคาชนิดขอมูลของแตละเขตขอมูลตามชนิดของขอมูลที่พบ ตัวอยางเชน ถาเขตขอมูลที่วางมีแตวันที่ Access จะใชชนิดขอมูล Date/Time กับเขตขอมูลนั้น ถาเขตขอมูลมี แตคําวา "yes" และ "no" Access จะใชชนิดขอมูล Yes/No กับเขตขอมูลนั้น Access จะตั้งชื่อเขตขอมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของขอมูลที่ถูกวาง ถาแถวแรกของขอมูลที่ถูกวางมี ชนิดเหมือนกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาวาแถวแรกนั้นเปนสวนของขอมูลและกําหนดชื่อทั่วไป ใหกับเขตขอมูล (F1, F2 และไปเรื่อยๆ) ถาแถวแรกของขอมูลที่ถูกวางไมเหมือนกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาวาแถวแรกนั้นมีชื่อเขตขอมูล Access จะตั้งชื่อเขตขอมูลตามนั้นและไมรวมแถวแรกไวในขอมูล ถา Access กําหนดชื่อทั่วไปใหกับเขตขอมูล ควรเปลี่ยนชื่อเขตขอมูลนั้นใหเร็วที่สุดเทาที่จะเปนไปไดเพื่อหลีกเลี่ยง ความสับสัน ใหใชกระบวนงานตอไปนี้ 1. บันทึกตาราง คลิก ปุม Microsoft Office แลวคลิก บันทึก (Save) 2. ในมุมมองแผนขอมูล ใหคลิกสองครั้งที่สวนหัวของแตละคอลัมน จากนั้นพิมพชื่อเขตขอมูลที่ถูกตอง สําหรับแตละคอลัมน อาจดูเหมือนวากําลังพิมพทับลงบนขอมูล จริงๆ แลวแถวสวนหัวของคอลัมนจะมี แตชื่อเขตขอมูลเทานั้น ไมไดมีขอมูลอยูดวย 3. บันทึกตารางอีกครั้ง หมายเหตุ สามารถเปลี่ยนชื่อเขตขอมูลไดดวยการสลับไปยังมุมมองออกแบบ แลวแกไขชื่อเขตขอมูลที่นั่นได เมื่อตองการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ใหคลิกขวาตารางนั้นในบานหนาตางนําทาง แลวคลิก มุมมองออกแบบ (Design View) เมื่อตองการสลับกลับไปยังมุมมองแผนขอมูล ใหคลิกสองครั้งที่ตารางในบานหนาตางนําทาง ƒ

นําเขาขอมูลจากแหลงอื่น เราอาจมีขอมูลที่ไดรวบรวมไวในโปรแกรมอื่นแลวและตองการนําเขามาไวใน Access หรืออาจทํางานกับ บุคคลอื่นที่เก็บขอมูลในโปรแกรมอื่นและตองการทํางานรวมกับขอมูลของบุคคลเหลานั้นใน Access ไมวาวิธีใดก็ BC422 Database Management Systems (LAB)

อรวรรณ วงศแกวโพธิ์ทอง

6 ตาม Access ชวยใหการนําเขาขอมูลจากโปรแกรมอื่นเปนเรื่องงาย สามารถนําเขาขอมูลจากแผนงาน Excel จากตารางในฐานขอมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหลงอื่นที่หลากหลาย ขั้นตอนนี้จะ แตกตางกันเล็กนอยขึ้นอยูกับแหลงขอมูล แตคําแนะนําเหลานี้จะชวยใหสามารถเริ่มตนไดดังนี้ 1. บนแท็บ ขอมูลภายนอก (External Data) ในกลุม นําเขา (Import) ใหคลิกคําสั่งสําหรับชนิดแฟมที่ ตองการนําเขา

ตัวอยางเชน ถากําลังนําเขาขอมูลจากแผนงาน Excel ใหคลิก Excel ถาไมเห็นชนิดของโปรแกรมที่ ถูกตอง ใหคลิก เพิ่มเติม (More) หมายเหตุ ถาไมพบชนิดรูปแบบที่ถูกตองในกลุม นําเขา อาจตองเริ่มโปรแกรมนั้นที่ใชสรางขอมูลนั้นขึ้นมา แลวใชโปรแกรมดังกลาวบันทึกขอมูลในรูปแบบแฟมทั่วไป (เชน แฟมที่ใชตัวคั่น) กอนที่จะสามารถนําเขาขอมูล นั้นลงใน Access ได 2. ในกลองโตตอบ รับขอมูลภายนอก ใหคลิก เรียกดู (Browse) เพื่อเรียกดูแฟมขอมูลตนทาง หรือพิมพ เสนทางแบบเต็มของแฟมขอมูลตนทางในกลอง ชื่อแฟม (File Name) 3. คลิกตัวเลือกที่ตองการภายใต ระบุวิธีการและตําแหนงที่ตองการจะเก็บขอมูลในฐานขอมูล ปจจุบัน สามารถสรางตารางใหมไดโดยใชขอมูลนําเขา ผนวกขอมูลเขากับตารางที่มีอยู หรือสราง ตารางที่มีการเชื่อมโยงซึ่งรักษาการเชื่อมโยงกับแหลงขอมูลไว 4. คลิก ตกลง (OK) Access จะเริ่มตัวชวยสรางการนําเขา 5. ใหทําตามคําแนะนําในตัวชวยสรางการนําเขา ขั้นตอนการดําเนินการจะขึ้นอยูกับตัวเลือกการนําเขาหรือ ตัวเลือกการเชื่อมโยงที่เลือก 6. ในหนาสุดทายของตัวชวยสราง ใหคลิก เสร็จสิ้น (Finish) เปดฐานขอมูล Access ที่มีอยู 1. 2. 3. 4.

คลิก ปุม Microsoft Office จากนั้นคลิก เปด (Open) ในกลอง มองหาใน (Look in) ใหคลิกไดรฟหรือโฟลเดอรที่มีฐานขอมูลที่ตองการ ในรายการโฟลเดอร ใหคลิกสองครั้งที่โฟลเดอรจนกวาจะเปดโฟลเดอรที่มีฐานขอมูลได เมื่อพบฐานขอมูลแลว ใหเลือกทําอยางใดอยางหนึ่งตอไปนี้ ƒ เมื่อตองการเปดฐานขอมูลในโหมดการเปดเริ่มตน ใหคลิกสองครั้งที่ฐานขอมูลนั้น ƒ เมื่อตองการเปดฐานขอมูลที่เขาถึงรวมกันในสภาพแวดลอม ผูใชหลายคน เพื่อใหผูใชอื่นๆ สามารถอานและเขียนลงในฐานขอมูลนั้นไดในเวลาเดียวกัน ใหคลิก เปด (Open) ƒ เมื่อตองการเปดฐานขอมูลสําหรับการเขาถึงแบบอานอยางเดียวโดยที่สามารถดูขอมูลไดแ ต แกไขขอมูลไมได ใหคลิกลูกศรถัดจากปุม เปด จากนั้นคลิก เปดเพื่ออานอยางเดียว (Open Read-Only)

BC422 Database Management Systems (LAB)

อรวรรณ วงศแกวโพธิ์ทอง

7 ƒ

ƒ

เมื่อตองการเปดฐานขอมูลสําหรับการเขาถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเพื่อไมใหผูอื่นสามารถ เปดไดขณะที่เปดอยู ใหคลิกลูกศรถัดจากปุม เปด จากนั้นคลิก เปดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะ บุคคล (Open Exclusive) เมื่อตองการเปดฐานขอมูลสําหรบการเขาถึงแบบอานอยางเดียว ใหคลิกลูกศรติดกับปุม เปด แลวคลิก เปดแบบอานอยางเดียวเปนเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล (Open Exclusive Read-Only) โดยผูใชอื่นๆ ยังคงเปดฐานขอมูลนี้ได แตจะเปนการเขาถึงแบบอานอยางเดียวเทานั้น

ถาไมพบฐานขอมูลที่ตองการเปด 1. ในกลองโตตอบ เปด (Open) ใหคลิกทางลัด คอมพิวเตอรของฉัน (My Computer) หรือในกลอง มองหาใน (Look in) ใหคลิก คอมพิวเตอรของฉัน 2. ในรายการของไดรฟ ใหคลิกขวาไดรฟที่คิดวาอาจจะมีฐานขอมูลอยู แลวคลิก คนหา (Search) 3. ปอนเกณฑการคนหา แลวกด ENTER เพื่อคนหาฐานขอมูล 4. ถาพบฐานขอมูลแลว ใหเปดฐานขอมูลนั้นดวยการคลิกสองครั้งที่ฐานขอมูลในกลองโตตอบ ผลลัพธการ คนหา (Search Results) 5. เนื่องจากการคนหาเริ่มจากกลองโตตอบ เปด (Open) และตองคลิก ยกเลิก (Cancel) ในกลองโตตอบ กอนที่ฐานขอมูลนั้นจะเปดออก หมายเหตุ สามารถเปดแฟมขอมูลในรูปแบบแฟมภายนอกได (เชน dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel) นอกจากนี้ยังสามารถเปดแหลงขอมูล ODBC เชน Microsoft SQL Server หรือ Microsoft FoxPro ไดโดยตรงอีกดวย Access จะสรางฐานขอมูล Access ใหใหมโดยอัตโนมัติในโฟลเดอรเดียวกันกับแฟมขอมูล และเพิ่มการเชื่อมโยงไปยังแตละตารางในฐานขอมูลภายนอก Ribbon Ribbon เปนการแทนที่หลักสําหรับเมนูและแถบเครื่องมือและมีสวนติดตอคําสั่งหลักใน Office Access 2007 หนึ่งในประโยชนที่สําคัญของ Ribbon คือการที่ Ribbon รวมรวมขอมูลไดในที่เดียว งานหรือจุดปอนขอมูล เหลานั้นที่ใชเพื่อตองการแสดงเมนู แถบเครื่องมือ บานหนาตางงาน และคอมโพเนนต UI อื่นๆ ดวยวิธีนี้ เราจะ มองหาคําสั่งไดในที่เดียว แทนที่จะตองหาในหลายๆ ที่ เมื่อเปดฐานขอมูล Ribbon จะปรากฏที่สวนบนสุดของ หนาตางหลักของ Office Access 2007 ซึ่งจะแสดงคําสั่งในแท็บคําสั่งที่ใชงานอยู

BC422 Database Management Systems (LAB)

อรวรรณ วงศแกวโพธิ์ทอง

8

Ribbon จะมีแท็บชุดของคําสั่งที่มีคําสั่ง ใน Office Access 2007 แท็บคําสั่งหลักคือ หนาแรก, สราง, ขอมูลภายนอก และ เครื่องมือฐานขอมูล แท็บแตละแท็บจะมีกลุมของคําสั่งที่สัมพันธกัน และกลุมเหลานี้จะ ตกแตงใหมดวยองคประกอบ UI ใหมเพิ่มเติมบางองคประกอบ เชน แกลเลอรี ซึ่งเปนตัวควบคุมชนิดใหมที่ นําเสนอตัวเลือกที่มองเห็นได คําสั่งใน Ribbon จะทํางานกับวัตถุที่ทํางานอยูในขณะนั้น ตัวอยางเชน ถามีตารางที่เปดในมุมมอง แผนขอมูล แลวคลิก ฟอรม บนแท็บ สราง ในกลุม ฟอรม Office Access 2007 จะสรางฟอรมที่ยึดตามตารางที่ ใชงานอยู นั่นคือ ชื่อของตารางที่ใชงานอยูจะถูกปอนลงในคุณสมบัติ แหลงระเบียน ของฟอรม