การเขียน Action Plan หมายถึง การนำความคิดหรือวิธีการที่ได้ผ่านการคิดและวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์ อย่างละเอียดมาแล้ว สำหรับชี้นำการดำเนินการตามกลยุทธ์ ที่จะนำไปสู่การบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กร ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่า มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นตัวกำหนดแผนการดำเนินงานทั้งหมด ดังคำพูดที่ว่า “วางแผนดีมีชัย ไปแล้วกว่าครึ่งหนึ่ง” ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่หัวหน้างาน หรือผู้ที่จะเขียนแผนงานต่างๆ ต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ถึงวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย
เพื่อที่จะได้นำข้อมูลเหล่านั้นไปทำการเขียน Action Plan ได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับหลักการเขียน Action Plan ที่นิยมใช้ คือ วงล้อของเดมิ่ง หรือ Deming Circle ซึ่งเป็นแนวคิดของ ดร.เดมิ่ง ซึ่งประกอบด้วย 4 องค์ประกอบหลักดังนี้
– P (Plan) คือการวางแผน
– D (Do) คือการนำไปปฏิบัติ
– C (Check) คือการตรวจสอบ
– A (Action) คือการประเมินผลผลที่เกิดขึ้น
สำหรับแนวทางในการประยุกต์ใช้ PDCA เพื่อการเขียน Action Plan หรือแผนงานต่างๆ มีดังต่อไปนี้
1.กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย โดยกำหนดให้ชัดเจนให้เป็นตัวเลข และต้องมีกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น จำนวนของเสียลดลง 10% จากปีก่อน ภายในระยะเวลา 1 ปี ตั้งแต่ง 1มกราคม 2558 – 31 ธันวาคม 2558
2.ก่อนการเขียน Action Plan ควรตรวจสอบสภาพจริงที่เกิดขึ้น ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง สภาพเครื่องจักร คน อุปกรณ์ สิ่งแวดล้อม โดยต้องลงไปดูข้อมูล จากบันทึก รายงาน สภาพพื้นที่ปฏิบัติงานจริง เพื่อให้เห็นภาพที่แท้จริงที่ครอบคลุมทั้งหมดก่อน
3.ก่อนการเขียน Action Plan ต้องวิเคราะห์ข้อมูล รายละเอียดทั้งหมด นำวัตถุประสงค์นั้นมา วิเคราะห์ให้ครอบคลุมทุกมิติ วิธีการนี้จะทำให้เราได้มองภาพรวม และเห็นรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายนั้น เช่น เพื่อลดปัญหาข้อร้องเรียนของลูกค้า เพื่อเพิ่มยอดขาย เพื่อเพิ่มจำนวนการส่งมอบสินค้าให้ทันเวลา
4.การเขียน Action Plan โดยการนำข้อมูลที่ได้มาเขียนเป็นแผนงาน ซึ่งรายละเอียดในแผนงานส่วนใหญ่จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ผลที่คาดว่าจะได้รับ กำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบ วิธีการติดตาม และประเมินผล ซึ่งใช้โปรแกรม Excell ทำได้เลย
5.นำแผนงานที่เขียนไว้ไปสื่อสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติอย่างจริงจัง โดยผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบอะไร ก็ต้องไปทำให้ถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ มิให้ขาดตกบกพร่องแม้แต่น้อย
6.ควรมีการนัดประชุมกันเป็นระยะๆเพื่อเป็นการติดตาม และประเมินผล ซึ่งโดยที่นิยมส่วนใหญ่ก็สัปดาห์ละครั้ง อย่างสองสัปดาห์ครั้งตามความเหมาะสม
7.สรุปเมื่อถึงเวลาที่กำหนด ถ้าบรรลุเป้าหมายก็อาจจะมีการจัดฉลองกันเพื่อเป็นขวัญกำลังใจนิดๆหน่อยๆเช่น การไปกินข้าว กินกาแฟ หรือขนมเล็กๆน้อย แต่ถ้าไม่สำเร็จ (ซึงถือเป็นเรื่องธรรมดา ไม่มีใครทำครั้งเดียวแล้วแก้ไขได้สำเร็จเลย) ก็เรียกทีมงานมานั่งคุยกัน แล้วพิจารณาดูซิว่า เราวิเคราะห์ปัญหาได้ตรงจุดหรือไม่ หรือเราไม่นำแผนงานไปปฏิบัติกันอย่างจริงจัง แล้วค่อยๆ พิจารณาดูกันใหม่อีกที จากนั้นก็มานั่งเขียนแผนงานกันใหม่อีกครั้ง
ข้อเสนอแนะเพิ่มเติม ในระหว่างที่มีการปฏิบัติงานนั้นหากเกิดปัญหาหรือมีข้อสงสัย ไม่แน่ใจ หรือติดขัด ควรรีบแจ้งทีมงาน ปรึกษาเพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าทีมทันที อย่าทำไปด้วยความรู้สึกเหมือนการฝืนใจทำหรือถูกบังคับ หรือทำเพราะหน้าที่ในการทำงานที่ดีนั้น ควรกระทำไปด้วยความมุ่งมั่นที่อยากจะเห็นความสำเร็จของงานจริงๆ หรือแม้แต่การสนุกกับสิ่งที่ทำ ย่อมทำให้เกิดโอกาสความสำเร็จที่มีสูงกว่า การทำ Action Plan แยกเป็นกระบวนการต่างๆกันออกไป และสมควรตรวจสอบแผนทุกวัน ตอนทำใหม่ ๆ ก็ทำทุกวัน จนกระทั่งอยู่ตัวก็ทำตามระบบของบริษัท คือทำแผนใหญ่ ปีละครั้ง มีการทบทวนทุกเดือน และทำแผนปฏิบัติการรองรับ ในแผนปฏิบัติการ จะระบุไว้เสมอว่า จะทำการตรวจสอบแผนนี้ทุกสัปดาห์ และทุกเดือน รายงานผลการดำเนินการตามแผน เดือนละครั้ง ซึ่งเราสามารถสรุปได้ว่า องค์ประกอบของการเขียน Action Plan ประกอบด้วยสาระสำคัญดังนี้คือ
Action Plan หรือแผนการปฏิบัติงาน คือแผนการดำเนินงานที่ถูกสร้างขึ้นมาให้เป็นแบบแผนในการปฏิบัติงานของงาน ไล่เรียงถึงการปฏิบัติงานในแต่ละกิจกรรมย่อย ๆ ว่าแต่ละช่วงของโครงการจะต้องมีการปฏิบัติงานกันอย่างไร
โดย Action Plan ถือเป็นเครื่องมือที่ใช้ช่วยในการวัดและตรวจสอบการทำงานในแต่ละขั้นตอนของงานโครงการ
ซึ่งจริงๆ ผมได้เคยเขียนเรื่อง Action Plan ไปบ้างแล้ว หากใครอยากได้นิยามหรือเรื่องการวางแผนจริงจังสามารถดูบทความนั้นได้ (Action Plan คืออะไร)
เป้าหมายหลักของ Action Plan ก็คือทำให้เป้าหมายเป็นจริงนะครับ แต่ก็จะมีเป้าหมายรองก็คือใช้ในการสื่อสารกับคนอื่นๆในองค์กรด้วย ยกตัวอย่างก็คือ เวลาเราไปทำงานที่ใหม่ๆ บางทีหัวหน้าเราก็อาจจะไม่รู้ว่าใช่ไหมครับว่าเราเก่งจริงไม่เก่งจริง ในส่วนนี้เราก็ต้องมีการร่างแผนออกมาเบื้องต้นให้เขาดูก่อน ถ้าเขาโอเคกับแผนนี้เรามั่นใจว่าเราทำได้ ก็แปลว่าเขาจะเริ่มเชื่อใจเรามากขึ้น
ขั้นตอนการทำให้ Action Plan เป็นจริงได้
ขั้นตอนแรกที่สุดของการเขียน Action Plan ก็คือการตัดสินใจเป้าหมายของเรา ส่วนนี้คือเรื่องของการวางแผนทั่วไป เพราะถ้าเราไม่รู้ว่าเราอยากจะเดินทางไปไหน เราก็จะไม่สามารถวางแผนการเดินทางได้ ข้อแนะนำเบื้องต้นก็คือ ให้ตัดสินใจก่อนว่าเป้าหมายของเราสามารถเอามาเป็นตัวเลขได้หรือเปล่า แล้วก็จะทำให้สำเร็จได้ภายในช่วงเวลาไหน
ที่ชัดเจนที่สุดก็คือพบแผนการขายกับการตลาด ที่เราบอกว่าในไตรมาสนี้ เราต้องเจอลูกค้ากี่คน ตีเป็นยอดขายประมาณกี่บาท หรือจะใช้เป็นเป้าหมายส่วนตัวก็ได้ เช่นต้องออกกำลังกาย 1 ครั้งต่ออาทิตย์
อ้อ ก่อนอื่น บทความนี้เราจะพูดกันแค่การตั้งเป้าหมายง่ายๆและการวางแผนง่ายๆนะครับ ก็คือมีเป้าหมายถึงอย่าง แล้วก็มีแผนทำให้เป้าหมายนี้สำเร็จ แต่ว่าในการทำงานจริงๆ บางครั้งเราก็จะมีเป้าหมายหลายอย่างซึ่งก็แปลว่าเราก็ต้องวางแผนให้มันละเอียดกว่าเดิม หรือบางทีเรามีเป้าหมายใหญ่ 1 อย่าง ซึ่งจะกลายเป็นการวาง Action Plan หลายๆอย่างเพื่อทำให้เป้าหมายนี้เป็นจริง
จริงๆแล้วแค่เราวางเป้าหมายดีแล้วนะ ผมบอกเลยว่าชีวิตของคุณก็คือได้เปรียบเหนือคนอื่นมากแล้ว เพราะคนส่วนมากไม่รู้ด้วยซ้ำว่าตัวเองต้องทำอะไร
ขั้นตอนที่ 2 ก็คือการประเมินกิจกรรมต่างๆที่ทำให้เป้าหมายนี้เป็นจริงได้ ส่วนนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณเลย ถ้าเป้าหมายเราคือการเพิ่มยอดขาย กิจกรรมก็คือการออกไปหาลูกค้า จะกี่คนก็แล้วแต่ที่ทำให้เป้าหมายเป็นจริงได้ หรือถ้าเป้าหมายคือการออกกำลังกาย กิจกรรมก็คือการแบ่งช่วงเวลามาอาทิตย์ละ 1 ชั่วโมงเพื่อให้เราได้ออกกำลังกาย
ถ้าเป้าหมายเรายิ่งใหญ่ไป แบบจะเพิ่มยอดขาย 10 ล้าน เราก็อาจจะต้องแบ่งกิจกรรมแบบยิบย่อยหน่อย อาจจะเป็นการออกไปหาลูกค้าใหม่ด้วย การติดตามลูกค้าเก่า การไปลองออกอีเว้นหรือว่าช่องทางใหม่ๆ และแน่นอนว่ากิจกรรมทุกกิจกรรมเนี่ย ต้องมี KPI หรือว่าKey Performance Indicators ในการวัดผลด้วย
เป้าหมายแรกคือเพิ่มยอดขาย
กิจกรรมคือหาลูกค้าใหม่ โดยมี KPI เป็นลูกค้าใหม่ 10 คน
และอีกหนึ่งกิจกรรมก็คือ ไปออกอีเว้นท์ โดยมี KPI คือไปออกอีเว้นท์ เดือนละ 1 ครั้ง
ถ้าเราไม่รู้ว่าเราต้องทำกิจกรรมอะไรบ้างนะครับ ผมแนะนำให้ใช้วิธีเขียนไอเดียทุกอย่างออกมาให้หมดเลย หลังจากนั้นน่ะเราค่อยมาคัดอีกทีว่าจากใน 10 20 ไอเดียที่เราคิดมา มีอันไหนน่าทำที่สุด และหัวข้อไหนนะที่เราคิดว่าสำคัญที่สุด แต่ว่าเราก็ต้องจัดลำดับความสำคัญของแต่ละกิจกรรมของเราด้วยนะ
เพราะสุดท้ายแล้ว สภาพแวดล้อมเราเปลี่ยนแปลงได้เสมอครับ บางครั้งวางแผนไปแล้วคู่แข่งเปลี่ยน ลูกค้าเปลี่ยน มีโควิด เราจะได้มีกิจกรรมสำรองไว้ใช้นะ
ทำ Action Plan ให้ดีที่สุด
มาถึงตอนนี้เราจะมีเป้าหมายหลักเราก็จะพอมีกิจกรรมอยู่ 3-4 อันที่ทำให้เป้าหมายเราเป็นจริงได้ ขั้นตอนที่ 3 ครับก็คือเรื่องของการลงรายละเอียดให้แต่ละกิจกรรม
ในขั้นตอนนี้ คนที่มีประสบการณ์ทำงานมาบ้างแล้ว หรือว่าเป็นคนที่ชอบเก็บรายละเอียดเล็กๆน้อยๆน่ะ จะมีความได้เปรียบมากกว่า
ผมก็เป็นเหมือนกันตอนผมเรียนจบใหม่ๆ คือชอบวางแผนแบบรวบรัด เพราะเราก็ไม่ได้มีประสบการณ์มาก่อน สุดท้ายผ่านมา 1 อาทิตย์ 1 เดือน พอมาดูแผนการทำงานตัวเองก็เริ่มงงว่าแล้วต้องทำยังไงต่อ จะไปหาลูกค้าใหม่นะมันไปหาที่ไหน จะไปติดต่อลงโฆษณาต้องคุยกับใคร
เป้าหมายหลายๆอย่างจะมี Stakeholder หรือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นคนนอกอยู่เสมอ คือเป้าหมายบางอย่างเช่นแบบออกกำลังกาย แค่เราแบ่งเวลาให้กับตัวเองเราก็ทำเสร็จแล้ว
แต่สมมุติว่าถ้าเป้าหมายเราคือการปิดดีลลูกค้า เราก็ต้องรู้ก่อนว่าเราจะไปคุยกับลูกค้าคนไหนเรามีรายชื่อลูกค้าหรือยัง แปลว่าลูกค้าก็คือ Stakeholder หรือถ้าเราไม่มีรายชื่อลูกค้า เราก็ต้องไปหาบุคคลที่สามารถช่วยเราหารายชื่อลูกค้าได้ ซึ่งคนนั้นก็คือ Stakeholder ของเรา
หรือในหลายครั้งนะครับ กิจกรรมบางอย่างเราก็ต้องไปเรียนรู้วิธีทำมาก่อนด้วย ยกตัวอย่างเช่นถ้าเราอยากจะทำโฆษณา Facebook ด้วยตัวเอง Stakeholder เราอาจจะเป็นการไปคุยหรือไปหาคนที่มาสอนเราเรื่องนี้ก่อน
ในโลกของการบริหารโครงการ (Project Management) เราจะเห็นได้บ่อยๆว่าพวกงานแบบนี้จะถูกวางแผนแบบละเอียดลงไปใน Microsoft Excel
ก็คือจะมีเป้าหมายหลักอยู่ แล้วใต้เป้าหมายหลักก็จะมีกิจกรรม 2-3 อย่างหรือมากกว่านั้นก็ได้ที่จะทำให้เป้าหมายเป็นจริง
ซึ่งในแต่ละกิจกรรม ก็จะมี KPI ในการวัดผล มี deadline ที่ต้องทำ แล้วก็จะมีชื่อของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำให้เป้าหมายในเป็นจริง เรียกว่า Contact Person ก็ได้ แล้วสุดท้ายก็คือมีเบอร์ติดต่อมีวิธีติดต่ออย่างชัดเจน
แน่นอนว่าคนที่บริหารโครงการต้องดู Excel อันนี่เกือบทุกวัน เพื่อดูว่าจะเสร็จหรือยัง งานจะทันไหม
แต่ถ้าทุกคนเป็นมือใหม่เพิ่งเริ่มทำ Action Plan ผมคิดว่าเขียนลงไปในกระดาษ A4 Microsoft Word ก่อนก็ได้นะ เริ่มมาด้วยหัวข้อใหญ่ๆนะครับว่าเป้าหมายเราคือ ‘ทำสิ่งนี้ให้ได้ภายในวันนี้’ ต้องมีตัวเลขแล้วก็วันที่อย่างชัดเจน
หลังจากนั้นน่ะใต้เป้าหมายเรา ก็ให้เอาสรุปมา 3 ถึง 5 กิจกรรม ที่ทำให้เป้าหมายนี้เป็นจริง ตามที่บอกไปตอนต้นคลิปว่าตอนแรกวางไอเดียมาก่อน 20 กิจกรรมเลยก็ได้แล้วค่อยมาเลือกกิจกรรมไหนที่มันสำคัญอีกทีนึง
และแต่ละกิจกรรม ก็พยายามให้มี KPI ตัววัดผลอย่างชัดเจนนะครับว่ากิจกรรมนี้ต้องทำอะไรถึงจะรู้ว่าประสบความสำเร็จ และถ้าเป็นไปได้ก็ให้มีรายชื่อหรือว่าชื่อคนที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมนี้ไว้ เพราะถึงแม้ว่าเราจะเป็นคนรับผิดชอบกิจกรรมนี้ แต่ในหลายๆครั้งอ่ะเราก็ต้องไปศึกษาข้อมูลจากคนบางคนเพื่อให้เป้าหมายที่เป็นจริง