วิธีใช้ Google Sheets เบื้องต้น สำหรับมือใหม่ที่ต้องการสร้างตารางสเปรดชีต ทำงานแบบออนไลน์ ขั้นตอนการใช้งาน Google Sheets ต้องเริ่มยังไงบ้าง อ่านได้ที่นี่เลย
Google Sheets (Google ชีต) คือโปรแกรมสร้างสเปรดชีตคล้ายกับ Microsoft Excel แต่จะเป็นการใช้งานแบบออนไลน์ที่สามารถสร้างและจัดรูปแบบสเปรดชีต รวมทั้งทำงานร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกัน ซึ่งค่อนข้างเป็นที่นิยมในปัจจุบัน เนื่องจากสะดวกและยังสามารถใช้งานได้ฟรี โดยในวันนี้เราจะมาแนะนำวิธีการใช้งาน Google Sheets เบื้องต้นสำหรับมือใหม่กัน
วิธีเริ่มใช้งาน Google Sheets ต้องทำยังไง ?
1. ก่อนจะเริ่มใช้งาน Google Sheets ผู้ใช้จะต้องมีบัญชี Google ก่อน ซึ่งถ้าหากเคยใช้ Gmail มาก่อนแล้วก็สามารถล็อกอินด้วยบัญชี Gmail ได้เลย (ดูวิธีสมัคร Gmail ที่นี่)
2. เมื่อมีบัญชี Google แล้วให้ไปที่หน้าเว็บ Sheets.google.com
3. เลือกรูปแบบ Template สเปรดชีตที่ต้องการสร้างได้เลย
วิธีแก้ไขและเพิ่มรูปแบบให้กับสเปรดชีต
1. การเพิ่มบรรทัดใหม่ในช่องเซลล์เดิม
- สำหรับ Windows ให้กด Ctrl + Enter
- สำหรับ Mac ให้กด ⌘ + Enter
2. การเลือกเซลล์มากกว่า 1 เซลล์ เพื่อจัดรูปแบบ
- ให้คลิกเซลล์ค้างไว้แล้วลากเมาส์ไปยังเซลล์ใกล้เคียงที่ต้องการเลือก หรือกด Ctrl (กด ⌘ ใน Mac) ค้างไว้ แล้วคลิกเซลล์อื่น
- ที่แถบด้านบนของหน้าแก้ไขสเปรดชีตจะมีปุ่มและเมนูต่าง ๆ ให้สามารถเลือกปรับรูปแบบเซลล์ได้
3. การเพิ่มธีมเพื่อเปลี่ยนรูปแบบของสเปรดชีตทั้งแผ่นได้
- คลิก รูปแบบ > ธีม ที่เมนูด้านบน
- เลือกธีมที่มีให้เลือก หรือคลิกปรับแต่งเพื่อสร้างธีมขึ้นมาเอง
วิธีแชร์สเปรดชีตเพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น
1. ในการแชร์สเปรดชีตให้ผู้อื่นนั้น สามารถทำได้ด้วยการคลิกปุ่มแชร์ที่มุมขวาบนในหน้าสเปรดชีตนั้น ๆ
2. ถ้าหากยังไม่ได้ตั้งชื่อเอกสาร จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้ตั้งชื่อก่อนแชร์ (สามารถกดข้ามได้)
3. จากนั้นก็เลือกว่าต้องการแชร์สเปรดชีตให้ใครบ้าง หรือจะเลือกเป็นวิธีส่งลิงก์ก็ได้เช่นกัน โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ว่าต้องการให้ใครดูได้เท่านั้น และใครที่สามารถแก้ไขสเปรดชีตได้
วิธีเซฟเป็นไฟล์ Microsoft Excel
ถ้าหากต้องการเซฟเพื่อส่งไฟล์ไปให้คนอื่นเปิดในโปรแกรม Microsoft Excel ก็สามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงแค่คลิกที่เมนู ไฟล์ > ดาวน์โหลด จากนั้นเลือก Microsoft Excel (.xlsx) เพียงเท่านี้ก็สามารถเซฟเป็นไฟล์แบบ xlsx ได้แล้ว
และทั้งหมดนี้ก็คือวิธีการใช้งาน Google Sheets เบื้องต้น สำหรับผู้ที่เริ่มใช้งานเป็นครั้งแรก ซึ่งน่าจะมีประโยชน์กับมือใหม่ไม่มากก็น้อย ยิ่งถ้าหากใครเคยใช้ Microsoft Excel มาก่อนแล้ว ก็น่าจะใช้งานคล่องได้ไม่ยากเลยล่ะ
ขอบคุณข้อมูลและภาพจาก support.google.com
หากพูดถึงโปรแกรมที่ช่วยจัดการและวิเคราะห์ข้อมูล แน่นอนว่าหนึ่งในสุดยอดโปรแกรมนั้นก็คือ Google Sheets ในค่ายของ G Suite by Google ที่เป็นตัวช่วยดีๆกับการจัดการข้อมูลมหาศาล ที่มาพร้อมกับ AI ที่เป็นอีกหนึ่งแรงที่ช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นกว่าเดิม
หลายท่านจะพอเห็นหน้าตามาผ่านๆบ้าง หรือถ้าไม่เคย มาทำความรู้จักกันก่อน ที่ >> Google Sheets คืออะไร หากทำความรู้จักแล้ว เราไปดูเหตุผลว่าทำไมธุรกิจของคุณควรใช้ Google Sheets กันเลย
1. ข้อมูลของคุณจะเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ
แน่นอนว่าเมื่อคุณพิมพ์หรือใส่ข้อมูลอะไรลงไปใน Google Sheets แล้ว ข้อมูลนั้นจะถูกบันทึกให้เป็นล่าสุดเสมอ เพราะ Google Sheets จะทำการ Save งานให้เลยอัตโนมัติ แบบพิมพ์ปุ๊บเซฟปั๊บ (auto save) ไม่ต้องกังวลว่าปิดเครื่องคอมพ์แล้วลืม save งาน หรือ โน้ตบุ๊คแบตหมดก็ดับไปเลยดื้อๆ นอกจากนี้เราสามารถเลือกได้ว่า ต้องการใช้งานในรูปแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ก็ได้เช่นกัน
2. ใช้ระบบอัจริยะ AI เพื่อช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลรวดเร็วมากขึ้น
Google Sheets ช่วยคุณได้มากในการวิเคราะห์ข้อมูล ด้วยระบบอัจริยะ (AI) คุณสามารถกรอกคำถามเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณอยากรู้ AI จะตอบกลับเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย และคำนวณผลการวิเคราะก์ให้คุณอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ AI ใน Google Sheets ยังสามารถสร้างแผนภูมิรูปแบบต่างๆ หรือตารางสำเร็จรูปให้คุณ เพื่อนำไปทำรายงานผลต่อได้ โดยที่คุณไม่ต้องมานั่งทำเองเลย
3. ปกป้องการแชร์ข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย
Google ก็มีฟีเจอร์ที่ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแชร์ไฟล์ข้อมูลต่างๆ ซึ่งใน Google Sheets คุณก็สามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้ที่เราจะแชร์ไปว่า ต้องการให้เขาดูได้อย่างเดียว (View only) แก้ไขได้ (Edit) หรือแสดงความคิดเห็น (Comment) โดยสามารถเลือกกดได้ในปุ่ม Share ที่อยู่ด้านบนขวามือของหน้าต่าง Google Sheets
4. ทำงานในแบบที่คุณคุ้นเคย
Google Sheets หน้าตาคล้ายๆกับ Microsoft Excel ที่คุณคุ้นเคย เพราะฉะนั้นจึงมั่นใจได้ว่าการใช้งานจะคล้ายๆกัยหมด และ Google Sheets ยังถูกออกแบบหน้าตาให้ดู minimal อีกด้วย
คุณสามารถจัดการข้อมูลในตาราง
สร้างดร็อปดาวน์รายการต่างๆด้วยฟังก์ชัน “Data Validation” หรือจะทำหัวข้อด้านบนสุดของ Sheets ไม่ให้ขยับเขยื้อนได้ด้วย “Freeze Header” ก็สามารถทำได้เช่นกัน
นอกจากนี้ Sheets ยังมาสามารถเปิดดูได้ทั้งแบบออนไลน์และแบบออฟไลน์ ไม่ว่าจะเป็นบนเว็บเบราเซอร์ หรือผ่านแอปพลิเคชัน ทั้งระบบ Android และ IOS
5. ให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย (Collaboration)
หากไฟล์นั้นคุณจำเป็นจะต้องมีการทำร่วมกับผู้อื่น ต่อไปนี้ เมื่อคุณหันมาใช้ Google Sheets คุณไม่จำเป็นต้องส่งไฟล์ไปมากับผู้อื่นอีกเลย เพราะ การทำงานด้วย G Suite จะเน้นให้คุณทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ลดเวลาการทำงานมากขึ้น ลดความเสี่ยงข้อมูลผิดพลาดหรือการตกหล่นของข้อมูลจากการส่งไฟล์กันไปมา เพียงแค่คุณแชร์ไฟล์ให้กับผู้เกี่ยวข้องกับไฟล์นั้น ก็จะสามารถแก้ไขไฟล์พร้อมกันได้เลย แบบ Real-Time โดยเฉพาะอย่างยิ่งไฟล์ที่มีการเก็บข้อมูลเยอะๆ และแถมมีตัวเลขมหาศาลอีกต่างหาก Google Sheets เอาอยู่เเน่นอน
รู้หรือไม่?
G Suite มีผลิตภัณฑ์อีกมากมายที่ช่วยการทำงานของธุรกิจคุณให้ดียิ่งขึ้น
G Suite เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด
พาร์ทเนอร์ Google ในประเทศไทย อย่างเป็นทางการ