10 Jun Competency
Posted at 01:52h in Articles
Competency คืออะไร ?
สมรรถนะ (Competency) หมายถึง ความรู้ (Knowlege) ทักษะ (Skills) และคุณลักษณะ (Attributes) ที่จําเป็นในการ ปฏิบัติงานใดงานหนึ่ง (Job Roles) ให้ประสบความสําเร็จและมีความโดดเด่นกว่าคนอื่น ๆ ในเชิงพฤติกรรม
สรุป Competency หมายถึงสมรรถนะของคน ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นพนักงานบัญชีจะต้องมีสมรรถนะ อะไรบ้าง
- ความรู้ เช่นต้องมึความรู้ บัญชีต้นทุน การคำนวนภาษี เป็นต้น
- ทักษะ ต้องมีทักษะด้านการคำนวน การคิดเลข
- คุณลักษณะ ต้องเป็นคนละเอียดรอบครอบ
แล้วถ้าเป็นตำแหน่ง Auditor IATF16949 จะต้องเป็นยังไงกันนะ?
- ความรู้ เช่นต้องมึความรู้ IATF16949 Requirement, ISO9001 Requirement, Core Tools, Risk, Process Approach เป็นต้น
- ทักษะ ต้องมีทักษะ การตั้งคำถาม, Time Management, Non Conformities management เป็นต้น
- คุณลักษณะ ต้องเป็นคนใจเย็น รับฟังความเห็นผู้อื่น มีความคิดแบบตรรกะ เป็นต้น
โดยทั่วไป ความรู้เราสามารถสอนกันได้ ทักษะอาจจะได้จากการฝึกฝน ส่วนคุณลักษณะไม่สามารถสอนกันได้ขั้นอยู่กับพฤติการแต่ละคน
ในหลายๆองค์กรจึงต้องแน้นเรื่องการสรรหาคนให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งก็เป็นการหาคุณลักษณะของคนนั้นๆให้สอดคล้องกับองค์กรนั้นเอง
ความแตกต่างระหว่าง JD, JS และ Competency
คําบรรยายลักษณะงาน (Job Description หรือ JD) คือ เอกสารแสดงหน้าที่ความ รับผิดชอบ ขอบเขตงานของตําแหน่งงาน
คุณลักษณะที่ต้องการ (Job Specification หรือ JS) คือ คุณสมบัติที่จําเป็น สําหรับดํารงตําแหน่งงานนั้น เช่น วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ การฝึกอบรม
สมรรถนะ (Competency) คือ ความรู้ (Knowlege) ทักษะ (Skills) และคุณ ลักษณะ (Attributes) ท่ีจําเป็นในการปฏิบัติงานใดงานหนึ่ง (Job Roles) ให้ประสบความ สําเร็จ
Sukhum Rattanasereekiat
Quality Management System Consultant.
บทความวันนี้ จะย้อนกลับมาเริ่มต้นที่เครื่องมือพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรบุคคล ซึ่งถ้าใครทำงานทางด้านนี้ย่อมจะรู้จักเครื่องมือชนิดนี้เป็นอย่างดี นั่นก็คือ คำบรรยายลักษณะงาน หรือบ้าง ก็เรียกว่า ใบพรรณนาหน้าที่งาน หรือ หลายบริษัทก็ใช้เป็นภาษาอังกฤษว่า Job Description และเรียกย่อๆ ว่า JD
JD เป็นเอกสารที่ระบุถึงขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงานหนึ่งๆ ในองค์กร รวมทั้งระบุถึงคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งงานนั้นๆ ด้วย ทั้งนี้ก็เพื่อให้มีความชัดเจนในการปฏิบัติงาน และบริหารงานบุคคลขององค์กร
ประโยชน์ของ JD ก็มีตั้งแต่
- ใช้ในการสรรหาว่าจ้าง และคัดเลือกคนเข้าทำงาน ให้ตรงกับคุณสมบัติที่ระบุไว้
- ใช้เป็นเครื่องมือในการมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เข้าทำงานใหม่ เพื่อไม่ให้เกิดอาการ “หลุด” ว่ามีบางงานไม่ได้แจ้ง พอมาแจ้งทีหลัง พนักงานก็อาจจะรู้สึกไม่ดีได้
- ใช้เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมของตำแหน่งงานนั้นๆ ว่า โดยมาตรฐานของตำแหน่งงานนี้แล้ว จะต้องอบรมความรู้และทักษะในการทำงานเรื่องใดบ้าง แล้วค่อยเอาไปเปรียบเทียบกับพนักงานที่ดำรงตำแหน่งอยู่ว่ามีทักษะนั้นๆ บ้างแล้วหรือยัง
- ใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินค่างาน และจัดระดับงาน เพื่อเป็นฐานในการบริหารค่าจ้างเงินเดือน อันนี้สำคัญมาก การจ่ายค่าจ้างตามหลัก Equal Pay for Equal Work นั้น อยู่บนพื้นฐานของงานที่รับผิดชอบมากกว่า อายุงาน หรืออาวุโสของคน ดังนั้น ตำแหน่งงานที่ต้องอาศัยความรู้ทักษะ และมีความรับผิดชอบมากกว่า ก็ควรจะได้ค่างานที่สูงกว่า
- ใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินผลงาน โดยกำหนดตัวชี้วัดผลงานได้จาก JD นี่แหละครับ สำหรับบริษัทที่ไม่ได้ใช้ระบบบริหารผลงานที่กระจายตัววัดตั้งแต่ระดับองค์กรลงมาจนถึงระดับพนักงาน ก็สามารถใช้ JD เป็นตัวช่วยในการกำหนดตัวชี้วัดผลงานได้อีกด้วย
- ช่วยกำหนด Competency ของงานได้ โดยเฉพาะ Functional Competency จะมาจากลักษณะของงานโดยตรงเลย ว่างานนี้จะต้องมีความรู้ ทักษะในการทำงานอย่างไรบ้าง และระดับใดบ้าง
- เอาไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำการสำรวจค่าจ้างเงินเดือน โดยเป็นตัวเปรียบเทียบงานระหว่างกัน ว่างานเหมือนกันหรือไม่ เพื่อจะได้นำข้อมูลเงินเดือนมาเปรียบเทียบกันได้อย่างถูกต้องตรงตามค่างาน
- ฯลฯ
จะเห็นว่าประโยชน์ของ JD นั้นมีมากมายก่ายกอง แต่ชาว HR เคยถามตัวเองหรือไม่ว่า เราใช้ประโยชน์จากมันอย่างเต็มที่แล้วหรือยัง ปัญหาที่ผมเคยพบมาบ่อยๆ สำหรับการทำงานเป็นที่ปรึกษาทางด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลก็คือ
- บริษัทมี JD แต่ทำไว้ตั้งแต่ 5 ปีที่แล้ว ไม่เคย Update เลย
- อ่าน JD ที่เขียนออกมาแล้ว ดูยังไงก็ดูไม่ออกว่า แต่ละตำแหน่งมันแตกต่างกันอย่างไร โดยเฉพาะตำแหน่งผู้จัดการ ก็จะเริ่มข้อ1 ว่า “วางแผนการดำเนินงาน” ข้อ2 ก็คือ “ควบคุมการทำงานให้ได้ตามแผนงานที่กำหนด” ข้อ 3 ก็ว่า “ตรวจสอบการทำงานของลูกน้องให้อยู่ในขอบเขตและเป้าหมาย” ฯลฯ และทุกตำแหน่งที่เป็นระดับผู้จัดการก็จะ copy ไปตามที่เขียนไว้ ผมถามว่า แล้วจะมีไปทำไมหลายๆ ตำแหน่ง ในเมื่องานเหมือนกันหมดทุกตำแหน่ง ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเขียน JD ในลักษณะนี้แล้ว เราจะไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ตามที่ว่ามาข้างต้นได้เลย เพราะเราจะไม่สามารถมองงานออกอย่างชัดเจนได้เลย
- ทำขึ้นเพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพต่างๆ ก็เลยทำไว้ เพื่อให้ตรวจสอบว่ามี
ปัจจุบันหลายๆ คนอาจจะเห็นว่า เรื่องของ JD นั้นมันล้าสมัยไปแล้ว แต่ลองทบทวนให้ดีนะครับ ว่า เราได้ใช้ประโยชน์จากมันเต็มที่สักแค่ไหน ดูเหมือนเป็นเรื่องที่ใกล้ตัว และไม่ได้สำคัญอะไร แต่ถ้าใช้ไม่ถูกทาง ก็เกิดปัญหาเยอะเหมือนกันนะครับ
สิ่งที่อยากสรุปไว้ตอนนี้ ก็คือ อยากให้นักบริหารบุคคลที่เข้ามาอ่านบทความนี้ ลองนั่งพิจารณาดูว่า เราได้ใช้ประโยชน์จาก JD ที่เก็บไว้ในแฟ้มของเรามากน้อยแค่ไหน เราอุตสาห์นั่งทำ นั่งติดตามคนอื่นให้เขียนส่งให้เรา แต่สุดท้ายก็มาเก็บไว้เฉยๆ ในแฟ้มให้ผุ่นเกาะหรือเปล่าครับ
ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร