ความแตกต่างระหว่าง “Invoice - Bill - Receipt”
“Invoice - Bill - Receipt” ต่างกันยังไง? ได้ยินบ่อย ๆ มันก็จะงงหน่อย ๆ รู้ไว้จะได้สื่อสารไม่พลาดนะครับ
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) กับใบเรียกเก็บเงิน (Bill) จะทำหน้าที่คล้ายกัน คือแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะต้องชำระเงิน แต่จะแตกต่างกันที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice) มักจะใช้กับสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายเป็นเงินเชื่อ ในใบก็จะกำหนดเวลาที่ต้องจ่ายเอาไว้ เช่น ใบแจ้งหนี้บัตรเครดิต ส่วนใบเรียกเก็บเงิน (Bill) มักใช้กับสินค้าหรือบริการที่ต้องชำระเงินทันทีที่ออกใบให้ เช่น บิลในร้านอาหาร
ส่วนใบเสร็จรับเงิน (Receipt) จะเป็นใบที่ออกให้ลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้รับชำระเงินถูกต้องแล้ว โดยอาจจะเป็นการชำระหนี้ตาม Invoice หรือจ่ายสดตาม Bill ก็ได้ครับ
ถ้าเข้าใจความแตกต่างของ 3 ใบนี้ ก็จะได้สื่อสารไม่สับสน และลดความผิดพลาดในการทำบัญชีไปได้นะครับ
สำหรับธุรกิจที่ขายสินค้าหรือบริการในรูปแบบเงินเชื่อ ที่ให้เครดิตเทอมนาน ๆ แต่ต้องการเพิ่มสภาพคล่องด่วน หรือเพิ่มเงินทุนหมุนเวียน ก็สามารถใช้บริการ “รับซื้อหนี้การค้า” (Factoring) ของ Lease It ได้ เพียงมีเอกสาร เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล หรือใบตรวจรับงาน ก็สามารถนำมาเบิกรับเงินกับ ลีซ อิท ได้สูงสุด 90% ของมูลค่าตามเอกสาร ไม่ต้องรอการชำระเงินที่ยาวนานอีกต่อไป
*******************************************
#เสิร์ฟความรู้ธุรกิจSME
ลีซ อิท ให้บริการสินเชื่อเฉพาะนิติบุคคล ที่เป็น หจก. หรือ บจก. เท่านั้น
ลีซ อิท พร้อมให้คำปรึกษาฟรี โทรด่วน 095-783-1595, 02-163-4255
สนใจสมัครสินเชื่อด่วน www.leaseit.co.th
#ลีซอิท #LeaseIT #SMEโตเร็วกับลีซอิท #LeaseITเคียงข้างSME
เชื่อว่าคุณผู้อ่าน ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คงเคยได้รับเอกสารนี้กันทุกคน เพราะในช่วงทุก ๆ สิ้นเดือนบริษัทผู้ให้บริการจะส่งเอกสารเพื่อเรียกเก็บค่าบริการที่เราติดค้างไว้ ไม่ว่าจะเป็น ค่าจ้าง ค่าบริการ เช่น ค่าโทรศัพท์, ค่าอินเตอร์เน็ต เราเรียกเอกสารนี้ว่า “ใบวางบิล” หรือ “ใบแจ้งหนี้” ครับ ด้วยเหตุนี้คุณผู้อ่านคงรู้สึกคุ้นเคยกับเอกสารนี้เป็นอย่างดี แต่เมื่อคุณต้องเป็นผู้ออกเอกสารให้กับลูกค้า คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่า
เอกสารเหล่านี้มีความสำคัญอย่างไร ควรมีรายละเอียดใดบ้าง และเมื่อออกเอกสารไปแล้วทั้งผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) และลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) จะต้องปฎิบัติอย่างไร
ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คืออะไร
Download ใบแจ้งหนี้-มาตราฐานบัญชี….
ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร
ก่อนอื่นมาทำความรู้จักกันก่อนว่าจริง ๆ แล้ว ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คืออะไร?ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน โดยในแต่ละบริษัทจะมีวันสำหรับการวางบิลที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถสอบถามวันจากฝ่ายบัญชีของลูกค้าได้โดยตรง
แต่ปัญหาที่มักพบบ่อยในการทำเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คือ ความผิดพลาดของการออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่าง ๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ประกอบได้รับเงินช้ากว่ากำหนดครับ
เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดดังกล่าว เรามาดูกันว่า
กระบวนการในการวาง ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง
สอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้า เรื่องกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัท
จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) หากมีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย
นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล ในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เอกสารสำเนาให้เรานำกลับมาครับ
รับเช็คตามวันที่กำหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ไปให้พร้อมเพื่อรับเงิน ทั้งนี้บางธุรกิจเอกสาร “ใบกำกับภาษี”
ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัดเตรียมและนำส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ในขั้นตอนที่ 3 ก็ได้
เอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ควรมีรายละเอียดใดบ้าง?
- ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบบางบิล/ใบแจ้งหนี้)
- ชื่อและที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
- เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์
- เลขที่ใบวางบิล
- ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร
- ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้)
- ชื่อและที่อยู่บริษัท
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา
- รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม
- วันครบกำหนดชำระเงิน
- ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร
ขั้นตอนการวางบิล
สำหรับ ชาวHR หรือ ผู้ประกอบการ ที่อยู่ ธุรกิจขนาดเล็ก SME ที่อาจไม่อยาก เสียเวลา ในการกรอก เอกสาร ภงด1 แบบกระดาษเอง ด้วยมือ เรามีตัวช่วยท่าน
OF Messenger จึงได้จัดทำ “Excel ใบแนบ_ภงด1” มาให้เพื่อนๆ ชาวผู้ประกอบการ SME ได้ Download ไปใช้
โดยมีวิธีการ ดังนี้
- Download File “Excel ใบแนบ_ภงด1” โดย Click!!!… ที่นี่
- กรอกข้อมูลพื้นฐานบริษัท ลง ไป ใน Sheet “Index” นี้ ในพื้นที่ สีเหลืองเท่านั้น อย่ายุ่งกับพื้นที่สีขาว สีเทา หรือสีอื่นๆ เป็นอันขาด
- กรอกข้อมูลพนักงาน ทั้งหมด ลง ไป ใน Sheet “Data” นี้ ในพื้นที่ สีเหลืองเท่านั้น อย่ายุ่งกับพื้นที่สีขาว สีเทา หรือสีอื่นๆ เป็นอันขาด
- เมื่อกรอกข้อมู้ลเสร็จ ให้ไปที่ Sheet “TaxForm2” ที่ Cell “CR14” ที่เป็นสีเหลืองอยู่ เปลี่ยนเลขหน้าจาก 1 เป็น 2 แล้ว Print ไปเลย [ทำเช่นนี้กับ หน้าต่อๆ ไป] ส่งคำถามได้ที่ www.Facebook.com/OutsourcingFactory
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount.com จึงได้ออกแบบให้ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารได้อย่างถูกต้อง ข้อมูลครบถ้วนพร้อมทั้งยังสามารถนำเอกสารใบวางบิล ไปสร้างเป็น ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินต่อไปได้โดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด สำหรับผู้ประกอบการการบริหารธุรกิจให้สามารถเก็บรายได้ตามวันที่คาดการณ์ไว้ การจัดทำเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากจัดทำเอกสารผิด ต้องแก้ไข อาจทำให้ได้รับเงินล่าช้า ส่งผลให้ไม่มีเงินสดเพียงพอในการดำเนินธุรกิจครับ
ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ OFmessenger.com ได้ที่
Facebook: facebook.com/ofmessenger