การสื่อสารในองค์กรเป็นชุดของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและจัดเตรียมการสื่อสารภายในและภายนอกทั้งหมดโดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างมุมมองที่ดีในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซึ่ง บริษัท ขึ้นอยู่กับ
[1]เป็นข้อความที่ออกโดยองค์กรองค์กรหน่วยงานหรือสถาบันต่อผู้ชมเช่นพนักงานสื่อพันธมิตรช่องทางและบุคคลทั่วไป องค์กรมุ่งมั่นที่จะสื่อสารข้อความเดียวกันเพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียในการที่จะส่งการเชื่อมโยงกัน ,
ความน่าเชื่อถือและจริยธรรม การสื่อสารในองค์กรช่วยให้องค์กรสามารถอธิบายพันธกิจรวมวิสัยทัศน์และคุณค่ามากมายเข้าด้วยกันเป็นข้อความที่สอดคล้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
แนวคิดของการสื่อสารในองค์กรอาจถูกมองว่าเป็นโครงสร้างการสื่อสารแบบบูรณาการที่เชื่อมโยงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ากับองค์กร
วิธีการและยุทธวิธี
กลุ่มหลักสามกลุ่มของการวางแผนงานและการสื่อสารเป็นกระดูกสันหลังของธุรกิจและกิจกรรมขององค์กรธุรกิจ เหล่านี้รวมถึงการสื่อสารการจัดการ , การสื่อสารการตลาดและสื่อสารองค์กร
- การสื่อสารด้านการจัดการเกิดขึ้นระหว่างฝ่ายบริหารและผู้ชมภายในและภายนอก เพื่อสนับสนุนการสื่อสารด้านการจัดการองค์กรต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารการตลาดและการสื่อสารในองค์กรเป็นอย่างมาก [ ต้องการอ้างอิง ]
- การสื่อสารการตลาดได้รับงบประมาณจำนวนมากในองค์กรส่วนใหญ่และประกอบด้วยการโฆษณาผลิตภัณฑ์จดหมายทางตรงการขายส่วนตัวและกิจกรรมการสนับสนุน
- สื่อสารองค์กรประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญในการประชาสัมพันธ์กิจการสาธารณะ, นักลงทุนสัมพันธ์ , การสื่อสารด้านสิ่งแวดล้อมบริษัท โฆษณาและการสื่อสารของพนักงาน
ความรับผิดชอบของการสื่อสารองค์กรคือ:
- เพื่อส่งเสริมโปรไฟล์ของ "บริษัท ที่อยู่เบื้องหลังแบรนด์" ( การสร้างแบรนด์ขององค์กร )
- เพื่อลดความคลาดเคลื่อนระหว่างเอกลักษณ์ที่ บริษัท ต้องการและคุณลักษณะของแบรนด์
- เพื่อมอบหมายงานในการสื่อสาร
- เพื่อกำหนดและดำเนินการตามขั้นตอนที่มีประสิทธิผลในการตัดสินใจในเรื่องการสื่อสาร
- เพื่อระดมการสนับสนุนภายในและภายนอกสำหรับวัตถุประสงค์ขององค์กร
- เพื่อประสานงานกับ บริษัท ธุรกิจระหว่างประเทศ
การศึกษาของคณะกรรมการการประชุมของ บริษัท ที่ใหญ่ที่สุดในสหรัฐฯหลายร้อยแห่งพบว่าเกือบร้อยละ 80 มีหน้าที่สื่อสารในองค์กรซึ่งรวมถึงความสัมพันธ์กับสื่อการเขียนคำพูดการสื่อสารกับพนักงานการโฆษณาขององค์กรและความสัมพันธ์กับชุมชน [2]ประชาชนมักจะเป็นตัวแทนจากองค์กรพัฒนาเอกชน (เอ็นจีโอ) ที่ได้รับการแต่งตั้งด้วยตนเองซึ่งระบุว่าตนเองมีปัญหาใดประเด็นหนึ่ง
บริษัท ส่วนใหญ่มีกลุ่มผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านสำหรับการสื่อสารกับผู้ชมที่แตกต่างกันเช่นการสื่อสารภายในการสื่อสารการตลาดนักลงทุนสัมพันธ์ความสัมพันธ์กับรัฐบาลและการประชาสัมพันธ์ [1]
ส่วนประกอบ
การสร้างแบรนด์องค์กร
แบรนด์องค์กรคือการรับรู้ของ บริษัท ที่รวมกลุ่มผลิตภัณฑ์หรือบริการสำหรับสาธารณะภายใต้ชื่อเดียวอัตลักษณ์ทางภาพที่ใช้ร่วมกันและชุดสัญลักษณ์ทั่วไป กระบวนการสร้างแบรนด์องค์กรเกี่ยวข้องกับการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและชื่อเสียงในเชิงบวกกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก จุดประสงค์ของการริเริ่มการสร้างตราสินค้าขององค์กรคือการสร้างรัศมีเชิงบวกให้กับผลิตภัณฑ์และธุรกิจของ บริษัท โดยให้ผลิตภัณฑ์และธุรกิจเหล่านั้นเกิดความประทับใจมากขึ้น
ในแง่ทั่วไปการวิจัยชี้ให้เห็นว่าการสร้างตราสินค้าขององค์กรเป็นกลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับ บริษัท ต่างๆที่จะดำเนินการเมื่อ:
- มี " ความไม่สมดุลของข้อมูล " ที่สำคัญระหว่าง บริษัท และลูกค้า [3]ลูกค้าได้รับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของ บริษัท น้อยกว่า บริษัท เอง
- ลูกค้ารับรู้ว่ามีความเสี่ยงสูงในการซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการของ บริษัท[4]
- คุณลักษณะของ บริษัท ที่อยู่เบื้องหลังแบรนด์จะเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ลูกค้ากำลังพิจารณาซื้อ[5]
เอกลักษณ์ขององค์กรและองค์กร
มีสองแนวทางในการระบุตัวตน:
- อัตลักษณ์ขององค์กรคือความเป็นจริงและเอกลักษณ์ขององค์กรซึ่งเกี่ยวข้องกับภาพลักษณ์และชื่อเสียงภายนอกและภายในผ่านการสื่อสารในองค์กร[6]
- เอกลักษณ์ขององค์กรประกอบด้วยลักษณะขององค์กรที่สมาชิกเชื่อว่าเป็นศูนย์กลางโดดเด่นและยั่งยืน นั่นคืออัตลักษณ์ขององค์กรประกอบด้วยคุณลักษณะที่สมาชิกรู้สึกว่าเป็นพื้นฐานของ (ศูนย์กลาง) และมีการอธิบายลักษณะเฉพาะขององค์กร (โดดเด่น) และยังคงอยู่ภายในองค์กรเมื่อเวลาผ่านไป (ยั่งยืน) " [7]
อัตลักษณ์สี่ประเภทสามารถแยกแยะได้: [8] [9]
- อัตลักษณ์ที่รับรู้: การรวบรวมคุณลักษณะที่ถูกมองว่าเป็นเรื่องปกติสำหรับความต่อเนื่องความเป็นศูนย์กลางและความเป็นเอกลักษณ์ขององค์กรในสายตาของสมาชิก
- อัตลักษณ์ที่คาดการณ์ไว้: การนำเสนอด้วยตนเองของคุณลักษณะขององค์กรที่แสดงออกมาในสัญญาณโดยนัยและชัดเจนซึ่งองค์กรถ่ายทอดไปยังผู้ชมเป้าหมายภายในและภายนอกผ่านการสื่อสารและสัญลักษณ์
- อัตลักษณ์ที่ต้องการ (เรียกอีกอย่างว่าอัตลักษณ์ "ในอุดมคติ"): ภาพในอุดมคติที่ผู้บริหารระดับสูงยึดถือว่าองค์กรสามารถพัฒนาไปสู่อะไรได้บ้างภายใต้การนำของพวกเขา
- อัตลักษณ์ประยุกต์: สัญญาณที่องค์กรถ่ายทอดทั้งโดยรู้ตัวและไม่รู้ตัวผ่านพฤติกรรมและความคิดริเริ่มในทุกระดับภายในองค์กร
ความรับผิดชอบขององค์กร
ความรับผิดชอบขององค์กร (มักเรียกว่าความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร ) ความเป็นพลเมืองขององค์กรความยั่งยืนและแม้แต่ระบบทุนนิยมที่ใส่ใจเป็นคำศัพท์บางคำที่เกี่ยวข้องกับสื่อข่าวและความพยายามทางการตลาดขององค์กรในฐานะผู้จัดรายการเพื่อให้ได้รับความไว้วางใจและความภักดีขององค์ประกอบ
ความรับผิดชอบขององค์กร (CR) ถือเป็นการเคารพผลประโยชน์ของสังคมโดยแสดงให้เห็นโดยการเป็นเจ้าของผลกระทบของกิจกรรมที่มีต่อหน่วยงานหลักรวมถึงลูกค้าพนักงานผู้ถือหุ้นชุมชนและสิ่งแวดล้อมในทุกส่วนของการดำเนินงาน ในระยะสั้น CR กระตุ้นให้ บริษัท มองข้ามผลกำไรแบบดั้งเดิมไปสู่ผลกระทบทางสังคมของธุรกิจ [10]
ชื่อเสียงขององค์กร
ชื่อเสียงคือการประเมินโดยรวมขององค์กรโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เป็นการรับรู้โดยรวมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับความสามารถขององค์กรในการตอบสนองความคาดหวังของตนไม่ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้จะสนใจซื้อผลิตภัณฑ์ของ บริษัท ทำงานให้กับ บริษัท หรือลงทุนในหุ้นของ บริษัท หรือไม่ [11]
การสื่อสารในภาวะวิกฤต
บางครั้งการสื่อสารในภาวะวิกฤตถือเป็นความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านย่อยของวิชาชีพการประชาสัมพันธ์ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องและปกป้องบุคคล บริษัท หรือองค์กรที่เผชิญกับความท้าทายต่อชื่อเสียงของสาธารณชน ความท้าทายเหล่านี้อาจมาในรูปแบบของการสอบสวนจากหน่วยงานของรัฐการกล่าวหาทางอาญาการสอบสวนของสื่อมวลชนการฟ้องร้องผู้ถือหุ้นการละเมิดกฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อมหรือสถานการณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสถานะทางกฎหมายจริยธรรมหรือการเงิน ของนิติบุคคล วิกฤตสำหรับองค์กรสามารถกำหนดได้ดังนี้: [10]
วิกฤตเป็นภัยพิบัติครั้งใหญ่ที่อาจเกิดขึ้นตามธรรมชาติหรือเป็นผลมาจากความผิดพลาดของ มนุษย์การแทรกแซงหรือแม้แต่เจตนาร้าย อาจรวมถึงการทำลายล้างที่จับต้องได้เช่นการทำลายชีวิตหรือทรัพย์สินหรือการทำลายล้างที่ไม่มีตัวตนเช่นการสูญเสียความน่าเชื่อถือขององค์กรหรือความเสียหายทางชื่อเสียงอื่น ๆ ผลลัพธ์ที่ตามมาอาจเป็นผลมาจากการตอบสนองของผู้บริหารต่อการทำลายล้างที่จับต้องได้หรือผลจากความผิดพลาดของมนุษย์ วิกฤตมักจะมีผลกระทบทางการเงินที่แท้จริงหรือที่อาจเกิดขึ้นกับ บริษัท และโดยปกติจะส่งผลกระทบต่อหลายเขตเลือกตั้งในตลาดมากกว่าหนึ่งแห่งการสื่อสารภายใน / พนักงาน
เมื่อขอบเขตของการสื่อสารเติบโตขึ้นหลาย บริษัท จึงสร้างฟังก์ชันความสัมพันธ์กับพนักงาน (ER) โดยมีพนักงานที่ทุ่มเทเพื่อจัดการสื่อจำนวนมากซึ่งผู้จัดการอาวุโสสามารถสื่อสารกันเองและกับคนอื่น ๆ ในองค์กรได้ การสื่อสารภายในศตวรรษที่ 21 เป็นมากกว่าบันทึกช่วยจำสิ่งพิมพ์และการออกอากาศที่ประกอบไปด้วย เป็นเรื่องของการสร้างวัฒนธรรมองค์กรตามค่านิยมที่ขับเคลื่อนความเป็นเลิศขององค์กร โดยทั่วไปผู้เชี่ยวชาญด้าน ER มักจะปฏิบัติหน้าที่อย่างน้อยหนึ่งในสี่บทบาทต่อไปนี้: [12]
- ประสิทธิภาพ: การสื่อสารภายในใช้เพื่อเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรเป็นหลัก
- ความหมายร่วมกัน: การสื่อสารภายในใช้เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างพนักงานเกี่ยวกับเป้าหมายขององค์กร
- การเชื่อมต่อ: การสื่อสารภายในส่วนใหญ่ใช้เพื่อชี้แจงความเชื่อมโยงของบุคคลและกิจกรรมของ บริษัท
- ความพึงพอใจ: การสื่อสารภายในใช้เพื่อปรับปรุงความพึงพอใจในงานทั่วทั้ง บริษัท
นักลงทุนสัมพันธ์
ฟังก์ชันนักลงทุนสัมพันธ์ (IR) ใช้โดย บริษัท ที่ซื้อขายหุ้นแบบสาธารณะในตลาดหลักทรัพย์ ใน บริษัท ดังกล่าวจุดประสงค์ของผู้เชี่ยวชาญด้าน IR คือการติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางการเงินในปัจจุบันและที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ นักลงทุนรายย่อยนักลงทุนสถาบันและนักวิเคราะห์การเงิน
บทบาทของนักลงทุนสัมพันธ์คือการปฏิบัติตามหน้าที่หลักสามประการ:
- ปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ชมทางการเงินที่สำคัญ
- มีส่วนช่วยในการสร้างและรักษาภาพลักษณ์และชื่อเสียงของ บริษัท
การประชาสัมพันธ์: การจัดการปัญหาและสื่อสัมพันธ์
บทบาทของผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ในหลาย ๆ ด้านคือการสื่อสารกับประชาชนทั่วไปในรูปแบบที่ตอบสนองผลประโยชน์ของ บริษัท PR จึงประกอบด้วยพื้นที่พิเศษมากมายที่ถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท สู่สาธารณะรวมถึงการสนับสนุนกิจกรรมการจัดการปัญหาและความสัมพันธ์กับสื่อ เมื่อดำเนินกิจกรรมประเภทนี้ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์จะต้องรวมข้อความขององค์กรที่กว้างขึ้นเพื่อสื่อถึงตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ของ บริษัท สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่ากิจกรรมประชาสัมพันธ์จะถ่ายทอดข้อความที่ทำให้ บริษัท เห็นความแตกต่างระหว่างคู่แข่งและตลาดโดยรวมในที่สุดขณะเดียวกันก็สื่อสารคุณค่าของ บริษัท ไปยังกลุ่มเป้าหมาย
การจัดการปัญหา
บทบาทสำคัญของผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์คือการทำให้ บริษัท เป็นที่รู้จักมากขึ้นในเรื่องลักษณะและคุณลักษณะที่สร้างความโดดเด่นของ บริษัท และความสามารถในการแข่งขันกับสาธารณชน ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ได้มีส่วนร่วมมากขึ้นในการช่วย บริษัท ต่างๆในการจัดการปัญหาเชิงกลยุทธ์ - ความกังวลของสาธารณชนเกี่ยวกับกิจกรรมของพวกเขาที่มักถูกขยายโดยกลุ่มผลประโยชน์พิเศษและองค์กรพัฒนาเอกชน บทบาทของผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์จึงประกอบด้วยการจัดการประเด็นต่างๆเช่น "ชุดของขั้นตอนขององค์กรกิจวัตรบุคลากรและประเด็นต่างๆ" [13]ปัญหาเชิงกลยุทธ์คือประเด็นที่บังคับให้ บริษัท ต้องจัดการกับมันเนื่องจากมี "ความขัดแย้งระหว่างกลุ่มที่ระบุตัวตนได้ตั้งแต่สองกลุ่มขึ้นไปในเรื่องขั้นตอนหรือสาระสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการกระจายตำแหน่งหรือทรัพยากร" [14]
สื่อมวลชนสัมพันธ์
เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับสื่อองค์กรต่างๆต้องปลูกฝังความสัมพันธ์เชิงบวกกับสมาชิกที่มีอิทธิพลของสื่อ งานนี้อาจได้รับการจัดการโดยพนักงานในแผนกสื่อสัมพันธ์ของ บริษัท หรือจัดการโดย บริษัท ประชาสัมพันธ์
โปรไฟล์ บริษัท / โฆษก
"ใบหน้าสาธารณะ" เหล่านี้ถือเป็นหน่วยงานในภาค / สาขาของตนและทำให้แน่ใจว่า บริษัท / องค์กรอยู่ในไฟแก็ซ
- การจัดการเนื้อหาของเว็บไซต์ขององค์กรและ / หรือจุดติดต่อภายนอกอื่น ๆ
- การจัดการสิ่งพิมพ์ขององค์กร - สำหรับโลกภายนอก
- การจัดการสื่อสิ่งพิมพ์
อ้างอิง
- ^ a b เรียล Cees BM van ; Fombrun, Charles J. (2007). สิ่งสำคัญของการสื่อสารในองค์กร: Abingdon & New York: Routledge ISBN 9780415328265
- ^ "การจัดการการสื่อสารองค์กรในสภาพอากาศที่มีการแข่งขัน"การศึกษาของคณะกรรมการการประชุมโดย Kathryn Troy, 1996
- ^ Nayyar, PR (1990) "ความไม่สมมาตรของข้อมูล: แหล่งที่มาของความได้เปรียบในการแข่งขันสำหรับ บริษัท ที่ให้บริการที่หลากหลาย",วารสารการจัดการเชิงกลยุทธ์ , 11: 513-519
- ^ Aaker, DA and Myers, JG (1991) Advertising Management , New York: Prentice-Hall
- ^ Brown, TJ and Dacin, PA (1997) "บริษัท และผลิตภัณฑ์: ความสัมพันธ์ขององค์กรและการตอบสนองต่อผลิตภัณฑ์สำหรับผู้บริโภค", Journal of Marketing , 61 (1): 68-84
- ^ Grey, ER และ Balmer, JMT (1998) การจัดการภาพลักษณ์องค์กรและชื่อเสียงขององค์กรลอนดอน: การวางแผนระยะยาว
- ^ แพรตต์, MG และโฟร์แมน, PO (2000) "Classifiying Managemential responses to multiple organizational identity", Academy of Management Review , 25 (1): 18-42)
- ^ Balmer, JMT (1997)อัตลักษณ์องค์กร: อดีตปัจจุบันและอนาคต, ศูนย์ระหว่างประเทศเพื่อการศึกษาเอกลักษณ์องค์กร , ชุดเอกสารการทำงาน 1997/4
- ^ Balmer, เจเอ็มทีและวิลสัน, A. (1998) "ของ บริษัท ประจำตัว: มีมากขึ้นไปกว่าตรงกับตา"การศึกษานานาชาติของผู้บริหารและองค์การ , 28 (3): 12-31
- ^ a b Argenti, PA (2009) Corporate Communication , New York: McGraw-Hill / Irwin
- ^ Charles, F. (1996) ชื่อเสียง: การตระหนักถึงคุณค่าจากภาพลักษณ์องค์กรบอสตัน: สำนักพิมพ์ Harvard Business School
- ^ Krone, K. , Jablin, FM และ Putnam, LL (1987) "ทฤษฎีการสื่อสารและการสื่อสารในองค์กร: มุมมองที่หลากหลาย" ใน FM Jablin et al (eds), Handbook of Organizational Communication , pp. 18-69, Newbury Park , CA: Sage Publications.
- ^ Dutton, J. และ Ottensmeyer, E. (1987) "ระบบการจัดการปัญหาเชิงกลยุทธ์: ฟอรัมหน้าที่และบริบท" Academy of Management Review , 12: 355-365
- ^ Cobb, BW และ Elder, CD (1972) การมีส่วนร่วมในการเมืองอเมริกัน: พลวัตของวาระการสร้างบอสตัน: Allyn และ Becon