เจ้าหน้าที่ประสานงาน ทำอะไรบ้าง

“ลองบอกหน่อยได้ไหมคะ ว่าการทำเว็บไซต์ต้องมีขั้นตอนอะไรบ้าง?” 

หนึ่งในคำถามที่ได้รับเมื่อครั้งที่มาสัมภาษณ์ในตำแหน่ง “Web Project Coordinator” หรือ “ผู้ประสานงานโครงการ” ของ Magnetolabs ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ปีที่แล้ว (2019) ตอนนั้นจำได้ดีว่ามีความตื่นเต้นไม่ต่างกับเด็กจบใหม่ หรืออาจจะมากกว่าด้วยซ้ำสำหรับเราในวัย 26 ปี เพราะในสายงาน Digital Marketing หรือความรู้ด้านเว็บไซต์ในตอนนั้นเรียกได้ว่าเท่ากับศูนย์ อย่างเดียวที่มั่นใจในตอนนั้นคือทักษะเรื่องการพูด

Project Coordinator หรือ ผู้ประสานงานมีหน้าที่ที่ต้องติดต่อสื่อสารกับคนอื่นอยู่ตลอดไม่ว่าจะจากภายนอก หรือภายในองค์กร มองกว้างๆ แล้วคือผู้ส่งสาร เป็นสื่อกลางในการรับส่งข้อมูลจากอีกฝ่ายไปยังอีกฝ่าย หรืออาจจะใกล้เคียงกับตำแหน่งที่เราคุ้นหูกันดีอย่าง AE หรือ Account Executive ที่มีหน้าที่คล้ายๆ กัน แตกต่างกันไปในแต่ละที่และรายละเอียดของงาน แต่ถ้ามีหน้าที่แค่บอกต่อข้อความหรือคำสั่ง เราใช้เครื่องมืออะไรก็ได้ในทุกวันนี้ที่มีให้เลือกมากมาย ไม่จำเป็นต้องใช้คนหรือมีตำแหน่งนี้เข้ามาในทีม 

แล้วอะไรคือหน้าที่ของ Project Coordinator และอะไรคือสิ่งที่ได้กลับมาในสายงานนี้กับระยะเวลา 1 ปีที่ Magnetolabs บทความนี้เราจะมาเล่าให้ฟังค่ะ

1. Soft skill สำคัญมากกว่าที่คิด

ทักษะการพูด หรือการสื่อสารสำคัญกับทุกตำแหน่ง ทุกอาชีพ และทุกองค์กร ไม่ใช่แค่พูดเก่ง พูดเยอะ แล้วจะนับว่าเป็นผู้สื่อสารที่ดี แต่ Soft skill ในที่นี้หมายรวมถึงการทำงานเป็นทีม ปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น การเข้าสังคม การปรับตัว และการปฏิบัติกับผู้อื่นอย่างให้เกียรติ ซี่งสำคัญและมีผลอย่างมากในตำแหน่งนี้ หรือในงานที่ต้องติดต่อสื่อสารกับคนมากมาย เปรียบเทียบร้านอาหารตามสั่ง 2 ร้านที่รสชาติไม่ต่างกัน ราคาพอๆ กัน แต่ร้านหนึ่งแม่ค้ายิ้มแย้มแจ่มใส เป็นมิตรอยู่เสมอกับอีกร้านที่แม้แต่ถามราคาก็โดนดุกลับมาแล้ว เป็นคุณอยากจะเข้าร้านไหนมากกว่ากัน 

2. Hard skill สำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน

แน่นอนว่าความรู้และความเชี่ยวชาญในเนื้องานก็ไม่ได้สำคัญน้อยไปกว่ากันเลย หากแม่ค้าแสนใจดีแต่ทำกับข้าวไม่ได้อร่อยไปกว่าเราเจียวไข่กินเอง ร้านนั้นก็อาจจะไม่ใช่ตัวเลือกของลูกค้า แล้ว Project Coordinator ที่เป็นตัวกลางจะต้องรู้อะไรบ้าง? 

สำหรับเราคือรู้ตั้งแต่ต้นน้ำ จนถึงปลายน้ำ เพราะเราไม่ได้เป็นเครื่องส่งอีเมลที่แค่รับและส่งสารแล้วจบไป แต่เราต้องเริ่มตั้งแต่

1.ทำความเข้าใจกับขอบเขตงาน

2.การกำหนดระยะเวลาทำงาน

3.การทำงานทำให้เป็นไปตามที่เรากำหนด รวมถึงการแก้ปัญหาให้ลูกค้าที่เจออยู่แทบทุกวัน

เราคือประตูด่านแรกที่ลูกค้าจะเปิดเข้ามา ถ้าเราไม่รู้อะไรเลยเราก็เป็นเพียงแค่เครื่องส่งอีเมล 

อาจจะไม่ต้องรู้ไปจนถึงเขียน code ได้เหมือน Developer ออกแบบได้เหมือน Designer แต่เราต้องรู้ในภาพรวมว่าแต่ละ process ของงานคืออะไร พื้นฐานของแต่ละส่วนประกอบด้วยอะไรบ้าง รวมไปถึงการแก้ปัญหาและตอบคำถามลูกค้าได้อย่างครบถ้วน 

การมีความรู้เรื่อง Design ไว้จะช่วยชีวิตได้มาก และในความเป็นจริงแล้ว Developer ก็ไม่ได้พูดไม่รู้เรื่องสักหน่อย

ตำแหน่งคิงและควีนของทีมก็คงไม่พ้นสองตำแหน่งนี้คือ UX/UI Designer ที่ต้องวิเคราะห์และออกแบบเว็บไซต์ กับ Web Developer ที่ต้องสร้างงานที่ Designer ทำไว้ให้เกิดขึ้นจริง แล้วถามว่า Project Coordinator เกี่ยวอะไรกับสองตำแหน่งนี้ คำตอบคือการช่วย Support 

สำหรับทีมเว็บของ Magnetolabs เราไม่ได้แค่รับบรีฟจากลูกค้าแล้ว assign งานให้ทีมคือจบกัน สิ่งที่ทำร่วมกับทีมคือการสนับสนุน ในจุดที่เราทำได้เพื่อให้ทีมทำงานได้ง่ายที่สุด เพราะมันส่งผลไปถึงปลายทางที่งานจะสำเร็จออกมาได้ดีและตรงกำหนด แต่แน่นอนว่าในเนื้องานเหล่านั้นไม่สามารถที่จะเข้าใจได้ในเวลาอันสั้น แต่ประสบการณ์ ความอยากที่จะพัฒนา และการเรียนรู้สิ่งที่นอกเหนือจากงานของเราย่อมทำให้เก่งขึ้นได้อยู่แล้ว 

3. เริ่มต้นเรียนรู้ ด้วยการยอมรับว่าไม่รู้ 

การย้ายสายงานไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับทุกวันนี้ เราเองก็กระโดดข้ามจากสิ่งที่เรียนหรือเคยทำมาแบบที่ว่าไม่ได้ใกล้เคียงกันเลยแม้แต่น้อย เพราะฉะนั้นในด้านการเรียนรู้และพัฒนาตัวเองถือเป็นโจทย์ใหญ่ที่สุดที่เราต้องเจอ 

ก่อนจะเรียนรู้อะไรเราควรเริ่มจากทำความเข้าใจและยอมรับก่อนว่า “เรานั่นเป็นผู้ไม่รู้” นั่นคือการเปิดประตูด่านแรกเพื่อที่จะไปเจอประตูบานต่อๆ ไป ให้เราเรียนรู้ได้อย่างไม่จบสิ้น 

สิ่งหนึ่งที่ช่วยผลักดันให้เราเก่งขึ้นได้คือความช่วยเหลือและแบ่งปันความรู้ของสมาชิกทุกคน บาง resourse ที่เราไม่รู้ เช่น เรื่องโทนสีต่างๆ ในการ design อ่านบทความพูดจาภาษาสีกับดีไซน์เนอร์ บางคำศัพท์ที่เราไม่เข้าใจโดยเฉพาะภาษาโปรแกรมเมอร์ อ่านบทความเรียนรู้ “ภาษาโปรแกรมเมอร์” เรียนรู้ศัพท์เทคนิคโปรแกรมเมอร์ที่คุณควรรู้ หรือแม้แต่เรื่องอื่นทั่วไปที่เรายังขาดอยู่ แน่นอนว่าการเริ่มต้นด้วยคำถามจากผู้รู้ ก็มักจะได้กลับมาเป็นความรู้ที่เพิ่มขึ้นเสมอ แต่ก็อย่าลืมว่าการถามเป็นเพียงการหาความรู้รูปแบบหนึ่งที่ง่ายและเร็ว แต่การขวนขวายหรือเพิ่มเติมมันด้วยตัวเองก็สำคัญ

4. “ค่าา ได้ค่า” อย่างเดียวไม่ได้นะคะ 

รวมไปถึง ฆ่า ได้ ฆ่า ก็ไม่ได้เหมือนกันนะ ในที่นี้หมายถึงการตกปากรับคำต่างๆ ที่อาจจะมากเกินไปกว่าขอบเขตงานของเรา และแน่นอนว่าทีมคือผู้ที่ต้องทำสิ่งเหล่านั้น ในช่วงแรกเราไม่กล้าที่จะปฏิเสธหรือตัดสินใจบางเรื่อง แต่เมื่อผ่านไปก็เริ่มจับจุดได้ว่า เราก็ไม่จำเป็นต้องปัดตกในทุกอย่าง แต่เราแก้ปัญหานั้นด้วยการช่วยหาทางออกอื่นได้ เราคิดว่าตรงนี้ส่งผลดีทั้งกับตัวเราเอง กับทีม กับบริษัท และกับลูกค้าด้วยเช่นกัน ที่บางปัญาหาเราก็ต้องแจ้งไปโดยตรงว่าเราไม่สามารถทำให้ได้ แต่เราก็ยินดีที่จะแนะนำหรือหาทางออกอื่นให้ เพื่อให้ปัญหาต่างๆ จบลงได้ดี 

5. รู้ทันอารมณ์มากขึ้นโดยไม่รู้ตัว เมื่อต้องใช้ความเข้าใจกับทุกอย่าง

แน่นอนอยู่แล้วว่าเราต้องเจอกับอารมณ์ ความกดดัน และหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบตั้งแต่หัวจรดหาง ความเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนสำหรับตัวเองคือเรามีความเข้าใจในความแตกต่างของคนมากขึ้น ความแตกต่างของแต่ละงาน เข้าใจในความแตกต่างของปัญหาที่อาจจะเป็นเรื่องเดียวกันแต่คนละมุมมอง คนละหน้าที่ก็สามารถตีความไปได้แตกต่างกันไป อาจดูเหมือนไม่ได้เกี่ยวข้องแต่เราเรียนรู้สิ่งเหล่านี้ได้จากการมองงานในภาพกว้าง เพื่อเข้าใจก่อนว่าเรากำลังเดินไปหาอะไร หรือเป้าหมายจริงๆ คืออะไร เพื่อที่เราจะได้ไม่หลงทางและเสียเวลาไปกับการแก้ไขจุดเล็กจุดน้อย จนลืมไปว่าจริงๆ แล้วทั้งหมดที่เรากำลังทำนั้นเพื่ออะไร 

สรุป 

งาน Project Coordinator ได้ให้บทเรียนอะไรกับเราในหลายๆ อย่าง เช่น

• สื่อสารให้เป็นมากกว่าพูดให้เยอะ
• ความรู้คือพื้นฐานของทุกการทำงาน
• เริ่มต้นเรียนรู้ด้วยการเปิดใจ 
• ช่วยเหลือด้วยการแนะนำ
• ทุกอย่างมองได้มากกว่า 1 มุมเสมอ

การที่เราเป็นตัวกลางในการเชื่อมแต่ละจิ๊กซอว์เข้าด้วยกัน ความรู้ในเนื้องานอย่างเดียวคงไม่พอ การเข้าใจในทีม เข้าใจในปัญหา ก็เป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน การเป็น Project Coordinator จึงไม่ได้หมายถึงการจับงานชนงาน แต่มันคือการเชื่อมกันระหว่างทีม การสื่อสารระหว่างองค์กร รวมถึงการเป็นตรงกลางเพื่อช่วยให้ทุกฝ่ายทำงานไปได้อย่างราบรื่นที่สุด และแน่นอนว่าองค์ประกอบเหล่านี้เกิดขึ้นด้วยตัวเราเพียงคนเดียวไม่ได้ ทีมคือส่วนผสมหลักที่ช่วยกันผลักดันให้มันเกิดขึ้นจริง 

พอมองย้อนกลับไปมองตัวเองในปีที่แล้วก็คิดว่าเราตัดสินใจถูกที่ก้าวออกมาจาก Comfort Zone ของตัวเอง เพราะในช่วงเวลา 1 ปีที่ Magnetolabs เราได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ อยู่เสมอ รวมถึงความท้าทายใหม่ๆ เข้ามาทั้งตัวงานและผู้คน แน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้จะผลักดันให้เราได้เป็นคนที่เก่งและแกร่งขึ้นได้ในสายงานนี้ 

ถ้าเพื่อนๆ อ่านมาถึงตรงนี้แล้วอยากเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของทีม Magnetolabs สามารถไปเข้าดูตำแหน่งเปิดรับได้ที่ Career ได้เลยค่ะ

ประสานงาน คืองานอะไร

ประสานงาน ต้องจบอะไร

โคออดิเนเตอร์ คืออะไร