ในช่วงสองเดือนที่ผ่านมาผู้เขียนได้มีโอกาสทำโปรเจคที่ต้องมีการติดต่อกับพาร์ทเนอร์ชาวต่างชาติอยู่ตลอดเวลา ซึ่งตอนแรกที่ผู้เขียนรู้ว่าจะต้องทำงานกับชาวต่างชาติก็จะมีความกังวลเรื่องการสื่อสารอยู่บ้าง กลัวว่าจะคุยงานกันไม่รู้เรื่องหรืออาจจะเกิดความเข้าใจผิดกันจนทำให้ความสัมพันธ์แย่ลง แต่ยังไงก็ตามถึงจะมีอุปสรรคอยู่บ้าง โปรเจคที่ว่าก็เสร็จตามแผนและจบลงด้วยดีนะคะ (555)
ผู้เขียนเชื่อว่ายังมีอีกหลายท่านที่รู้สึกกังวลเหมือนกับผู้เขียนเวลาต้องทำงานกับชาวต่างชาติ
ซึ่งการทำงานในที่นี้ไม่จำเป็นต้องเป็นการทำงานของที่บริษัท อาจจะเป็นงานโปรเจคของที่โรงเรียนหรือมหาวิทยาลัยก็ได้ วันนี้ผู้เขียนจึงขอมาเล่าให้ฟังถึงหลุมพรางการสื่อสารและวิธีแก้ไขที่ผู้เขียนได้ลองใช้เอง โดยสิ่งที่นำมาแชร์จะเกี่ยวข้องกับภาษาอังกฤษเยอะหน่อยนะคะ เพราะเป็นภาษาที่ผู้เขียนและเชื่อว่าคนส่วนใหญ่ใช้ในการสื่อสารกับชาวต่างชาติ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์แก่ท่านผู้อ่านไม่มากก็น้อยนะคะ
1. ต้องมีความชัดเจน
เวลาที่ทำงานกับชาวต่างชาติ
ภาษาอังกฤษมักจะเป็นภาษาหลักที่ใช้ในการสื่อสาร เนื่องจากภาษาอังกฤษเป็นภาษาที่เป็นสากลและมีความตรงไปตรงมา หลายคนคงอาจคิดว่าการสื่อสารด้วยภาษานี้จะสามารถป้องกันการเข้าใจผิดได้ แต่ทว่าการที่เราคิดอย่างนั้นกลับทำให้เกิดช่องโหว่ในการสื่อสารได้ง่าย
พอเราคิดแต่จะพึ่งลักษณะของตัวภาษา เราก็มักจะลืมสื่อสารรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ไป โดยคิดไปเองว่าเขียนหรือพูดแค่นี้ก็คงพอ แต่เราควรจำไว้ว่าด้วยความแตกต่างในความเชี่ยวชาญทางภาษาและความแตกต่างทางวัฒนธรรมก็อาจทำให้เกิดการตีความที่แตกต่างของสารหากข้อความที่ส่งไม่ชัดเจนเพียงพอ
ยกตัวอย่างง่าย ๆ เช่น การแจ้งเวลาส่งงาน หากเราบอกไปแค่ “I will sent it to you shortly” มีโอกาสสูงที่อีกฝ่ายจะเข้าใจคำว่า shortly ไม่เหมือนเรา เราอาจจะหมายถึงพรุ่งนี้ในขณะที่อีกฝ่ายเข้าใจว่าเราจะส่งงานให้เขาในอีกไม่กี่ชั่วโมง เพื่อป้องกันการเข้าใจผิดผู้เขียนจะเตือนตัวเองอยู่เสมอว่าให้สื่อสารให้ชัดเจนที่สุดและไม่ทิ้งช่องว่างให้เกิดการตีความได้
เพราะฉะนั้นถ้าเป็นตัวอย่างข้างต้น เราจะสามารถพิมพ์หรือพูดแทนได้ว่า “I will sent it to you tomorrow within 10 a.m. (Thai Time)” ซึ่งถ้าสังเกตจะเห็นว่าเราชัดเจนได้ขนาดที่ระบุด้วยว่า 10 โมงคือเวลาไทยไม่ใช่เวลาของประเทศที่อีกฝ่ายอยู่ หรือถ้าเราเป็นผู้รับสารและได้รับสารที่ไม่ชัดเจน เราก็สามารถถามกลับไปยังผู้ส่งสารเพื่อตรวจสอบความเข้าใจของเราได้เช่นกัน
2.
สื่อสารเจตนา
เชื่อมโยงจากข้อที่แล้ว ด้วยลักษณะที่ตรงไปตรงมาของภาษาอังกฤษบวกกับการสื่อสารแบบออนไลน์ที่ทำให้เราไม่สามารถรับรู้ถึงสัญญาณทางสังคมต่าง ๆ ได้ บ่อยครั้งที่ข้อความที่เราส่งหรือสิ่งที่เราพูดไปอาจมีความห้วนและดูไร้อารมณ์จนทำให้ผู้รับสารรู้สึกเหมือนกำลังถูกโจมตีทั้ง ๆ ที่เราไม่ได้มีเจตนาเช่นนั้น ฉะนั้นเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดเราควรทำให้อีกฝ่ายรับรู้ถึงเจตนาของเราเวลาที่สื่อสาร
ยกตัวอย่างเช่น เวลาที่ถามถึงความคืบหน้าของงาน แทนที่จะถามแค่ว่า “How are you progressing with the work?” ซึ่งอาจทำให้อีกฝ่ายรู้สึกเหมือนโดนเร่งและถูกหาว่าทำงานช้า เราสามารถเขียนหรือพูดได้ว่า “I am just checking in to see if you need my help. How are you progressing with the work?” เป็นการให้เหตุผลประกอบเพื่อทำให้อีกฝ่ายรู้ว่าที่เราถามก็แค่เพราะอยากจะช่วย
3. Visualization
ข้อสุดท้ายนี้เป็นเทคนิคที่ตัวผู้เขียนเองก็ยังพยายามฝึกอยู่ ซึ่งถ้าใครทำได้ดีมันก็จะเป็นอาวุธที่ทรงพลังมากในการสื่อสาร เทคนิคที่ว่าก็คือการทำ visualization
หรือการทำให้เรื่องที่คุยกันออกมาเป็นสิ่งที่ทุกคนมองเห็นได้เหมือนกันและพร้อม ๆ กัน ถ้าในการคุยกันแบบ face-to-face การเขียนบทสนทนาขึ้นบนกระดานหรือลงบนกระดาษก็จะถือว่าเป็นการทำ visualization
ถ้าในการคุยแบบออนไลน์โดยเฉพาะผ่านวีดีโอคอล เดี๋ยวนี้โปรแกรมส่วนใหญ่ เช่น Zoom สามารถให้เราแสดงหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้คู่สนทนาของเราเห็นได้ ฉะนั้นเราก็สามารถพิมพ์สิ่งที่คุยกันลงบนหน้าเปล่าของโปรแกรม เช่น Microsoft Word หรือ PowerPoint และแสดงหน้าจอของเราให้คู่สนทนาเห็นไปพร้อม ๆ กันได้
การใช้เทคนิคนี้จะช่วยให้เราจับความเข้าใจผิดได้เร็วเพราะเราจะเห็นได้ทันทีว่าสิ่งที่ถูกเขียนออกมาตรงกับสิ่งที่เราสื่อหรือเข้าใจหรือไม่ ถือเป็นการช่วยป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดจากการตีความที่แตกต่าง รวมถึงจากปัญหาการออกเสียงที่ไม่ชัดเจนของเรา หรือปัญหาที่อาจเกิดจากสัญญาณอินเตอร์เน็ตขัดข้อง นอกจากนี้ Visualization ยังเป็นการสรุปสิ่งที่คุยกันไปในตัว โดยเราสามารถย้อนกลับมาดูและอ้างถึงเวลาทำงาน
หวังว่าท่านผู้อ่านจะนำเทคนิคง่าย ๆ เหล่านี้ไปลองใช้กันดูนะคะ มันอาจจะดูเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ถ้าทำได้ การสื่อสารระหว่างเรากับผู้อื่นโดยเฉพาะกับชาวต่างชาติก็จะราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากท่านไหนมีเทคนิคอื่น ๆ ที่ได้ลองใช้แล้ว ได้ผลดี สามารถนำมาแบ่งปัน หรือแชร์ประสบการณ์ ให้ทีมงานของเราหรือ ผู้อ่านท่านอื่น ๆ ได้เช่นกันนะคะ
——————-
> Subscribe เพื่อติดตามข่าวสารน่าสนใจ และบทความแนะนำที่คนทำงานไม่ควรพลาด:
//asian-identity.com/hr-egg-th/subscribe
> ติดต่อเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือคุยกับที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคล:
//asian-identity.com/hr-egg-th/contact
Credit: Photo by Adam Solomon from Unsplash
Suggest Section
Identity Leadership Journey (for TH)
ในคอร์สนี้ คำว่า Leadership หมายถึงการ “Lead the Self” กล่าวคือการนำพาตนเองไปข้างหน้าอย่างเต็มกำลัง เป็นคอร์สที่จัดขึ้นเพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้ค้นหาว่าอะไรที่เป็นหลักการหรือความเชื่อซึ่งตนยึดถืออย่างมั่นคง กำหนดวิสัยทัศน์ และพัฒนาตนขึ้นเป็นผู้นำซึ่งสามารถขับเคลื่อนองค์กรได้
ดูข้อมูลเพิ่มเติม
Latest Events
[Free Event] Philosophy & Recruiting: วัฒนธรรมองค์กรนำคนที่ใช่มาให้คุณ
6 Oct 2022, Online
IDENTITY LEADERSHIP JOURNEY (for TH) #Batch 23
2-3 Nov 2022
IDENTITY LEADERSHIP JOURNEY (for JP) #Batch 24
25-26 Nov 2022
Manager’s Dilemma – Management Simulation Board Game (for TH)