คําสั่งสร้างงานเอกสารจากแม่แบบ

สำหรับท่านที่มีปัญหาในการจัดพิมพ์เอกสารที่มีเนื้อหาเหมือนกันแต่แตกต่างกันเพียงบางส่วน เช่น คำขึ้นต้น ชื่อ ตำแหน่ง เช่น วุฒิบัติ ซองจดหมาย บัตรเชิญ การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word อาจเป็นอีกทางเลือกในการแก้ปัญหาของท่านได้

สำหรับท่านที่มีปัญหาในการจัดพิมพ์เอกสารที่มีเนื้อหาเหมือนกันแต่แตกต่างกันเพียงบางส่วน เช่น คำขึ้นต้น ชื่อ ตำแหน่ง เช่น วุฒิบัติ ซองจดหมาย บัตรเชิญ การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word อาจเป็นอีกทางเลือกในการแก้ปัญหาของท่านได้

ขั้นตอนในการทำจดหมายเวียน

1. สร้างเอกสารหลัก

สร้างเอกสารที่มีเนื้อหาที่ต้องการเช่นเดียวกับการสร้างเอกสารทั่วไป โดยให้เว้นส่วนที่ต้องการแทนที่ไว้ ตัวอย่าง

จากนั้นทำตามขั้นตอน ดังนี้

1. เปิดไฟล์เอกสารหลัก(Word)ที่ต้องการสร้างจดหมายเวียน

2. เลือกคำสั่ง Mailings   

3. เลือก Start Mail Merge   

4. เลือก Step by Step Mail Merge Wizard

ขั้นตอน Step by Step Mail Merge Wizard มี 6 Step

Step 1 of 6

5.เมนูทางขวามือ เลือก letter 

6.เลือก Next:Starting document

Step 2 of 6

 7.  เลือก Use the current document (เพื่อใช้เอกสารปัจจุบันเป็นจดหมาย)

8.เลือก Next: Select recipients 

 Step 3 of 6

9.เลือก Use and existing list (ใช้รายชื่อที่มีอยู่)

10.เลือก Browse
       เลือกไฟล์เอกสาร excel ที่ได้ทำการสร้างไว้ และเลือก Sheet ที่ต้องการ

11. Next: Write your letter

Step 4 of 6

 จากนั้นทำการเพิ่มฟิล์ดลงในตำแหน่งเอกสาร โดยมีขั้นตอนดังนี้

• • 1. คลิกเมาส์วางตำแหน่งที่ต้องการเพิ่มฟิลด์
    2. คลิก More Items(เพื่อเลือกข้อมูลที่จะมาวาง)
    3. คลิกเลือกฟิล์ดที่ต้องการ
    4. คลิกปุ่ม Insert  (สามารถทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-4 ถ้ามีหลายฟิลด์)
    5. คลิกปุ่ม Close

Step 5 of 6

คลิก Preview Resultแสดงตัวอย่างจดหมายเวียนที่สร้างขึ้น เช็คดูจดหมายที่พร้อมพิมพ์ ทางขวามือ โดยคลิก << หรือ >> เพื่อเดินหน้า หรือ ถอยหลังตามรายชื่อที่ 1  2 3 4 และ 5 ว่าเป็นไปตามที่ต้องการหรือไม่  

จากนั้น คลิก Next: Complete the merge  ทำการผสานให้เสร็จสิ้นสมบูรณ์

Step 6 of 6

คลิก Edit individual letter เพื่อผนวกจดหมายเข้ากับรายชื่อ จะปรากฏเมนูให้เลือก เลือก All (เพื่อผนวกทั้งหมด หรือเลือกหัวข้ออื่น แล้วแต่กรณี) OK  จะแสดงจดหมายหลายฉบับโดยรายชื่อเปลี่ยนไป

    ส่วนมากการทำงานอันดับแรกในโปรแกรม Microsoft Word ก็คือ การสร้าง เอกสารที่ตรงกับความต้องการขึ้นมาใช้งาน ซึ่งการสร้างเอกสารก็สามารถทำได้ ดังนี้

  1   การสร้างเอกสารเปล่า

  1.1    คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >เอกสารเปล่า (Blank document)

  1.2    คลิกปุ่ม สร้าง (Create)หลังจากนั้นเอกสารใหม่ก็จะถูกสร้างขึ้นมา

 2    การสร้างเอกสารจากแม่แบบ

     เป็นการสร้างเอกสารจากแม่แบบสำเร็จรูปที่มีอยู่ในโปรแกรม ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

     2.1    คลิกปุ่ม แฟ้ม (File) >สร้าง (New) >ตัวอย่างแม่แบบ (Sampletemplates)

 2.2    เลือกแม่แบบที่เราต้องการ

 2.3    คลิกปุ่ม สร้าง (Create)