นายจ้างแจ้งออกประกันสังคมผิด

วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมแบบง่ายๆ สำหรับ HR มือใหม่

การดูแลพนักงานให้ได้รับสิทธิพื้นฐานตามกฏหมายเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของ HR ซึ่งจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น อาจกลายเป็นความผิดเนื่องจากไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฏหมายแรงงานได้

โดยเฉพาะการแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าประกันสังคม ซึ่งนับเป็นเรื่องพื้นฐานที่ HR ทุกคนควรทราบ!

บทความนี้ Cigna จะมาแนะนำวิธีแจ้งเข้าประกันสังคมแบบง่ายๆ สำหรับ HR มือใหม่ เพื่อสิทธิที่พึงมีสำหรับพนักงานภายในองค์กร!

วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมต้องทำอย่างไรบ้าง?

วิธีแจ้งเข้าประกันสังคมในปัจจุบันนั้นไม่ยุ่งยากเหมือนกับสมัยก่อนอีกต่อไป เนื่องจากทาง HR สามารถดำเนินการผ่านช่องทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว

โดยมีวิธีการดำเนินการด้วยกัน ดังนี้

1. ลงทะเบียนขอทำธุรกรรมกับสำนักงานประกันสังคมผ่านอินเทอร์เน็ต

   อันดับแรกต้องลงทะเบียนเพื่อขอทำธุรกรรมกับสำนักงานประกันสังคมผ่านอินเทอร์เน็ตเสียก่อน โดยมีวิธีการลงทะเบียน ดังนี้

   • เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม เลือกหัวข้อ “สถานประกอบการ”
   • เลือก “ขอทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ต” กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนเพื่อลงทะเบียน สปส. 1-05
   • ระบบจะส่งแบบลงทะเบียน (สปส. 1-05) กลับทาง Email เพื่อพิมพ์แบบลงทะเบียนส่งสำนักงานประกันสังคม
   • ผู้มีอำนาจลงนาม ประทับตรา พร้อมด้วยพยาน 2 ท่าน
   • สำนักงานประกันสังคมอนุมัติส่ง User-ID ให้ทาง Email

   เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถดำเนินการต่างๆ เกี่ยวกับสำนักงานประกันสังคมผ่านช่องทางออนไลน์ได้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว

2. วิธีแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบประกันสังคม

   เมื่อลงทะเบียนขอทำธุรกรรมผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทาง HR สามารถแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบประกันสังคมได้ ดังนี้

   • เข้าเว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม เลือกหัวข้อ “สถานประกอบการ”
   • เลือกเมนู “ทะเบียนผู้ประกันตน” จากนั้นกรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน
   • เลือกเมนู “ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน/แจ้งรับผู้ประกันตนเข้าทำงาน” เพื่อรับแบบฟอร์ม สปส.1-03

   โดยจำเป็นจะต้องใช้หลักฐานด้วยกัน ดังนี้

   • แบบฟอร์มขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) พร้อมกรอกข้อมูลให้เรียบร้อย
   • บัตรประจำตัวประชาชนหรือหลักฐานอื่นๆ ที่สามารถแสดงตัวตนได้
   • ใบอนุญาตทำงาน สำเนาหนังสือเดินทาง หรือใบสำคัญประจำตัวคนต่างด้าว ในกรณีผู้ประกันตนไม่ใช่ชาวไทย
   • ลูกจ้างที่เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนมาแล้วให้แจ้งการขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03/1) ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน

   จากนั้น ระบบจะส่งข้อมูลไปยังสำนักงานประกันสังคม เพียงเท่านี้ก็สามารถแจ้งรายชื่อพนักงานเข้าระบบได้เป็นที่เรียบร้อย

3. วิธีการชำระและส่งข้อมูลเงินสมทบ ประกันสังคม

   โดยปกติเมื่อแจ้งเข้าประกันสังคมแล้ว ทางบริษัทจะต้องหักเงินสมทบในส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้างแล้วนำส่งเอกสารผ่านเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม

   จากนั้น ให้เลือกวิธีการนำส่งข้อมูลการส่งเงินสมทบและรายละเอียดการชำระ โดยสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้

   • นำส่งข้อมูลผ่านสำนักงานประกันสังคมประจำพื้นที่ด้วยตนเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์โดยชำระเป็นเงินสดหรือเช็ค
   • ชำระเงินผ่านธนาคารกรุงไทย ธนาคารกรุงศรีอยุธยา หรือธนาคารธนชาต ภายในจังหวัดที่บริษัทจัดตั้งอยู่ จากนั้น ให้ส่งข้อมูลการชำระผ่านเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม

   โดยทั้งหมดนี้ต้องดำเนินการภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ยกเลิกประกันสังคม ทำอย่างไรเมื่อ “พนักงานแจ้งลาออกจากงาน” 

สำหรับกรณีที่พนักงานแจ้งลาออกจากงานนั้น ทาง HR สามารถดำเนินการผ่านช่องทางเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม ได้เช่นเดียวกัน

โดย HR จะต้องใช้ “หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน” (สปส.6-09) เพื่อแจ้งสาเหตุการลาออกจากพนักงาน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ทำอย่างไรเมื่อ “ต้องการแก้ไขข้อมูลพนักงานหรือข้อมูลบริษัท”

สำหรับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดข้อมูลพนักงานในประกันสังคม เช่น การเปลี่ยนชื่อนามสกุล การแต่งงาน หรือการมีบุตร ให้ HR แจ้งโดยใช้ “หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน” (สปส. 6-10) จากนั้น กรอกรายละเอียดให้เรียบร้อยแล้วนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของบริษัท เช่น การเปลี่ยนชื่อกิจการ การขยายสาขา หรือการโยกย้ายที่ตั้งสำนักงาน ทาง HR หรือนายจ้างจะต้องแจ้งโดยใช้ “หนังสือแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง” (สปส. 6-15) พร้อมกรอกรายละเอียดข้อมูลให้เรียบร้อย จากนั้นนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปเช่นเดียวกัน

สรุป การแจ้งเข้าประกันสังคม

ปัจจุบัน การแจ้งเข้าประกันสังคมนั้นไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องพื้นฐานที่ HR ไม่ควรมองข้ามเป็นอันขาด

เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาดอย่างการลืมแจ้งข้อมูลหรือลืมดำเนินการต่างๆ นั้น อาจทำให้บริษัทมีความผิดตามกฏหมายแรงงานและพระราชบัญญัติประกันสังคม ซึ่งจะส่งผลเสียต่อบริษัทในระยะยาวอย่างแน่นอน

นายจ้างไม่ได้ขึ้นทะเบียนกับประกันสังคมและลูกจ้างเลยไม่ได้เป็นผู้ประกันตน และไม่ได้รับสิทธิจากประกันสังคมนั้น ตามกฎหมายประกันสังคมนายจ้างจะถือว่ามีความผิด แต่หากไม่มีใครไปแจ้งกับสำนักงานประกันสังคมก็คงจะไม่เกิดอะไรขึ้น หากมีผู้ไปแจ้งกับประกันสังคมทางประกันสังคมจะส่งเจ้าหน้าที่มาตรวจสอบที่สถานที่ประกอบการของบริษัทนั้น ๆ

ข้อกำหนดของประกันสังคมได้กำหนดไว้ว่า  “ นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่  1 คนขึ้นไป จะต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง พร้อมกับขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตนด้วยกับทางประกันสังคม โดยต้องขึ้นทะเบียนภายใน 30 วัน นับตั้งแต่มีการจ้างงาน เมื่อมีการจ้างลูกจ้างใหม่ก็จะต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ภายในกำหนด 30 วัน เช่นเดียวกันและเมื่อมีลูกจ้างลาออกไปนายจ้างก็มีหน้าที่ต้องแจ้งเอาชื่อลูกจ้างออกจากประกันสังคมด้วยเช่นเดียวกัน โดยต้องระบุสาเหตุของการออกจากงาน ต้องแจ้งภายใน 15 วันของเดือนถัดไป หักเงินสมทบและนำส่งประกันสังคม ”

นายจ้างไม่ยื่นประกันสังคม ไม่นำส่งเงินสมทบประกันสังคม มีความผิดอย่างไร ?

1. แจ้งเข้า – แจ้งออก ล่าช้า

• นายจ้างทำการแจ้งขึ้นทะเบียนให้กับลูกจ้างล่าช้า เกินกว่า 30 วันหลังจากรับเข้าทำงาน มีผลทำให้ประกันสังคมอาจมีการจ่ายเงินชดเชยการว่างงานเกินสิทธิที่ผู้ประกันตนควรได้รับในกรณีที่ลูกจ้างยังอยู่ในระหว่างการขอรับสิทธิ์ชดเชยรายได้จากการว่างงาน นายจ้างจะมีความผิดตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือปรับไม่เกิน 20,000 บาทหรือทั้งจำทั้งปรับ
• แจ้งนำชื่อของลูกจ้างออกล่าช้า เกินวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ทำให้มีผลทำให้ลูกจ้างอาจได้รับความเดือดร้อน เนื่องจากไม่สามารถยื่นขอรับสิทธิชดเชยรายได้จากการว่างงานได้ เพราะในระบบประกันสังคมยังอยู่ในสถานะของลูกจ้างในสถานประกอบการ นายจ้างจะมีความผิดตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือปรับไม่เกิน 20,000 บาทหรือทั้งจำทั้งปรับ

2. ไม่นำส่งเงินสมทบประกันสังคม

• นายจ้างไม่จ่ายเงินสมทบประกันสังคมให้กับลูกจ้าง นายจ้างจะมีความผิดตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือปรับไม่เกิน 20,000 บาทหรือทั้งจำทั้งปรับ
• นายจ้างจ่ายเงินสมทบประกันสังคมล่าช้า เกินวันที่ 15 ของเดือนถัดไป นับจากเดือนที่จ่ายเงินเดือนให้ลูกจ้าง จะต้องจ่ายเงินเพิ่มร้อยละ 2 ต่อเดือน นับจากวันที่ครบกำหนด ยกตัวอย่างเช่น ค่าจ้างงวดเดือนมีนาคม นายจ้างจะต้องหักเงินสมทบและนำส่งประกันสังคมภายในวันที่ 15 เมษายน แต่นายจ้างจ่ายเงินสมทบประกันสังคมในวันที่ 30 เมษายน ดังนั้นนายจ้างจะต้องจ่ายเงินเพิ่มร้อยละ 2 เป็นเวลา 15 วัน (ครึ่งเดือน)
• นายจ้างจ่ายเงินสมทบประกันสังคมไม่ครบถ้วน จะต้องจ่ายเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือนของเงินสมทบที่จ่ายขาด

ขั้นตอนการยื่นประกันสังคมให้ลูกจ้าง

ในปัจจุบันผู้ประกอบการสามารถเลือกได้ว่าจะยื่นผ่านอินเทอร์เน็ต หรือจะเดินทางไปยื่นที่สำนักงานประกันสังคมท้องที่ก็ได้

1. 1. 1. แบบขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01)
      2. แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-03) ในกรณีที่ลูกจ้างที่สมัครเข้าเป็นผู้ประกันตนเป็นครั้งแรก
      3. แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สำหรับผู้ที่เคยยื่นแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สปส.1-03 (สปส. 1-03/1) สำหรับลูกจ้างเคยทำงานกับสถานประกอบการอื่นมาก่อนและได้ขึ้นทะเบียนเป็นผู้ประกันตนอยู่ก่อนแล้ว
      4. แบบแสดงรายการส่งเงินสมทบ (สปส1-10 ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2) สำหรับการนำส่งเงินสมทบประกันสังคมทุกวันที่ 15 ของเดือน
      5. แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน (สปส.6-10) สำหรับการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลของลูกจ้าง เช่น การเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล , สถานภาพการสมรส หรือจำนวนบุตร เพื่อให้ตรงกับความเป็นจริง
      6. หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09) สำหรับแจ้งต่อประกันสังคมในกรณีที่พ้นสภาพการเป็นลูกจ้างในสถานประกอบการแล้ว

มีข้อยกเว้นสำหรับบุคคลหรือกิจการที่ ไม่ต้องยื่นประกันสังคม

• • • ข้าราชการหรือลูกจ้างประจำของหน่วยงานราชการ
    • ลูกจ้างของสภากาชาดไทย
    • ลูกจ้างของรัฐวิสาหกิจสัมพันธ์
    • ลูกจ้างของผู้ประกอบกิจการเพาะปลูก ประมง ป่าไม้และเลี้ยงสัตว์ ที่ไม่ได้จ้างประจำตลอดทั้งปี
    • ลูกจ้างของสถาบันวิจัยจุฬาภรณ์
    • ลูกจ้างของนายจ้างที่เป็นบุคคลธรรมดาที่งานที่ทำไม่ได้เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ
    • ลูกจ้างของนายจ้างที่ประกอบกิจการหาบเร่ แผงลอย