การจัดองค์การ ( Organizing)
นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน เพื่อให้งานได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้ หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า “ องค์การ ” CHESTER I BARNARD กล่าวว่า องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์
การจัดองค์การ (Organizing) คือ กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
การจัดองค์การ (Organizing) คือ การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายการจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก
1. ทำให้ทราบขอบเขต ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ
2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน
3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี
4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้
5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน
6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี
หลักของการจัดองค์การ
หลักสำคัญของการจัดองค์การ ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน, อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา , สายบังคับบัญชา , ช่วงการบังคับบัญชา , การประสานงาน , หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง และเอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย การแบ่งงานกันทำ (Division of work) การจัดแผนกงาน (Departmentalization) การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority) และการประสานงาน (Co-ordination)การจัดองค์การจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ เพื่อให้เห็นการแบ่งแยกกลุ่มงาน ผู้รับผิดชอบ ตามลำดับลดหลั่นกันไปรูปแผนภูมิองค์การนั้นก็คือ ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์การหรือที่เรียกว่า องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization) แต่อย่างไรก็ตามองค์การมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ ดังนั้น สายสัมพันธ์ในองค์การก็จะมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ซึ่งเราเรียกความสัมพันธ์ดังกล่าวว่าองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) องค์การที่ไม่เป็นทางการมีอยู่ทุกแห่ง ซึ่งเป็นองค์การที่เกิดจากความสัมพันธ์ส่วนตัว มีทั้งข้อดีและข้อเสีย
- องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization) คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์ รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น
- องค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ รวมตัวของปัจเจกบุคคล โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน
องค์ประกอบของการจัดองค์การ
ขั้นตอนที่สำคัญ | องค์ประกอบของการ จัดองค์การ | เหตุผล |
1. กำหนดงานต่างๆชนิดที่จำเป็นจะต้องทำ | การแบ่งงาน (Division of Work) | จัดแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่าง ๆ โดยที่กลุ่มงานแต่ละกลุ่มนั้นจะใช้กำลังคนหนึ่งคนในการจัดทำ |
2. จัดกลุ่มงานต่าง ๆ ให้เข้าอยู่ในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง | การจัดแผนกงาน (Departmentalization) | รวมกลุ่มงานต่าง ๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ สามารถดำเนินไปได้อย่างสอดคล้องและกลมกลืนกัน |
3. กระจายและมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับ บุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง | การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority) | กำหนดความรับผิดชอบสำหรับงานต่าง ๆ พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ที่ต้องใช้ในการทำงานดังกล่าวให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ |
4.เชื่อมหน่วยงานต่าง ๆเข้าด้วยกัน เพื่อให้การดำเนินการขอองค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพบรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการ | การประสานงาน (Co-ordination) | เชื่อมบุคลากรและกิจกรรมต่าง ๆให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมที่จะส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์การสามารถดำเนินงาน บรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการ |
การจัดโครงสร้างขององค์การ
หมายถึง การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง หรือแนวนอนก็ตาม ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ
การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่ (Functional Organization)
เป็นวิธีการจัดองค์การ โดยแบ่งตามหน้าที่ หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ
การออกแบบโครงสร้างองค์การโดยพิจารณาถึงพื้นที่(TerritorialorGeographic departmentation) เป็นการจัดรูปแบบองค์การโดยอาศัยออกเป็นกลุ่ม ๆ โดยคำนึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์หรือแบ่งตามพื้นที่ ซึ่งจะช่วยให้เกิดความสะดวกในการขยายธุรกิจ หรือการกระจายสินค้าหรือบริหารได้ครอบคลุมทั่วทุกพื้นที่
การออกแบบโครงสร้างองค์การตามแบบลูกค้า
เป็นการจัดกลุ่มงานโดยแยกตามความแตกต่างของลูกค้า เพื่อตอบสนองได้รวดเร็ว และชัดเจนมากยิ่งขึ้น
การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบตามผลิตภัณฑ์ (Departmentation by product) คือ การจัดองค์การโดยยึดหลักตามผลิตภัณฑ์ขององค์การที่ผลิตได้ หรือแยกตามบริการขององค์การ
การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์ (Matrix organization)
เป็นการจัดองค์การในลักษณะแผนก แต่ขึ้นกับหน้าที่องค์การ โดยมีสายการบังคับบัญชา 2 สายพร้อมกันคือ สายบังคับบัญชาที่เป็นงานประจำ และสายบังคับบัญชาที่เป็นงานโครงการ ทั้งที่เป็นแนวดิ่งและแนวนอน ซึ่งมีอำนาจหน้าที่เท่ากัน
โดยสรุปได้ว่า
การจัดองค์การ หมายถึง การจัดระบบความสัมพันธ์ระหว่างส่วนงานต่างๆ และบุคคลในองค์การ โดยกำหนดภารกิจ อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้ชัดแจ้ง เพื่อให้การดำเนินงานตามภารกิจขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
หัวหน้างานทุกฝ่ายต้องมีความรับผิดชอบในขอบเขตหน้าที่ของตน
ควรรับผิดชอบในงานมากขึ้น
พิจารณาอย่างรอบคอบ เพราะจะกระทบกระเทือนต่อผู้ที่เกี่ยวข้อง
ในองค์การ
ออกคำสั่งข้ามหน้าผู้บังคับบัญชาขั้นต้น เพราะจะเป็นการทำลายระบบดำเนินงาน
ตามสายงาน เป็นการทำลายขวัญและกำลังใจของผู้ปฏิบัติงาน
ตำหนิไม่เสียหน้า
หน้าที่ ฝ่ายบริหารควรจะพิจารณาตัดสินทันที
บังคับบัญชาที่รับผิดชอบโดยตรง
ทำงานอย่างอิสระ
//www.thaieditorial.com
สืบค้นเมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน 2561