การบันทึกไฟล์เอกสาร Word และ Excel เป็นไฟล์ PDF โดยส่วนมากหลายคนมักจะหาโปรแกรมที่แปลงเป็น PDF ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายโปรแกรม มีทั้งแบบฟรี และไม่ฟรี แล้วแต่ที่จะหามาใช้กัน แต่สำหรับคนที่ใช้ Microsoft Office 2010 ขึ้นไปจะมีตัวเลือก (Option) สามารถ Save เป็นไฟล์ PDF ได้เลย โดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมปริ้น PDF เพิ่มแต่อย่างใด
มาดูกันครับว่าทำแบบไหนบ้าง
- เปิดเอกสาร Word หรือ Excel ที่ต้องการ Save เป็น PDF จากนั้นคลิกที่ File
2. คลิกที่ Save หรือ Save As จากนั้นเลือก Computer แล้วคลิก Browse
3. เลือก Save as type เป็น PDF จากนั้นคลิก Options…
4. ที่หน้า Options เลือก Page(s) จากนั้นระบุหน้าที่ต้องการปริ้นเป็น PDF หรือหากต้องการปริ้นทุกหน้าเลือกที่ All เสร็จแล้วคลิกที่ OK
5. จากนั้นจะกลับมาที่หน้า Save As สังเกตที่ Open file after publishing เป็นการเลือกเพื่อให้เปิดไฟล์ PDF หลังจากที่ Save เป็น PDF หรือหากไม่ต้องการให้เปิดให้เอาเครื่องถูกออก จากนั้นคลิก Save
6. หากเลือก Open file after publishing จะเปิดได้ PDF ขึ้นให้ทันทีที่ Save เรียบร้อย
Microsoft Words เป็นเหมือนเครื่องมือสำหรับใช้งานในหลายๆองค์กรมาอย่างยาวนานและแน่นอนว่าเอกสารบางฉบับจำเป็นต้องบันทึกไฟล์ในรูปแบบของ PDF เพื่อให้ง่ายต่อการับ ส่งและใช้งานในปลายทาง ด้วยขนาดและการเข้าถึงที่สะดวก แน่นอนว่าการใช้งานดังกล่าวด้วยภาษาไทยหรือ Font ที่เน้นใช้ในภาษาไทยจะทำให้เกิดปัญหาตัวอักษรผิดเพี้ยน ทำให้วรรณยุกต์ เว้นวรรคต่างๆเป็นกลายเป็นรูปสี่เหลี่ยม วงกลมหรือตัวอักษรที่ไม่คุ้นเคย
อันเกิดจากความแตกต่างด้านการใช้งานทางภาษา ในคู่มือฉบับนี้ ทางศูนย์จึงขอยกวิธีการบันทึกไฟล์จาก Microsoft Words เป็นไฟล์ PDF ทั้งหมด 3 วิธี โดยผู้ใช้งานสามารถนำไปใช้แก้ไขได้ตามลำดับ โดยวิธีการต่างๆสามารถใช้งานได้ดังนี้ วิธีป้องกันปัญหาตั้งแต่ต้นด้วย Format Style
หลังจากผู้ใช้งานทำการจัดระเบียบของไฟล์ด้วย Format Style และต้องการบันทึกไฟล์เอกสารเป็น PDF สามารถทำตามวิธีที่จะกล่าวดังต่อไปนี้ได้ตามลำดับ
นี่คือวิธีการป้องกันการบันทึกไฟล์โดยไม่ให้เกิดอาการตัวอักษรเคลื่อนในระดับเบื้องต้นเท่านั้น นอกเหนือจากวิธีที่่ได้กล่าวไปแล้ว ยังมีวิธีอื่นๆให้ลองอีกหลายวิธี รวมถึงวิธีการใช้แอพลิเคชันอื่นช่วยในการใช้งานซึ่งไม่ได้นำเสนอในบทความนี้เพราะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนและอาจส่งผลกระทบอื่นๆ
หวังเป็นอย่างยิ่งว่า บทความฉบับนี้จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น
ขอให้ทุกท่าน มีความสุขกับการใช้เทคโนโลยี