ตัวอย่างการลงรับหนังสือราชการ

ลงทะเบียนรับ คือ  หนังสือที่ได้รับจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณปฏิบัติตามที่กำหนดไว้

ขั้นตอนการลงทะเบียนรับ

1.  จัดเรียงลำดับความสำคัญของหนังสือ

2.  ประทับตราลงรับหนังสือตามความเร่งด่วนของหนังสือราชการนั้น  โดยประทับตรารับที่มุมด้านขวาของหนังสือ  กรอกรายละเอียดในตราประทับรับหนังสือ ดังนี้

2.1  เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียนรับ

2.2  วันที่ ให้ลงวันที่  เดือน  ปี  ที่รับหนังสือ

2.3  เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ

3.  ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนรับหนังสือ  โดยกรอกรายละเอียด  ดังนี้

3.1ทะเบียนหนังสือรับ วัน  เดือน  พ.ศ.  ให้ลงวัน  เดือน  ปี  ที่ลงในทะเบียน

3.2เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับ  เรียงลำดับติดต่อกันไป  ตลอดปีปฏิทิน  เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ

3.3  ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา

3.4ลงวันที่ ให้ลงวัน  เดือน  ปี  ของหนังสือที่รับเข้ามา

3.5 จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ  หรือชื่อส่วนราชการ  หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ตำแหน่งว่าง

3.6ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง  หรือชื่อส่วนราชการ  หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี ตำแหน่งว่าง

3.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น

3.8การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

3.9หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)

4.  หัวหน้าสำนักงานคณบดีให้ความเห็นเบื้องต้น

5.  คณบดีพิจารณาสั่งการ

6.  จ่ายงานตามคำสั่งคณบดี