เอกสารทั่วไปนอกจากจะมีข้อความอธิบายถึงเนื้อหาแล้ว บางครั้งมีการนำตารางมาใช้ประกอบภายในเอกสาร เพื่อจะแบ่งข้อมูลออกเป็นคอลัมน์และแถวสำหรับป้อนข้อมูลที่มีลักษณะเป็นหัวข้อรายการและมีข้อมูลที่สัมพันธ์กัน ทำให้สามารถอ่านข้อมูลได้ง่ายและเป็นสัดส่วนขึ้น รวมไปถึงสามารถจัดรูปแบบตารางในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างสวยงาม ยกตัวอย่างเช่น ตารางการประชุม หรือบัญชีรายรับ - รายจ่าย เป็นต้น ซึ่งโปรแกรม Microsoft Word 2016 นั้นมีเครื่องมือสำหรับการสร้างตารางในรูปแบบต่าง ๆ ให้ศึกษาดังต่อไปนี้
ตาราง เป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยทำให้สามารถจัดเรียงข้อความภายในแบบฟอร์มให้เป็นระเบียบได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ส่วนของเส้นในแนวดิ่ง และแนวนอนที่ตัดกัน ทุกครั้งที่เส้นตรงแนวดิ่ง และเส้นตรงแนวนอนตัดกัน จะเกิดช่องว่างที่เรียกว่า “เซลล์” ขึ้น ซึ่งสามารถที่จะใส่ข้อความ หรือรูปภาพเข้าไปภายในเซลล์ได้อย่างง่ายดาย ตารางที่เกิดขึ้นจากการตัดกันเส้นตรงนี้ ต่างจากตารางที่สร้างจากแป้นแท็บตรงที่ข้อความภายในตารางที่เกิดจากการตัดกันของเส้น จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่ง หากมีการลบข้อความภายในตาราง
ส่วนประกอบของตารางประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆ ที่เรียกว่า คอลัมน์ (Column) คือ แถวของตารางในแนวตั้ง และ แถว (Row) คือ แถวของข้อมูลในแนวนอน โดยที่แต่ละช่องในตารางเรียกว่า เซลล์ (Cell) ดังนี้
จากตารางข้างต้นจะเห็นว่า ตารางนี้ประกอบไปด้วย คอลัมน์จำนวน 3 คอลัมน์ แถวจำนวน 3 แถว และมีเซลล์จำนวนทั้งหมดเท่ากับ 9 เซลล์
หากในเอกสารที่พิมพ์ออกมานั้น ต้องการแทรกตารางลงไปประกอบในเอกสาร สามารถทำได้โดย
วิธีที่ 1 การสร้างตารางโดยการแดรกเมาส์
วิธีที่ 2 การสร้างตาราง โดยเรียกใช้คำสั่งแทรกตารางแบบกำหนดขนาด
เมื่อคลิกที่ปุ่มคำสั่งแทรกตารางแล้ว จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของการแทรกตาราง มีรายละเอียดดังนี้
วิธีที่ 3 การสร้างตาราง โดยการเรียกใช้คำสั่งวาดตาราง
จากนั้นเมาส์ของเราจะเปลี่ยนเป็นรูปดินสอ ให้ทำการลากเมาส์เพื่อสร้างตารางที่ต้องการ
วิธีที่ 4 การสร้างตาราง ให้เหมือนกับตารางในโปรแกรม Excel
จากนั้นจะปรากฏตารางขึ้นมาให้ โดยมีรูปแบบเหมือนตารางในโปรแกรม Excel และเมื่อนำเมาส์มาคลิกที่พื้นที่ว่างด้านนอกตาราง โปรแกรมก็จะแสดงผลเหมือนเป็นตารางปกติทั่วไป ดังนี้
วิธีที่ 5 การสร้างตารางสำเร็จรูปจากโปรแกรม
จะปรากฏรูปแบบตารางสำเร็จรูปที่โปรแกรมมีมาให้ จากนั้นคลิกเลือกรูปแบบตารางอัตโนมัติ และสามารถลบข้อมูลเดิม และปรับแต่งแก้ไขใหม่ได้ตามต้องการ
วิธีที่ 1 การเลือกส่วนต่างๆ ในตารางด้วยการใช้เมาส์
- การเลือกเซลล์ นำเมาส์ไปไว้ยังเซลล์ที่ต้องการ แล้วคลิกที่สัญลักษณ์เซลล์ที่ต้องจะถูกเลือก
การเลื่อนไปยังเซลล์ถัดไปนอกจากการใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์แล้ว ยังสามารถทำได้อีก 2 วิธี ดังนี้
1. คลิกเมาส์เลือกเซลล์ กดแท็บที่แป้นคีย์บอร์ด
2. กดปุ่มลูกศร
การขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ ให้ทำการกดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด หากต้องการกลับไปบรรทัดเดิมกลับ ให้กดปุ่ม Backspace หรือกดปุ่ม Delete
- การเลือกแถวหรือคอลัมน์ ทำการแดรกเมาส์(ลากเมาส์) ลากคลุมพื้นที่เซลล์ที่ต้องการ
วิธีที่ 2 การเลือกส่วนต่างๆ ในตารางด้วยการเลือกที่แท็บเครื่องมือในตาราง
การพิมพ์ข้อความในตาราง
การพิมพ์ข้อความลงในตาราง ไม่ว่าจะเป็นการแทรกข้อความ รูปภาพ หรือตัวเลข มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
การปรับขนาดตารางาน
ตารางที่สร้างขึ้น สามารถปรับความกว้าง ความสูงของคอลัมน์และแถวได้ตามต้องการ เพื่อให้เหมาะสมกับขนาดความยาวของข้อความ ซึ่งการปรับขนาดตารางสามารถทำได้ 3 วิธี คือ
นำเมาส์ไปชี้ตรงเส้นตารางที่ต้องการปรับ จนเกิดสัญลักษณ์
ถ้าต้องการปรับขนาดคอลัมน์ให้แคบลง ให้คลิกลากเมาส์ไปทางซ้าย ถ้าต้องการปรับขนาดคอลัมน์ให้กว้างขึ้น ให้คลิกลากเมาส์ไปทางขวา หรือทำการดับเบิ้ลคลิกเพื่อปรับขนาดคอลัมน์ให้พอดีกับข้อความ
ถ้าต้องการปรับขนาดแถวให้แคบลงให้ลากเมาส์ขึ้นด้านบน ถ้าต้องการปรับขนาดแถวให้กว้างขึ้นให้ลากเมาส์ลงด้านล่าง หรือทำการดับเบิ้ลคลิกเพื่อปรับขนาดคอลัมน์ให้พอดีกับข้อความ
จากตัวอย่างการปรับขนาดตารางทั้งคอลัมน์และแถว จะได้ผลลัพธ์ดังภาพด้านล่าง
กรณีต้องการปรับขนาดทั้งตาราง ให้คลิกเมาส์ที่สัญลักษณ์ แล้วทำการลากย่อหรือขยายตามต้องการ
วิธีที่ 2 ปรับขนาดตารางโดยการกระจายแถวและคอลัมน์
หลังจากปรับขนาดตารางแล้ว อาจมีบางแถวหรือบางคอลัมน์ที่มีขนาดไม่เท่ากัน สามารถทำให้แถวหรือคอลัมน์มีขนาดเท่าๆ กันได้ โดยใช้วิธีกระจายแถวหรือกระจายคอลัมน์ ซึ่งมีวิธีการดังนี้
กรณีต้องการปรับแถวให้สูงเท่าๆ กัน ให้คลิกที่คำสั่ง “กระจายแถว”
กรณีต้องการปรับคอลัมน์ให้กว้างเท่าๆ กัน ให้คลิกที่คำสั่ง “กระจายคอลัมน์
วิธีที่ 3 ปรับขนาดตารางโดยการระบุค่า ให้ทำการระบุค่าของความสูงและความกว้างของเซลล์ลงไป
วิธีที่ 4 ปรับขนาดตารางโดยปรับพอดีอัตโนมัติ
การปรับเปลี่ยนตารางโดยอัตโนมัติเพื่อปรับขนาดให้พอดีกับเนื้อหาของโดยใช้คำสั่งปรับพอดีอัตโนมัติ
เมื่อปรากฏคำสั่งย่อยในการปรับพอดีอัตโนมัติ สามารถเลือกได้ทีละคำสั่งเท่านั้น โดยมีผลลัพธ์ดังต่อไปนี้
- ปรับพอดีอัตโนมัติกับเนื้อหา
- ปรับพอดีอัตโนมัติกับหน้าต่าง
- ความกว้างคอลัมน์คงที่
การเคลื่อนย้ายตาราง
เมื่อต้องการเคลื่อนย้ายตารางไปยังตำแหน่งใหม่ มีวิธีการปฏิบัติดังนี้
การสร้างตารางโดยปกติจะกำหนดตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างตารางว่ามีจำนวนคอลัมน์และแถวอย่างละเท่าไหร่ แต่กรณีต้องการแทรกเพิ่มหรือลบออก ไม่ว่าจะเป็นแถวหรือคอลัมน์ ก็สามารถทำได้ในภายหลังเช่นกัน
การเพิ่มเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ให้กับตาราง
กรณีที่ต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตาราง จำเป็นที่จะต้องแทรกเซลล์ แถว หรือคอลัมน์เพิ่มลงไปในตาราง ซึ่งวิธีการแทรกเซลล์ แถว หรือคอลัมน์นั้น มีวิธีปฏิบัติดังนี้ได้หลายวิธีดังนี้
นำเมาส์ไปชี้ที่เส้นแบ่งคอลัมน์หรือแถว โดยโปรแกรมจะทำการเพิ่มคอลัมน์ทางด้านขวาของเครื่องหมายและทำการเพิ่มแถวทางด้านล่างของเครื่องหมาย
วิธีที่ 2 การเพิ่มแถวหรือคอลัมน์จากเมนูเครื่องมือตาราง
วิธีที่ 3 การเพิ่มเซลล์
หลังจากคลิกเลือกที่คำสั่งแทรกเซลล์ตาราง จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ การแทรกเซลล์ ขึ้นมาดังนี้
การลบเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ให้กับตาราง
การลบแถวและคอลัมน์ที่ไม่ต้องการออกจากตาราง ถ้าหากมีข้อมูลอยู่ในแถวหรือคอลัมน์ที่ต้องการลบ ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกลบไปด้วย การลบแถวและคอลัมน์สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้
วิธีที่ 1
ในกรณีที่เลือกลบเซลล์ เมื่อคลิกเลือกคำสั่งลบเซลล์แล้ว จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ ลบเซลล์
วิธีที่ 2
การผสานเซลล์ (Merge)
การรวมหัวข้อต่างๆ ให้เป็นหัวข้อใหญ่หัวข้อเดียว เป็นการนำเซลล์ในตารางหลายๆ เซลล์มารวมกัน
วิธีที่ 2
ผลลัพธ์ที่ได้จากการผสานเซลล์
การแยกเซลล์ (Split)
เป็นการแบ่งเซลล์ที่เลือกให้เพิ่มย่อยออกมาเป็นคอลัมน์และแถวตามจำนวนที่ระบุ
วิธีที่ 1
หลักจากคลิกคำสั่ง “แยกเซลล์” จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์การแยกเซลล์ขึ้นมา มีรายละเอียดดังนี้
วิธีที่ 2
ผลลัพธ์ที่ได้จากการแยกเซลล์
การแยกตาราง
เมื่อต้องการแยกตารางออกมาอีกตารางหนึ่ง โดยไม่ได้สัมพันธ์กัน มีวิธีการปฏิบัติดังนี้
ผลลัพธ์ที่ได้จากการแยกตาราง
การจัดตำแหน่งข้อความในตาราง
การจัดตำแหน่งข้อความในตาราง คล้ายการจัดตำแหน่งข้อความตามปกติ เพียงแต่จะเป็นการจัดภายในช่องตารางเท่านั้น ซึ่งจะมีคำสั่งสำหรับการจัดตำแหน่งข้อความให้เลือกใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการปรับทิศทางแนวตั้ง แนวนอน หรือตำแหน่งอยู่ชิดขอบซ้าย ตรงกลาง หรือชิดขอบขวา มีวิธีการปฏิบัติดังนี้
การใส่สีพื้นหลังให้ตาราง
การใส่สีพื้นหลังและปรับลูกเล่นให้กับตาราง เพื่อให้ตารางมีความสวยงาม น่าสนใจมากยิ่งขึ้น
- ใส่สีพื้นหลังจากสไตล์สำเร็จรูป มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้
จะปรากฏรูปแบบสไตล์ตารางสำเร็จรูปที่โปรแกรมมีไว้ให้ สามารถเลือกใช้ได้ตามความต้องการ คลิกที่สัญลักษณ์เพื่อเปิดสไตล์ตารางทั้งหมด
โปรแกรมจะทำการใส่สีพื้นให้กับเซลล์ คอลัมน์ แถว หรือตารางที่เลือกไว้ ซึ่งสามารถแก้ไขสีได้เองในภายหลัง
- ใส่สีพื้นหลังแบบกำหนดสี มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้
วิธีที่ 1
กรณีสีที่ต้องการไม่มีอยู่ในสีมาตรฐาน ให้คลิกเลือกที่สีเพิ่มเติม จะปรากฏสีให้เลือกอีกหลากหลาย สามารถปรับโทนเข้มอ่อนได้ตามต้องการ
ผลลัพธ์จากการใส่สีพื้นหลัง
วิธีที่ 2
การใส่สีเส้นขอบให้ตาราง
หากต้องการตกแต่งตารางให้สวยงามด้วยการกำหนดเส้นกรอบให้กับตาราง มีขั้นตอนการทำงานดังนี้
ภายในกลุ่มเครื่องมือสำหรับปรับแต่งเส้นขอบ มีรายละเอียดดังนี้
- ใส่สีเส้นขอบจากสไตล์สำเร็จรูป
- ใส่ลักษณะเส้นขอบจากสไตล์สำเร็จรูป
- ใส่เส้นขอบแบบกำหนดเอง ปรับค่าต่าง ๆ ของเส้นขอบ ได้แก่ ลักษณะเส้น ความหนา และสีของเส้น โดยคลิกเลือกที่รูปลูกศร ด้านหลังของคำสั่งต่าง ๆ เพื่อเปิดรายการย่อยของคำสั่งนั้น ๆ คลิกลักษณะที่ต้องการ
หลังจากที่เลือกรูปแบบเส้นขอบแล้ว เมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูปนำเมาส์ไปคลิกหรือลากไปที่เส้นขอบ
ตัวอย่างผลลัพธ์การตกแต่งโดยการจัดรูปแบบข้อความ การใส่สีพื้น และรูปแบบเส้นขอบให้ตารางแล้ว ก็จะทำให้ตารางมีสีสันและดูน่าสนใจเพิ่มมากขึ้น
การนำเสนอข้อมูลด้วยแผนภูมินั้น เป็นการนำเสนอข้อมูลในเชิงเปรียบเทียบ หรือ ข้อมูลการสรุปผล หรือ ใช้เพื่อวิเคราะห์ถึงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงในอนาคต ซึ่งการนำเสนอข้อมูลโดยแผนภูมินั้นจะใช้การพิมพ์ข้อมูลลงในตาราง จากนั้นโปรแกรมจะทำการแปลงตารางไปเป็นแผนภูมิต่อไป ซึ่งขั้นตอนการแทรกแผนภูมิลงในหน้าเอกสารมีวิธีการดังนี้
เมื่อคลิกแล้ว จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ เพื่อเลือกรูปแบบของแผนภูมิ ขึ้นมาให้ ดังนี้
เมื่อคลิกที่ปุ่ม ตกลง แล้ว โปรแกรมจะทำการสร้างแผนภูมิ ขึ้นมาให้ตามรูปแบบที่เราเลือกไว้ พร้อมกับสร้างเอกสารที่เป็นไฟล์ Excel ขึ้นมาให้ด้วย ดังนี้
ซึ่งค่าต่างๆ ที่ใส่ลงในตารางโปรแกรม Excel จะไปปรากฏอยู่บนแผนภูมิในหน้าของเอกสาร Word ให้ หรือหากต้องการใส่ข้อมูลเพิ่มเติม หรือลบข้อมูลบางส่วนออก ก็ให้เปลี่ยนแปลงค่าที่ตารางในโปรแกรม Excel ค่าต่างๆที่ถูกเปลี่ยนแปลงจะไปปรากฏอยู่ที่แผนภูมิในเอกสาร Word ทั้งหมด ยกตัวอย่างเช่น ครั้งแรกที่สร้างแผนภูมิมาแล้วยังไม่ได้เปลี่ยนค่าต่างๆ จะได้แผนภูมิดังรูปนี้
ซึ่งหากเราต้องการเปลี่ยนแปลงค่าในแผนภูมิให้เป็นข้อมูลที่เราต้องการจะนำเสนอ ก็จะต้องมาเปลี่ยนแปลงค่าต่าง ๆ ที่ตารางในโปรแกรม Excel ดังนี้
เมื่อเราเปลี่ยนแปลงค่าต่างๆ ในตาราง Excel แล้ว แผนภูมิใน Word จะเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ดังนี้
ซึ่งเมื่อเราทำการแก้ไขข้อมูลในตาราง Excel แล้ว ให้ปิดหน้าต่างโปรแกรม Excel ได้เลย
การแก้ไขข้อมูลในแผนภูมิ
หลังจากแทรกแผนภูมิลงในเอกสารเรียบร้อยแล้ว หากต้องการเปลี่ยนแปลง หรือแก้ไขข้อมูลภายในแผนภูมิใหม่ ต้องเข้าไปแก้ไขข้อมูลในตารางของโปรแกรม Excel เหมือนกับในตอนแรกที่ใส่ข้อมูลลงไป และวิธีการเปิดตารางข้อมูลในโปรแกรม Excel ขึ้นมาแก้ไข้ข้อมูลนั้นมีวิธีการดังนี้
โดยเมื่อคลิกที่คำสั่งแก้ไขข้อมูลแล้ว โปรแกรมจะทำการเปิดตารางข้อมูล Excel ขึ้นมาให้ ซึ่งเมื่อเปิดตารางข้อมูลขึ้นมาได้แล้ว ก็ให้ทำการแก้ไขเปลี่ยนแปลงค่าต่าง ๆ ลงไปในตารางได้เลย และเมื่อทำการแก้ไขเสร็จแล้ว ก็ให้ปิดหน้าต่างโปรแกรม Excel ลงไป จากนั้น ข้อมูลในแผนภูมิของเราก็จะเปลี่ยนแปลงค่าตามข้อมูลในตารางโปรแกรม Excel ที่ปิดไป
การปรับแต่งแผนภูมิ
เมื่อเราสร้างแผนภูมิขึ้นมาและแก้ไขข้อมูลลงไปได้แล้ว ยังสามารถแก้ไขรูปแบบของแผนภูมิที่โปรแกรมสร้างมาให้ในตอนแรกได้ เช่น อยากเปลี่ยนสีของแผนภูมิ หรืออยากเปลี่ยนแบบอักษรในแผนภูมิ ทำได้โดย
การแก้ไขตัวอักษรในแผนภูมิ มีวิธีปฏิบัติดังนี้
เมื่อเปิดกลุ่มคำสั่งของแบบอักษรขึ้นมาแล้ว ก็สามารถเปลี่ยนรูปแบบของตัวอักษรได้เหมือนปกติ เช่น เปลี่ยนแบบอักษร ขนาดอักษร หรือสีของตัวอักษร ซึ่งเมื่อแก้ไขตัวอักษรแล้วจะได้ดังนี้
การเปลี่ยนสีและลักษณะในแผนภูมิ มีวิธีปฏิบัติดังนี้
วิธีที่ 1 เปลี่ยนสีและลักษณะโดยการกำหนดเอง
ซึ่งการปรับค่าส่วนต่างๆ ของแผนภูมินั้น ก็มีวิธีการคล้ายๆ กัน คือต้องการปรับแต่งที่ส่วนใดก็ให้คลิกเลือกที่ส่วนนั้นๆ ให้มีกรอบล้อมรอบขึ้นมา จากนั้นจึงค่อยทำการเลี่ยนคำสั่งใหม่ลงไป และเมื่อปรับค่า ส่วนต่างๆภายในแผนภูมิทั้งหมดแล้ว จะได้ดังนี้