ต วอย างแบบฟอร ม ใบเส จ ใบกำก บภาษ

ความถูกต้องของขอ้ มูลให้เรียบร้อย เชน่ ช่ือ – ทอ่ี ย่ขู องลูกค้า เลขประจำตวั ผเู้ สยี ภาษี 13 หลกั รายการ

แบบพมิ พ์ทข่ี าย และราคาสินค้าทร่ี วมภาษมี ูลคา่ เพ่มิ เป็นต้น

3. กรณีลูกค้าโอนเงินชำระค่าแบบพิมพ์ผ่านบัญชีธนาคารกรุงไทย (ออมทรัพย์) ผู้บันทึก

รายการขายตอ้ งตรวจสอบยอดเงินในใบเบิกแบบพิมพ์/เงินสด กับสมุดบญั ชีธนาคาร กับสำเนาหลักฐาน

การโอนเงนิ (Slip pay in) ทล่ี กู คา้ ส่งมายนื ยนั การชำระเงินค่าแบบพิมพก์ อ่ นทจ่ี ะบนั ทึก รายการขาย

1 สแกน QR Code Payment คอื การชำระเงินรปู แบบใหม่ทีใ่ ช้ QR Code เป็นสอ่ื กลางในการทำธุรกรรมชำระเงินออนไลน์

2 ระบบ KTB Corporate Online การรบั เงนิ หรือจ่ายเงนิ ของส่วนราชการ โดยผา่ นสอ่ื อเิ ล็กทรอนกิ ส์ และเคร่ืองมอื ท่ีทันสมัย เช่น อนิ เทอรเ์ นต็ คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน เปน็ ตน้ เพ่ือเป็นการเพม่ิ ประสิทธิภาพการบริหารจดั การ ด้านการเงนิ ขององคก์ รใหม้ ี ความถกู ตอ้ ง รวดเรว็ และปลอดภัย”

คู่มือปฏบิ ตั งิ านการเงินและบญั ชี หนา้ 3

ขั้นตอนการบนั ทึกรายการขายสนิ ค้าเงินสด โดยบนั ทกึ ในฐานขอ้ มลู • บันทึกขอ้ มลู โดยระบบ WINSpeed

• เลอื กเมนู Sale Order Cash Sale

• ดึงรายการจากใบจ่ายสินค้า ที่งานคลังสินค้าตรวจสอบและจัดเตรียมสินค้า เพื่อส่งมอบ ให้กบั ลูกค้า ตามใบเบิกแบบพมิ พ์/เงินสด

คู่มือปฏิบตั ิงานการเงนิ และบญั ชี หนา้ 4

• ใส่ข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วน เช่น เลขที่ใบส่งของ เลขที่ใบกำกับ การรับชำระเงินสด/โอนเงิน ผ่านธนาคาร

• Post GL โดยระบบผกู ผงั บญั ชีไว้เรยี บร้อย บันทกึ ข้อมลู และ พิมพใ์ บเสรจ็ รบั เงินตามฟอร์มท่ี กำหนดไว้

• พิมพ์ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกำกับภาษี ออกเปน็ ชดุ 4 ฉบบั o ต้นฉบบั ใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกำกบั ภาษี ใหก้ ับลกู ค้า o สำเนาใบท่ี 1 สง่ แนบรายงานภาษีขายเพอ่ื รอยืน่ ภาษี o สำเนาใบท่ี 2 สง่ แนบรอลงรายการบัญชี o สำเนาใบท่ี 3 นำส่งใหง้ านขายรวบรวมและเปน็ หลักฐานตอ่ ไป

4. ปดิ การขายประจำวันเวลา 15.30 น. 5. กระทบยอดขายประจำวนั ใหค้ รบถว้ นและถูกตอ้ ง

คมู่ อื ปฏิบัตงิ านการเงินและบญั ชี หนา้ 5

6. รวบรวมรายการขายสินค้าประจำวัน โดยแยกเป็นชดุ แตล่ ะใบเสร็จรับเงนิ /ใบกำกบั ภาษี ต้อง มีใบเบิกแบบพิมพ์/เงินสด ที่ลงนามครบถ้วน พร้อมใบสำคัญรับ ส่งหัวหน้างานการเงินและบัญชี ตรวจสอบรายการบญั ชี หน้าทขี่ องผบู้ ันทึกรายการขายแบบพิมพ์เงินสด

• ช่วงสิ้นเดือนแต่ละเดือนผู้บันทึกรายการ มีหน้าที่รวบรวมรายการขายแบบพิมพ์เงินสด ทง้ั หมด เขา้ แฟ้มแยกแตล่ ะเดือนเพ่ือส่งมอบให้หน่วยงานตรวจสอบภายในเข้าทำการตรวจสอบเอกสาร ก่อนเจา้ หน้าท่สี ำนักงานการตรวจเงินแผ่นดนิ เข้าสอบทานรายไตรมาส

• รวบรวมและตรวจสอบสำเนาใบกำกบั ภาษีของแต่ละเดือน กบั รายงานภาษีขาย สำหรับแบบ พมิ พ์ขายสดใหถ้ กู ต้องครบถ้วน และสง่ มอบให้แผนกบญั ชกี ระทบยอดนำสง่ ภาษีแบบ ภพ. 30 ตอ่ ไป

• ให้ความสะดวก และตอบข้อสงสัย แก่ฝ่ายตรวจสอบภายใน และเจ้าหน้าที่สำนักงานการ ตรวจเงินแผ่นดินทำการสอบทาน

• จัดทำบนั ทึกรายงานผู้บังคับบัญชา กรณเี กดิ ปัญหาต่างๆเก่ยี วกบั การขายสนิ คา้ เพ่ือหาแนว ทางแกไ้ ขตามลำดบั ตอ่ ไป (พรอ้ มแนบหลักฐานประกอบให้ครบถ้วน)

• มีความรับผิดชอบ ซื่อสัตย์ และเสียสละ เน้นการบริการลูกค้าด้วยความสุภาพและเต็มใจ (ถา้ หากงานในความรับผิดชอบไมเ่ สรจ็ จะตอ้ งจัดการหน้าทีต่ วั เองให้เรียบรอ้ ย) รหสั เอกสารแบบพิมพข์ ายสด เพอ่ื ใชใ้ นการเกบ็ รวบรวมเอกสาร ประกอบดว้ ยตวั เลข 12 ตำแหน่ง

SCA01-YYMM000

 SCA01 รหสั การเก็บเอกสารขายแบบเงินสด

 YY ปีปัจจบุ นั

 MM เดอื น

 000 ลำดับทเี่ อกสาร

การบันทกึ บัญชี

DR. เงนิ สด / เงินฝากออมทรัพย์ XX

CR. คา่ ขายส่งิ พิมพ์ XX XX ภาษขี าย XX

รายไดค้ ่าขนสง่

(กรณลี ูกคา้ โอนเงนิ และให้ส่งแบบพิมพ)์

คูม่ ือปฏิบตั งิ านการเงนิ และบญั ชี หนา้ 6

การขายแบบพมิ พ์เงนิ เช่ือ (งานซือ้ และงานจา้ ง)

ผูร้ บั ผิดชอบ : พนกั งานการเงิน ระดบั 4 - 5

การขายแบบพิมพ์เงินเชื่อ (งานซื้อและงานจ้าง) ของโรงพิมพ์ตำรวจ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท

คือ การขายแบบพิมพ์ทางราชการทั่วไปที่มีเลขทะเบียนควบคุม และการขายแบบพิมพ์ที่หน่วยงาน

ราชการอื่น หรือหน่วยงานของสำนกั งานตำรวจแห่งชาติ ทจี่ ้างโรงพิมพ์ตำรวจผลิตแบบพิมพ์ตามความ

ต้องการของหน่วยงานนั้นๆ โดยการซื้อแบบพิมพ์ทั้ง 2 ประเภท ลูกค้าจะออกใบสั่งซื้อหรือสั่งจ้างจาก

หนว่ ยงาน เพื่อขอสั่งซื้อสง่ั จา้ ง ตอ่ ไป

ระบบเอกสารทีเ่ กีย่ วข้อง

ท่ี รายการ หน่วยงานภายใน หน่วยงาน

ภายนอก

1. ใบส่งั ซ้ือ หรือใบส่งั จ้าง - ลูกค้า

2. ใบเสนอราคา งานขาย -

3. ใบรับงาน และใบนำสง่ แบบพิมพ์ (งานจ้าง) งานพับ -

4. ใบเบิกแบบพมิ พ์ (งานซื้อหรอื งานจา้ ง) งานขายหรืองานขนสง่ -

5. ใบเสร็จรบั เงิน/ใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบแจ้งหน้ี งานการเงนิ และบญั ชี -

6. ใบสำคญั รายวนั ขาย งานการเงินและบญั ชี -

กระบวนการบันทกึ การขายแบบพิมพเ์ งินเช่อื

1. รับเอกสารจากงานขาย (ใบสัง่ ซือ้ ) หรืองานจัดส่ง (ใบสงั่ จ้าง) ประกอบดว้ ย

o ใบสั่งซอื้ หรือใบสง่ั จ้าง

o ใบเสนอราคา

o ใบรับงานและใบนำสง่ แบบพิมพ์

o ใบเบิกแบบพิมพ์

2. ตรวจสอบความถูกตอ้ ง ครบถว้ นของเอกสาร ของขอ้ มูล

2.1 ตรวจสอบชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตวั ผู้เสยี ภาษี 13 หลกั ของลูกคา้

2.2 ตรวจสอบรายละเอียดเอกสารเก่ยี วกับการวางบิล เช่น วนั ท่ี ราคาสนิ ค้า จำนวนสินค้า

หน่วยนับ และใบเบกิ สินค้าเพือ่ วางบิลการขายและนำส่งใหก้ บั ลูกคา้ ตอ่ ไป

2.3 ตรวจสอบความถกู ต้องของใบสง่ั ซื้อหรือส่งั จ้าง การอนุมตั ติ ามข้ันตอน เงือ่ นไขการขาย

และการสง่ มอบสินค้า (ระบบเอกสารจะต้องเปน็ ไปตามข้ันตอนอย่างถูกต้อง ไม่ขดั แยง้ กัน)

ค่มู ือปฏิบัติงานการเงินและบญั ชี หนา้ 7

ขั้นตอนดำเนินการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ โดยบันทึกในฐานข้อมูล • การบันทกึ ข้อมลู โดยระบบ WINSpeed

• เลือกเมนู Sale Order Credit Sale

• ดึงรายการจากใบจ่ายสินค้า ที่งานคลังสินค้าตรวจสอบและจัดเตรียมสินค้า เพื่อส่งมอบ ให้กบั ลกู คา้ ตามใบเบิกแบบพิมพ์/วางบิลเงินเชื่อ

คู่มอื ปฏบิ ตั ิงานการเงนิ และบญั ชี หนา้ 8

• ใส่ข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วน เช่น เลขที่ใบส่งของ เลขที่ใบกำกับ ตรวจสอบรายละเอียดและ ความถกู ตอ้ งครบถ้วน ยอดเงิน ยอดภาษี ให้ตรงกบั ใบสั่งซือ้ หรอื ส่ังจ้างของลูกค้า

• Post GL โดยระบบผูกผงั บญั ชีไว้เรียบรอ้ ย บันทึกข้อมลู และ พมิ พ์ใบสำคัญขายรายวนั

• พิมพ์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ ออกเป็นชุด 6 ฉบับพร้อมแนบ

เอกสารใบผา่ นธนาคาร สำเนาหนา้ บัญชธี นาคารกรงุ ไทย (ออมทรัพย์) สำเนาแบบ ภพ. 20 และเอกสาร

วางบลิ

o ต้นฉบับใบเสร็จรบั เงิน และสำเนาใบเสรจ็ รบั เงนิ รอการชำระค่าแบบพมิ พ์จากลกู ค้า

o ตน้ ฉบบั ใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษี และสำเนาใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษี เอกสารวางบลิ o ตน้ ฉบบั ใบแจ้งหน้ี และสำเนาใบแจง้ หน้ี

คู่มือปฏบิ ัติงานการเงินและบญั ชี หนา้ 9

• ปะหน้าด้วยใบสำคัญรายวันขาย ส่งหัวหน้างานการเงินและบัญชี ตรวจสอบความถูกต้อง และรายละเอียดของแบบพมิ พ์กบั ใบเบกิ แบบพิมพ์ พร้อมลงนามตรวจสอบ

• สง่ ให้หวั หน้าฝ่ายการเงินและบญั ชี ลงนามในใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้

• ส่งเอกสารใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ให้งานขาย หรืองานจัดส่งเพื่อวางบิลลูกค้า ต่อไป

• เอกสารที่งานการเงินและบัญชีได้รับคืนจากงานขาย หรืองานจัดส่ง คือ สำเนาใบส่งของ/ ใบกำกับภาษี และสำเนาใบแจ้งหนี้ เก็บรวบรวมสำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี สำเนาใบแจ้งหนี้ กับใบ วางบลิ โดยแยกแฟม้ งานซือ้ และงานจ้าง หนา้ ทีข่ องผบู้ ันทึกรายการขายแบบพมิ พเ์ งินเช่อื

• ช่วงสิ้นเดือนแต่ละเดือนผู้บันทึกรายการ มีหน้าที่รวบรวมรายการขายแบบพิมพ์เงินเช่ือ ทั้งหมด เข้าแฟ้มแยกแต่ละเดือนเพื่อส่งมอบให้ฝ่ายตรวจสอบภายในเข้าทำการตรวจสอบเอกสาร ก่อน เจ้าหน้าทส่ี ำนกั งานการตรวจเงินแผ่นดนิ เขา้ สอบทานรายไตรมาส

• รวบรวมและตรวจสอบสำเนาใบกำกบั ภาษีของแต่ละเดือน กบั รายงานภาษีขาย สำหรับแบบ พิมพข์ ายสดให้ถกู ต้องครบถว้ น และสง่ มอบให้แผนกบญั ชีกระทบยอดนำสง่ ภาษแี บบ ภพ. 30 ตอ่ ไป

• ให้ความสะดวก และตอบข้อสงสัย แก่ฝ่ายตรวจสอบภายใน และเจ้าหน้าที่สำนักงานการ ตรวจเงินแผน่ ดนิ ทำการสอบทาน

• จัดทำบันทึกรายงานผู้บังคับบัญชา กรณีเกิดปัญหาต่างๆเกี่ยวกับการขายสินค้า เพื่อหา แนวทางแกไ้ ขตามลำดับตอ่ ไป (พร้อมแนบหลักฐานประกอบใหค้ รบถ้วน)

• มีความรับผิดชอบ ซื่อสัตย์ และเสียสละ เน้นการบริการลูกค้าด้วยความสุภาพและเต็มใจ (ถา้ หากงานในความรบั ผิดชอบไมเ่ สรจ็ จะตอ้ งจัดการหน้าท่ตี วั เองใหเ้ รยี บรอ้ ย) รหัสเอกสารแบบพมิ พข์ ายเชอื่ เพ่ือใช้ในการเก็บรวบรวมเอกสาร ประกอบดว้ ยตวั เลข 12 ตำแหนง่

INV41-YYMM000 INV42-YYMM000  INV รหัสการเกบ็ เอกสารขายแบบเงนิ เชื่อ

 1 หรอื 2 1 (งานจ้าง) 2 (งานซ้ือ)

 YY ปปี ัจจบุ นั

 MM เดือน

 000 ลำดับท่เี อกสาร

การบันทกึ บญั ชี

• งานซือ้ /งานจา้ ง

DR. ลกู หน้ีการคา้ XX

CR. ค่าขายส่งิ พมิ พ/์ คา่ ขายจา้ งพิมพ์ XX XX ภาษีขาย

ค่มู อื ปฏิบัติงานการเงินและบญั ชี หนา้ 10

การรบั ชำระหน้ีเงินเชื่อ (งานซอ้ื และงานจา้ ง)

ผ้รู ับผดิ ชอบ : พนกั งานการเงนิ ระดับ 2 - 3

การชำระเงินค่าแบบพิมพ์ในการขายแบบพิมพ์เงินเชื่อ (งานซื้อและงานจ้าง) ลูกค้าสามารถ

ชำระเงนิ คา่ แบบพมิ พ์ได้ 4 ระบบ ดังนี้

• ลกู คา้ นำเงินสด หรือ สแกน QR Code Payment เพ่ือชำระผ่านค่าแบบพิมพ์ ตามใบแจ้งหน้ีท่ี

ไดร้ ับ ดว้ ยตนเองท่โี รงพิมพต์ ำรวจ

• ชำระค่าแบบพิมพ์โดยโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารกรุงไทย (ออมทรัพย์) ของโรงพิมพ์ตำรวจ

ตามใบแจ้งหนที้ ไ่ี ดร้ ับ

• ลูกค้าสามารถชำระค่าแบบพิมพ์ โดยการชำระผ่านบัตรเครดิต หรือบัตรเดบิต เพื่อป้องกัน

การโจรกรรมเงนิ สด หรือเงินสดตกหลน่ ในท่ีสาธารณะ

• ลูกคา้ ต้งั เบกิ ผา่ นระบบ GFMIS3 โดยให้ต้นสงั กดั ของหนว่ ยงานเปน็ ผ้ชู ำระคา่ แบบพมิ พ์

ระบบเอกสารท่ีเก่ียวขอ้ ง

ท่ี รายการ หนว่ ยงานภายใน หนว่ ยงาน

ภายนอก

1. ใบเสรจ็ รับเงิน งานการเงินและบญั ชี -

2. ใบสำคัญรับ งานการเงินและบญั ชี -

3. ใบเสร็จรบั เงนิ /ใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษ/ี ใบแจง้ หนี้ งานการเงนิ และบัญชี -

4. หลักฐานยนื ยนั การชำระเงนิ - ลูกคา้

จากระบบ KTB Corporate Online /

สมุดบญั ชธี นาคาร

กระบวนการบันทกึ การรับชำระหนี้เงินเชื่อ (งานซ้ือและงานจ้าง) 1. ตรวจเอกสารท่ไี ด้รับจากลูกค้าว่า ต้องการชำระค่าแบบพมิ พด์ ว้ ยระบบไหน

• ตรวจสอบจำนวนเงนิ สด ทไ่ี ด้รบั จากลูกคา้ กับใบเสรจ็ รับเงนิ

• ตรวจสอบหลักฐานการโอนเงิน ที่ได้รับจากลูกค้า กับยอดเงินฝากในบัญชี ธนาคารกรงุ ไทย (ออมทรพั ย)์ ของโรงพมิ พต์ ำรวจ และใบเสรจ็ รบั เงนิ

• ตรวจสอบรายงานการชำระค่าแบบพิมพ์ ผ่านระบบ GFMIS ของแต่ละวัน กับยอดเงิน ในบัญชธี นาคารกรงุ ไทย (ออมทรพั ย)์ ของโรงพมิ พ์ตำรวจ

3 ระบบ GFMIS เข้าไปที่ http : //vendors.mygfmis.com

คู่มือปฏิบตั ิงานการเงินและบญั ชี หน้า 11

ขน้ั ตอนการรบั บันทึกรายการชำระค่าแบบพิมพ์ โดยบันทกึ ในฐานขอ้ มูล • บนั ทึกขอ้ มลู โดยระบบ WINSpeed

• เลือก Account Receivable Receipts

• เลือกรหัสลูกหนี้ ที่ได้รับการชำระหนี้ และเลือก AR List ตามใบแจ้งหนี้ ที่ลูกค้ายืนยันการ ชำระเงิน

คมู่ อื ปฏบิ ัติงานการเงนิ และบญั ชี หนา้ 12

• RUN เลขที่ใบเสร็จรับเงิน เลขที่เอกสาร ให้ตรงกันโดยเรียงลำดับตามวันที่และ การโอนเงินใน สมดุ บญั ชธี นาคาร สว่ นวนั ทล่ี งตามวันท่ีรับชำระเงนิ

• ใส่ขอ้ มูลประเภทการชำระคา่ แบบพิมพ์ของลูกค้า โอนเงินผ่านธนาคาร หรอื ชำระเงนิ สด

• Post GL โดยระบบผูกผังบัญชไี วเ้ รยี บรอ้ ย บนั ทกึ ข้อมลู และ พิมพใ์ บสำคัญรบั • กรณีลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องดำเนินการติดตามขอคืนภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย จากหน่วยงาน ลูกคา้ หรอื กรมสรรพากร ต่อไป • จัดส่งใบเสรจ็ รบั เงินใหแ้ ก่ลูกค้าทางไปรษณีย์

คู่มอื ปฏบิ ตั ิงานการเงนิ และบญั ชี หนา้ 13

รหัสเอกสารการรับชำระหนี้เงินเชื่อ (งานซื้อและงานจ้าง) เพื่อใช้ในการเก็บรวบรวมเอกสาร ประกอบดว้ ยตวั เลข 12 ตำแหน่ง

 RGL01 RGL01-YYMM000  YY รหสั การเก็บเอกสารรับชำระหนี้ (สำเนาใบเสร็จรับเงนิ )  MM ปีปจั จบุ ัน  000 เดอื น ลำดบั ทเี่ อกสาร การบันทกึ บัญชี

• รับชำระหนี้ เงนิ โอน / เงินสด

DR. เงนิ สด / เงินฝากออมทรพั ย์ XX

CR. ลกู หนีก้ ารคา้ XX

• เงนิ โอน ซึง่ ถูกลูกค้าหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย XX DR. เงินฝากออมทรพั ย์ XX ภาษเี งินไดถ้ กู ภาษี ณ ที่จา่ ย CR. ลกู หนีก้ ารค้า XX

ค่มู อื ปฏบิ ัติงานการเงินและบญั ชี หนา้ 14

การบันทกึ บัญชซี อื้ สนิ ค้าและครภุ ัณฑ์เงนิ สด

ผ้รู บั ผิดชอบ : พนกั งานบัญชี ระดบั 4 - 5

ระบบเอกสารทเ่ี กีย่ วขอ้ ง

ลำดบั รายการ หน่วยงานภายใน หนว่ ยงาน

ที่ ภายนอก

1. ใบคำขอซอื้ /จัดจ้าง งานพัสดุ -

2. ใบบนั ทกึ ขออนมุ ตั ิ จดั ซอื้ /จดั จา้ ง งานบรหิ าร -

3. ใบคมุ วงเงินตามประมาณการ หน่วยงานท่ีจอ้ งขอ -

4. ใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงิน - ผขู้ าย

5. ใบตรวจรบั พัสดุ ของกรรมการ 3 ทา่ น งานพสั ดุ -

6. หนังสือรบั รองภาษีเงินได้ หัก ณ ทีจ่ ่าย หนว่ ยงานที่ร้องขอ -

7. ใบสญั ญายืมเงินทดรอง หน่วยงานทร่ี ้องขอ -

กระบวนการบันทกึ บญั ชเี พ่ือซือ้ สินค้าและครุภัณฑเ์ งนิ สด

• รับเอกสารและตรวจสอบความถกู ตอ้ ง จากหน่วยงานภายใน - ตรวจสอบ ตัวเลข / จำนวน / หน่วยนบั / รายการทีซ่ ือ้ - ตรวจสอบวนั ทใี่ นใบส่งของ / ใบตรวจนับพสั ดุจะตอ้ งเป็นวันเดยี วกนั (เกินกำหนดสง่ มอบหรอื ไม)่ - บนั ทกึ คมุ การส่งมอบเอกสารระหวา่ งกันไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน - ตรวจสอบใบกำกับภาษีถูกต้อง ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ครบถ้วนใน สาระสำคญั ตามเงอ่ื นไขกรมสรรพากร - ตรวจสอบวงเงนิ คา่ ใชจ้ ่ายของแต่ละหน่วยงาน จะต้องไม่เกินวงเงินทีข่ อไว้ตามงบทำการ ประจำปี - ตรวจสอบเอกสาร การหักภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และความถูกต้องการออกหนังสือ รับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (โรงพิมพ์ตำรวจเป็นหน่วยงานรัฐวิสาหกิจ ต้องหักภาษี เงินได้หัก ณ ที่จ่ายอัตราภาษี 1 % จากผู้ขายสินค้าและบริการ ทุกกรณี ยกเว้นผู้ขาย สนิ คา้ และบรกิ ารเป็นหนว่ ยงานรัฐเหมอื นกนั )

ขน้ั ตอนการบันทกึ รายการซื้อสินค้าและครภุ ัณฑ์เงินสด โดยบันทกึ ในฐานข้อมลู

• การบนั ทึกข้อมลู โดยระบบ WINSpeed

คู่มือปฏิบัตงิ านการเงินและบญั ชี หนา้ 15

• เลอื กเมนู Purchase Order Cash Purchase

• เลอื กรหสั ผู้ขาย RUN เลขทเ่ี อกสาร ลงรายละเอียดเอกสารใหถ้ ูกต้อง เช่น วนั ที่เอกสารตามการ เบิกจ่ายเงิน เลขที่ใบกำกับภาษี เลขที่ใบส่งของ และเลือกรายการซื้อสินค้า จาก Approve PO ระบบจะดึงข้อมูลการซื้อสนิ ค้า จากงานพสั ดุ ท่ีได้บันทกึ ไวเ้ บื้องต้น เพอ่ื ใหง้ านการเงินและบัญชี ตรวจสอบต่อไป

คูม่ อื ปฏบิ ัตงิ านการเงินและบญั ชี หนา้ 16

• บันทึก ภาษีเงินได้หกั ณ ทจี่ ่าย 1 % เขา้ ระบบภาษี (ตรวจสอบ และผา่ นรายการเขา้ รายงานภาษี ) • Post GL โดยระบบผูกผงั บญั ชีไว้เรียบรอ้ ย บนั ทึกข้อมูล • พมิ พใ์ บสำคัญรายวนั ซือ้ แนบเอกสารหลกั ฐาน ส่งมอบใหผ้ มู้ หี น้าท่ีตรวจสอบความถกู ต้อง และ อนุมัติ • สง่ มอบ หวั หนา้ หมวดบัญชี ตรวจสอบความถูกตอ้ ง หนา้ ทขี่ องผู้บนั ทกึ รายการเบิกจา่ ยซอื้ สินค้าและครภุ ัณฑเ์ งินสด • ส่งต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ ให้หัวหน้าหมวดบัญชี ดำเนินการรวบรวมไปจัดทำรายงานภาษีซื้อ เพื่อรอยน่ื ภาษีมลู ค่าเพิ่มประจำเดือน ตามแบบภพ. 30 • เก็บเอกสาร การบนั ทกึ บัญชี ( ใบสำคัญซื้อ ) เขา้ แฟม้ ตามใบสำคญั โดยเรียงตามเลขที่เอกสาร พร้อมจัดทำแฟ้มให้เรียบร้อย เพื่อส่งมอบให้หน่วยงานตรวจสอบภายในเข้าทำการตรวจสอบเอกสาร กอ่ นเจา้ หน้าท่สี ำนกั งานตรวจเงนิ แผ่นดิน เขา้ สอบทานรายไตรมาส • ให้ความสะดวก และตอบข้อสงสัย แก่หน่วยงานตรวจสอบภายใน และเจ้าหนา้ ทีส่ ำนักงานตรวจ เงินแผ่นดนิ ทำการสอบทาน • จัดทำบันทึกรายงานผู้บังคับบัญชา กรณีเกิดปัญหาต่างๆเกี่ยวกับการขายสินค้า เพื่อหาแนว ทางแกไ้ ขตามลำดบั ต่อไป (พรอ้ มแนบเอกสารประกอบให้ครบถว้ น)

คมู่ อื ปฏิบตั งิ านการเงนิ และบญั ชี หน้า 17

รหสั เอกสารการซ้อื สินค้าและครุภัณฑเ์ งินสด เพอ่ื ใช้ในการเก็บรวบรวมเอกสาร ประกอบดว้ ยตัวเลข 12 ตำแหน่ง

PCA21-YYMM000 PCA22-YYMM000

 PCA รหัสการเก็บเอกสารรายการซือ้ เงนิ สด  21 ซือ้ สนิ คา้ เงนิ สด ซอื้ ครุภัณฑเ์ งนิ สด  22 ปปี ัจจบุ ัน เดือน  YY ลำดบั ทเี่ อกสาร  MM

 000

การบันทกึ บัญชี

DR. คา่ ใชจ้ ่าย / ครภุ ัณฑ์ XX ภาษซี ือ้ / ภาษซี ้อื ไม่ถึงกำหนด XX CR. เงนิ สด / เงนิ ยืมทดรอง ภาษีเงินไดห้ ัก ณ ทจ่ี ่าย XX XX

คู่มอื ปฏบิ ัตงิ านการเงินและบญั ชี หนา้ 18

การบันทกึ บญั ชเี พ่อื ซ้อื วัตถุดิบและสนิ คา้ สำเร็จรูป

ผรู้ ับผดิ ชอบ : พนกั งานบญั ชี ระดับ 4 – 5

ระบบเอกสารทเี่ กยี่ วขอ้ ง

ลำดบั รายการ หนว่ ยงานภายใน หน่วยงาน ที่ ภายนอก งานพสั ดุ 1. ใบคำขอซือ้ - -

2. ใบเสนอราคา ผขู้ าย

3. ใบบันทกึ ขออนมุ ัติ จัดซอ้ื งานบรหิ าร - - 4. ใบคมุ วงเงนิ ตามประมาณการรายจ่าย หน่วยงานทีร่ ้องขอ

5. ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ/ - ผขู้ าย ใบเสร็จรบั เงิน งานพสั ดุ -

6. ใบตรวจรับพสั ดุ ของกรรมการ 3 ท่าน

7. หนงั สอื รับรองภาษเี งนิ ได้ หกั ณ ที่จา่ ย หน่วยงานทรี่ ้องขอ - - 8. ใบสำคัญรายวนั ซ้อื งานการเงินและ

บัญชี

กระบวนการบันทกึ บญั ชเี พือ่ วตั ถดุ บิ และสินคา้ สำเร็จรูป 1. รบั เอกสารและตรวจสอบความถกู ตอ้ ง จากหนว่ ยงานภายใน - ตรวจสอบ ตัวเลข / จำนวน / หน่วยนับ / รายการที่ซอ้ื - ตรวจสอบวันทใ่ี นใบสง่ ของ / ใบตรวจนบั พัสดุจะตอ้ งเป็นวนั เดยี วกนั (เกนิ กำหนดส่งมอบหรือไม)่ - บันทกึ คมุ การสง่ มอบเอกสารระหว่างกันไวเ้ ป็นหลกั ฐาน - ตรวจสอบใบกำกับภาษีถูกต้อง ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ครบถ้วนใน สาระสำคญั ตามเง่ือนไขกรมสรรพากร - ตรวจสอบวงเงินค่าใช้จ่ายของแต่ละหน่วยงาน จะต้องไม่เกินวงเงินที่ขอไว้ตามงบทำการ ประจำปี - ตรวจสอบเอกสาร การหักภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และความถูกต้องการออกหนังสือ รับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (โรงพิมพ์ตำรวจเป็นหน่วยงานรัฐวิสาหกิจ ต้องหักภาษี เงินได้หัก ณ ที่จ่ายอัตราภาษี 1 % จากผู้ขายสินค้าและบริการ ทุกกรณี ยกเว้นผู้ขาย สนิ คา้ และบรกิ ารเป็นหน่วยงานรัฐเหมือนกัน)

ขนั้ ตอนการบันทกึ รายการซอ้ื วตั ถุดบิ และสนิ ค้าสำเรจ็ รปู โดยบนั ทกึ ในฐานขอ้ มูล

• การบันทกึ ข้อมลู โดยระบบ WINSpeed

ค่มู อื ปฏบิ ตั งิ านการเงินและบญั ชี หน้า 19

• เลือกเมนู Purchase Order Credit Purchase

• เลือกรหสั ผู้ขาย RUN เลขที่เอกสาร ลงรายละเอยี ดเอกสารให้ถูกต้อง เช่น วันทเี่ อกสารตามการ ตรวจรับพัสดุ เลขที่ใบกำกับภาษี(ถ้ามีหรือมา ณ วันตั้งหนี้) เลขที่ใบส่งของ และเลือกรายการ ซอ้ื สนิ ค้า จาก Approve PO ระบบจะดึงข้อมูลการซื้อสินค้า จากงานพัสดุ ทไ่ี ด้บันทึกไว้เบื้องต้น เพอ่ื ใหง้ านการเงินและบญั ชตี รวจสอบต่อไป

• Post GL โดยระบบผกู ผังบญั ชไี วเ้ รียบร้อย บันทึกข้อมูล • พมิ พ์ใบสำคญั รายวันซือ้ แนบเอกสารหลกั ฐาน สง่ มอบให้ผมู้ ีหนา้ ที่ตรวจสอบความถกู ตอ้ ง และอนมุ ัติ • ส่งมอบ หวั หน้าหมวดบัญชี ตรวจสอบความถกู ตอ้ ง • ส่งมอบ แผนกการเงนิ เพื่อดำเนนิ การจัดทำเช็คธนาคารเพื่อเบิกจ่ายให้แก่ผ้ขู ายต่อไป

คมู่ ือปฏิบตั ิงานการเงินและบญั ชี หน้า 20

หน้าทีข่ องผู้บันทึกรายการเบกิ จา่ ยซื้อวัตถดุ ิบและสนิ ค้าสำเร็จรปู

• ส่งต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ ให้หัวหน้าหมวดบัญชี ดำเนินการรวบรวมไปจัดทำรายงานภาษีซื้อ เพ่ือรอย่นื ภาษมี ลู คา่ เพ่มิ ประจำเดือน ตามแบบภพ. 30

• เก็บเอกสาร การบันทกึ บญั ชี ( ใบสำคัญซือ้ ) เขา้ แฟ้มตามใบสำคัญโดยเรียงตามเลขท่ีเอกสาร พร้อมจัดทำแฟ้มให้เรียบร้อย เพื่อส่งมอบให้หน่วยงานตรวจสอบภายในเข้าทำการตรวจสอบ เอกสาร กอ่ นเจา้ หนา้ ท่ีสำนกั งานตรวจเงินแผน่ ดิน เขา้ สอบทานรายไตรมาส

• ให้ความสะดวก และตอบขอ้ สงสัย แก่หนว่ ยงานตรวจสอบภายใน และเจ้าหน้าทส่ี ำนกั งานตรวจ เงนิ แผ่นดนิ ทำการสอบทาน

• จัดทำบันทึกรายงานผู้บังคับบัญชา กรณีเกิดปัญหาต่างๆเกี่ยวกับการขายสินค้า เพื่อหาแนว ทางแกไ้ ขตามลำดบั ต่อไป (พร้อมแนบเอกสารประกอบให้ครบถว้ น)

รหัสเอกสารการซื้อวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป เพื่อใช้ในการเก็บรวบรวมเอกสาร ประกอบด้วย ตวั เลข 12 ตำแหนง่

POR51-YYMM000 ACE51-YYMM000  POR รหสั การเก็บเอกสารตั้งหน้เี จ้าหนีก้ ารค้า (ซอื้ วสั ดุเก่ยี วกับการผลติ )

 ACE รหัสการเกบ็ เอกสารต้งั คา่ ใช้จา่ ยคา้ งจา่ ย (ซ้อื วัสดุสำนกั งาน)

 1 – 7 ใบตรวจรบั พสั ดุ เล่ม 1 - 7

 YY ปีปัจจบุ นั

 MM เดือน

 000 ลำดับท่เี อกสาร

เลอื กเมนยู ่อย ซอ้ื เช่ือ ซ่งึ อา้ งองิ รายการมาจากเมนู ใบสัง่ ซือ้ เอกสารท่ใี ชบ้ ันทกึ ดังน้ี

 ใบตรวจรับพสั ดุ เล่ม 1 ซอ้ื กระดาษ

 ใบตรวจรบั พัสดุ เลม่ 2 ซ้ือสินค้าเพ่ือขาย

 ใบตรวจรับพสั ดุ เล่ม 3 ซอื้ วสั ดุโรงงาน

 ใบตรวจรับพสั ดุ เล่ม 4 ซือ้ วสั ดโุ รงงานใชไ้ ปสิน้ เปลือง

 ใบตรวจรบั พสั ดุ เลม่ 6 ซือ้ วัสดสุ ำนกั งาน

 ใบตรวจรับพสั ดุ เล่ม 7 ซือ้ วสั ดสุ ำนักงานใช้ไปส้นิ เปลือง

การบันทึกบัญชี

• ใบตรวจรบั พัสดุ เลม่ 1 (ซ้อื กระดาษ)

DR. ค่ากระดาษ XX

ภาษีซ้อื / ภาษซี ้อื ไมถ่ ึงกำหนด XX

CR. เจา้ หนีก้ ารคา้ XX

คมู่ อื ปฏบิ ตั งิ านการเงินและบญั ชี หนา้ 21

• ใบตรวจรับพสั ดุ เลม่ 2 (ซอ้ื สินค้า)

DR. ซ้ือสินค้า XX

ภาษซี อื้ / ภาษซี ือ้ ไมถ่ งึ กำหนด XX

CR. เจา้ หนี้การคา้ XX

• ใบตรวจรับพัสดุ เลม่ 3 (ซื้อวัสดุโรงงาน)

DR. วสั ดุโรงงาน XX

ภาษีซอื้ / ภาษีซ้ือไมถ่ งึ กำหนด XX

CR. เจ้าหนี้การคา้ XX

• ใบตรวจรับพัสดุ เล่ม 4 (ซื้อวสั ดุโรงงานใช้ไปส้ินเปลือง)

DR. วัสดุโรงงาน (ตามหมวด คา่ ใช้จ่าย โรงงาน) XX

ภาษีซ้ือ / ภาษีซื้อไมถ่ ึงกำหนด XX

CR. เจ้าหนีก้ ารค้า XX

• ใบตรวจรับพัสดุ เล่ม 6 (ซอื้ วัสดสุ ำนกั งาน)

DR. วัสดสุ ำนกั งาน XX

ภาษซี อื้ / ภาษีซ้ือไม่ถงึ กำหนด XX

CR. คา่ ใชจ้ ่ายคา้ งจา่ ย XX

• ใบตรวจรับพัสดุ เล่ม 7 (ซือ้ วสั ดสุ ำนกั งานใชไ้ ปส้นิ เปลอื ง)

DR. วัสดสุ ำนักงาน (ตามหมวดค่าใช้จ่ายสำนักงาน) XX

ภาษซี ้ือ / ภาษีซื้อไมถ่ ึงกำหนด XX

CR. ค่าใชจ้ า่ ยค้างจา่ ย XX

ค่มู ือปฏบิ ัติงานการเงินและบญั ชี หนา้ 22

การบันทกึ บญั ชเี พื่อชำระคา่ บรกิ าร คา่ สาธารณูปโภคตา่ งๆ

และซอ้ื ทรพั ย์สนิ ครภุ ณั ฑ์

ผู้รบั ผดิ ชอบ : พนักงานบัญชี ระดับ 2 - 3

ระบบเอกสารทเี่ กย่ี วขอ้ ง

ลำดับ รายการ หนว่ ยงานภายใน หน่วยงานภายนอก

ที่

1. ใบแจ้งหน้ีค่าบรกิ าร ผู้ใหบ้ รกิ าร

2. ใบคำขอซ้อื งานพัสดุ -

3. ใบเสนอราคา - ผขู้ าย

4. ใบบันทกึ ขออนมุ ัติ จดั ซอื้ งานบรหิ าร -

5. ใบคมุ วงเงนิ ตามประมาณการรายจ่าย หน่วยงานที่ร้องขอ -

6. ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ/ - ผู้ขาย ใบเสร็จรับเงิน

7. ใบตรวจรบั พสั ดุ ของกรรมการ 3 ท่าน งานพัสดุ -

8. หนงั สือรับรองภาษีเงนิ ได้ หกั ณ ที่จ่าย หนว่ ยงานทรี่ ้องขอ -

9. ใบสำคัญรายวันซอ้ื งานการเงินและ -

บญั ชี

กระบวนการบันทกึ บัญชีเพ่ือชำระค่าบรกิ าร ค่าสาธารณปู โภคต่างๆ และซอื้ ทรัพยส์ ินครุภัณฑ์

• รบั เอกสารและตรวจสอบความถูกต้อง จากหน่วยงานภายใน - ตรวจสอบ ตัวเลข / จำนวน / หน่วยนบั / รายการท่ีซื้อ - ตรวจสอบวนั ท่ีในใบส่งของ / ใบตรวจนับพสั ดุจะต้องเป็นวันเดียวกนั (เกินกำหนดส่งมอบ

หรอื ไม่)

- บนั ทึกคุมการส่งมอบเอกสารระหว่างกันไวเ้ ป็นหลักฐาน

- ตรวจสอบใบกำกับภาษีถูกต้อง ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ครบถ้วนใน

สาระสำคญั ตามเง่ือนไขกรมสรรพากร

- ตรวจสอบวงเงินค่าใช้จ่ายของแต่ละหน่วยงาน จะต้องไม่เกินวงเงินที่ขอไว้ตามงบทำการ

ประจำปี

- ตรวจสอบเอกสาร การหักภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และความถูกต้องการออกหนังสือ

รับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (โรงพิมพ์ตำรวจเป็นหน่วยงานรัฐวิสาหกิจ ต้องหักภาษี

เงินได้หัก ณ ที่จ่ายอัตราภาษี 1 % จากผู้ขายสินค้าและบริการ ทุกกรณี ยกเว้นผู้ขาย

สนิ ค้าและบรกิ ารเปน็ หน่วยงานรฐั เหมือนกัน)

คู่มือปฏิบัตงิ านการเงินและบญั ชี หน้า 23

ขั้นตอนการบันทกึ รายการเพ่อื ชำระค่าบริการ ค่าสาธารณูปโภคต่างๆ และซ้ือทรัพยส์ นิ ครภุ ัณฑ์ โดยบันทกึ ในฐานขอ้ มูล

• การบนั ทกึ ขอ้ มลู โดยระบบ WINSpeed

• เลอื กเมนู Accounts Payable ต้งั เจา้ หนอี้ ืน่ ๆ

• เลือกรหัสเจ้าหนี้ RUN เลขที่เอกสาร ใส่ข้อมูลใบกำกับภาษี (ถ้ามีหรือมา ณ วันตั้งหนี้) เพื่อไป บันทึกในรายงานภาษีซื้อของแต่ละเดือน และใบส่งของ และเลือกรายการจาก Approve PO โดยบันทึก รายการตามใบสั่งซื้อจากงานพัสดุ ถ้าเป็นรายการตั้งหนี้เพื่อชำระค่าบริการไม่ผ่านงานพัสดุ ให้บันทึก รายการโดยเลือกจากรหัสค่าใช้จ่ายว่าเป็นค่าใช้จ่ายประเภทไหน และอธิบายรายการ จำนวนเงินให้ ถูกตอ้ ง ครบถ้วน

ค่มู ือปฏบิ ัติงานการเงินและบญั ชี หนา้ 24

• ตรวจสอบจำนวนเงิน จำนวนภาษี ให้ถูกต้องครบถว้ น • Post GL โดยระบบผกู ผงั บัญชีไวเ้ รียบร้อย บันทึกข้อมลู • พิมพ์ใบสำคัญรายวันซื้อ แนบเอกสารหลักฐาน ส่งมอบให้ผู้มีหนา้ ทตี่ รวจสอบความถูกต้อง และอนุมตั ิ • ส่งมอบ หัวหนา้ หมวดบญั ชี ตรวจสอบความถูกต้อง • ส่งมอบ หมวดการเงิน เพ่ือดำเนนิ การจัดทำเช็คธนาคารเพ่ือเบิกจา่ ยใหแ้ กผ่ ู้ขายและผใู้ หบ้ รกิ ารต่อไป หน้าทขี่ องผู้บันทกึ รายการเบิกจ่ายเพื่อชำระคา่ บริการ ค่าสาธารณูปโภคต่างๆ และซ้อื ทรัพย์สินครุภณั ฑ์  ส่งต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ ให้หัวหน้าหมวดบัญชี ดำเนินการรวบรวมไปจัดทำรายงานภาษีซื้อ เพื่อรอย่ืนภาษมี ูลคา่ เพิม่ ประจำเดอื น ตามแบบภพ. 30  เก็บเอกสาร การบนั ทกึ บญั ชี ( ใบสำคญั ซอื้ ) เข้าแฟ้มตามใบสำคญั โดยเรียงตามเลขที่เอกสาร พร้อมจัดทำแฟ้มให้เรียบร้อย เพื่อส่งมอบให้หน่วยงานตรวจสอบภายในเข้าทำการตรวจสอบเอกสาร ก่อนเจ้าหนา้ ทสี่ ำนกั งานตรวจเงินแผ่นดนิ เข้าสอบทานรายไตรมาส  ใหค้ วามสะดวก และตอบข้อสงสัย แกห่ น่วยงานตรวจสอบภายใน และเจ้าหนา้ ท่สี ำนักงานตรวจ เงินแผ่นดนิ ทำการสอบทาน  จัดทำบันทึกรายงานผู้บังคับบัญชา กรณีเกิดปัญหาต่างๆเกี่ยวกับการขายสินค้า เพ่ือหาแนว ทางแกไ้ ขตามลำดับตอ่ ไป (พรอ้ มแนบเอกสารประกอบให้ครบถว้ น)

คมู่ อื ปฏิบัติงานการเงินและบญั ชี หนา้ 25

รหสั เอกสารการชำระค่าบรกิ าร ค่าสาธารณูปโภคต่างๆ และซ้อื ทรพั ย์สินครุภัณฑ์ เพื่อใช้ในการ เก็บรวบรวมเอกสาร ประกอบดว้ ยตวั เลข 12 ตำแหนง่

 APE APEXX-YYMM000 รหัสการเก็บเอกสารตั้งหนี้ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (ชำระค่าบริการ ค่า  31 สาธารณปู โภค และซ้อื ครภุ ัณฑ)์  32 คา่ ซอ่ มแซมต่างๆ  33 ค่าขนส่งแบบพิมพ์  YY ค่าสาธารณูปโภค ค่าบริการ และซอ้ื ทรัพย์สนิ ครุภัณฑ์  MM ปีปจั จุบัน  000 เดอื น การบันทกึ บญั ชี ลำดบั ท่เี อกสาร

• คา่ ซ่อมแซมตา่ งๆ XX DR. คา่ ซอ่ มแซมโรงงาน / ซอ่ มแซมทรัพย์สิน XX ภาษีซอ้ื / ภาษซี ้อื ไมถ่ ึงกำหนด XX CR. ค่าใช้จ่ายค้างจา่ ย

• คา่ ขนสง่ แบบพิมพ์ XX DR. คา่ ขนส่ง XX ภาษซี ือ้ / ภาษีซือ้ ไม่ถึงกำหนด CR. คา่ ใช้จ่ายคา้ งจ่าย XX

• ค่าสาธารณูปโภค คา่ บริการ และซือ้ ทรพั ยส์ ินครุภัณฑ์ XX DR. คา่ สาธารณูปโภค ค่าบริการ / ซอ้ื ทรพั ย์สินครุภณั ฑ์ XX XX ภาษีซอื้ / ภาษซี ้อื ไม่ถงึ กำหนด CR. ค่าใชจ้ า่ ยค้างจา่ ย / เจา้ หนีอ้ ่ืน (ซ้ือทรพั ย์สินครภุ ณั ฑ)์

คมู่ อื ปฏบิ ัตงิ านการเงนิ และบญั ชี หน้า 26

การบันทกึ ค่าแรงรายวัน

ผู้รับผดิ ชอบ : พนกั งานบญั ชี ระดับ 2 - 3 • รบั บันทกึ ขออนมุ ตั เิ บกิ จ่ายจากแผนกบริหารงานบุคคล เพื่อนำมาตรวจสอบวนั และเวลาทำงาน กับ บนั ทึกขออนุมตั ิเบิกจา่ ย • เข้าระบบ WINSpeed คลิก Accounts Payable เขา้ AP Data Entry และเลือก ตั้งเจา้ หนีอ้ น่ื ๆ

• เมอ่ื เข้าตั้งเจ้าหนอ้ี ื่นๆ เลือกรหสั เจา้ หน้ีเปน็ คา่ แรงรายวัน กำหนดเลขที่เอกสาร โดยใช้ GLE03-ตาม ปีปฏิทิน เดือนที่เกิดค่าใช้จ่าย และลำดับที่เอกสาร รหัสค่าใช้จ่าย ให้เลือกค่าแรงรายวันโรงงาน พิมพ์อธิบายค่าใช้จ่าย จำนวนเงินตามบันทึกเบิกจ่าย หากตรวจสอบแล้วไม่ถูกต้อง ให้ส่งกลับให้แผนก บรหิ ารงานบุคคลแก้ไขให้ถูกตอ้ ง เม่อื คยี ข์ อ้ มูลเรยี บรอ้ ยแล้ว เลือกแถบ GL

• เมื่อเลือกแถบ GL ให้โพสต์รายการบัญชีโดยกดลูกศรสีเขียวให้เป็น ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และคีย์ คำอธบิ ายบญั ชี ในช่องแว่นขยายใหค้ รบถว้ น และ กด Save

คูม่ อื ปฏบิ ัตงิ านการเงินและบญั ชี หน้า 27

• เมือ่ Save แล้วให้ Find ข้อมูลคา่ แรงรายวัน ข้นึ มาเพือ่ Print หนา้ Voucher ประกบเรอ่ื งขออนุมัติ เบิกจ่าย และนำส่งแผนกการเงนิ เพอื่ ดำเนินการจดั ทำข้อมลู โอนเงินผ่านระบบ KTB Corporate Online และให้ผู้มอี ำนาจอนมุ ตั ิ รายการต่อไป โดยกำหนดการจา่ ยค่าแรงรายวันให้กบั พนักงานภายในวันท่ี 5 ของเดือนถดั ไป

คมู่ อื ปฏิบัติงานการเงินและบญั ชี หน้า 28

การบันทึกคา่ ล่วงเวลา

ผู้รับผดิ ชอบ : พนกั งานบัญชี ระดับ 2 - 3 • รับบันทึกขออนุมัตเิ บกิ จ่ายจากแผนกบรหิ ารงานบคุ คล และเอกสารประกอบการตรวจสอบ ภายใน วันที่ 5 เพื่อนำมาตรวจสอบวันและเวลาการทำงาน กับบันทึกขออนุมัติเบิกจ่าย โดยเอกสาร ประกอบการตรวจสอบมีดงั น้ี

- เอกสารการคดิ คำนวณล่วงเวลาของแต่ละแผนก แยกออกมาอย่างชดั เจน - บนั ทึกอนมุ ัตใิ หท้ ำลว่ งเวลาของแต่ละแผนก - ใบสแกนเวลาการทำล่วงเวลาที่ผ่านการตรวจสอบจากแผนกบริหารบคุ คลของแต่ละแผนก จาก ระบบ Payroll - ใบสแกนเวลาการทำลว่ งเวลาทมี่ ีการแก้ไขเรยี บรอ้ ยแลว้ จากระบบ Payroll - ขอ้ มูลดิบการสแกนใบหน้าทั้งหมด จากเครือ่ งสแกนหน้า - กรณีตรวจสอบแล้ว การทำล่วงเวลาไม่มีการสแกนเข้าหรือสแกนออก ให้มบี ันทึกอนุมัติการเข้า- ออกล่วงเวลาจากผ้อู ำนวยการฯ ผ่านผบู้ ังคับบญั ชา - ใบคำนวณการทำลว่ งเวลารวม รายการหกั ภาษี หรอื รายการหกั ต่างๆ ท่ีจำเป็นตอ้ งหักตามคำส่ัง จากระบบ Payroll - บนั ทึกการขออนมุ ัตเิ บิกจ่าย ท่มี ียอดคา่ ใช้จา่ ย ตรงกับระบบ Payroll ท่ถี กู ต้อง - บนั ทกึ การนำส่งธนาคาร ยอดค่าใชจ้ า่ ยสุทธิ • เข้าระบบ WINSpeed คลกิ Accounts Payable เข้า AP Data Entry และเลือก ตั้งเจ้าหน้ีอ่ืนๆ

คู่มอื ปฏิบัตงิ านการเงนิ และบญั ชี หน้า 29

• เมื่อเข้าตั้งเจ้าหนี้อื่นๆ เลือกรหัสเจ้าหนี้เป็น ค่าล่วงเวลา กำหนดเลขที่เอกสาร โดยใช้ GLE03-63 ตามด้วยเดือนนั้นๆ วันที่วันสุดท้ายของเดือนนั้นๆ รหัสค่าใช้จ่าย ให้เลือกค่าล่วงเวลา โดยแยกเป็น ค่า ล่วงเวลาโรงงาน และค่าล่วงเวลาสำนักงาน พร้อมพิมพ์อธิบายแยกตามแผนก จำนวนเงินตามบันทึก เบิกจ่าย หากตรวจสอบแล้วไม่ถูกต้อง ให้ส่งกลับให้แผนกบริหารงานบุคคลแก้ไขให้ถูกต้อง เมื่อคีย์ ขอ้ มลู เรยี บรอ้ ยแลว้ เลือกแถบ GL

• เมื่อเลือกแถบ GL ให้โพสต์รายการบัญชีโดยกดลูกศรสีเขียว และคีย์คำอธิบายบัญชี ในช่องแว่นขยาย ใหค้ รบถว้ น และ กด Save การบันทกึ บญั ชี

DR.ค่าล่วงเวลาโรงงาน (โดยใสร่ หสั แผนกใหถ้ ูกต้อง ในช่องแผนก) ค่าล่วงเวลาสำนักงาน(โดยใสร่ หัสแผนกใหถ้ ูกต้อง ในชอ่ งแผนก) CR.ค่าใช้จา่ ยค้างจ่าย

• เมื่อ Save แล้วให้ Find ข้อมูลค่าล่วงเวลา ขึ้นมาเพ่ือ Print หน้า Voucher ประกบเรื่องขออนุมัติเบิกจ่าย

E

คำถามเกี่ยวกับ E-tax.

มี 2 แบบ.

แบบ 1. ... .

แบบ 2. ... .

สรุป แบบ 2 เหมาะสำหรับ ธุรกิจ ไม่ใหญ่ เอกสารไม่แยะ ขั้นตอนเป็น manual ทั้งหมด แต่แบบ 1 เป็นแบบสำหรับ ธุรกิจที่มีเอกสารแยะ ทำด้วยมือไม่ไหว ต้องใช้ระบบเข้ามาช่วย.

สำหรับ ผู้พัฒนาระบบ จะเป็นการให้บริการในรูปแบบที่ 1 ครับ.

E

e-Tax Invoice by Email คือโครงการส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ ผ่านระบบของกรมสรรพากรที่จะได้รับการประทับรับรองเวลา (Timestamp) จากหน่วยงาน สพธอ. (ETDA) เพื่อทดแทนการจัดทำ จัดเก็บ และจัดส่งเอกสารใบกำกับภาษีทางไปรษณีย์แบบดั้งเดิม ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย เพิ่มความมั่นใจ และความสะดวกรวดเร็วในการ ...

Receipt/Tax Invoice คืออะไร

e-Tax Invoice and e-Receipt คือ ใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยเอกสารใบกำกับภาษีปัจจุบันที่มีการออกเป็นกระดาษใช้เพื่อแสดงรายละเอียดมูลค่าสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีที่เกิดจากการทำธุรกรรมเป็นไปตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรที่กำหนดให้ผู้ประกอบการต้องจัดทำใบรับ/ใบกำกับภาษี เพื่อเป็นหลักฐานในการขายสินค้าหรือการให้บริการ ...

Invoice ต้องมีอะไรบ้าง

1. ข้อมูลติดต่อบน Invoice. ... .

2. เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้า ... .

3. หมายเลขใบแจ้งหนี้ ... .

4. รายละเอียดสินค้า/บริการ และ ราคา ... .

5. เงื่อนไขการชำระเงิน.